RNEC - Circular Unica de registro civil de Identificacion versiòn 4

Bogotá D.C., 15 de noviembre de 2019

Para: DELEGADOS DEPARTAMENTALES, REGISTRADORES

DISTRITALES, ESPECIALES, MUNICIPALES AUXILIARES,

CONSULADOS y SERVIDORES PÚBLICOS.

De: ALFREDO BERNARDO POSADA VIANA Registrador Delegado para el Registro Civil y la Identificación.

NICOLÁS FARFÁN NAMÉN

Director Nacional de Identificación CARLOS ALBERTO MONSALVE MONJE Director Nacional de Registro Civil Asunto: Modificación Circular Única de Registro Civil e Identificación – Versión 4 Con fundamento en las facultades constitucionales y legales que le corresponden a la Registraduría Nacional del Estado Civil y, en especial las previstas en el artículo 266 de la Constitución Política y el artículo 5 del Decreto 1010 de 2000, en virtud del presente acto administrativo se modifica la Versión 3 de la Circular Única de Registro Civil e Identificación. El 14 de junio de 2019 se expidió el Alcance a la Modificación Circular Única de Registro Civil e Identificación – Versión 3, documento que consolida las directrices necesarias para la planificación y desarrollo de las actividades diarias en temas de registro civil e identificación de todos los servidores públicos de la Entidad. En virtud del carácter eminentemente modificable de la circular, que permite adaptarse a las necesidades que surjan por reformas legislativas, órdenes judiciales o cambios en las políticas de la entidad, con el presente acto administrativo se

modifica la Versión 3 de la Circular, en los puntos que se relacionan en la tabla que aparece a continuación: Registraduría Delegada para el Regsistro Civil y la Identificación. AV. CALLE 26 N° 51 - 50 – Teléfonos: (571) 2202880 EXT 1170 – 10501214 Bogotá- www.registraduria.gov.co “Colombia es democracia, Registraduría su garantía” DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN Numeral 3.12.2.1. inscripción de hijos de colombianos nacidos en el exterior, Si el padre o madre tuvo cédula de ciudadanía. Numeral 3.13.1.2. Medida excepcional hijos de colombianos nacidos en Venezuela, inscripción en el registro civil de nacimiento de menores de siete años. Numeral 3.13.2.1. Medida excepcional, inscripción en el registro civil de nacimiento de mayores de siete años. Numeral 13.1.2. Características de la Tarjeta de Identidad. Numeral 13.1.3. Renovación de la Tarjeta de Identidad. Numeral 13.1.4. Entrega de la Tarjeta de Identidad. Numeral 13.1.5. Procedimiento para la devolución de tarjetas de identidad vencidas. Numeral 13.2.1.1.1. Procedimiento para obtener la cédula de ciudadanía de hijo de extranjeros nacido en Colombia. Numeral 13.2.2. Características de la cédula de ciudadanía. Numeral 13.2.6. Clases de comprobante de documento en trámite. Numeral 13.2.6.2. Comprobante de documento

en trámite –Contraseña EIS. (Formato de Estación Integrada de Servicios – EIS Digital o Impreso con código QR) Numeral 13.2.7. Vigencia de contraseña y comprobantes de documento en trámite. Numeral 15. Solicitud de trámite de tarjeta de identidad y cédula de ciudadanía. Numeral 16.1. Duplicado Web asistido desde registradurías. Numeral 20. Entrega de la cédula de ciudadanía. 2 Numeral 22. Procedimiento cuando se extravían documentos enviados a Registraduría del Estado Civil y a las oficinas consulares. Esta versión de la circular, podrá ser consultada en la intranet y en la página de la entidad y reemplaza la Versión 3 de la Circular Única del 14 de junio de 2019. Registraduría Delegada para el Regsistro Civil y la Identificación. AV. CALLE 26 N° 51 - 50 – Teléfonos: (571) 2202880 EXT 1170 – 10501214 Bogotá- www.registraduria.gov.co “Colombia es democracia, Registraduría su garantía” 3 CIRCULAR ÚNICA DE REGISTRO CIVIL E IDENTIFICACIÓN Registraduría Delegada para el Registro Civil y la Identificación Bogotá D.C. 15 noviembre de 2019 Versión 4 4

