RNEC - Informe de rendición de cuentas 2014

Registraduría Nacional del Estado Civil

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Título: RNEC - Informe de rendición de cuentas 2014
Autor: Registraduría Nacional del Estado Civil
Categoría: Infralegal
Área del derecho: Civil
Año: 2014

INFORME

RENDICION DE CUENTAS

Vigencia 2014 Bogotá D.C, 19 de diciembre de 2014

Código: F-PDE-MPI-080

Fecha: 08/11/2013

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RENDICION DE CUENTAS

1. ASPECTOS GENERALES “Con fundamento en la Ley 489 de 1998 por medio de la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, estableció en el artículo 33 la Rendición de Cuentas a través de audiencias públicas que permitan evaluar las políticas y programas a cargo de la entidad y en especial cuando se puedan afectar los derechos colectivos.

En el marco de la Constitución Política, es deber de la Entidad, entregar toda la información necesaria a la ciudadanía para facilitarle el ejercicio del control social, por tratarse de una concreción de los derechos fundamentales y principios que rigen la función pública. En nuestra democracia de carácter participativa, el derecho de acceso a la información, es una herramienta indispensable para el cabal ejercicio del derecho político fundamental a participar en el control del poder político. Uno de los instrumentos que facilita la democratización de la administración pública, es la Rendición de Cuentas, a través de la cual se consolida la cultura de participación social y permite la integración de los ciudadanos, razón por la cual el señor Registrador Nacional del Estado Civil, ha empleado durante su administración para rendir cuentas a la ciudadanía. 1.1 Objetivo Dar a conocer a la ciudadanía y a la opinión pública el manejo que la RNEC ha dado a los recursos presupuestales asignados, la gestión adelantada, las decisiones

adoptadas, en ejercicio del poder que le ha sido conferido. 1.2 Alcance Informe sobre los resultados obtenidos en la gestión de la Entidad y de sus Fondos Adscritos y la ejecución de los recursos asignados durante la vigencia 2014

2. RESULTADOS: Con fundamento en la Ley 1712 de 2014 “Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional” de obligatorio cumplimiento para todas las Entidades Públicas; y el artículo 78 de la Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción), el día 19 de diciembre de 2014 a las 10: 00 a.m. el Registrador Nacional del Estado Civil y los Directivos de la Entidad, realizaron la Audiencia pública, donde se dio a conocer los resultados obtenidos en la gestión de la Entidad

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INFORME Página 3 de 39 RENDICION DE CUENTAS durante la vigencia 2014. Audiencia donde los ciudadanos tuvieron la posibilidad de participar de manera presencial y a través de un programa de televisión con señal directa (en vivo) por el canal institucional. La Oficina de Planeación de la Entidad, dirigió y coordinó todo lo relacionado con el Informe de Gestión y para tales efectos solicitó a los responsables de Macroproceso, Delegados Departamentales y Registradores Distritales, con base en los lineamientos impartidos, el informe respectivo para la rendición de Cuentas. De igual manera, se procedió al envío de encuestas a las Delegaciones Departamentales de: Caldas, Cesar, Norte de Santander, Caquetá, Quindío, Sucre y

Nariño con el objetivo de conocer de los ciudadanos que acuden a realizar trámites y solicitar servicios en algunas de las Registradurías de estas Delegaciones, su opinión o inquietudes que se pudieran atender en la realización de la audiencia. Así mismo se les solicitó a las Delegaciones Departamentales informar a los ciudadanos donde podían encontrar la respuesta a las preguntas realizada por ellos, indicándoles que estas se encuentran en página web de la Registraría Nacional del Estado Civil, en el Link http://www.registraduria.gov.co/-Rendicion-de-cuentasPreguntas-y,3174.html. 3

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INFORME Página 4 de 39 RENDICION DE CUENTAS DIRECCIÓN FINANCIERA ¿De dónde sacan y quienes manejan los recursos de las elecciones y trámites de documentos? Respuesta Los recursos que se destinan para las elecciones son incorporados por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público en el presupuesto de la Registraduria Nacional del Estado Civil son recursos de la Nación, quien se encarga de la administración y ejecución de los mismos. ¿Qué destinación se le da a los dineros que recauda la Registraduría Nacional del Estado Civil, por servicios prestados a la ciudadanía? 4

