RNEC - Circular Unica de Identificacion version 2

2 3 4 CIRCULAR ÚNICA DE REGISTRO CIVIL E IDENTIFICACIÓN Registraduría Delegada para el Registro Civil y la Identificación Bogotá D.C. 16 de noviembre 2018 Versión 2 5

JUAN CARLOS GALINDO VÁCHA

Registrador Nacional del Estado Civil LUIS FERNANDO CRIALES GUTIÉRREZ Registrador Delegado para el Registro Civil y la Identificación

CARLOS ALBERTO MONSALVE MONJE

Director Nacional de Registro Civil

NICOLÁS FARFÁN NAMÉN

Director Nacional de Identificación

MARÍA CRISTINA MANZANO NOGUERA

Asesora 6 CIRCULAR ÚNICA DE REGISTRO CIVIL E IDENTIFICACIÓN Objetivo El objetivo de la Circular Única es integrar y organizar en un solo documento las instrucciones vigentes en materia de registro civil e identificación. Para esto se recopilaron, revisaron, analizaron y actualizaron 151 circulares de registro civil y 91 circulares de identificación expedidas desde al año 2000. Para algunos temas puntuales se estudiaron circulares expedidas con anterioridad a esta fecha, como las relacionadas con el certificado de nacido vivo y de defunción. La elaboración de la Circular Única permitió revisar los formatos utilizados en los diferentes procesos y procedimientos, que fueran codificados e ingresados a la intranet, de tal forma que todos los funcionarios tengan acceso a la última versión de cada uno de ellos. Importa aclarar que los manuales para los Centros de Acopio, de enrolamiento en vivo Booking y de reseña siguen vigentes y por su carácter netamente técnico no fueron incluidos en la circular. Por ello, es necesario recomendar que se debe estar

en constante consulta y verificación de dichos manuales, con el fin de dar cumplimiento a las directrices establecidas en la última versión de los mismos. Estructura La Circular Única está organizada temáticamente; una primera parte con las instrucciones de registro civil, la segunda parte con los temas relacionados con identificación y al final asuntos comunes que impactan ambas áreas. Contiene todas las instrucciones vigentes en materia de registro civil e identificación, de tal forma que lo que no se encuentre incluido se entiende derogado. La tabla de contenido está compuesta por títulos y subtítulos, desde donde se puede desplazar al tema que se requiere consultar, lo que permite que sea de fácil consulta. Consulta La Circular Única esta publicada tanto en la intranet como en la página de la entidad, de tal forma que pueda ser consultada por cualquier persona. 7 Modificaciones La Circular es un documento que puede modificarse dependiendo de las necesidades que surjan por reformas legislativas, órdenes judiciales o cambios en las políticas de la entidad. De tal forma que cuando ello sea necesario, se expedirá la modificación correspondiente, la cual será incluida en la Circular Única en una siguiente versión, comunicándose oportunamente a sus destinatarios. 8

TABLA DE CONTENIDO

CIRCULAR ÚNICA DE REGISTRO CIVIL E IDENTIFICACIÓN 6

Objetivo 6 Estructura 6 Consulta 6 Modificaciones 7

REGISTRO CIVIL 16

1. Aspectos generales del registro civil 16 1.1. Eventos que se inscriben. 16 1.2. Lugar de inscripción. 16 1.2.1. Reemplazos cuando la inscripción se encuentre en un lugar diferente al de

la solicitud. 16 1.2.2. Anotaciones cuando la inscripción se encuentre en un lugar diferente al de la solicitud. 17 1.3. Procedimiento general para la inscripción en el registro civil. 17 1.3.1. Inexistencia del registro civil. 18 1.3.2. Procedimiento para la autorización de suscripción de un registro civil. 19 1.3. Anotaciones en el registro civil. 19 1.4. Correcciones del registro civil. 20 1.4.1. Solicitud escrita presentada ante el funcionario registral por el inscrito o su representante. 21 1.4.2. Escritura pública. 21 1.4.3. Sentencia judicial ejecutoriada. 21 1.4.4. Corrección del componente sexo mediante escritura pública. 21 1.4.5. Corrección del componente sexo en persona que está próxima a cumplir la mayoría de edad. 22 1.5. Anulaciones 25 1.6. Cancelaciones 26