JUAN CARLOS GALINDO VÁCHA

Registrador Nacional del Estado Civil ALFREDO BERNARDO POSADA VIANA Registrador Delegado para el Registro Civil y la Identificación

CARLOS ALBERTO MONSALVE MONJE

Director Nacional de Registro Civil

NICOLÁS FARFÁN NAMÉN

Director Nacional de Identificación

MARÍA CRISTINA MANZANO NOGUERA

Asesora 5 CIRCULAR ÚNICA DE REGISTRO CIVIL E IDENTIFICACIÓN Objetivo El objetivo de la Circular Única es integrar y organizar en un solo documento las instrucciones vigentes en materia de registro civil e identificación. Para esto se recopilaron, revisaron, analizaron y actualizaron 151 circulares de registro civil y 91 circulares de identificación expedidas desde al año 2000. Para algunos temas puntuales se estudiaron circulares expedidas con anterioridad a esta fecha, como las relacionadas con el certificado de nacido vivo y de defunción. La elaboración de la Circular Única permitió revisar los formatos utilizados en los diferentes procesos y procedimientos, que fueran codificados e ingresados a la intranet, de tal forma que todos los funcionarios tengan acceso a la última versión de cada uno de ellos. Importa aclarar que los manuales para los Centros de Acopio, de enrolamiento en vivo Booking y de reseña siguen vigentes y por su carácter netamente técnico no fueron incluidos en la circular. Por ello, es necesario recomendar que se debe estar en constante consulta y verificación de dichos manuales, con el fin de dar cumplimiento a las directrices establecidas en la última versión de los mismos. Estructura La Circular Única está organizada temáticamente; una primera parte con las instrucciones de registro civil, la segunda parte con los temas relacionados con identificación y al final asuntos comunes que impactan ambas áreas. Contiene todas las instrucciones vigentes en materia de registro civil e identificación, de tal forma que lo que no se encuentre incluido se entiende derogado.

La tabla de contenido está compuesta por títulos y subtítulos, desde donde se puede desplazar al tema que se requiere consultar, lo que permite que sea de fácil consulta. Consulta La Circular Única esta publicada tanto en la intranet como en la página de la entidad, de tal forma que pueda ser consultada por cualquier persona. 6 Modificaciones La Circular es un documento que puede modificarse dependiendo de las necesidades que surjan por reformas legislativas, órdenes judiciales o cambios en las políticas de la entidad. De tal forma que cuando ello sea necesario, se expedirá la modificación correspondiente, la cual será incluida en la Circular Única en una siguiente versión, comunicándose oportunamente a sus destinatarios. 7

TABLA DE CONTENIDO

CIRCULAR ÚNICA DE REGISTRO CIVIL E IDENTIFICACIÓN 6

Objetivo 6 Estructura 6 Consulta 6 Modificaciones 7

REGISTRO CIVIL 16

1. Aspectos generales del registro civil 16 1.1. Eventos que se inscriben. 16 1.2. Lugar de inscripción. 16 1.2.1. Reemplazos cuando la inscripción se encuentre en un lugar diferente al de la solicitud. 16 1.2.2. Anotaciones cuando la inscripción se encuentre en un lugar diferente al de la solicitud. 17 1.3. Procedimiento general para la inscripción en el registro civil. 17 1.3.1. Inexistencia del registro civil. 18 1.3.2. Procedimiento para la autorización de suscripción de un registro civil. 18 1.3. Anotaciones en el registro civil. 19 1.4. Correcciones del registro civil. 20 1.4.1. Solicitud escrita presentada ante el funcionario registral por el inscrito o su

representante. 20 1.4.2. Escritura pública. 20 1.4.3. Sentencia judicial ejecutoriada. 20 1.4.4. Corrección del componente sexo mediante escritura pública. 21 1.4.5. Corrección del componente sexo en persona que está próxima a cumplir la mayoría de edad. 21 1.5. Anulaciones 24 1.6. Cancelaciones 25

