RNEC - Circular Unica de Identificacion version 5

Bogotá D.C., 15 de mayo de 2020

Para: DELEGADOS DEPARTAMENTALES, REGISTRADORES

DISTRITALES, ESPECIALES, MUNICIPALES, AUXILIARES,

NOTARIOS CON FUNCIÓN REGISTRAL, CONSULADOS y

SERVIDORES PÚBLICOS.

De: JAIRO ALONSO MESA GUERRA Registrador Delegado para el Registro Civil y la Identificación.

DIDIER ALBERTO CHILITO VELASCO

Director Nacional de Identificación CARLOS ALBERTO MONSALVE MONJE Director Nacional de Registro Civil Asunto: Modificación Circular Única de Registro Civil e Identificación – Versión 5 Con fundamento en las facultades constitucionales y legales que le corresponden a la Registraduría Nacional del Estado Civil y, en especial las previstas en el artículo 266 de la Constitución Política y el artículo 5 del Decreto 1010 de 2000, en virtud del presente acto administrativo, se modifica la Versión 4 de la Circular Única de Registro Civil e Identificación. El 15 de noviembre de 2019 se expidió la Circular Única de Registro Civil e Identificación – Versión 4, documento que consolida las directrices necesarias para la planificación y desarrollo de las actividades diarias en temas de registro civil e identificación de todos los servidores públicos de la Entidad. En virtud del carácter eminentemente modificable de la circular, que permite adaptarse a las necesidades que surjan por reformas legislativas, órdenes judiciales o cambios en las políticas de la entidad, con el presente acto administrativo se modifica la Versión 4 de la Circular, en los puntos que se relacionan en la tabla que aparece a continuación:

REGISTRADURIA DELEGADA PARA EL REGISTRO CIVIL Y LA IDENTIFICACIÓN

Av. Calle 26 No. 51-50 Piso 2 – Tel. (+571) 2202880 Ext.1200 – 1289 C.P. 111321 – Bogotá - www.registraduria.gov.co DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN Numeral 1.4.5. Corrección del componente sexo en niños, niñas y adolescentes. Numeral 3.4.1.3. Acceso de consulta al Sistema Único de Registro de Afiliados – RUAF del Ministerio de Salud y Protección Social Se debe informar a la Dirección Nacional de Registro Civil el cambio del usuario de RUAF ND Numeral 3.4.5. Documento antecedente para la inscripción del nacimiento de personas pertenecientes a grupos étnicos. Se incluyó primer párrafo Numeral 3.13. Medida excepcional para la inscripción extemporánea en el registro civil de hijos de colombianos nacidos en Venezuela. Ampliación de la medida hasta el 14 de noviembre de 2020 Numeral 6.2. Procedimiento de certificación de firmas Numeral 13.1.2. Características de la tarjeta de identidad Se complementó el literal f. Numeral 13.1.4. Entrega de la tarjeta de identidad: Se incluyó la presentación de la contraseña si se tiene. Numeral 13.2.1.1.1. Procedimiento para obtener cédula de ciudadanía de hijo de extranjeros nacido en Colombia. Numeral 13.2.1.2.1. Procedimiento para la expedición de la cédula de Ciudadanía a los colombianos por adopción. Se suprimió la palabra autenticado Numeral 13.2.3. Procedimiento para determinar la plena identidad