2. Número Único de Identificación Personal – NUIP - 26 2.1. Asignación del NUIP 26 9 2.2. Tipos de números de identificación 28 2.2.1. NIP: Número de Identificación Personal 28 2.2.2. NUIP: Número Único de Identificación Personal - Etapa Inicial: NUIP Alfanumérico 29 2.2.3. NUIP: Número Único de Identificación Personal. - Etapa Actual: NUIP Numérico 30 2.3. Corrección de errores en cuanto a los números de identificación en el registro civil de nacimiento. 30 2.3.1. Corrección de NIP 30

2.3.2. Corrección de NUIP alfanumérico 31 2.3.3. Corrección de NUIP numérico 31

3. Inscripción del nacimiento en el registro civil 32 3.1. Deber de denunciar del nacimiento 32 3.2. Lugar de inscripción del nacimiento. 33 3.3. Plazo para la inscripción del nacimiento. 33 3.3.1. Inscripción oportuna. 33 3.3.2. Inscripción extemporánea. 34 3.4. Documento antecedente para la inscripción del nacimiento 38 3.4.1. Certificado de nacido vivo. 38 3.4.2. Documentos auténticos. 42 3.4.3. Copia de las actas de las partidas parroquiales o de las anotaciones de origen religioso correspondientes a personas de otros credos. 43 3.4.4. Declaración juramentada presentada por testigos. 43 3.4.5. Documento antecedente para la inscripción del nacimiento personas pertenecientes a grupos étnicos. 44 3.4.6. Documento antecedente para la inscripción del nacimiento cuando el hecho haya ocurrido en el extranjero. 45 3.5. Procedimiento a seguir para la inscripción del nacimiento en el registro civil. 48 3.5.1. Inscripción de hijos nacidos durante el matrimonio o la unión marital de hecho declarada. 49 3.5.2. Inscripción de hijos extramatrimoniales. 49 3.6. Duda razonable 51 10 3.7. Deber de denuncia. 51 3.8. Inscripción en el registro civil de menores intersexuales 51

3.8.1. Procedimiento para la Inscripción de menor intersexual 51 3.8.2. Reemplazo de la inscripción inicial de menor intersexual. 52 3.8.3. Absoluta reserva. 53 3.8.4. Anulación de la inscripción reemplazada. 53 3.9. Inscripción en el registro civil de nacimiento de hijos de parejas del mismo sexo. 53 3.9.1. Procedimiento para la inscripción de hijos de parejas del mismo sexo. 54 3.10. Inscripciones en el registro civil relacionadas con los procesos de adopción. 55 3.10.1. Procedimiento para la inscripción de la declaración de adoptabilidad 55 3.10.2. Reserva y expedición de copias de registro civil relacionados con el proceso de adopción 57 3.11. Inscripción de hijos de extranjeros nacidos en Colombia 59 3.11.1. Nacionalidad por nacimiento cuando siendo natural colombiano hijo de extranjeros, alguno de sus padres estuviere domiciliado en la república al momento del nacimiento 60 3.11.2. Hijos de extranjeros nacidos en el territorio colombiano a los cuales ningún Estado les reconozca la nacionalidad –Apátrida. 64 3.12. Inscripción de hijos de colombianos nacidos en el exterior. 66 3.13. Medida excepcional para la inscripción extemporánea en el registro civil de hijos de colombianos nacidos en Venezuela. 69 3.13.1. Inscripción en el Registro Civil de nacimiento de menores de siete (7) años de edad: 71 3.13.2. Inscripción en el registro civil de nacimiento de mayores de siete (7) años de edad nacidos en Venezuela. 72

3.14. Inscripción en el registro civil de nacimiento de la unión marital de hecho declarada – heterosexual y homosexual 74

4. Registro civil de matrimonio 75 4.1. Inscripción de matrimonio 75 4.2. Documento antecedente para la inscripción en el registro de matrimonio. 76 4.2.1. Matrimonio católico. 76 4.2.2. Matrimonio celebrado por otros credos diferentes al católico. 76 11 4.2.3. Matrimonio civil celebrado ante Notario. 76 4.2.4. Matrimonio civil celebrado ante Juez. 76 4.3. Registro de matrimonio celebrado en el extranjero. 76 4.4. Inscripción de matrimonios entre parejas del mismo sexo. 76 4.5. Inscripción de matrimonio católico y civil celebrado entre los mismos contrayentes 77