2. Número Único de Identificación Personal – NUIP - 25 2.1. Asignación del NUIP 25 2.2. Tipos de números de identificación 26 2.2.1. NIP: Número de Identificación Personal 27 8 2.2.2. NUIP: Número Único de Identificación Personal - Etapa Inicial: NUIP Alfanumérico 27 2.2.3. NUIP: Número Único de Identificación Personal. - Etapa Actual: NUIP Numérico 28 2.3. Corrección de errores en cuanto a los números de identificación en el registro civil de nacimiento. 29 2.3.1. Corrección de NIP 29 2.3.2. Corrección de NUIP alfanumérico 29 2.3.3. Corrección de NUIP numérico 30

3. Inscripción del nacimiento en el registro civil 30 3.1. Deber de denunciar del nacimiento 31 3.2. Lugar de inscripción del nacimiento. 31 3.3. Plazo para la inscripción del nacimiento. 32 3.3.1. Inscripción oportuna. 32 3.3.2. Inscripción extemporánea. 32 3.4. Documento antecedente para la inscripción del nacimiento 36

3.4.1. Certificado de nacido vivo. 36 3.4.2. Documentos auténticos. 40 3.4.3. Copia de las actas de las partidas parroquiales o de las anotaciones de origen religioso correspondientes a personas de otros credos. 40 3.4.4. Declaración juramentada presentada por testigos. 41 3.4.5. Documento antecedente para la inscripción del nacimiento personas pertenecientes a grupos étnicos. 41 3.4.6. Documento antecedente para la inscripción del nacimiento cuando el hecho haya ocurrido en el extranjero. 42 3.5. Procedimiento a seguir para la inscripción del nacimiento en el registro civil. 45 3.5.1. Inscripción de hijos nacidos durante el matrimonio o la unión marital de hecho declarada. 45 3.5.2. Inscripción de hijos extramatrimoniales. 46 3.6. Duda razonable 47 3.7. Deber de denuncia. 47 3.8. Inscripción en el registro civil de menores intersexuales 48 3.8.1. Procedimiento para la Inscripción de menor intersexual 48 3.8.2. Reemplazo de la inscripción inicial de menor intersexual. 48 3.8.3. Absoluta reserva. 49 9 3.8.4. Anulación de la inscripción reemplazada. 49 3.9. Inscripción en el registro civil de nacimiento de hijos de parejas del mismo sexo. 49 3.9.1. Procedimiento para la inscripción de hijos de parejas del mismo sexo. 50 3.10. Inscripciones en el registro civil relacionadas con los procesos de adopción. 51

3.10.1. Procedimiento para la inscripción de la declaración de adoptabilidad 51 3.10.2. Reserva y expedición de copias de registro civil relacionados con el proceso de adopción 52 3.11. Inscripción de hijos de extranjeros nacidos en Colombia 55 3.11.1. Nacionalidad por nacimiento cuando siendo natural colombiano hijo de extranjeros, alguno de sus padres estuviere domiciliado en la república al momento del nacimiento 56 3.11.2. Hijos de extranjeros nacidos en el territorio colombiano a los cuales ningún Estado les reconozca la nacionalidad –Apátrida. 59 3.12. Inscripción de hijos de colombianos nacidos en el exterior. 60 3.12.1. Procedimiento en caso que el padre o la madre colombiano se encuentre vivo. 61 3.12.2. Procedimiento en caso de que el padre o madre colombiano haya fallecido. 62 3.13. Medida excepcional para la inscripción extemporánea en el registro civil de hijos de colombianos nacidos en Venezuela. 64 3.13.1. Inscripción en el Registro Civil de nacimiento de menores de siete (7) años de edad: 65 3.13.2. Inscripción en el registro civil de nacimiento de mayores de siete (7) años de edad nacidos en Venezuela. 66 3.13.3. Inscripción de los apellidos de hijos de colombianos nacidos en Venezuela 68 3.14. Inscripción en el registro civil de nacimiento de la unión marital de hecho declarada – heterosexual y homosexual 69