Se modificaron los literales a. y c. Numeral 13.2.5. Protección y conservación de tarjetas decadactilares y alfabéticas. Se eliminó del primer párrafo, “los soportes físicos”. Numeral 13.2.9. Causales de cancelación de cédula de ciudadanía Se agregó en el numeral 13.2.9.1 Cancelación de cédula por Muerte del t itular. Numeral 13.2.9.9. Restablecimiento de la vigencia por recuperación de la nacionalidad. Se incluyó este numeral Numeral 13.2.11. Procedimiento para la atención de las novedades en el estado de la cédula Atender la Guía RAUG 01 Numeral 13.2.12. Novedades de la cédula que se afectan el estado de vigencia sin que medie acto administrativo. Se actualizó de acuerdo con lo establecido en la Resolución 19440. 2 Numeral 13.2.13. Correcciones póstumas Se actualizó de acuerdo con lo establecido en la Resolución 5621. Numeral 13.2.13.1. Procedimiento y requisitos para la atención correcciones póstumas Numeral 13.2.14. Correcciones por Menoría de edad Se actualizó de acuerdo con lo establecido en la Resolución 5621 Numeral 13.2.14.1. Procedimiento y requisitos para la atención correcciones por Menoría de edad. Numeral 15. Solicitud de trámite de tarjeta de identidad y cédula de ciudadanía Se agregó párrafo relacionado con el formato RAFT45 de plenas identidades, que se genera cuando una solicitud de trámite no es aprobada por la

estación EIS. Se eliminó párrafo que condicionaba la realización de trámites en EIS, papel o booking, cuando se requerían para solicitar pasaporte. Se agregó contenido sobre preparación de tarjetas de identidad en consulados. Numera 15.2. Rectificación de los documentos de identificación (Tarjeta de Identidad y Cédula de Ciudadanía) por corrección de componente de sexo Numeral 16. Trámite de duplicado de cédula de ciudadanía y tarjeta de identidad Se suprimió del titulo:” web y con pago electrónico”, por cuanto las opciones internas del numeral incluyen opciones presenciales. Se agregó aclaración que especifica, cuáles son las opciones en que se exige que el titular del documento se debe presentar en una Registraduría. Numeral 16.1. Duplicado Web asistido desde Registradurías Se actualizó la forma de pago, por terminación del convenio con banco Agrario. Requisitos para prestar el servicio duplicado Web asistido Se eliminó en párrafo que condicionaba la realización de trámites, cuando se requerían para solicitar pasaporte. Numeral 16.2. Duplicado solicitado por internet Se agregó forma de pago presencial en entidades recaudadoras autorizadas y enlace directo. Numeral 16.2.1. Consideraciones que deben ser informadas al colombiano En el literal a. se incluyen las dos alternativas de pago y se complementa literales b y c. Numeral 18. Procedimiento en caso de rechazo del documento de identificación. Se actualizó último párrafo con directriz relacionada con rechazos de duplicados web. Numeral 19. Corrección de errores en documentos

Se agregó último párrafo con directriz para atender errores de trámites solicitados por internet. 3 Numeral 20. Entrega de la cédula de ciudadanía Se incluyó la presentación de la contraseña si se tiene Numeral 21.1. Procedimiento para la devolución de cédulas de ciudadanía no reclamadas Se actualizó correo de contacto Numeral 22. Procedimiento para atender las solitudes de Traslado de documentos de identidad. Se actualizó de acuerdo con procedimiento establecido por Administrativa Numeral 24.1.2. Certificado Colombiano de Oro Se ajustó en contenido Numeral 24.1.6. Certificado de señales particulares. Se aclaró que la señal particular debe estar incorporada en el ANI Numeral 24.2. Expedición de los certificados excepcionales de información ciudadana. Se eliminó la gradualidad de la implementación de expedición de las certificaciones y se ajustó el contenido para mayor claridad Numeral 24.2.1. Excepciones y restricciones en la expedición de “certificaciones excepcionales” Se complementó el requisito del envío del comprobante de pago. Numeral 24.3. Expedición del certificado de nacionalidad Se agregó definición del certificado de nacionalidad y el diligenciamiento del formato. Numeral 24.4. Aspectos generales a tener en cuenta sobre la expedición de certificaciones excepcionales y de nacionalidad. Se complementó el literal j. Numeral 24.6. Responsabilidad en la actualización del ANI Se agregó este numeral. Numeral 25. Trámites de documentos de identificación oficina de agilizaciones Se complementó el procedimiento de autorización para las solicitudes de los servidores públicos y sus beneficiarios.