5. Registro civil de defunción. 78 5.1. Defunciones que deben registrarse. 78 5.2. Deber de denunciar la defunción. 78 5.3. Plazo para la inscripción de la defunción. 79 5.3.1. Inscripción oportuna. 79 5.3.2. Inscripción extemporánea. 79 5.4. Documento antecedente para la inscripción de la defunción. 79 5.4.1. Certificado de defunción. 79 5.4.2. Declaración juramentada de testigos. 80 5.4.3. Autorización judicial en caso de muerte violenta. 80 5.4.4. Sentencia judicial. 80 5.4.5. Documento apostillado o legalizado cuando el hecho ocurrió el extranjero. 80

6. Actualización de firmas de los registradores. 81 6.1. Registro de firma. 81 6.2. Procedimiento de certificación de firmas 81

7. Implementación del sistema de firma digital en la certificación de firmas de registradores del estado civil, inspectores de policía y corregidores autorizados para llevar la función registral con fines de apostilla. 81 7.1. Definición de Apostilla, Legalización, Firma Manuscrita, Digital y Mecánica 82 7.2. Procedimiento de certificación de firmas de los registradores del estado civil en las copias del original de registro civil. 84 7.3. Aspectos a tener en cuenta. 84

8. Remisión de copias de registro civil. 85

9. Reporte mensual de estadísticas de producción de registros civiles. 86

12

10. Instrucciones sobre la organización de las series documentales de seriales de registro civil y antecedentes de registro civil. 87

11. Servicios que deben ser prestados en las registradurías auxiliares, especiales y municipales de las diferentes circunscripciones 88

IDENTIFICACIÓN 89

12. Tipos de documentos de identificación. 89 12.1. Tarjeta de identidad. 89 12.1.1. Documento base. 89 12.1.2. Características de la tarjeta de identidad. 89 12.1.3. Renovación de la tarjeta de identidad. 91 12.1.4. Entrega de la tarjeta de identidad. 91 12.1.5. Procedimiento para la devolución de tarjetas de identidad vencidas. 92 12.2. Cédula de ciudadanía. 93 12.2.1. Documento base. 93 12.2.2. Características de la Cédula de Ciudadanía 95

12.2.3. Procedimiento para determinar plena identidad. 96 12.2.4. Procedimiento para determinar la plena identidad del imputado. 98 12.2.5. Protección y conservación de tarjetas decadactilares y alfabéticas. 100 12.2.6. Clases de comprobante de documento en trámite. 101 12.2.7. Vigencia de contraseña y comprobantes de documento en trámite 104 12.2.8. Vencimiento o pérdida de la contraseña o comprobante de documento en trámite 104 12.2.9. Causales de cancelación de cédula de ciudadanía 105 12.2.10. Alta de cédula de ciudadanía por extinción de la pena impuesta 110 12.2.11. Procedimiento para la atención de las novedades en el estado de la cédula 110

13. Tipos de trámite para tarjeta de identidad y cédula de ciudadanía 111 13.1. Primera vez 111 13.2. Duplicado 111 13.3. Rectificación 111 13.4. Renovación 111

13

14. Solicitud de trámite de tarjeta de identidad y cédula de ciudadanía 111 14.1. Procedimiento para la preparación de la tarjeta de identidad o cédula de ciudadanía. 114

15. Trámite de duplicado de cédula de ciudadanía y tarjeta de identidad Web y con pago electrónico PSE. 115 15.1. Duplicado Web asistido desde registradurías 115 15.1.1. Requisitos para prestar el servicio duplicado Web asistido 116 15.1.2. Requisitos para prestar el servicio en campañas. 117

15.2. Duplicado solicitado por internet 117 15.3. Consideraciones que deben ser informadas al colombiano 119 15.4. Duplicado por actualización 119

16. Costo de la tarjeta de identidad y de la cédula de ciudadanía. 120

17. Procedimiento en caso de rechazo del documento de identificación. 120

18. Corrección de errores en documentos 122

19. Entrega de la cédula de ciudadanía 123

20. Devolución de cédulas de ciudadanía no reclamadas, cuya fecha de producción sea superior a un (1) año. 125 20.1. Procedimiento para la devolución de cédulas de ciudadanía no reclamadas. 126

