RNEC - Manual de Contratación Fondo Rotatorio Registraduría Nacional del Estado Civil Marzo 2025

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GESTIÓN CONTRACTUAL CÓDIGO

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MANUAL DE CONTRATACIÓN

FONDO ROTATORIO DE LA

REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL

Bogotá, Marzo de 2025PROCESO

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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN……………………………………….…………………….…………………………. 5

ÁMBITO DE APLICACIÓN…………………………………….………….…………………………….6

RESPONSABILIDAD……………………………………………………..……………………………...6

CAPÍTULO I ............................................................................................................................................... 6 MARCO CONCEPTUAL ........................................................................................................................... 6 1.1. NATURALEZA JURÍDICA DE LA REGISTRADURÍA. ................................................................. 6 1.2. NORMATIVIDAD APLICABLE A LA CONTRATACIÓN DE LA REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL ........................................................................................................... 6 1.3. CONCEPTOS Y DEFINICIONES. ..................................................................................................... 6 1.4. COMPETENCIA Y DELEGACIÓN PARA CONTRATAR. ........................................................... 10 CAPÍTULO II ........................................................................................................................................... 11 ETAPAS DE LOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN ......................................................................... 11 2.1. ETAPA PRECONTRACTUAL ......................................................................................................... 12 2.1.1. ELABORACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES. .......... 12

ETAPAS DE LOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN ......................................................................... 11 2.1. ETAPA PRECONTRACTUAL ......................................................................................................... 12 2.1.1. ELABORACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES. .......... 12 2.1.2. REQUERIMIENTO O SOLICITUD DE CONTRATACIÓN Y COMPONENTE TÉCNICO ..... 13 2.1.3. Estudios y/o documentos previos .................................................................................................... 13 2.1.4. Análisis de riesgo ............................................................................................................................ 15 2.1.5. Análisis del sector ........................................................................................................................... 15 2.1.6 Comité Asesor de Contratación…………………………….…………………………………...…18 2.1.7. Viabilidad Proyecto de Inversión…………………………………….………………………...…19 2.1.8. Modalidades de selección de contratistas. ....................................................................................... 19 2.1.8.1 . Licitación pública. ....................................................................................................................... 21 2.1.8.2. Selección abreviada. ..................................................................................................................... 23 2.1.8.2.1. Selección Abreviada de Menor Cuantía …………………………………………………..…..24 2.1.8.2.2. Selección Abreviada por Subasta Inversa ………………………………………………….....24 2.1.8.2.3. Selección Abreviada por Bolsa de Productos……………………………………………..…..25 2.1.8.2.4. Selección Abreviada por Acuerdos Marco de Precios……………………………………..….25 2.1.8.2.5. Seleción Abreviada para Enajenación de Bienes Muebles e Inmuebles………… …………...25 2.1.8.2.6. Selección Abreviada para Adquisición de Bienes y Servicios para la Defensa y Seguridad Nacional. …………………………………………………………………………………………………26

2.1.8.2.6. Selección Abreviada para Adquisición de Bienes y Servicios para la Defensa y Seguridad Nacional. …………………………………………………………………………………………………26 2.1.8.3 Concurso de méritos. .................................................................................................................... 26PROCESO