Numeral 28. Atención a Población Vulnerable Numeral 28.1. Causal de exoneración “Población Víctima, registrada en el RUV” Numeral 28.2. Inclusión en base de datos “Sisbenweb” y “Victimasweb” Numeral 28.3. Procedimiento general de elaboración, organización, generación de archivos, entrega y envío de material de las jornadas de registro civil e identificación adelantadas a través de la Unidad de Atención a la Población Vulnerable UDAPV. Numeral 28.4. Instrucciones en relación con las jornadas de registro civil e identificación que soliciten alcaldes y gobernadores 4 Numeral 28.5. Procedimiento para la expedición de copias certificadas de registros civiles de nacimiento elaborados en las zonas veredales transitorias de normalización en el marco del cumplimiento del acuerdo de paz a través de las unidades móviles de la unidad de atención a población vulnerableUDAPV ión Numeral 29.1. Procedimiento para llevar a cabo la exoneración: Se actualiza ecixócnepción de acuerdo con lo establecido en la Resolucéión No. 20416 de 03 dmeó diciembre de 2019. ció ó FORMATOS Y GUÍAS ració se agrega: ción ión Formato Solicitud de Corrección Póstuma de Datos Código RAFT44 UÍ Formato Producto y/o Salida no conforme Código RAFT 36 Formato Reseña de plena identidad - Estación Integrada de Servicios – EIS cción ó s Có Código RAFT45 Có ñ ó Cód Esta versión de la circular, podrá ser consultada en la intranet y en la página de la

entidad y reemplaza la Versión 4 de la Circular Única del 15 de noviembre de 2019. ó ŕ ó Única Cordialmente, JAIRO ALONSO MESA GUERRA Registrador Delegado para el Registro Civil y la Identificación

DIDIER ALBERTO CHILITO VELASCO

Director Nacional de Identificación

Proyectó: María Cristina Manzano Noguera

5 CIRCULAR ÚNICA DE REGISTRO CIVIL E IDENTIFICACIÓN Registraduría Delegada para el Registro Civil y la Identificación Bogotá D.C. 15 de mayo de 2020 Versión 5 6

ALEXANDER VEGA ROCHA

Registrador Nacional del Estado Civil JAIRO ALONSO MESA GUERRA Registrador Delegado para el Registro Civil y la Identificación

CARLOS ALBERTO MONSALVE MONJE

Director Nacional de Registro Civil

DIDIER ALBERTO CHILITO VELASCO

Director Nacional de Identificación

MARÍA CRISTINA MANZANO NOGUERA

Asesora 7 CIRCULAR ÚNICA DE REGISTRO CIVIL E IDENTIFICACIÓN Objetivo Con la expedición de la Circular Única se integró y organizó en un solo documento las instrucciones vigentes en materia de registro civil e identificación. Para lo cual se recopilaron, revisaron, analizaron y actualizaron 142 circulares de registro civil e identificación expedidas desde al año 2000. Para algunos temas puntuales se estudiaron circulares expedidas con anterioridad a esta fecha, como las relacionadas con el certificado de nacido vivo y de defunción. La Circular Única exige la revisión permanente de los formatos a utilizar en los diferentes procesos y procedimientos de Registro Civil e Identificación, los cuales