21. Procedimiento cuando se extravían documentos enviados a registradurías y a consulados. 127

22. Expedición de certificaciones ciudadanas y de nacionalidad. 128 22.1. Certificaciones excepcionales de información ciudadana. 128 22.1.1. Certificado de estado de cédula. 128 22.1.2. Certificado de documento base. 128 22.1.3. Certificado de cédula electoral (Antigua). 129 22.1.4. Certificado de cambio de datos biográficos. 129 22.1.5. Certificado de señales particulares. 129 22.1.6. Certificado de no cedulado (NO ANI). 129 22.2. Expedición de los certificados excepcionales de información ciudadana. 129 22.2.1. Excepciones y restricciones en la expedición de certificaciones excepcionales 130 14 22.2.2. Solicitud de certificados excepcionales de información ciudadana por parte de las entidades del Estado. 131 22.3. Expedición del certificado de nacionalidad. 131

22.4. Remisión de la información que soporte el pago 131

23. Trámites de documentos de identificación oficina de agilizaciones 132

24. Preparación de material de cedulación para colombianos desvinculados y/o reincorporados del conflicto armado. 133

TEMAS GENERALES DE REGISTRO CIVIL E IDENTIFICACIÓN. 135

25. Tratamiento de datos personales por parte de la Registraduría Nacional del Estado Civil relativos al registro civil y la identidad de las personas. 135

26. Atención a Población Vulnerable 136 26.1. Validación de la calidad de víctima 136 26.1.1. Procedimiento para la validación de la condición de víctima 136 26.2. Procedimiento para el envío, recepción y manejo del material de las jornadas adelantadas por la UDAPV. 137 26.3. Instrucciones en relación con las jornadas de registro civil e Identificación que soliciten alcaldes y gobernadores. 138

27. Trámite de solicitud de exoneración del cobro para la expedición de rectificaciones y duplicados de documentos de identificación y la expedición de copias y certificación de registro civil de ciudadanos colombianos residentes en Colombia o en el exterior. 139 27.1. Procedimiento para llevar a cabo la exoneración: 140

28. Vigencia 142

FORMATOS Y GUÍAS 143

Formato reseña para establecer plena identidad 143 Formato solicitud inscripción extemporánea de registro civil de nacimiento 143 Formato declaración de testigo en inscripción de registro civil de nacimiento 143 Formato solicitud exoneración de pago de documentos de identificación y registro civil de ciudadanos colombianos residentes en Colombia o en el exterior 143 Formato control envío de primeras copias de registro civil 143

Formato reporte mensual de producción 143 Formato Versión de los hechos 143 Formato para Reporte de inscripciones en el Registro Civil de Nacimiento de mayores de siete (7) años de edad nacidos en Venezuela hijos de padres colombianos 143 15 Formato único de solicitudes de copias o certificados de registro civil 144 Guía investigación y validación de solicitudes de documentos AFIS 144 16

REGISTRO CIVIL

1. Aspectos generales del registro civil 1.1. Eventos que se inscriben.

De acuerdo con lo señalado en los artículos 5 y 6 del Decreto 1260 de 1970, todos los hechos, actos y providencias que afecten el estado civil de las personas deberán ser inscritos en el registro civil; tales como: nacimientos, reconocimientos de hijos extramatrimoniales, legitimaciones, adopciones, alteraciones de la patria potestad, matrimonio, capitulaciones matrimoniales, uniones maritales de hecho declaradas, interdicciones judiciales, rehabilitaciones, nulidades de matrimonio, divorcios, separaciones de cuerpos y de bienes, cambios de nombre, corrección de componente sexo, declaraciones de ausencia, defunciones y declaraciones de presunción de muerte, entre otras. 1.2. Lugar de inscripción. De conformidad con los artículos 118 de la Ley 1395 de 2010 y 31 del Decreto Ley 019 de 2012, todos los actos jurídicos, hechos jurídicos y providencias judiciales se podrán inscribir en cualquier oficina autorizada para cumplir con la función de registro civil del territorio nacional o en los consulados de Colombia en el exterior, independientemente del lugar en que ocurrió el hecho.