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2.1.8.4 Contratación de Mínima Cuantía. ................................................................................................ 27 2.1.8.5 Contratación Directa. ................................................................................................................... 28 2.1.9 DESIGNACIÓN DE COMITÉS EVALUADORES. ..................................................................... 31 2.1.10 GARANTÍAS. ............................................................................................................................... 33 2.2. ETAPA CONTRACTUAL ................................................................................................................ 34 2.2.1. CONTRATOS ESTATALES ......................................................................................................... 34 2.2.2. PERFECCIONAMIENTO, EJECUCIÓN Y LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO. .................... 37 2.2.2.1 Perfeccionamiento: ........................................................................................................................ 37 2.2.2.2 Ejecución: ...................................................................................................................................... 38 2.2.2.4 Trámite de pagos: .......................................................................................................................... 38 2.2.3 INTERVENTORIA Y/O SUPERVISIÓN DE LOS CONTRATOS .............................................. 39 2.2.4 MODIFICACIÓN A LOS CONTRATOS ...................................................................................... 40 2.2.4.1 Adición. ........................................................................................................................................ 40 2.2.4.2. Prórroga. ....................................................................................................................................... 41 2.2.4.3. Suspensión. ................................................................................................................................... 41 2.2.4.4. Otrosí. ........................................................................................................................................... 42 2.2.4.5. Cesión del Contrato ...................................................................................................................... 42

2.2.4.3. Suspensión. ................................................................................................................................... 41 2.2.4.4. Otrosí. ........................................................................................................................................... 42 2.2.4.5. Cesión del Contrato ...................................................................................................................... 42 2.2.5 CLÁUSULAS EXCEPCIONALES ............................................................................................... 43 2.2.6. SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS CONTRACTUALES: ........................................................ 43 2.2.7. MULTAS Y SANCIONES ............................................................................................................. 43 2.2.7.1. Multa ............................................................................................................................................ 44 2.2.7.2. Cláusula penal .............................................................................................................................. 44 2.2.7.3 Del debido proceso. ...................................................................................................................... 44 2.2.7.4. Imposición de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento. .......................................... 44 2.2.7.5 Resolución del incumplimiento o imposición de sanción. ........................................................... 45 2.2.8. TERMINACIÓN DEL CONTRATO. ........................................................................................... 45 2.2.8.1. Causas normales. ........................................................................................................................ 45 2.2.8.2. Causas anormales. ....................................................................................................................... 46 2.3. ETAPA POSTCONTRACTUAL ..................................................................................................... 46 2.3.1. LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO. ............................................................................................. 46 2.3.1.1. Liquidación por mutuo acuerdo y unilateral: .............................................................................. 47PROCESO

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2.3.1.2. Obligaciones posteriores a la liquidación: ................................................................................... 48 2.3.2. ADMINISTRACIÓN Y ARCHIVO DE LOS DOCUMENTOS CONTRACTUALES ............... 49

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2.3.1.2. Obligaciones posteriores a la liquidación: ................................................................................... 48 2.3.2. ADMINISTRACIÓN Y ARCHIVO DE LOS DOCUMENTOS CONTRACTUALES ............... 49 2.3.3. BUENAS PRACTICAS DE HERRAMIENTAS ELECTRÓNICAS PARA LA GESTIÓN CONTRACTUAL……………………………………………………………………………………..…47

CAPÍTULO III. ………………………………………………………..………………………………...47

3. CONVENIOS……………………………………………………………………..…………………..47 3.1. JUSTIFICACIÓN ............................................................................................................................. 50 3.2. POLÍTICAS ...................................................................................................................................... 50 3.3. DEFINICIÓN Y ALCANCES .......................................................................................................... 51 3.4. PROCEDIMIENTO DE CELEBRACIÓN DE CONVENIOS ......................................................... 52 3.4.1. Objeto ............................................................................................................................................. 52 3.4.2. Alcance ........................................................................................................................................... 52 3.5. ETAPAS PARA LA CELEBRACIÓN DE CONVENIOS............................................................... 52 3.5.1. Comunicación Escrita .................................................................................................................... 52 3.5.2. Reunión Inicial / Mesas de Trabajo ................................................................................................ 53 3.5.3. Justificación de la Necesidad y Documentos Previos .................................................................... 53 3.5.4. Elaboración del Proyecto de Minuta .............................................................................................. 53 3.5.5. Viabilidad del Contenido del Proyecto .......................................................................................... 53 3.5.6. Firma y Comunicación ................................................................................................................... 54 3.5.7. Acta de Inicio / Ejecución del Convenio ........................................................................................ 54 3.5.8. Acta de Liquidación ....................................................................................................................... 54 3.6. INSTANCIAS INVOLUCRADAS ................................................................................................... 54