se encuentran codificados e ingresados en la intranet de la Entidad, de tal forma que todos los funcionarios tienen acceso a la última versión de cada uno de ellos. Importa aclarar que los manuales para los Centros de Acopio, de Enrolamiento en vivo Booking y de Reseña siguen vigentes y por su carácter netamente técnico no fueron incluidos en la circular. Por ello, es necesario recomendar que se debe estar en constante consulta y verificación de dichos manuales, con el fin de dar cumplimiento a las directrices establecidas en la última versión de los mismos. Estructura La Circular Única está organizada temáticamente; una primera parte con las instrucciones de registro civil, la segunda parte con los temas relacionados con identificación y al final asuntos comunes que impactan ambas áreas. Contiene todas las instrucciones vigentes en materia de registro civil e identificación, de tal forma que lo que no se encuentre incluido se entiende derogado. La tabla de contenido está compuesta por títulos y subtítulos, desde donde se puede desplazar al tema que se requiere consultar, lo que permite que sea de fácil consulta. Consulta La Circular Única esta publicada tanto en la intranet como en la página de la entidad, de tal forma que pueda ser consultada por cualquier persona, por funcionarios y personas Externas a la Entidad. 8 Modificaciones La Circular es un documento que puede modificarse dependiendo de las necesidades que surjan por reformas legislativas, órdenes judiciales, nuevos actos administrativos internos o cambios en las políticas de la entidad. De tal forma que cuando ello sea necesario, se expedirá la modificación correspondiente, la cual será incluida en la Circular Única en una siguiente versión, comunicándose oportunamente a sus destinatarios.

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TABLA DE CONTENIDO

CIRCULAR ÚNICA DE REGISTRO CIVIL E IDENTIFICACIÓN 8

Objetivo 8 Estructura 8 Consulta 8 Modificaciones 9

REGISTRO CIVIL 18

1. Aspectos generales del registro civil 18 1.1. Eventos que se inscriben. 18 1.2. Lugar de inscripción. 18 1.2.1. Reemplazos cuando la inscripción se encuentre en un lugar diferente al de la solicitud. 18 1.2.2. Anotaciones cuando la inscripción se encuentre en un lugar diferente al de la solicitud. 19 1.3. Procedimiento general para la inscripción en el registro civil. 19 1.3.1. Inexistencia del registro civil. 20 1.3.2. Procedimiento para la autorización de suscripción de un registro civil. 20 1.3. Anotaciones en el registro civil. 21 1.4. Correcciones del registro civil. 22 1.4.1. Solicitud escrita presentada ante el funcionario registral por el inscrito o su representante. 22 1.4.2. Escritura pública. 22 1.4.3. Sentencia judicial ejecutoriada. 22 1.4.4. Corrección del componente sexo mediante escritura pública. 22 1.4.5. Corrección del componente sexo en niños, niñas y adolescentes. 23 1.5. Anulaciones 25 1.6. Cancelaciones 26

2. Número Único de Identificación Personal – NUIP - 27 2.1. Asignación del NUIP 27 2.2. Tipos de números de identificación 28 2.2.1. NIP: Número de Identificación Personal 28

2.2.2. NUIP: Número Único de Identificación Personal - Etapa Inicial: NUIP Alfanumérico 29 10 2.2.3. NUIP: Número Único de Identificación Personal. - Etapa Actual: NUIP Numérico 29 2.3. Corrección de errores en cuanto a los números de identificación en el registro civil de nacimiento. 30 2.3.1. Corrección de NIP 30 2.3.2. Corrección de NUIP alfanumérico 30 2.3.3. Corrección de NUIP numérico 31

3. Inscripción del nacimiento en el registro civil 32 3.1. Deber de denunciar del nacimiento 32 3.2. Lugar de inscripción del nacimiento. 32 3.3. Plazo para la inscripción del nacimiento. 33 3.3.1. Inscripción oportuna. 33 3.3.2. Inscripción extemporánea. 33 3.4. Documento antecedente para la inscripción del nacimiento 36 3.4.1. Certificado de nacido vivo. 36 3.4.2. Documentos auténticos. 40 3.4.3. Copia de las actas de las partidas parroquiales o de las anotaciones de origen religioso correspondientes a personas de otros credos. 41 3.4.4. Declaración juramentada presentada por testigos. 41 3.4.5. Documento antecedente para la inscripción del nacimiento personas pertenecientes a grupos étnicos. 42 3.4.6. Documento antecedente para la inscripción del nacimiento cuando el hecho haya ocurrido en el extranjero. 43

