RNEC - Circular 2011 0211

REGISTRADUR~A NACIONAL DEL PSTADO CML 2 1 1

CIRCULAR No.

• DRN 28 DIC. 2011 ~ogotáD . C,

PARA: Gerentes, Registradores Delegados, Directores, Jefes de Oficina

Registradores Distritales y Delegados Departamentales DE: Registrador Nacional Del estado Civil ASUNTO: Elaboración Anteproyecto de Presupuesto -Vigencia 2013 Con fundamento en el Decreto 11 1 de 1996, por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto General de la Nación, en su articulo 47 establece: "Corresponde al Gobierno preparar anualmente el Proyecto de Presupuesto General de la Nación con base en los anteproyectos que le presenten los órganos que conforman este Presupuesto.. . " De acuerdo con lo anterior, se debe elaborar el anteproyecto de presupuestode la Organización Electoral Registraduria Nacional del Estado Civil vigencia 201 3, el cual debe contemplar en forma racional los recursos necesarios para atender las actividades propias de la misión institucional, tanto en el nivel central como desconcentrado. Para ello, la Oficina de Planeación elaboró el "instructivo para la elaboración del Anteproyecto de Presupuesto vigencia fiscal 2073': que contiene las instrucciones específicas que se deben tener en cuenta, para la programación de los recursos económicos de sus respectivas áreas, e igualmente la fecha de envío de la información. La información deberá ser remitida en medio fisico a la Oficina de Planeación y al correo electrónico mvdiaz@reciistraduria.qov.co, antes del 10 de febrero de

2012. Des~achod el reaistrador Nacional Av. Calle 26 No. 51-50 CAN Bogo16 D.C. -

Tel.: 220 28 80 Ext. 1550 1552 - 1821

www.registraduria.gov.co 2 1 1 -d h- - 28 DIC. 2011 REGISTRADUR~A NACIONAL DEL ESTADO CML Cualquier inquietud al respecto será atendida por la funcionaria Cristina Isabel Quintero Doria de la misma dependencia, al teléfono 2207693 y10 Ext. 1925. Cordialmente, /- Registrador Nacional del Estado Civil

Anexo: Instructivo y Formatos

Revisó: Doctora Martha Vianey Diaz MolinaJefe Oficina de Planeación

Elaboró: Cristina Quintero Des~achod el reaistrador Nacional

servicio 1 Av Calle 26 No 51-50 CAN - Bogot -á D C Te1 220 28 80 Ex1 1550 1552 1821 www registraduria gov co

KEGISTRADUR~A

NACIONAL DEL ES'UUK) CML

INSTRUCTIVO

ELABORACIÓN ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO

VIGENCIA FISCAL 2013

Bogotá D.C., DICIEMBRE DE 2011 i ~ D I S L ~ ~ X I V A193N31V jIS3Vl ZOCE m k " A~JS!OU: 01 jawe pa au!s!?u : z9-OL-2010 deE!ue z pa 8 3?p!60: I-da3-d3-OOP jawe nll!uo 3euq! o%: 1~-ZOCO .iS i l e0~6euize3io u3lapo~el - ua6!s)JepnJ! e~e3!ouel pal aslep ~oIA!I' p ae3na~po 30u

1es uojwes la6elas' paqa aleqoJeJ a lyu)ad~oAapo pa d~asndnaslo d' e ~~easdoupa~ se)isjepoJiewaula 30u 1es oqli6e3!oua sd~odies pa le yilisiou iusl!)n3iouel' )eulo au al NiA a3Iaul~ e3( 0 ~ 0aas3ou3aul~epo 30u qesa au 10 eu)aJ!oJ' 1e 0j!3!ue pa dleuaepou qe aleqoJepo asl a1uslJnpi~o' al snel 3oul!aua 1es !up!3e3!ouas walopolo6!3e sde~ e3 aol ~~apo p!l!6au3!ew!aulo pa los joJwe$os p ~aa3ola331ou pa l elu4o~ue3!ou ~ eadoi.le~, l !eujo~we~z!ou bna sa snw!u!s)Ja paqa l!w!leJsa e l o~sabna~!w!aulos pal uoJweI jnu3!ouew!aulo pa 1es padaupau3!es pal N! A)a=lau~~el' gala6e3!oua s~ Aa6!sl~epnye a!sli-!lel A lo suasase~to sde~e leoda~e3!oue(!ze3!ou pal dle u3sl~el?6!30 !usl!ln3!ouel A pawes dleuas pa le 3ul!pep' aa le ~asdouseqilipep A oq[al!~!pep 30u bna sa ahelnau 1es ua3as!pepas A sa