4. Registro civil de matrimonio 70 4.1. Inscripción de matrimonio 70

4.2. Documento antecedente para la inscripción en el registro de matrimonio. 71 4.2.1. Matrimonio católico. 71 4.2.2. Matrimonio celebrado por otros credos diferentes al católico. 71 4.2.3. Matrimonio civil celebrado ante Notario. 71 4.2.4. Matrimonio civil celebrado ante Juez. 71 4.3. Registro de matrimonio celebrado en el extranjero. 71 10 4.4. Inscripción de matrimonios entre parejas del mismo sexo. 71 4.5. Inscripción de matrimonio católico y civil celebrado entre los mismos contrayentes 72

5. Registro civil de defunción. 73 5.1. Defunciones que deben registrarse. 73 5.2. Deber de denunciar la defunción. 73 5.3. Plazo para la inscripción de la defunción. 73 5.3.1. Inscripción oportuna. 73 5.3.2. Inscripción extemporánea. 74 5.4. Documento antecedente para la inscripción de la defunción. 74 5.4.1. Certificado de defunción. 74 5.4.2. Declaración juramentada de testigos. 74 5.4.3. Autorización judicial en caso de muerte violenta. 75 5.4.4. Sentencia judicial. 75 5.4.5. Documento apostillado o legalizado cuando el hecho ocurrió el extranjero.

75

6. Actualización de firmas de los registradores. 75 6.1. Registro de firma. 75 6.2. Procedimiento de certificación de firmas 76

7. Implementación del sistema de firma digital en la certificación de firmas de

registradores del estado civil, inspectores de policía y corregidores autorizados para llevar la función registral con fines de apostilla. 76 7.1. Definición de Apostilla, Legalización, Firma Manuscrita, Digital y Mecánica 76 7.2. Procedimiento de certificación de firmas de los registradores del estado civil en las copias del original de registro civil. 78 7.3. Aspectos a tener en cuenta. 78

8. Remisión de copias de registro civil. 79

9. Reporte mensual de estadísticas de producción de registros civiles. 80

10. Prohibición del manejo de usuarios genéricos para la realización de trámites en el sistema de información de registro civil. 81

11. Instrucciones sobre la organización de las series documentales de seriales de registro civil y antecedentes de registro civil. 81

12. Servicios que deben ser prestados en las registradurías auxiliares, especiales y municipales de las diferentes circunscripciones 82

IDENTIFICACIÓN 84

13. Tipos de documentos de identificación. 84 11 13.1. Tarjeta de identidad. 84 13.1.1. Documento base. 84 13.1.2. Características de la tarjeta de identidad. 84 13.1.3. Renovación de la tarjeta de identidad. 86 13.1.4. Entrega de la tarjeta de identidad. 86 13.1.5. Procedimiento para la devolución de tarjetas de identidad vencidas. 88 13.2. Cédula de ciudadanía. 89 13.2.1. Documento base. 89 13.2.2. Características de la Cédula de Ciudadanía 90