3.5. Procedimiento a seguir para la inscripción del nacimiento en el registro civil. 46 3.5.1. Inscripción de hijos nacidos durante el matrimonio o la unión marital de hecho declarada. 46 3.5.2. Inscripción de hijos extramatrimoniales. 46 3.6. Duda razonable 48 3.7. Deber de denuncia. 48 3.8. Inscripción en el registro civil de menores intersexuales 48 3.8.1. Procedimiento para la Inscripción de menor intersexual 48 3.8.2. Reemplazo de la inscripción inicial de menor intersexual. 49 3.8.3. Absoluta reserva. 49 3.8.4. Anulación de la inscripción reemplazada. 49 11 3.9. Inscripción en el registro civil de nacimiento de hijos de parejas del mismo sexo. 50 3.9.1. Procedimiento para la inscripción de hijos de parejas del mismo sexo. 50 3.10. Inscripciones en el registro civil relacionadas con los procesos de adopción. 51 3.10.1. Procedimiento para la inscripción de la declaración de adoptabilidad 51 3.10.2. Reserva y expedición de copias de registro civil relacionados con el proceso de adopción 53 3.11. Inscripción de hijos de extranjeros nacidos en Colombia 55 3.11.1. Nacionalidad por nacimiento cuando siendo natural colombiano hijo de extranjeros, alguno de sus padres estuviere domiciliado en la república al momento del nacimiento 56 3.11.2. Hijos de extranjeros nacidos en el territorio colombiano a los cuales ningún Estado les reconozca la nacionalidad –Apátrida. 58

3.12. Inscripción de hijos de colombianos nacidos en el exterior. 60 3.12.1. Procedimiento en caso que el padre o la madre colombiano se encuentre vivo. 61 3.12.2. Procedimiento en caso de que el padre o madre colombiano haya fallecido. 62 3.13. Medida excepcional para la inscripción extemporánea en el registro civil de hijos de colombianos nacidos en Venezuela. 64 3.13.1. Inscripción en el Registro Civil de nacimiento de menores de siete (7) años de edad 65 3.13.2. Inscripción en el registro civil de nacimiento de mayores de siete (7) años de edad nacidos en Venezuela. 66 3.13.3. Inscripción de los apellidos de hijos de colombianos nacidos en Venezuela 68 3.14. Inscripción en el registro civil de nacimiento de la unión marital de hecho declarada – heterosexual y homosexual 69

4. Registro civil de matrimonio 69 4.1. Inscripción de matrimonio 70 4.2. Documento antecedente para la inscripción en el registro de matrimonio. 70 4.2.1. Matrimonio católico. 70 4.2.2. Matrimonio celebrado por otros credos diferentes al católico. 70 4.2.3. Matrimonio civil celebrado ante Notario. 70 4.2.4. Matrimonio civil celebrado ante Juez. 70 12 4.3. Registro de matrimonio celebrado en el extranjero. 71 4.4. Inscripción de matrimonios entre parejas del mismo sexo. 71 4.5. Inscripción de matrimonio católico y civil celebrado entre los mismos contrayentes 72

5. Registro civil de defunción. 72 5.1. Defunciones que deben registrarse. 72 5.2. Deber de denunciar la defunción. 72 5.3. Plazo para la inscripción de la defunción. 73 5.3.1. Inscripción oportuna. 73 5.3.2. Inscripción extemporánea. 73 5.4. Documento antecedente para la inscripción de la defunción. 73 5.4.1. Certificado de defunción. 73 5.4.2. Declaración juramentada de testigos. 74 5.4.3. Autorización judicial en caso de muerte violenta. 74 5.4.4. Sentencia judicial. 74 5.4.5. Documento apostillado o legalizado cuando el hecho ocurrió el extranjero. 74

6. Actualización de firmas de los registradores. 75 6.1. Registro de firma. 75 6.2. Procedimiento de certificación de firmas 75

7. Utilización del sistema de firma digital en la certificación de firmas para llevar la función registral con fines de apostilla. 75 7.1. Definición de Apostilla, Legalización, Firma Manuscrita, Digital y Mecánica 76 7.2. Procedimiento de certificación de firmas de los registradores del estado civil en las copias del original de registro civil. 77 7.3. Aspectos a tener en cuenta. 78