p!6ilau31au los joJwelos sol!3!lepos padaupa bna a lyulad~oñapo pa d~asndnaslo iu3(nAe lo~sa3n~sos ua3aseJ!o sde~e l ed~as)e3!ou pal qnau saihi3 ido o ~ deua pa le ~JV!P~P' )=ousolipe~ A aAeIneJ lo~sasn~so sua3ase~ios au welaJie pa epbn!s!~ziou pa aiauas A sa~i~ios 'de~e bna le aul!pep ,:nwdle 30u 1es )nu3iouas es!6uepe sd o ~ le 3ous~iln3iou A le laA' es! 3owo qJiupeJ nu epasnepo jnu3iouewiaulo pa lo sd~o3asos Ad~asle3iou pa nu qna usa~!3!o, )=owd~aupa pasp a~ aal 6!p~o p!au jleo~we~~!ou p aua~zas!pepas Jaelas au welaJ!e pa epbn!sq!ou pa q!auas A saN!pos !luejo~we~z!ou ,:ousol!pepe pa ua3as!pepas Jaelas au welaJ!e pa ypbn!s!pou pa alauas s Aa~!~z!os' pa 1es eJaes pal u!Aal ,:aul~el' aalaBe3!ouas aadeuewaujelas uAa6!sl~epn~!e a!slJ!lel ' qesle sn euel!s!s A 3ousol!pe3 !o!uu ~pao (~ewe~~~ou au a lyulad~ohapo pa dJasndnasl 0~!6au3!e 4!s3el

1016' l

INSTRUCTIVO

ELABORACIÓN ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO

VIGENCIA FISCAL 2013

Metodología La consolidación de las necesidades reales en materia de Adquisición de Bienes y/ Servicios, para la elaboración del Anteproyecto de Presupuesto vigencia 2013, esta dividida en dos (2) etapas, las cuales son descritas a continuación:

1. Primera Etapa: lnstrucciones para el diligenciamiento de los formatos.

2. Segunda Etapa: Entrega de información a la Oficina de Planeación l. lnstrucciones para el diligenciamiento de los formatos. 1.1 Delegaciones Departamentales y Registraduría Distrital: deberán diligenciar los siguientes formatos, donde se incluye y registra las necesidades de las

Registradurías de su circunscripción: - ' -- Formatos: Delegaciones Departamentales y Regishaduria Olstrltal -- - -- Compra de Equipoc - - F-PDE-PE-012 - -- -- -- Materiales y Suministros F-PDE-PE-013 Servicios Públicos F-PDE-PE-014 Mantenimiento, Reparación de Bienes y Equipos F-PDE-PE-015 Impresos y Publicaciones F-PDE-PE-O16F-PDE-PE-012 Compra de Equipos: En este formato se incluye la adquisición de bienes duraderos (equipos de comunicación, equipos de sistemas, equipos de oficina, muebles y enseres), que deben inventariarse por ser de carácter devolutivo y no están destinados a la producción de otros bienes o servicios, diferentes a la misión de la entidad. Este formato cuenta con 6 columnas, de las cuales cada una de las Delegaciones

Departamentales y la Registraduria Distrital, solamente diligenciarán la casilla "cantidad", colocando el total que necesitan, de los artículos citados en la columna "descripción". En el caso, que el formato no enuncie alguna de las necesidades de la circunscripción, pueden incluirla, en la parte final del formato, especificándolo en la columna "descripción" en la categoría (equipos de oficina, muebles y enceres, equipos de sistemas) que corresponda, una vez, registrada la columna "descripción" proceda a registrar la unidad de medida, la cantidad y las observaciones a que haya lugar.

Elaboró: Oficina de Planeación j-da3-d3-01€ - AelaJ!elas A snw!u!slJos: 3u asla 4oJwelo paqau !upn!~ le epbn!s!,:!ou pa q!auas pa ,:ousnwo' ,:les!~!,:epo au: e,:a!las A 3owqnsl!qlas' ^ad nas los Aaq!,:nleJas )de~e 1es pala6e,:!ouas pa vul!obn!e' vlleul!,:o' seuleupaJ' H!seJelpe A \/ella( 'dedala~!e 'n)!(as pa as,:~!loyo A oy!,: !u~ea' dnas~os d' ~opnpos pa esao A l!wd!aze d' ~opnpos pa ,:e~ala~!e (/ JaslenJeula (/ al?,:lJ!,:os, l e ,:eu)!pep pa aslos alaiuaulos paqa asleJ e,:oJpa e le doqle,:!ou e elaupa~' el unwaJo pa 4nu,:!oue~!os' e le d~opn,:,:!ou (/ e los abn!dos p!sdou!qlas au ,:,e:p!eJ,:~us~J!~~!ou'