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INFORME Página 5 de 39 RENDICION DE CUENTAS Respuesta Es importante aclarar que los dineros son recaudados por el Fondo Rotatorio de la Registraría, los cuales años año son programados en el anteproyecto del

presupuesto ingresos y gastos del Fondo Rotatorio, y cuya destinación está encaminada a la atención de necesidades de la Registraduría Nacional del Estado Civil a nivel nacional. IDENTIFICACIÓN Las estrategias que ejecuta la RNEC dan a conocer los estímulos e incentivos señalados en la ley para los jurados a través de las capacitaciones presenciales que se surte a todos los jurados de votación en todo el territorio nacional. Igualmente, a través de los instructivos y las cartillas que se diseñan para apoyo en el conocimiento de la función y que se distribuyen a cada uno de los jurados; adicionalmente, las pautas publicitarias que se hacen sobre el proceso electoral y la información que se cuelga en la página oficial de la RNEC (www.registraduria.gov.co), donde se encuentran instructivos dirigidos a los jurados de votación y desarrollando preguntas y respuestas relacionadas con el proceso electoral. - La logística electoral: son todos los actos que se desarrollan o se dan en cada una de las etapas de un proceso electoral (etapas: preelectoral, electoral y postelectoral) encaminados a realizar una elección en Colombia. PLANEACIÓN ¿Por qué no mejoran la adecuación de las oficinas para prestar un mejor servicio a la comunidad? 5

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INFORME Página 6 de 39 RENDICION DE CUENTAS Respuesta La Registraría Nacional del Estado Civil a través de su Fondo Rotatorio, ejecuta dos (2) proyectos de inversión los cuales permiten realizar mantenimiento, mejoramiento y construcción a las sedes de propiedad de la Entidad (150), con recursos propios,

los cuales deben invertirse adecuadamente en cada una de ellas conforme a las necesidades actuales y al presupuesto asignado, es así como la Entidad desde el año 2011 a 2014 ha realizado la intervención a ochenta y ocho (88) sedes, a las cuales se han realizado obras para mejorar la atención al público, construcción de rampas y baños para discapacitados y reparaciones locativas en general. TALENTO HUMANO ¿Por qué la Registraría no nombra más personal para mejorar la atención en las Registrarías Municipales? La atención si fue buena, pero toca esperar un poco. Una propuesta mía fuera de que se requiere más personal para que no tengamos que esperar demasiado ya que tenemos muchas cosas que realizar. Respuesta Desde la vigencia 2013, la Registraría Nacional del Estado Civil por intermedio del Macro proceso, ha solicitado al Ministerio de Hacienda y Crédito Público los recursos necesarios para la ampliación de la planta tanto para el nivel central como el desconcentrado. Como ejemplo particular de acuerdo a las necesidades de personal planteadas por las Delegaciones Departamentales y Registraría Distrital, dentro del anteproyecto de presupuesto 2015, se solicitaron recursos por 10.636 millones para la creación de 202 nuevos cargos, requerimiento que fue negado por el Ministerio debido al Plan de Austeridad planteado por el Presidente de la República para el cuatrienio 2015-2018, donde existen restricciones fiscales fijadas por el Marco Fiscal del Mediano Plazo y las Regla Fiscal, limitando de esta manera las necesidades de personal planteadas por la Gerencia. 6

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INFORME Página 7 de 39 RENDICION DE CUENTAS Así las cosas, la Organización siempre se encuentra sometida a la asignación de recursos por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. ¿Por qué no se implementa un sistema de atención al público en el que las personas no les toque madrugar y exponerse a peligros al salir temprano de las casas, y además les toca esperar en la intemperie varias horas y generalmente no alcanzan los turnos para atender a todo público? Respuesta No Aplica para el Macro proceso Gestión del Talento Humano, ya que los planes operativos, planes de contingencia y demás actividades de atención al ciudadano, son competencia directa del nivel desconcentrado (Procesos Misionales) con la ejecución de actividades que permitan cumplir con el servicio a nuestros clientes internos y externos con eficacia, eficiencia y efectividad teniendo como base, los Recursos con que cuenta la Organización en su momento. ¿Qué posibilidad hay de que los registros civiles sean expedidos por internet y con el código de consignación?” Respuesta La RNEC tiene sistematizado la totalidad de los registros civiles de todos los Colombianos, lo cual facilita la expedición de los mismos a través de la WEB, proyecto que técnicamente es viable, pero que está limitado por los costos de las transacciones financieras electrónicas, las cuales superan el costo establecido en la Resolución No. 03 del 14 de enero de 2015, mediante la cual se establece las tarifas de los servicios que presta la entidad. ¿Por qué es tan largo el proceso de entrega de documentos? Respuesta