8. Remisión de copias de registro civil. 79

9. Reporte mensual de estadísticas de producción de registros civiles. 79

10. Prohibición del manejo de usuarios genéricos para la realización de trámites en el sistema de información de registro civil. 80

11. Instrucciones sobre la organización de las series documentales de seriales

de registro civil y antecedentes de registro civil. 81

12. Servicios que deben ser prestados en las registradurías auxiliares, especiales y municipales de las diferentes circunscripciones 81

IDENTIFICACIÓN 83

13

13. Tipos de documentos de identificación. 83 13.1. Tarjeta de identidad. 83 13.1.1. Documento base. 83 13.1.2. Características de la tarjeta de identidad. 83 13.1.3. Renovación de la tarjeta de identidad. 85 13.1.4. Entrega de la tarjeta de identidad. 85 13.1.5. Procedimiento para la devolución de tarjetas de identidad vencidas. 87 13.2. Cédula de ciudadanía. 88 13.2.1. Documento base. 88 13.2.2. Características de la Cédula de Ciudadanía 89 13.2.3. Procedimiento para determinar plena identidad. 91 13.2.4. Procedimiento para determinar la plena identidad del imputado. 92 13.2.5. Protección y conservación de tarjetas decadactilares y alfabéticas. 96 13.2.6. Clases de comprobante de documento en trámite. 96 13.2.7. Vigencia de contraseña y comprobantes de documento en trámite 100 13.2.8. Vencimiento o pérdida de la contraseña o comprobante de documento en trámite 100 13.2.9. Causales de cancelación de cédula de ciudadanía 101 13.2.10. Alta de cédula de ciudadanía por extinción de la pena impuesta 105 13.2.11. Procedimiento para la atención de las novedades en el estado de la

cédula 106 13.2.12. Novedades de la cédula que se afectan el estado de vigencia sin que medie acto administrativo. 106 13.2.13. Correcciones póstumas 107 13.2.14. Correcciones por Menoría de edad 108

14. Tipos de trámite para tarjeta de identidad y cédula de ciudadanía 109 14.1. Primera vez 109 14.2. Duplicado 109 14.3. Rectificación 110 14.4. Renovación 110

15. Solicitud de trámite de tarjeta de identidad y cédula de ciudadanía 110 15.1. Procedimiento para la preparación de la tarjeta de identidad o cédula de ciudadanía. 113 14 15.2. Rectificación de los documentos de identificación por corrección de componente de sexo 113

16. Trámite de duplicado de cédula de ciudadanía y tarjeta de identidad. 114 16.1. Duplicado Web asistido desde registradurías 115 16.1.1. Requisitos para prestar el servicio duplicado Web asistido 116 16.1.2. Requisitos para prestar el servicio en campañas. 117 16.2. Duplicado solicitado por internet 117 16.2.1. Consideraciones que deben ser informadas al colombiano 118 16.3. Duplicado por actualización 119

17. Costo de la tarjeta de identidad y de la cédula de ciudadanía. 120

18. Procedimiento en caso de rechazo del documento de identificación. 120

19. Corrección de errores en documentos 121

20. Entrega de la cédula de ciudadanía 123

21. Devolución de cédulas de ciudadanía no reclamadas, cuya fecha de

producción sea superior a un (1) año. 125 21.1. Procedimiento para la devolución de cédulas de ciudadanía no reclamadas. 125

22. Procedimiento para atender las solitudes de Traslado de documentos de identidad 127 22.1. Traslado de documento en el territorio nacional 127 22.2. Traslado de documento desde o hacia el exterior 128

23. Procedimiento cuando se extravían documentos enviados a Registraduría del Estado Civil y a las oficinas consulares. 128