,:ou nu nso ~e,:!ouel pa 1os W!SWOS' S! au al 4oJwelo uo sa au,:naul~a Jale,:!ouepe el6nue pa 1es ua,:as!pepas pa le ,:!J,:~us~J!~~!ou' sa dnapau !u,:ln!J' au le deua yuel pal 4oJwelo asda,:!g!,:eupolo au le ,:olnwue ,,pas,:~!d,:!ou,,' nue ,r a~za' 6!sl~epe le ,:olniuue ,,pas,:~!d,:!ou,, ,,welaJ!elas A snw!u!slJos bna uo asleu Jale,:!ouep oesu)a~!o~waula,, 'd~o3ap eJ ~ e~ ! S J J ~ J le nu!pep pa wap!pe' le ,:eul!pep A 1es oqsaNe,:!ouas e bna qeA eln6e~. NO~V: 3s !iudoyeula uaua!oueJ bna asj ajo~uejo d' e~e asj e~!6au3!e jna ealnel!zepo pa e3naJpo aou al 3elelo6o pa q!auas pa aousnuo pal onqon~a!u6 pa dJoAaapnJ!e. j-da3-d3-OLP - sa~!,:!os d?ql!,:os: 3u asla 4oJwelo sa !u,:ln(/a 10 ,b:nOaJJ~S~OU~~

e los SaN!,:!os dnql!, :ods o ~ ,:ou,:adlo pa e,:napn,:lo' el,:euleJ!llepo' esao 'aua~6!e' 6es' lalajouo A ,:oslos pa !uslele,:!ou S! 4naJe al ,:eso. v u!Aal aadepewaulel' sa paqau ,:neul!g!,:e~ los sa~!,:!os dnq(!,:os pa le aala6e,:!ou A pa ,:epe nue pa 1es ]ta6!sl~epnyes ,:!~,:nus,:~!les' 3slos 6eslos paqau sa Jd~ohapepos au ,:oo~p!ue,:!ou ,:ou 1es pgaJaulas aiud~ases bna d~asleu los saN!,:!os A le a!a,:n,:!ou pal euo !uwap!elewaula eulaJ!oJ. j-da3-d3-OCS - weulau!iu!aulo '~ade~e,:!ou pa giauas A qtn!aos: 3u asla 4oJwelo sa !u,:lnAau los 6eslos laup!aulas e le ,:ousa~e,:!ou A JadeJe3!0~ pa q!auas iunaqlas' !u,:lnAaupo los ^ad nas los bna s~aabn!a~eu' deJe asla ,:eso' palaJw!uau los abn!dos bna paqau saJ elaup!po sde~e weulau!iu !dau~loa~aul!~o ,A:o~~ap!Ao' al ,:oslo wausnel A eunp sa paqau !u,:ln!~ los q!aua sepbn!~!pos ,:ou d~asndnaslo

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INSTRUCTIVO

., ELABOWCI~~NA NTEPROYECTO DE PREsuPuEsTo

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REGISTRADUR~A VIGENCIA FISCAL 2013

1

Versión: O1 Fecha de emisión : 26-01-2010 Página 5 de 8

Código: I-PDE-PE-004 Fecha ultimo cambio: 21-12-2010 1.2 Dependencias del Nivel Central: Las dependencias del nivel central, deberán diligenciar los formatos que se relacionan en el siguiente cuadro, los cuales serán solicitados por la Oficina de planeación, una vez emitida la Circular de elaboración y presentación del Anteproyecto de Presupuesto - vigencia 2013, por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, en el mes de febrero de 2012. fnfomacma reportar por No. Ares a repottar Responsable 1 ... Las del Nivel Central - . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Compra de Equipos F-PDE-PE-012 Oficinas Centrales Gerencia de Informática Mantenimiento Reparación de F-PDE-PE-015 Oficinas Centrales Gerencia de Informática