3.5.7. Acta de Inicio / Ejecución del Convenio ........................................................................................ 54 3.5.8. Acta de Liquidación ....................................................................................................................... 54 3.6. INSTANCIAS INVOLUCRADAS ................................................................................................... 54 3.7. INTERVINIENTES Y FUNCIONES ............................................................................................... 55 3.8. TIPOLOGÍA DE CONVENIOS Y ACUERDOS ............................................................................. 56 CAPÍTULO IV .......................................................................................................................................... 57

BUENAS PRÁCTICAS DE GESTIÓN CONTRACTUAL ..................................................................... 57

CAPÍTULO V ........................................................................................................................................... 58

PROCEDIMIENTOS PARA LOS PROCESOS CONTRACTUALES ................................................... 58PROCESO

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INTRODUCCIÓN

De conformidad con los lineamientos generales para la expedición de manuales de contratación elaborados por la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente-, el Manual de Contratación, “es el documento que establece y da a conocer a los partícipes del sistema de compras y contratación pública los flujos de proceso y organigrama que cada Entidad Estatal desarrolla en sus Procesos de Contratación y Gestión Contractual”.

Con la adopción, socialización y principalmente con la adecuada aplicación del presente manual, se pretende lograr que los procesos contractuales para la adquisición de los bienes, servicios y obras que requiere la entidad, sean eficaces y eficientes, desde la etapa de planeación , precontractual y hasta la postcontractual del contrato , pretendiendo el cumplimiento de los principios de la contratación estatal y la función administrativa , y en la medida de lo posible ,

obras que requiere la entidad, sean eficaces y eficientes, desde la etapa de planeación , precontractual y hasta la postcontractual del contrato , pretendiendo el cumplimiento de los principios de la contratación estatal y la función administrativa , y en la medida de lo posible , mitigar, controlar y/o eliminar los riesgos que como consecuencia de la contratación estatal, puedan terminar comprometiendo la responsabilidad de l Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional del Estado Civil.

El presente documento, tiene como finalidad ser una herramienta jurídica y pedagógica, para que los usuarios del mismo: los partícipes del sistema de compras y contratación púb lica enunciados en el artículo 2.2.1.1.1.2.11 del Decreto 1082 de 2015 , y ordenadores del gasto, responsables de cada área, supervisores e interventores de la entidad, servidores públicos, organismos de control y la ciudadanía en general, cuenten con un instrumento de fácil consulta que ilustre de manera clara el proceder de la actividad contractual, al interior de la Entidad. Forman parte de este manual cada uno de los procedimientos que se deben aplicar desde la etapa precontractual hasta la liquidación del contrato, junto con los modelos a utilizar.

Lo consagrado en este manual comprende las funciones internas en materia precontractual, contractual y pos tcontractual, las tareas asignadas por virtud de la delegación o desconcentración de funciones y las que se derivan de los deberes de vigilancia y control de la actividad propia de la contratación pública en sus diferentes etapas , y se complementa con la normatividad vigente y las diferentes circulares emitidas por la entidad y entes de control que se encuentren vigentes. Lo anterior, sin perjuicio del cumplimiento de la normatividad contenida en

actividad propia de la contratación pública en sus diferentes etapas , y se complementa con la normatividad vigente y las diferentes circulares emitidas por la entidad y entes de control que se encuentren vigentes. Lo anterior, sin perjuicio del cumplimiento de la normatividad contenida en el Estatuto General de Contratación Estatal y aquella que lo reglamente, complemente, modifique, adicione o sustituya.