24. Expedición de certificaciones ciudadanas y de nacionalidad. 129 24.1. Certificaciones excepcionales de información ciudadana. 129 24.1.1. Certificado de estado de cédula. 130 24.1.2. Certificado Colombiano de Oro 130 24.1.3. Certificado de documento base. 130 24.1.4. Certificado de cédula electoral (Antigua). 130 24.1.5. Certificado de cambio de datos biográficos. 130 24.1.6. Certificado de señales particulares. 131 24.1.7. Certificado de no cedulado (NO ANI). 131 24.2. Expedición de los certificados excepcionales de información ciudadana. 131 24.2.1. Excepciones y restricciones en la expedición de certificaciones excepcionales 132 15 24.2.2. Solicitud de certificados excepcionales de información ciudadana por parte de las entidades del Estado. 132 24.3. Expedición del certificado de nacionalidad. 132 24.4. Aspectos generales a tener en cuenta sobre la expedición de certificaciones excepcionales y de nacionalidad. 133 24.5. Remisión de la información que soporte el pago 134 24.6. Responsabilidad en la actualización del ANI 135

25. Trámites de documentos de identificación oficina de agilizaciones 135

26. Preparación de material de cedulación para colombianos desvinculados y/o reincorporados del conflicto armado. 136

TEMAS GENERALES DE REGISTRO CIVIL E IDENTIFICACIÓN. 138

27. Tratamiento de datos personales por parte de la Registraduría Nacional del Estado Civil relativos al registro civil. 138 27.1. Copias y certificados de registro civil. 138 27.1.1. Naturaleza Pública de los datos relativos al estado civil de las personas. 138 27.1.2. El consentimiento del titular en el tratamiento de los datos relativos al estado civil de las personas. 139 27.1.3. Expedición de copias y certificados de registro civil 140

28. Atención a Población Vulnerable 141 28.1. Causal de exoneración “Población Víctima, registrada en el RUV” 141 28.1.1. Procedimiento para la validación de la causal 142 28.2. Inclusión en base de datos “Sisbenweb” y “Victimasweb” 142 28.3. Procedimiento general de elaboración, organización, generación de archivos, entrega y envío de material de las jornadas adelantadas a través de la Unidad de Atención a la Población Vulnerable 143 28.3.1. Alistamiento de Unidad Móvil 143 28.3.2. Realización de la jornada de atención 144 28.3.3. Entrega de material de la jornada 145 28.3.4. Entrega del material del Registrador Ad-hoc al registrador del municipio atendido 148 28.4. Instrucciones en relación con las jornadas de registro civil e Identificación que soliciten alcaldes y gobernadores. 150

28.5. Procedimiento para la expedición de copias certificadas de registros civiles de nacimiento elaborados en las ZVTN a través de las unidades móviles de la unidad de atención a población vulnerableUDAPV 150 16

29. Exoneración del cobro en la expedición de rectificaciones y duplicados de documentos de identificación y la expedición de copias y certificación de registro civil. 151 29.1. Procedimiento para llevar a cabo la exoneración: 152

30. Vigencia 154

FORMATOS Y GUÍAS 155

Formato reseña para establecer plena identidad 155 Formato solicitud inscripción extemporánea de registro civil de nacimiento 155 Formato declaración de testigo en inscripción de registro civil de nacimiento 155 Formato solicitud exoneración de pago de documentos de identificación y registro civil de ciudadanos colombianos residentes en Colombia o en el exterior 155 Formato control envío de primeras copias de registro civil 155 Formato reporte mensual de producción 155 Formato Versión de los hechos 155 Formato Producto y/o Salida no conforme 155 Código RAFT 36 155 Formato para Reporte de inscripciones en el Registro Civil de Nacimiento de mayores de siete (7) años de edad nacidos en Venezuela hijos de padres colombianos 155 Consolidación estadística de atención 155 Formato Solicitud de Corrección Póstuma de Datos 156 Código RAFT44 156 Formato Reseña de plena identidad - Estación Integrada de Servicios - EIS 156 Código RAFT45 156 Formato único de solicitudes de copias o certificados de registro civil 156 Guía investigación y validación de solicitudes de documentos AFIS 156 Guía para la actualización o modificación en el Archivo Nacional de