13.2.3. Procedimiento para determinar plena identidad. 92 13.2.4. Procedimiento para determinar la plena identidad del imputado. 93 13.2.5. Protección y conservación de tarjetas decadactilares y alfabéticas. 97 13.2.6. Clases de comprobante de documento en trámite. 97 13.2.7. Vigencia de contraseña y comprobantes de documento en trámite 101 13.2.8. Vencimiento o pérdida de la contraseña o comprobante de documento en trámite 101 13.2.9. Causales de cancelación de cédula de ciudadanía 102 13.2.10. Alta de cédula de ciudadanía por extinción de la pena impuesta 106 13.2.11. Procedimiento para la atención de las novedades en el estado de la cédula 107

14. Tipos de trámite para tarjeta de identidad y cédula de ciudadanía 107 14.1. Primera vez 107 14.2. Duplicado 107 14.3. Rectificación 107 14.4. Renovación 108

15. Solicitud de trámite de tarjeta de identidad y cédula de ciudadanía 108 15.1. Procedimiento para la preparación de la tarjeta de identidad o cédula de ciudadanía. 110

16. Trámite de duplicado de cédula de ciudadanía y tarjeta de identidad Web y con pago electrónico PSE. 111 16.1. Duplicado Web asistido desde registradurías 111 16.1.1. Requisitos para prestar el servicio duplicado Web asistido 113 16.1.2. Requisitos para prestar el servicio en campañas. 114

16.2. Duplicado solicitado por internet 114 12 16.3. Consideraciones que deben ser informadas al colombiano 115 16.4. Duplicado por actualización 116

17. Costo de la tarjeta de identidad y de la cédula de ciudadanía. 117

18. Procedimiento en caso de rechazo del documento de identificación. 117

19. Corrección de errores en documentos 118

20. Entrega de la cédula de ciudadanía 120

21. Devolución de cédulas de ciudadanía no reclamadas, cuya fecha de producción sea superior a un (1) año. 122 21.1. Procedimiento para la devolución de cédulas de ciudadanía no reclamadas. 122

22. Procedimiento cuando se extravían documentos enviados a Registraduría del Estado Civil y a las oficinas consulares. 124

23. Expedición de certificaciones ciudadanas y de nacionalidad. 125 23.1. Certificaciones excepcionales de información ciudadana. 125 23.1.1. Certificado de estado de cédula. 125 23.1.2. Certificado Colombiano de Oro 125 23.1.3. Certificado de documento base. 126 23.1.4. Certificado de cédula electoral (Antigua). 126 23.1.5. Certificado de cambio de datos biográficos. 126 23.1.6. Certificado de señales particulares. 126 23.1.7. Certificado de no cedulado (NO ANI). 126 23.2. Expedición de los certificados excepcionales de información ciudadana. 126 23.2.1. Excepciones y restricciones en la expedición de certificaciones excepcionales 127 23.2.2. Solicitud de certificados excepcionales de información ciudadana por parte

de las entidades del Estado. 128 23.3. Expedición del certificado de nacionalidad. 128 23.4. Aspectos generales a tener en cuenta sobre la expedición de certificaciones excepcionales y de nacionalidad. 128 23.5. Remisión de la información que soporte el pago 130

24. Trámites de documentos de identificación oficina de agilizaciones 130

25. Preparación de material de cedulación para colombianos desvinculados y/o reincorporados del conflicto armado. 131

TEMAS GENERALES DE REGISTRO CIVIL E IDENTIFICACIÓN. 133

26. Tratamiento de datos personales por parte de la Registraduría Nacional del Estado Civil relativos al registro civil. 133 13 26.1. Copias y certificados de registro civil. 133 26.1.1. Naturaleza Pública de los datos relativos al estado civil de las personas. 133 26.1.2. El consentimiento del titular en el tratamiento de los datos relativos al estado civil de las personas. 134 26.1.3. Expedición de copias y certificados de registro civil 135