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INFORME Página 8 de 39 RENDICION DE CUENTAS La fabricación de la cédula de ciudadanía tarda en promedio de 1 a 4 meses, pero a veces durante el proceso de validación de la información biográfica, biométrica, de la foto o firma que son aportadas por el ciudadano, se encuentran inconsistencias que pueden causar rechazo definitivo del trámite o la corrección de errores antes o después de la impresión de la cédula. La producción de las cédulas de ciudadanía amarillas con hologramas es un proceso minucioso que tarda en promedio de 1 a 4 meses, por las características de seguridad que tiene. La cédula amarilla con hologramas no es un simple carné sino un documento de identificación biométrica, con información encriptada en código de barras, y desde el pasado 31 de julio es el único documento de identidad válido para los mayores de edad en Colombia. Servicio ON LINE, me gustaría que se ampliara la oferta de servicio en línea Respuesta Aunque en estos momentos la oferta ON LINE por parte de la Registraría es amplia y busca minimizar los esfuerzos de los ciudadanos a la hora de identificarse, se sigue trabajando en la cobertura ON LINE 100 % de nuestra oferta de servicios. Usted podrá encontrar en la página de Internet www.registraduria.gov.co: la consulta de cómo avanza la producción de su documento, lugar de votación, oficina donde reposa su registro Civil de Nacimiento, vigencia y estado de su cédula asignación e igualmente solicitar la asignación de su cita para realizar trámites de identificación.

Identificación -Gestión Documental ¿Es posible que los libros de registro civil de años antiguos sean escaneados para no tener que sacar fotocopias de ellos?

Respuesta No. Libros: La Ley 84 de 1873 conservó la función de Registro en cabeza de los Notarios pero en la práctica la llevó la Iglesia. Después, la Ley 92 de 1938, dispuso que las partidas eclesiásticas fueran prueba supletoria y estableció el sistema de

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INFORME Página 9 de 39 RENDICION DE CUENTAS libros. Se utilizó hasta 1970 para registrar los nacimientos, hasta 1981 para los matrimonios y hasta 1988 para las defunciones. Los libros eran numerados y los datos se escribían a mano, el folio correspondía al número de la página en donde se anotaban los datos de la persona. El tomo era el número del libro. No había duplicado, sólo original. Por tal razón, el subproyecto de digitalización del PROYECTO DE MODERNIZACION TECNOLOGICA, incorporó estos documentos en una base de consulta magnética denominada GED (Gestión Electrónica de Documentos), que permite consultar la imagen de los Registros Civiles de Nacimiento, Matrimonio y Defunción. En marco del PMT II se grabaron más de 12 millones y se digitalizaron más de 40 millones de Registros Civiles. Así, hoy día es totalmente posible buscar la copia de un Registro que haya sido digitalizado. Sin embargo, por obvias razones, la GED, no incluye los Registros Civiles del Sistema Tomo y Folio, en la medida que estas copias reposan en las distintas notarías del país.

Identificación –Tecnología ¿Qué posibilidad hay de que los registros civiles sean expedidos por Internet y con el código de consignación? Respuesta Con la puesta en marcha del proceso de renovación masivo de cédulas que se inició en el año 2000, y la renovación de tarjetas de identidad al nuevo formato en 2008, la información sobre Registro Civil se convirtió en pilar fundamental del sistema de identificación de la Registraría Nacional del Estado Civil. En desarrollo de este proceso de integración, la Registraría instaló servidores, estaciones, sistemas de backup, entre otros, para repotenciar el sistema de Registro 9