1.2.1. Reemplazos cuando la inscripción se encuentre en un lugar diferente al de la solicitud. Cuando se requiera reemplazar una inscripción que se encuentre en lugar diferente al de la solicitud e implique la apertura de un nuevo serial de conformidad con lo dispuesto en los artículos 91 y siguientes del Decreto Ley 1260 de 1970, se podrá efectuar en cualquier oficina registral, siempre y cuando la oficina ante la cual se hace la solicitud tenga comunicación con la oficina en donde se encuentra la inscripción inicial, con el fin de que ésta envíe copia del registro y de los documentos antecedentes que sirvieron de base para la inscripción a fin de realizar el trámite pertinente. 17 Se abrirá un nuevo serial, cuyo documento antecedente será "solicitud escrita", "escritura pública" u "orden judicial" según corresponda, anotando los motivos de la corrección en el espacio de notas o en el libro de varios según corresponda. Se deberá enviar copia tanto del nuevo registro civil como de los documentos antecedentes a la oficina de origen del registro en donde se realizará la respectiva nota de reciproca referencia y se devolverá a la oficina que realizó el reemplazo, copia del registro civil con la citada nota para que obre en el protocolo. El original de la nueva inscripción valida, reposará en el despacho en que se realizó la modificación o reemplazo, por lo que para emitir copia del nuevo registro estará facultada únicamente la oficina donde se realizó el reemplazo. También se debe remitir copia de la nueva inscripción a la Dirección Nacional de Registro Civil, Servicio Nacional de Inscripción — SNI, para realizar la corrección en la base de datos del Sistema de Información de Registro Civil (SIRC) (art. 91

Decreto Ley 1260 de 1970, modificado por el art. 6 del Decreto 999 de 1988, art. 11 del Decreto 1379 de 1972, art. 1 Decreto 1555 de 1989). 1.2.2. Anotaciones cuando la inscripción se encuentre en un lugar diferente al de la solicitud. Para aquellas actuaciones que deriven en una anotación en el folio del registro civil, cuando la inscripción de encuentre en lugar diferente al de la solicitud, la oficina registral ante la cual se realiza la solicitud, validará la documentación aportada por el interesado y dará traslado de la misma a la oficina en cuyo protocolo se encuentre el registro civil en el que deba realizarse la nota respectiva. 1.3. Procedimiento general para la inscripción en el registro civil. Para la diligencia de inscripción de un hecho, acto o providencia, se deben agotar las etapas consagradas en los artículos 28 y 29 del Decreto Ley 1260 de 1970: La recepción consiste en que el servidor encargado de la función de registro recibe la declaración de los interesados (declarantes y/o testigos) y los documentos soporte para la inscripción. 18 Durante la recepción se hace la extensión, que es la transcripción de la declaración al formato de registro civil. Surtida la extensión, se realiza el otorgamiento, el cual es la aceptación expresa del declarante y/o testigos sobre la transcripción de lo recibido. Una vez realizado el otorgamiento, se procede a la autorización (art. 39), la cual nace mediante la suscripción con la firma del funcionario encargado de llevar el registro, que da fe sobre el cumplimiento de los requisitos legales (art.

1. y la veracidad de la declaración recibida (art. 32).

Finalmente, cuando se entrega la segunda copia de la inscripción a los interesados, se cumple con la constancia (art. 43). 1.3.1. Inexistencia del registro civil. Cuando se surten las etapas citadas en el numeral anterior y un registro civil carece de la firma del funcionario competente, este es inexistente y como consecuencia nunca nace a la vida jurídica y no genera efectos jurídicos. Sobre el particular el Decreto Ley 1260 de 1970 dispone: “Artículo 42. Inexistencia del registro. La inscripción que no haya sido autorizada por el funcionario no adquiere la calidad de registro y es inexistente como tal. Empero, si faltare solamente la firma del funcionario, y la omisión se debiere a causas diferentes de las que justifiquen la negativa de la autorización, podrá la Superintendencia de Notariado y Registro, previa comprobación sumaria de los hechos, disponer que la inscripción sea suscrita por quien se halle ejerciendo el cargo. Si la firma faltare en el ejemplar que se conserva en el Servicio Nacional de Inscripción, éste podrá ser suscrito por el jefe de dicha dependencia, previa autorización de la Superintendencia de Notariado y Registro”. Pese a lo anterior, si en dicha inscripción solo faltare la firma del funcionario encargado del registro del estado civil (no se encontrare inmerso en ninguna causal de nulidad de las establecidas en el artículo 104 del Decreto 1260 de 1970 ) y además, que la causa de tal falta sea diferente a aquellas que justifican la negativa de la autorización, se podrá solicitar a la Dirección Nacional de