1 “Artículo 2.2.1.1.1.2.1. Partícipes de la Contratación Pública. Los partícipes del sistema de compras y contratación pública la contratación pública para efectos del Decreto Ley 4170 de 2011 son:

1. Las Entidades Estatales que adelantan Procesos de Contratación. En los términos de la ley, las Entidades Estatales pueden asociarse para la adquisición conjunta de bienes, obras y servicios.

2. Colombia Compra Eficiente.

3. Los oferentes en los Procesos de Contratación.

4. Los contratistas.

5. Los supervisores.

6. Los interventores.

7. Las organizaciones de la sociedad civil y los ciudadanos cuando ejercen la participación ciudadana en los términos de la Constitución Política y de la ley.”PROCESO

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ÁMBITO DE APLICACIÓN

El presente manual de contratación es aplicable a toda la contratación que adelanta el Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional del Estado Civil tanto en el nivel central como en el desconcentrado (Delegaciones Departamentales y Registraduría Distrital).

RESPONSABILIDAD

La responsabilidad de la aplicación de este manual , es de todos los servidores públicos

desconcentrado (Delegaciones Departamentales y Registraduría Distrital).

RESPONSABILIDAD

La responsabilidad de la aplicación de este manual , es de todos los servidores públicos involucrados en los procesos de contratación del Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional del Estado Civil y encargados de los procesos de adquisición de bienes, servicios y obras, tanto en el nivel central como en las Delegaciones Departamentales de la Registraduría Nacional del Estado Civil y la Registraduría Distrital de Bogotá.

Este manual de contratación se publicará en la intranet de la entidad , para conocimiento y acatamiento por parte de los funcionarios de la Registraduría Nacional del Estado Civil en la página web de la entidad para consulta por parte de los partícipes del sistema de compras y contratación pública señalados en el artículo 2.2.1.1.1.2.1 del Decreto 1082 de 2015 , de los demás usuarios y personas interesadas en la contratación de la entidad.PROCESO

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CAPÍTULO I

MARCO CONCEPTUAL

1.1. NATURALEZA JURÍDICA DEL FONDO ROTATORIO DE LA REGISTRADURÍA

NACIONAL DEL ESTADO CIVIL.

El Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional del Estado Civil – FRR es un establecimiento público dotado de personería jurídica, autonomía administrativa y financiera y patrimonio independiente, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 59 del Decreto 2241 de 1986.

De conformidad con el artículo 61 del Decreto 2241 de 1986, modificado por el artículo 5 de la

independiente, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 59 del Decreto 2241 de 1986.

De conformidad con el artículo 61 del Decreto 2241 de 1986, modificado por el artículo 5 de la Ley 6 de 1990:

“Con cargo a los recursos del Fondo se atenderán los gastos que demande la construcción, compra, mejora y conservación de las edificaciones que requiera la organización electoral para su funcionamiento; la adquisición de equipos de procesamiento de datos, de producción de cédulas y tarjetas de identidad y de comunicaciones; la adquisición de equipos de transporte de personal y de carga que sean necesarios para el funcionamiento de la Registraduría en los distintos niveles, y de todos aquellos equipos, materiales y enseres que requiera el servicio de la organización y la adecuada atención a los funcionarios que la sirven.”

Es así que, e l FRR tiene como objetivo “contribuir financieramente a la consolidación de los planes de tecnificación y modernización que demande la organización electoral del país y el registro del estado civil e identificación de las personas”.

1.2. NORMATIVIDAD AP LICABLE A LA CONTRATACIÓN DEL FONDO

REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL

El Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional del Estado Civil, como establecimiento público, en sus procesos de contratación está sujeta a las disposiciones cont enidas en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, el Decreto 1082 de 2015 y demás disposiciones que las reglamenten, complementen, modifiquen, adicionen, reformen o sustituyan.

1.3. CONCEPTOS Y DEFINICIONES.

• Adenda: Documento mediante el cual se modifica n los pliegos de condiciones de un proceso de selección.

complementen, modifiquen, adicionen, reformen o sustituyan.