Bienes / equipos Cuantificación de las 1 1 . . necesidades requeridas para Of~cinasC entrales Gerencia de informática elecciones ati~icasv igencia Delegaciones Dep. el cálculo de las necesidades electorales (las consultas de Oficinas Centrales Gerencia de Informática los partidos y movimientos Delegaciones Dep. ~oliticoselecciones atipicas) vigencia 2012. Valores Unitarios de cada Compra de Equipos F-PDE-PE-012 Dirección Administrativa articulo del formato Valores Unitarios de cada Materiales y suministros F-PDE-PEd13 Dirección Administrativa artículo del formato Mantenimiento de F-pDE-pE-015 Oficinas Centrales Dirección Administrativa BieneslEquipos Impresos y Publicaciones F-PDE-PE-O16 Oficinas Centrales Dirección Administrativa Oficinas Centrales Arrendamientos F-PDE-PE-017 Dirección Administrativa Delegaciones Dep. Oficinas Centrales Seguros F-PDE-PE-018 Dirección Administrativa Delegaciones Dep. Oficinas Centrales Comunicaciones y transporte F-PDE-PE-019 Dirección Administrativa Dele aciones De , Fondo Rotatorio de la Registraduria Nacional del Estado Civil Apropiación Presupuesta1d e la Registraduria Nacional Dirección Financiera vigencia 2012 del Estado Civil Fondo Social de Vivienda Consejo Nacional Electoral Cálculo de ingresos corrientes por producto vigencia 201 1 Oficinas Centrales Delegaciones Dirección Financiera Departamentales

Elaboró: Oficina de Planeación

INSTRUCTIVO ELABORACIÓNANTEPROYECTODEPRESUPUESTO

REGISTRAI>UIÚA VIGENCIA FISCAL 2013

Versión: O1 Fecha de emisión : 26-01-2010 Pagina 6 de 8

Código: I-PDE-PE-004 Fecha ultimo cambio: 21-12-2010

Rendimientos Financieros de las inversiones en titulos TES, relacionando los valores Oficinas Centrales nominales, la vigencia, los Delegaciones intereses que se generen en Departamentales cada uno de los arios de madurez del titulo y la fecha de redención. El reporte de ejecución mensual de presupuesto de Oficinas Centrales ingresos con saldos Delegaciones Dirección Financiera acumulados a diciembre 201 1 Departamentales (otros valores FRR) Oficinas Centrales Servicios Públicos F-PDE-PE-014 Dirección Financiera Delegaciones Dep. Oficinas Centrales Gerencia del Talento Capacitación F-PDE-PE-020 Delegaciones Dep. Humano Oficinas Centrales Gerencia del Talento Bienestar Social y Estimulos F-PDE-PE-021 Dele aciones De Humano , Reporte del valor estimado de las cesantias parciales y Oficinas Centrales Gerencia del Talento definitivas correspondientes a Delegaciones Dep. Humano la vigencia 201 3. Cuantificación de las necesidades requeridas para las consultas de los partidos y Oficinas Centrales Gerencia del Talento movimientos politicos - Delegaciones Dep Humano elecciones atipicas de la vigencia 201 3 Soportes base utilizados para el calculo de las necesidades en materia de consultas de los Oficinas Centrales Gerencia del Talento

partidos y movimientos Delegaciones Dep. Humano politicos -elecciones atipicas de la vigencia 201 3 Reportar los gastos de ~ersonaDl ara la viaencia 2013 Formato 4: Planta Oficinas Centrales Gerencia del Talento de personal Delegaciones Dep. Humano Ministerio de ~acienday Crédito Público Reportar los gastos de ~ersona(lc osto nómina) Dara ¡a vigencia 2013. De acuerdo Formato 4 A: Oficinas Centrales Gerencia del Talento con las directrices emitidas por Costo Nómina de Delegaciones Dep. Humano el Ministerio de Hacienda y personal Crédito Público Elaboro Oficina de Planeación ~ m 1

INSTRUCTIVO

ELABORACI~NA NTEPROYECTO DE PRESUPUESTO --?"Y R E G I S T ~ ~ I U R ~ VIGENCIA FISCAL 2013

Versión: O1 Fecha de emisión : 26-01-2010 Página 7 de 8

Código: I-PDE-PE-004 Fecha ultimo cambio: 21-12-2010

Cuantificación de las necesidades requeridas para los comicios electorales (consultas de los partidos y movimientos politicos - Oficinas Centrales Registraduria Delegada Delegaciones Dep. en lo Electoral elecciones atípicas de la vigencia 201 3) Soportes base utilizados para el cálculo de las necesidades Oficinas Centrales Registraduria Delegada electorales. para la vigencia Delegaciones Dep. en lo Electoral Estudios para determinar el Registraduria Delegada estimado de los ingresos del Oficinas Centrales