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INFORME Página 10 de 39 RENDICION DE CUENTAS Civil, incrementó la capacidad de la base de datos a 77 millones de registro e instaló 900 nuevas oficinas. Este subproyecto se comenzó a ejecutar en 2008 mediante la asignación de monoestaciones (equipo, impresora, UPS, licencias Sybase, antivirus y licencia SIRC) para ampliar la cobertura a hospitales públicos, clínicas, consulados y notarías del país. La base de datos inicial del Registro Civil tenía 39 millones de registros en papel. Actualmente la Registraría Nacional se encuentra estudiando la viabilidad de esta posibilidad, dado la agilidad que este servicio daría en la prestación de los servicios. Hoy en día se realizan pruebas técnicas para poner en funcionamiento puntos de impresión de Registros en Centros Comerciales. Identificación –Trámite ¿Mediante la Registraría se puede gestionar Registros en notarías y en Registradurias de todo el país, sin necesidad de ir a la ciudad donde se encuentre?

Respuesta La Registraría Nacional a través de su página en Internet www.tregistraduria .gov.co, implemento un sistema de consultas y certificados de Registros Civiles a través del cual usted podrá consultar la oficina en donde se adelantó la inscripción de su registro civil de nacimiento o de matrimonio. Esta información, le será suministrada por el sistema siempre y cuando usted tenga grabado el serial de su registro en las bases de datos de la Registraduría Nacional, teniendo en cuenta que el formato de seriales para el registro civil de nacimiento fue implementado paulatinamente a partir del año 1970 y para registro civil de matrimonio a partir de 1981, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 1260 de 1970. 10

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INFORME Página 11 de 39 RENDICION DE CUENTAS La aplicación para consultar en qué lugar está inscrito el registro civil de nacimiento y/o matrimonio se implementó en la página Web de la Registraría desde octubre de 2012 y hasta la fecha, un total de 860.502 consultas ya se han registrado. Los ciudadanos interesados en conocer el lugar donde se encuentra su registro civil, pueden ingresar a la página Web de la Entidad www.registraduria.gov.co en donde encuentran el botón “Consulte aquí la oficina donde se encuentra su registro civil”, ubicado en la parte superior derecha. Allí, ingresando el número de su cédula, pueden solicitar el certificado totalmente gratis.

Qué se necesita: Realizar solicitud verbal o escrita de la copia del registro civil de nacimiento, matrimonio o defunción, suministrando los datos del registro como son tomo, folio, serial, fecha nombres y apellidos.

Canal de atención: En las Registradurias Auxiliares, Municipales o Especiales del país, alcaldías, corregimientos, Inspecciones de Policía o en el respectivo Consulado del país, donde se realizó la inscripción. Así mismo, en el Centro de Atención de Información Ciudadana de la Registraría Nacional del Estado Civil, se expiden copias de Registros Civiles de Nacimiento, Matrimonio y Defunción que hayan sido autorizadas en Oficinas diferentes a Bogotá y cuya imagen se encuentre en el sistema Realizar el pago de la copia del registro civil Pago: Valor a pagar en Colombia, por las copias que expiden los Registradores, Alcaldes, Corregidores e Inspectores de Policía, debidamente autorizadas por el Registrador Nacional del Estado Civil. 5,850.00 Pesos ($) Valor a pagar en el exterior, por las copias que expiden los consulados 5.80 Dólares (US$) Fundamento legal: Decreto 1260 de 1970. Artículo 110 y 117 - Ley 1163 de 2007. Artículo 5 literal b) - Ley 1448 de 2011. Artículo 311

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INFORME Página 12 de 39 RENDICION DE CUENTAS Resolución 6303 de 2008. - Resolución 116 de 2012. - Resolución 013 de 2014. Artículo 5 REGISTRO CIVIL ¿Qué beneficios tiene el Registro Civil de nacimiento en Colombia? Respuesta El Registro civil de Nacimiento es el instrumento, tanto legal como administrativo, por medio del cual el Estado reconoce los derechos y los deberes de los colombianos frente a la sociedad y la familia. Con el registro civil de nacimiento el

bebé nace a la vida jurídica y empieza a disfrutar de los beneficios establecidos por la Ley. Derecho a tener un nombre y una nacionalidad Derecho a la salud y a la Educación Protección contra la explotación y los malos tratos Subsidios estatales y participación en la vida social Identificación –Trámite ¿Por qué las personas de escasos recursos se los exoneran una sola vez ya que el costo es elevado? Respuesta En cumplimiento del parágrafo 1 del artículo 4º de la Ley 1163 del 3 de octubre de 2007, el Registrador Nacional del Estado Civil Ha dispuesto gratuidad sobre los siguientes trámites: • Inscripción en el Registro Civil de Nacimiento y su primera copia. • Expedición de cédula de ciudadanía y tarjeta de identidad por primera vez. • Renovación de la cédula de ciudadanía para obtener la cédula amarilla con hologramas. • Renovación de la tarjeta de identidad para los jóvenes entre 14 y 17 años. • Servicios prestados a población desplazada por la violencia y personal desmovilizado, previa certificación del organismo competente. • Duplicado de la 12