Identificación ANI 156 17

REGISTRO CIVIL

1. Aspectos generales del registro civil 1.1. Eventos que se inscriben.

De acuerdo con lo señalado en los artículos 5 y 6 del Decreto 1260 de 1970, todos los hechos, actos y providencias que afecten el estado civil de las personas deberán ser inscritos en el registro civil; tales como: nacimientos, reconocimientos de hijos extramatrimoniales, legitimaciones, adopciones, alteraciones de la patria potestad, matrimonio, capitulaciones matrimoniales, uniones maritales de hecho declaradas, interdicciones judiciales, rehabilitaciones, nulidades de matrimonio, divorcios, separaciones de cuerpos y de bienes, cambios de nombre, corrección de componente sexo, declaraciones de ausencia, defunciones y declaraciones de presunción de muerte, entre otras. 1.2. Lugar de inscripción. De conformidad con los artículos 118 de la Ley 1395 de 2010 y 31 del Decreto Ley 019 de 2012, todos los actos jurídicos, hechos jurídicos y providencias judiciales se podrán inscribir en cualquier oficina autorizada para cumplir con la función de registro civil del territorio nacional o en los consulados de Colombia en el exterior, independientemente del lugar en que ocurrió el hecho. 1.2.1. Reemplazos cuando la inscripción se encuentre en un lugar diferente al de la solicitud. Cuando se requiera reemplazar una inscripción que se encuentre en lugar diferente al de la solicitud e implique la apertura de un nuevo serial de conformidad con lo dispuesto en los artículos 91 y siguientes del Decreto Ley

1260 de 1970, se podrá efectuar en cualquier oficina registral, siempre y cuando la oficina ante la cual se hace la solicitud tenga comunicación con la oficina en donde se encuentra la inscripción inicial, con el fin de que ésta envíe copia del registro y de los documentos antecedentes que sirvieron de base para la inscripción a fin de realizar el trámite pertinente. Se abrirá un nuevo serial, cuyo documento antecedente será "solicitud escrita", "escritura pública" u "orden judicial" según corresponda, anotando los motivos de la corrección en el espacio de notas o en el libro de varios según corresponda. Se deberá enviar copia tanto del nuevo registro civil como de los documentos antecedentes a la oficina de origen del registro en donde se realizará la respectiva nota de reciproca referencia y se devolverá a la oficina que realizó el reemplazo, copia del registro civil con la citada nota para que obre en el protocolo. 18 El original de la nueva inscripción válida, reposará en el despacho en que se realizó la modificación o reemplazo, por lo que para emitir copia del nuevo registro estará facultada únicamente la oficina donde se realizó el reemplazo. También se debe remitir copia de la nueva inscripción a la Dirección Nacional de Registro Civil, Servicio Nacional de Inscripción — SNI, para realizar la corrección en la base de datos del Sistema de Información de Registro Civil (SIRC) (art. 91 Decreto Ley 1260 de 1970, modificado por el art. 6 del Decreto 999 de 1988, art. 11 del Decreto 1379 de 1972, art. 1 Decreto 1555 de 1989).

1.2.2. Anotaciones cuando la inscripción se encuentre en un lugar diferente al de la solicitud. Para aquellas actuaciones que deriven en una anotación en el folio del registro civil, cuando la inscripción de encuentre en lugar diferente al de la solicitud, la oficina registral ante la cual se realiza la solicitud, validará la documentación aportada por el interesado y dará traslado de la misma a la oficina en cuyo protocolo se encuentre el registro civil en el que deba realizarse la nota respectiva. 1.3. Procedimiento general para la inscripción en el registro civil. Para la diligencia de inscripción de un hecho, acto o providencia, se deben agotar las etapas consagradas en los artículos 28 y 29 del Decreto Ley 1260 de 1970: La recepción consiste en que el servidor encargado de la función de registro recibe la