para el Registro Civil y Fondo Rotatorio para la Delegaciones Dep. la identificación vigencia 2013 Recursos estimados para el Registraduria Nacional pago de sentencias, del Estado Civil Oficina Jurídica conciliaciones y Gastos Vigencia 201 3 Judiciales Recursos estimados para el Fondo Rotatorio de la pago de sentencias. Registraduria Nacional Oficina conciliaciones y Gastos del Estado Civil Judiciales Vigencia 201 3 Fondo Nacional de Rubro de financiación de Articulo 12 Ley 130 de Financiación de Partidos y Campañas 1994 Partidos y Campañas Electorales Electorales Fondo Nacional de Rubro de financiación de Articulo 13 Ley 10 de Financiación de Partidos y Campañas 1994 (años anteriores) Partidos y Campañas Electorales Electorales Solicitud de Gastos de I Personal Supernumerario y Remuneración servicios Consejo Nacional técnicos como apoyo para el Electoral normal funcionamiento del CNE.

Solicitud de Gastos Generales: Adquisición de Bienes y Consejo Nacional Servicios como apoyo para el Electoral normal funcionamiento del

Elaboro: Oficina de Planeación

INSTRUCTIVO

l ELABORACIÓN ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO

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REGISTRADUR~A VIGENCIA FISCAL 2013

Versión: O1 Fecha de ernisibn : 26-01-2010 Página 8 de 8

Codigo: 1-PDE-PE-004 Fecha ultimo cambio: 21-12-2010 1.3 Diligenciamiento de los Formatos: Para el diligenciamiento de los formatos mencionados anteriormente, es importante tener en cuenta los siguientes aspectos:

Los formatos anexos a este instructivo, no podrán ser modificados. La información que se suministre sobre los recursos para la Adquisición de Bienes y Servicios, debe limitarse a los requerimientos para el normal funcionamiento del nivel central y desconcentrado. Suministrar la información solicitada en cada formato sin omitir datos Presentar clara y ordenadamente las cifras para facilitar su interpretación. Enviar los formatos diligenciados dentro del plazo establecido. Relacionar por escrito los formatos que se envían.

2. Entrega de Información a la Oficina de Planeación Una vez diligenciados los cinco formatos requeridos para las Delegaciones Departamentales y Registraduría Distrital, éstos deben ser enviados a la Oficina de Planeación en medio físico con oficio remisorio, y en magnético al correo electrónico

mvdiaz@reaistraduria.~ov.co, para que en coordinación con la Gerencia Administrativa y Financiera - Dirección Financiera se analice y consolide la información en el Anteproyecto de Presupuesto vigencia fiscal 201 3. El responsable de la información, en el oficio remisorio debe dar el nombre del funcionario que asigna como enlace, para que suministre las respuestas a cualquier inquietud que pueda surgir en el momento de consolidar la información.

MARTHA VIANEY D~AZM OLINA

Jefe Oficina de Planeación PmyecMCristina Quintero Dona

Elaboró: Oficina de Planeación

3VPIDO: d-do3-d3.0LZ VN13dYOA3310 dY3Slfdlf3S10 VNO 2012 Je14': 0910RZC06 V~OlflS131ON a3 813N3S A 53YA1310S ~au!pu: I(

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Cbdllo. FPDE-PEdll ANTEPROYECTOPRESUPUE~TOAÑD~~I~ mIn.: 0610U2000

ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS Venlbn: O sERvlclos PUBLlCOS Plg I de l FIRMA RESPONSABLES: DELEGACION DEPARTAMENTAL oppIBO: 4-401-d1-0LS VNLIdUQAIOLO d43SNAN3SLO VN 70LZ 4ye9y: 09/02/7006 y YODNISIZIQON 03 81AN3S A S3NAINIOS IU 0 eaooruvañiH AIVNLZNIWISNLO d21 poH con ]ap iB

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MEGISTRADURÍA MATERIALES Y SUMINISTROS Pá1 gde 6

Descripción Unidad de Medida A peta l E j 3 LAPIZ NEGRO NO. 2 HB REDONDO KORES — “unidadLEGAJADOR AZ OFICIO AZUL ARCHICAR E] - LIBRETA TAQUIGRAFIA 70 HOJAS JEAN BOO unidadLIBRO 3 COLUMNAS 400 FOLIOS unidadLUBRO 400 FOLIOS SIN ÍNDICE unidadLIMPIÁDOR DE PANTALLAS LCDPLANAS/TFT 2000 M CRC unidad

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