27. Atención a Población Vulnerable 136 27.1. Validación de la calidad de víctima 136 27.1.1. Procedimiento para la validación de la condición de víctima 137 27.2. Procedimiento general de elaboración, organización, generación de archivos, entrega y envío de material de las jornadas de registro civil e identificación adelantadas a través de la Unidad de Atención a la Población Vulnerable UDAPV, en el territorio nacional. 137 27.3. Instrucciones en relación con las jornadas de registro civil e Identificación que soliciten alcaldes y gobernadores. 142 27.4. Procedimiento para la expedición de copias certificadas de registros civiles de

nacimiento elaborados en las zonas veredales transitorias de normalización en el marco del cumplimiento del acuerdo de paz a través de las unidades móviles de la unidad de atención a población vulnerableUDAPV 143

28. Trámite de solicitud de exoneración del cobro para la expedición de rectificaciones y duplicados de documentos de identificación y la expedición de copias y certificación de registro civil de ciudadanos colombianos residentes en Colombia o en el exterior. 143 28.1. Procedimiento para llevar a cabo la exoneración: 144

29. Vigencia 146

FORMATOS Y GUÍAS 147

Formato reseña para establecer plena identidad 147 Formato solicitud inscripción extemporánea de registro civil de nacimiento 147 Formato declaración de testigo en inscripción de registro civil de nacimiento 147 Formato solicitud exoneración de pago de documentos de identificación y registro civil de ciudadanos colombianos residentes en Colombia o en el exterior 147 Formato control envío de primeras copias de registro civil 147 Formato reporte mensual de producción 147 Formato Versión de los hechos 147 Formato para Reporte de inscripciones en el Registro Civil de Nacimiento de mayores de siete (7) años de edad nacidos en Venezuela hijos de padres colombianos 147 Consolidación estadística de atención 147 Formato único de solicitudes de copias o certificados de registro civil 147 14 Guía investigación y validación de solicitudes de documentos AFIS 147 Guía para la actualización o modificación en el Archivo Nacional de Identificación ANI 148 15

REGISTRO CIVIL

1. Aspectos generales del registro civil 1.1. Eventos que se inscriben.

De acuerdo con lo señalado en los artículos 5 y 6 del Decreto 1260 de 1970,

todos los hechos, actos y providencias que afecten el estado civil de las personas deberán ser inscritos en el registro civil; tales como: nacimientos, reconocimientos de hijos extramatrimoniales, legitimaciones, adopciones, alteraciones de la patria potestad, matrimonio, capitulaciones matrimoniales, uniones maritales de hecho declaradas, interdicciones judiciales, rehabilitaciones, nulidades de matrimonio, divorcios, separaciones de cuerpos y de bienes, cambios de nombre, corrección de componente sexo, declaraciones de ausencia, defunciones y declaraciones de presunción de muerte, entre otras. 1.2. Lugar de inscripción. De conformidad con los artículos 118 de la Ley 1395 de 2010 y 31 del Decreto Ley 019 de 2012, todos los actos jurídicos, hechos jurídicos y providencias judiciales se podrán inscribir en cualquier oficina autorizada para cumplir con la función de registro civil del territorio nacional o en los consulados de Colombia en el exterior, independientemente del lugar en que ocurrió el hecho. 1.2.1. Reemplazos cuando la inscripción se encuentre en un lugar diferente al de la solicitud. Cuando se requiera reemplazar una inscripción que se encuentre en lugar diferente al de la solicitud e implique la apertura de un nuevo serial de conformidad con lo dispuesto en los artículos 91 y siguientes del Decreto Ley 1260 de 1970, se podrá efectuar en cualquier oficina registral, siempre y cuando la oficina ante la cual se hace la solicitud tenga comunicación con la oficina en donde se encuentra la inscripción inicial, con el fin de que ésta envíe copia del registro y de los documentos antecedentes que sirvieron de base para la