Registro Civil, que autorice a quien se encuentra ejerciendo esa función para que lo firme (autorice), siempre que aquel certifique que el registro civil cumple 19 con los requisitos; actuación que se conoce como autorización de suscripción. 1.3.2. Procedimiento para la autorización de suscripción de un registro civil. De acuerdo con el citado artículo, procede autorizar al funcionario responsable de la oficina de registro para que firme bajo su responsabilidad dicha inscripción, bajo el siguiente procedimiento: a. Certificación de cumplimiento de requisitos El funcionario registral debe certificar que el registro objeto de la autorización de suscripción, cumple con todos los requisitos legales, es decir que se han agotado todas las etapas del procedimiento para su expedición y/o que, no se encuentra inmerso dentro de alguna de las causales de nulidad del artículo 104 del Decreto ley 1260 de 1970, para el caso de los registros civiles expedidos bajo la vigencia de esta norma. b. Solicitud de autorización ante la Dirección de Registro Civil Una vez se verifique el cumplimiento de requisitos del inciso anterior y se cuente con la certificación, se debe allegar junto con la solicitud de suscripción, a la Oficina Jurídica de Registro Civil de la Dirección Nacional de Registro Civil. c. El acto administrativo El funcionario de registro competente, debe dejar constancia en la casilla de notas de la inscripción que se autoriza suscribir con el número y la fecha de la resolución correspondiente. Es importante tener en cuenta que, si se evidencia que un registro civil no cumple con los requisitos para su existencia, se deberá solicitar la invalidación en la base de datos, ante la oficina del Servicio Nacional de Inscripción.

1.3. Anotaciones en el registro civil. El artículo 1 del Decreto 2158 de 1970, establece que en el libro de varios se inscribirán todos los hechos, actos y providencias relativos al estado civil y la capacidad de las personas, diferentes al nacimiento, matrimonio y defunción, de 20 conformidad con lo dispuesto en los artículos 10, 11 y 22 del Decreto Ley 1260 de 1970; haciendo alusión al tomo y folio del libro de varios en que se hizo la anotación, en el espacio de notas del indicativo serial correspondiente. En los casos de reemplazo o de sustitución del folio deberán incluirse las notas de recíproca referencia en el espacio para notas. En caso de que se agote el espacio de notas por las inscripciones practicadas en él, se abrirá un folio complementario, que no debe confundirse con el acta complementaria para el registro de hijo extramatrimonial. Razón por la cual corresponderá identificar el respectivo registro civil con los dos seriales (inicial y de complementación). Con el fin de proteger los derechos a la igualdad y la intimidad de los inscritos, consagrados en los artículos 13 y 15 de la Constitución Política, resulta de suma importancia recordar que, al momento de diligenciar los registros civiles, en el respectivo espacio de notas, no se deberá hacer alusión alguna a cualquier circunstancia que vulnere el derecho a la intimidad de las personas como: la clase de filiación del inscrito, la situación de adoptabilidad, la corrección de componente sexo, etc., para lo cual está destinado el libro de varios. En el evento de presentarse un reconocimiento, el funcionario registral deberá abstenerse de consignar en el espacio de notas, que se trata de hijo

extramatrimonial. 1.4. Correcciones del registro civil. Frente a las correcciones de los errores cometidos en el proceso de inscripción, antes de ser autorizada con la firma del funcionario competente, se debe dar estricta aplicación a lo dispuesto en el artículo 88 del Decreto Ley 1260 de 1970, consignando y firmando la salvedad que se haga en el espacio de notas, para tenerla por válida. Una vez autorizada la inscripción por el funcionario de registro, solo podrá ser corregida mediante la apertura de un nuevo serial con la respectiva observación del motivo de la corrección para lo cual se suscribirán y firmarán las notas de recíproca referencia. 21 Para que proceda la corrección se requerirá alguno de los siguientes documentos antecedentes: 1.4.1. Solicitud escrita presentada ante el funcionario registral por el inscrito o su representante. Para corregir errores mecanográficos, ortográficos o los que se establezcan con la comparación del documento antecedente o con la sola lectura del folio. 1.4.2. Escritura pública. Para ajustar el registro civil a la realidad, siempre y cuando no se altere el estado civil del inscrito, conforme a las facultades otorgadas por el Código General del Proceso a los notarios en el artículo 617 No. 9. El cambio de nombre por una sola vez, se hará por escritura pública de conformidad con lo señalado 94 del Decreto 1260 de 1970 modificado por el artículo 6 del Decreto 999 de 1988. 1.4.3. Sentencia judicial ejecutoriada. En los casos en que la corrección implique alteración del estado civil de la persona. 1.4.4. Corrección del componente sexo mediante escritura pública.