1.3. CONCEPTOS Y DEFINICIONES.

• Adenda: Documento mediante el cual se modifica n los pliegos de condiciones de un proceso de selección. • Acta de Liquidación: Documento suscrito por el ordenador del gasto, el supervisor y/o interventor del contrato y el contratista, en el que se refleja el balance de la ejecución financiera del contrato o corte de cuentas entre las partes.PROCESO

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• Acuerdos Comerciales: Son tratados internacionales vigentes celebrados por el Estado colombiano, que contienen derechos y obligaciones en materia de compras públicas, en los cuales existe como mínimo el compromiso de trato nacional para: (i) los bienes y servicios de origen colombiano y (ii) los proveedores colombianos. • Acuerdo Marco de Precios: Es una herramienta para que el Estado agregue demanda, coordine y optimice el valor de las compras de bienes, obras o servicios de las Entidades Estatales. El Acuerdo Marco de Precios es un contrato entre un representante de los compradores y uno o varios provee dores, que contiene la identificación del bien o servicio, el precio máximo de adquisición, las garantías y el plazo mínimos de entrega, así como las condiciones a través de las cuales un comprador puede vincularse al acuerdo. Generalmente, los compradores se vinculan a un Acuerdo Marco de Precios mediante una manifestación de su compromiso de cumplir las condiciones de este y la colocación de una orden de compra para la adquisición de los bienes o servicios previstos en el acuerdo (Ver procedimiento GCPD02 - Estudios y documentos previos).

mediante una manifestación de su compromiso de cumplir las condiciones de este y la colocación de una orden de compra para la adquisición de los bienes o servicios previstos en el acuerdo (Ver procedimiento GCPD02 - Estudios y documentos previos). • Análisis del Sector: Estudio que permite conocer el bien o servicio a adquirir , en términos de oferta y demanda e identificar el precio más justo a pagar por la satisfacción de la necesidad de la Entidad. Asimismo, por medio de este estudio las e ntidades identifican quién puede proveer su bien o servicio, cómo se desarrolla ese negocio, su cadena de producción y distribución, para saber si el sector tiene la capacidad de proveer el bien o servicio en las condiciones y cantidades requeridas por la Entidad. Este estudio debe realizarse desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica y de análisis de riesgo. • Anticipo: Es un adelanto o avance del precio del contrato destinado a apalancar el cumplimiento de su objeto, de modo que los recursos girados por dicho concepto solo se integran al patrimonio del contratista en la medida que se cause su amortización mediante la ejecución de actividades programadas del contrato. • Certificado de disponibilidad presupuestalCDP: Documento expedido por el jefe de presupuesto, o quien haga sus veces, con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos. Este documento afecta preliminarmente el presupuest o mientras se perfecciona el compromiso y se efectúa el correspondiente registr o presupuestal. En consecuencia, se deberá llevar un registro de estos que permita determinar los saldos de apropiación disponible para expedir nuevas disponibilidades , una entidad no puede iniciar un proceso de contratación sin disponibilidad presupuestal que respalde

consecuencia, se deberá llevar un registro de estos que permita determinar los saldos de apropiación disponible para expedir nuevas disponibilidades , una entidad no puede iniciar un proceso de contratación sin disponibilidad presupuestal que respalde totalmente las obligaciones pecuniarias que adquirirá. • Certificado de registro presupuestal – RP: Operación mediante la cual se perfecciona el compromiso y se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que esta no será desviada a ningún otro fin. En esta operación se debe indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar. • Colombia Compra Eficiente: Es el ente rector en materia de contratación pública. Su objetivo es desarrollar e impulsar políticas públicas y herramientas para los procesos de compra y contratación estatal, con el fin de generar una mayor eficiencia, transparencia y optimización de los recursos del Estado.PROCESO