inscripción a fin de realizar el trámite pertinente. Se abrirá un nuevo serial, cuyo documento antecedente será "solicitud escrita", "escritura pública" u "orden judicial" según corresponda, anotando los motivos de la corrección en el espacio de notas o en el libro de varios según corresponda. Se deberá enviar copia tanto del nuevo registro civil como de los documentos antecedentes a la oficina de origen del registro en donde se realizará la 16 respectiva nota de reciproca referencia y se devolverá a la oficina que realizó el reemplazo, copia del registro civil con la citada nota para que obre en el protocolo. El original de la nueva inscripción valida, reposará en el despacho en que se realizó la modificación o reemplazo, por lo que para emitir copia del nuevo registro estará facultada únicamente la oficina donde se realizó el reemplazo. También se debe remitir copia de la nueva inscripción a la Dirección Nacional de Registro Civil, Servicio Nacional de Inscripción — SNI, para realizar la corrección en la base de datos del Sistema de Información de Registro Civil (SIRC) (art. 91 Decreto Ley 1260 de 1970, modificado por el art. 6 del Decreto 999 de 1988, art. 11 del Decreto 1379 de 1972, art. 1 Decreto 1555 de 1989). 1.2.2. Anotaciones cuando la inscripción se encuentre en un lugar diferente al de la solicitud. Para aquellas actuaciones que deriven en una anotación en el folio del registro civil, cuando la inscripción de encuentre en lugar diferente al de la solicitud, la oficina registral ante la cual se realiza la solicitud, validará la documentación

aportada por el interesado y dará traslado de la misma a la oficina en cuyo protocolo se encuentre el registro civil en el que deba realizarse la nota respectiva. 1.3. Procedimiento general para la inscripción en el registro civil. Para la diligencia de inscripción de un hecho, acto o providencia, se deben agotar las etapas consagradas en los artículos 28 y 29 del Decreto Ley 1260 de 1970: La recepción consiste en que el servidor encargado de la función de registro recibe la declaración de los interesados (declarantes y/o testigos) y los documentos soporte para la inscripción. Durante la recepción se hace la extensión, que es la transcripción de la declaración al formato de registro civil. Surtida la extensión, se realiza el otorgamiento, el cual es la aceptación expresa del declarante y/o testigos sobre la transcripción de lo recibido. Una vez realizado el otorgamiento, se procede a la autorización (art. 39), la cual nace mediante la suscripción con la firma del funcionario encargado de llevar el registro, que da fe sobre el cumplimiento de los requisitos legales (art. 21) y la veracidad de la declaración recibida (art. 32). 17 Finalmente, cuando se entrega la segunda copia de la inscripción a los interesados, se cumple con la constancia (art. 43). 1.3.1. Inexistencia del registro civil. Cuando se surten las etapas citadas en el numeral anterior y un registro civil carece de la firma del funcionario competente, este es inexistente y como consecuencia nunca nace a la vida jurídica y no genera efectos jurídicos. Sobre el particular el Decreto Ley 1260 de 1970 dispone: “Artículo 42.

Inexistencia del registro. La inscripción que no haya sido autorizada por el funcionario no adquiere la calidad de registro y es inexistente como tal. Empero, si faltare solamente la firma del funcionario, y la omisión se debiere a causas diferentes de las que justifiquen la negativa de la autorización, podrá la Superintendencia de Notariado y Registro, previa comprobación sumaria de los hechos, disponer que la inscripción sea suscrita por quien se halle ejerciendo el cargo. Si la firma faltare en el ejemplar que se conserva en el Servicio Nacional de Inscripción, éste podrá ser suscrito por el jefe de dicha dependencia, previa autorización de la Superintendencia de Notariado y Registro”. Pese a lo anterior, si en dicha inscripción solo faltare la firma del funcionario encargado del registro del estado civil (no se encontrare inmerso en ninguna causal de nulidad de las establecidas en el artículo 104 del Decreto 1260 de 1970 ) y además, que la causa de tal falta sea diferente a aquellas que justifican la negativa de la autorización, se podrá solicitar a la Dirección Nacional de Registro Civil, que autorice a quien se encuentra ejerciendo esa función para que lo firme (autorice), siempre que aquel certifique que el registro civil cumple con los requisitos; actuación que se conoce como autorización de suscripción. 1.3.2. Procedimiento para la autorización de suscripción de un registro civil. De acuerdo con el citado artículo, procede autorizar al funcionario responsable de la oficina de registro para que firme bajo su responsabilidad dicha inscripción, bajo el siguiente procedimiento:

a. Certificación de cumplimiento de requisitos El funcionario registral debe certificar que el registro objeto de la autorización de suscripción, cumple con todos los requisitos legales, es decir que se han agotado todas las etapas del procedimiento para su expedición y/o que, no se encuentra inmerso dentro de alguna de las causales de nulidad del artículo 104 18 del Decreto ley 1260 de 1970, para el caso de los registros civiles expedidos bajo la vigencia de esta norma. b. Solicitud de autorización ante la Dirección de Registro Civil Una vez se verifique el cumplimiento de requisitos del inciso anterior y se cuente con la certificación, se debe allegar junto con la solicitud de suscripción, a la Oficina Jurídica de Registro Civil de la Dirección Nacional de Registro Civil. c. El acto administrativo El funcionario de registro competente, debe dejar constancia en la casilla de notas de la inscripción que se autoriza suscribir con el número y la fecha de la resolución correspondiente. Es importante tener en cuenta que, si se evidencia que un registro civil no cumple con los requisitos para su existencia, se deberá solicitar la invalidación en la base de datos, ante la oficina del Servicio Nacional de Inscripción. 1.3. Anotaciones en el registro civil. El artículo 1 del Decreto 2158 de 1970, establece que en el libro de varios se inscribirán todos los hechos, actos y providencias relativos al estado civil y la capacidad de las personas, diferentes al nacimiento, matrimonio y defunción, de conformidad con lo dispuesto en los artículos 10, 11 y 22 del Decreto Ley 1260 de 1970; haciendo alusión al tomo y folio del libro de varios en que se hizo la anotación, en el espacio de notas del indicativo serial correspondiente.

En los casos de reemplazo o de sustitución del folio deberán incluirse las notas de recíproca referencia en el espacio para notas. En caso de que se agote el espacio de notas por las inscripciones practicadas en él, se abrirá un folio complementario, que no debe confundirse con el acta complementaria para el registro de hijo extramatrimonial. Razón por la cual corresponderá identificar el respectivo registro civil con los dos seriales (inicial y de complementación). Con el fin de proteger los derechos a la igualdad y la intimidad de los inscritos, consagrados en los artículos 13 y 15 de la Constitución Política, resulta de suma importancia recordar que, al momento de diligenciar los registros civiles, en el respectivo espacio de notas, no se deberá hacer alusión alguna a cualquier circunstancia que vulnere el derecho a la intimidad de las personas como: la 19 clase de filiación del inscrito, la situación de adoptabilidad, la corrección de componente sexo, etc., para lo cual está destinado el libro de varios. En el evento de presentarse un reconocimiento, el funcionario registral deberá abstenerse de consignar en el espacio de notas, que se trata de hijo extramatrimonial. 1.4. Correcciones del registro civil. Frente a las correcciones de los errores cometidos en el proceso de inscripción, antes de ser autorizada con la firma del funcionario competente, se debe dar estricta aplicación a lo dispuesto en el artículo 88 del Decreto Ley 1260 de 1970, consignando y firmando la salvedad que se haga en el espacio de notas, para tenerla por válida. Una vez autorizada la inscripción por el funcionario de registro, solo podrá ser

corregida mediante la apertura de un nuevo serial con la respectiva observación del motivo de la corrección para lo cual se suscribirán y firmarán las notas de recíproca referencia. Para que proceda la corrección se requerirá alguno de los siguientes documentos antecedentes: 1.4.1. Solicitud escrita presentada ante el