De conformidad con el Decreto 1227 de 2015, las personas interesadas en corregir el componente sexo de su registro civil de nacimiento podrán hacerlo con escritura pública, mediante el siguiente procedimiento: a. Verificar que en la escritura obre la corrección del componente sexo debidamente firmado por el notario, conforme al artículo 95 del Decreto Ley 1260 de 1970. b. Verificar que el registro que se pretende corregir se encuentre incorporado en las bases de datos de la Registraduría; en caso de no encontrarse grabado, deberá proceder a posgrabarlo directamente o a través de la Registraduría del respectivo municipio. 22 c. Proceder a realizar la corrección del registro civil de nacimiento del inscrito(a), colocando el sexo indicado en la escritura pública aportada por el peticionario(a), en el espacio para sexo femenino (F) o masculino (M) según el caso, mediante la apertura de un nuevo serial, incorporando las notas de recíproca referencia, conforme al artículo 91 del Decreto Ley 1260 de 1970, modificado por el artículo 4 de la Ley 999 de 1988, en los que únicamente se hará referencia al indicativo serial, con el fin de proteger el derecho a la intimidad personal, el resto de la información deberá consignarse en el libro de varios. d. Al aperturar el nuevo serial NO se asignará un nuevo NUIP toda vez que se trata de un reemplazo. e. Enviar la primera copia del registro civil de nacimiento a la Dirección Nacional de Registro Civil - Servicio Nacional de Inscripción.

Nota: Es importante informar al interesado(a) que en la misma escritura de corrección del componente sexo, puede cambiar su nombre, conforme al artículo 94 del Decreto Ley 1260 de 1970, modificado por el artículo 6 del

Decreto Ley 999 de 1988. 1.4.5. Corrección del componente sexo en persona que está próxima a cumplir la mayoría de edad. El Decreto 1227 de 2015, dispuso la corrección del componente sexo masculino (M) o femenino (F) en el registro civil de nacimiento, mediante el otorgamiento de escritura pública, el cual ha venido aplicándose para mayores de edad. La Corte Constitucional ha reiterado su jurisprudencia en cuanto al derecho que asiste a los menores de edad, bajo ciertas condiciones, de acceder a la modificación del componente sexo, entre las que encontramos, la sentencia T498 de 2017 y sentencia T-675 de 2017, permitiendo la corrección del componente sexo masculino (M) o femenino (F) en el registro civil de nacimiento para menores de edad, mediante el otorgamiento de escritura pública. En la sentencia T-498 de 2017, la Corte aclaro que el Decreto 1227 de 2015, "no tiene la capacidad de limitar el ejercicio de un derecho fundamental por ser una norma reglamentaria, toda vez que esta potestad "no es absoluta y debe ejercerse dentro de las fronteras que marcan la Constitución y la Ley, encontrándose (...) subordinada a lo dispuesto por ella sin que sea factible alterar o suprimir su contenido, ni tampoco reglamentar materias cuyo contenido esté 23 reservado al Legislador" Razón por la cual, "la posibilidad de realizar el trámite de corrección del componente sexo en el registro civil no puede ser decidida por el juez de tutela exclusivamente con base en el Decreto, sino que deberá evaluar los derechos fundamentales e intereses del menor en tensión conforme a la

situación fáctica que plantee cada caso concreto, reiterando que el fin perseguido por el Decreto 1227 de 2015 no solo es imperioso, sino que se trata de una medida efectivamente adecuada, aunque resulta innecesaria y desproporcionada en aquellos casos en que se verifique la acreditación de los requisitos jurisprudenciales planteados en esta providencia. Dicha exigencia es una medida que va en detrimento de sustanciales derechos fundamentales de menores de edad, razón por la cual, deberá ser excepcionada dando prevalencia a las garantías individuales sobre el objetivo de la norma objeto de ponderación". De otra parte, en Sentencia T-675 de 2017, la Corte precisó: "32. Finalmente, teniendo en cuenta que la presente acción de tutela originalmente iba dirigida en contra del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar ICBF y la Superintendencia Nacional de Notariado y Registro; y que esta última autoridad t