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INFORME Página 13 de 39 RENDICION DE CUENTAS cédula para la población de los niveles 1 y 2 del Sisbén, por una sola vez. • En situaciones especiales valoradas y reguladas por el Registrador Nacional del Estado Civil. Macro proceso Gestión de Talento Humano ¿Por qué la Registraría no nombra más personal para mejorar la atención en las Registrarías municipales?

La atención si fue buena, pero toca esperar un poco. Una propuesta mía fuera de que se requiere más personal para que no tengamos que esperar demasiado ya que tenemos muchas cosas que realizar Por qué no se implementa un sistema de atención al público en el que las personas no les toque madrugar y exponerse a peligros al salir tan temprano de las casa, y además les toca esperar en la intemperie varias horas y generalmente no alcanzan los turnos para atender a todo el público? Respuesta Con la entrada en vigencia de la Ley Anti trámites, la Registraría Nacional del Estado Civil, dispuso la asignación de citas por Internet, la cual se lleva a cabo a través de un programa de arrendamiento virtual diseñado por la Gerencia de Informática de esa entidad. En el mismo sentido la Registraría adelanto las siguientes acciones a favor de los colombianos. Eliminación de la certificación de la contraseña Expedición del certificado de vigencia de la cédula de ciudadanía y consulta de la oficina en donde se encuentra su registro civil a través del aplicativo dispuesto en la página web de la entidad. 13

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INFORME Página 14 de 39 RENDICION DE CUENTAS Por otra parte, se elaboró un foro virtual en la página web de la Entidad desde el día 19 de noviembre de 2014 hasta el 20 de enero de 2015, a través del cual también se podía recibir opiniones o inquietudes. Igualmente, se tuvo la participación activa y el apoyo institucional de la Oficina de Comunicaciones y Prensa de la Entidad, quien se encargó de la parte logística para

efectuar la transmisión de la audiencia, elaboración de los videos relacionados con los informes de los Directivos, fotos y publicación institucional que da cuenta del evento que se adelantó y en el cual participaron dos (2) funcionarios del Bienestar Familiar, Magistrados del Consejo Nacional Electoral, Directivos y funcionarios de la Entidad. A continuación, se hace una relación de los mecanismos empleados para llevar a cabo la Audiencia Pública el 19 de diciembre a las 10:00 a.m Como medio de difusión masiva se realizó la transmisión para todo el país desde la página de la Entidad www.registraduria.gov.co para que todos los ciudadanos y funcionarios que no tenían la posibilidad de verla a través de un televisor tuvieran la oportunidad de acceder a la Rendición de Cuentas. https://www.youtube.com/watch?v=chd6MRWuIGo Además, se envió vía correo electrónico la invitación para que los funcionarios y medios de comunicación siguieran la audiencia en vivo. 14

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INFORME Página 15 de 39 RENDICION DE CUENTAS Foro Adicionalmente se habilitó un foro que estuvo disponible en la página de la Entidad http://www.registraduria.gov.co/ Boletín semanal para funcionarios A través de los productos internos que tiene la RNEC se divulgó a todos los funcionarios, la preparación de la Rendición de Cuentas http://www.registraduria.gov.co/La-Registraduria-Nacionaldel,14990.html?var_mode=calcul 15

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http://www.registraduria.gov.co/Rendicion-de-Cuentas2014,15176.html?var_mode=calcul 16

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INFORME Página 17 de 39 RENDICION DE CUENTAS Redes Sociales La Oficina de Comunicaciones y Prensa implementó una estrategia de divulgación a través de las redes sociales, con información al minuto de lo que iba sucediendo en la audiencia pública. 17

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INFORME Página 21 de 39 RENDICION DE CUENTAS Fotos También se realizó el registro fotográfico. 21

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