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• Competencia para contratar: Capacidad o aptitud para celebrar contratos, otorgada por la Ley al representante legal de las entidades estatales. • Compra Pública de Tecnología e Innovación: Es la compra pública en la cual el objeto del proceso de compra es la adquisición de un bien o servicio que requiere de adaptación tecnológica para atender la necesidad del comprador y cuya salida al mercado es a corto o mediano plazo. • Concurso de méritos: Modalidad prevista para la selección de consultores o proyectos, en la que se podrá utilizar sistemas de concurso abierto o de precalificación. • Conflicto de interés: El artículo 11 de la Ley 1437 de 2011 (CPACA) define el conflicto

en la que se podrá utilizar sistemas de concurso abierto o de precalificación. • Conflicto de interés: El artículo 11 de la Ley 1437 de 2011 (CPACA) define el conflicto de intereses: Cuando el interés general propio de la función pública , entre en conflicto con el interés particular y directo del servidor público y dicho artículo define los eventos en los cuales se produce un conflicto de intereses. • Consorcio: Figura asociativa en la cual dos o más personas naturales o jurídicas, en forma conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato. • Contratación de mínima cuantía: Modalidad de selección que se utiliza cuando el valor de la contratación no excede del diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la entidad, independientemente de su objeto. • Contratación Directa: Es la modalidad de selección que procede solamente en los casos señalados en el numeral 4 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, sección 1, subsección 4 del Decreto 1082 de 2015 y demás normas que los modifiquen, complementen, adicionen o sustituyan. • Contratista: Persona natural, jurídica o el grupo de personas jurídicas o naturales, nacionales o extranjeras, asociadas entre s í, que suscriben un contrato con el fin de ejecutar el objeto bajo las condiciones de modo, tiempo y lugar que en él se establecen. • Contrato: Acuerdo de voluntades celebrado entre la entidad y una persona natural o jurídica, mediante el cual se adquieren derechos y obligaciones. • Cuantías de la contratación. Las cuantías de la contratación , se establecen para

• Contrato: Acuerdo de voluntades celebrado entre la entidad y una persona natural o jurídica, mediante el cual se adquieren derechos y obligaciones. • Cuantías de la contratación. Las cuantías de la contratación , se establecen para efectos de escoger la modalidad de selección del contratista, cuando el valor es el factor determinante de la contratación. Al inicio de cada vigencia anual, la Gerencia Administrativa y Financiera, establece las c uantías de la contratación del Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional del Estado Civil, dando cumplimiento a lo previsto por el literal b) del numeral 2º, del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007. Dichas cuantías se determinan en función del presupuesto anual del Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional del Estado Civil. • Delegación para contratar: Es el encargo que hace el representante legal de la entidad en funcionarios de los niveles autorizados legalmente, para celebrar contratos a nombre de la entidad que representa. • Especificaciones o características del bien o servicio requerido (Componente Técnico): Son todas las características de los bienes, servicios u obras a contratar, definidas por el área requirente en el documento de requerimiento. En caso de incluirse personal indicar las cantidades, calidades y condiciones del mismo.PROCESO

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• Estudios y documentos previos: Son el soporte técnico y jurídico, para elaborar el proyecto de pliegos, los pliegos de condiciones y el contrato. Así como, el que permite determinar la pertinencia de la contratación. • Garantía: Respaldo que tiene como fin el pago a favor de la Entidad de las

proyecto de pliegos, los pliegos de condiciones y el contrato. Así como, el que permite determinar la pertinencia de la contratación. • Garantía: Respaldo que tiene como fin el pago a favor de la Entidad de las indemnizaciones o sanciones derivadas del incumplimiento del contrato por parte del Contratista. Las clases de garantías son: (i) contratos de seguro, (ii) fiducia mercantil de garantía o (iii) garantías bancarias. • Licitación Pública: Es la modalidad de selección del contratista por regla general, salvo las excepciones previstas en los numerales 2, 3 y 4 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007. • Pago anticipado: Es un pago efectivo del precio de forma que l