RNEC - Plan Estrategico 2023-2027

Plan Estratégico 2023 - 2027

REGISTRADURÍA

NACIONAL DEL ESTADO CIVIL

HERNÁN PENAGOS GIRALDO

Registrador Nacional del Estado Civil

CUERPO DIRECTIVO

LAURA MARCELA PRADA CAMERO

Secretaria Privada

MARÍA EUGENIA AREIZA FRIERI

Secretaria General (E.F) Gerente del Talento Humano ZAMIRA MARCELA GÓMEZ CARRILLO Jefe de la Oficina de Planeación

RENATO RAFAEL CONTRERAS ORTEGA

Jefe de la Oficina Jurídica ÁNGEL GERSAÍN OCAMPO RODRÍGUEZ Jefe de la Oficina de Comunicaciones y Prensa (E.F) JOSÉ NELSON POLANÍA TAMAYO Jefe de la Oficina de Control Interno FERNANDO DUQUE GARCÍA Jefe de la Oficina de Control Disciplinario

CARLOS ANTONIO CORONEL HERNÁNDEZ

Registrador Delegado en lo Electoral

RAFAEL ANTONIO VARGAS GONZÁLEZ

Director Nacional de Gestión Electoral

ROBERTO CARLOS CADAVID MARTÍNEZ

Director Nacional de Censo Electoral HOSLANDER ADLAI SÁENZ BARRERA Registrador Delegado para el Registro Civil y la Identificación Director Nacional de Identificación (E.F)

MARÍA CRISTINA MANZANO NOGUERA

Directora Nacional de Registro Civil

ALEJANDRO ALBERTO CAMPO VALERO

Gerente de Informática

SABRINA CAJIAO CABRERA

Gerente Administrativa y Financiera

SONIA FAJARDO MEDINA

Directora Financiera

CARLOS IVÁN GARCÍA RESTREPO

Director Administrativo Jefe del Fondo Social de Vivienda (E.F)

ADELA CONSTANZA DÍAZ Coordinadora del Centro de Estudios en Democracia y Asuntos Electorales (CEDAE)

CAMILO ALEJANDRO MANCERA MORALES

Coordinador de Asuntos Internacionales

DAVID HERNÁNDEZ CHINCHILLA

Coordinador de Analítica de Datos e Inteligencia Artificial

JHON ALEJANDRO LOAIZA SALAZAR

Coordinador de Seguimiento y Supervisión Institucional

DANIELA GALVIS RODRÍGUEZ

Asesora del Despacho del Registrador Nacional REGISTRADORES DISTRITALES DELEGADOS DEPARTAMENTALES Equipo técnico y especializado que elaboró y consolidó el documento: ZAMIRA MARCELA GÓMEZ CARRILLO Jefe de la Oficina de Planeación SANDRA LILIANA SÁNCHEZ OLARTE Coordinadora de Calidad DIANA DEL PILAR ORDÓÑEZ FRANCO, DIEGO ALEXANDER TORRES DÍAZ, CAROLINA RESTREPO CHICA, MARÍA PAULA RUIZ WALTEROS, NELSY VIVIANA YARA MONTOYA Profesionales de la Oficina de Comunicaciones y Prensa.

TABLA DE CONTENIDO

Presentación del Registrador Nacional del Estado Civil 4 Introducción 7 Metodología utilizada para formular el Plan Estratégico 8

I. Diagnóstico estratégico 10

1. Macroentorno: análisis PESTEL 10 1.1 Macroentorno Político 10 1.2 Macroentorno Económico 12 1.3 Macroentorno Social 13 1.4 Macroentorno Tecnológico 14 1.5 Macroentorno Ecológico 15 1.6 Macroentorno Legal 15

2. Contexto de la organización (interno y externo): DOFA 15

2.1 Contexto Estratégico Institucional: Problemas, Debilidades, Fortalezas, Amenazas, Oportunidades y Encuestas de Satisfacción 16 2.2 Matriz DOFA 18

II. Plataforma estratégica 21

1. Misión 21

2. Visión 21

3. Valores y principios 21

4. Partes interesadas (mapa de actores) 22

5. Cadena de valor 27

6. Objetivos estratégicos 29

7. Formulación estratégica 29

8. Mapa estratégico 31

Bibliografía 33 Anexos 33 Plan Estratégico 2023 - 2027 | RNEC PRESENTACIÓN DEL REGISTRADOR NACIONAL DEL ESTADO CIVIL En el marco constitucional y jurídico establecido en 1991, la Registraduría Nacional del Estado Civil fue concebida como un órgano autónomo dentro de la Organización Electoral con competencias técnicas relacionadas con la organización y dirección de los procesos democráticos, así como para el registro de la vida civil y la identificación de las personas, teniendo la responsabilidad de custodiar sus datos personales. En este contexto, es fundamental destacar que nuestra principal prioridad y visión al diseñar estrategias de gestión es potenciar el componente técnico que ofrece la Registraduría Nacional como institución, rompiendo con el paradigma mediático-político en el que esta entidad ha sido encauzada, con el propósito de alcanzar los más altos niveles de confianza por parte de los ciudadanos en nuestras labores diarias. Con el objetivo de cumplir con estas responsabilidades, los funcionarios de la Registraduría deben actuar con transparencia, honestidad y amabilidad, entendiendo

que ofrecemos un servicio público a la comunidad, el cual debe ser prestado de manera Tabla de contenido 4 Presentación imparcial y objetiva a todas las personas, teniendo en cuenta las diferentes realidades y garantizando así, mediante el cumplimiento de nuestras tareas misionales, la inclusión social y los derechos fundamentales de los y las colombianas. Para lograr estos objetivos, los funcionarios de la Registraduría Nacional tienen la responsabilidad de colaborar y trabajar de manera articulada y en equipo, llevando a cabo una gestión técnica y efectiva dentro de un marco de integridad. En la actualidad, los principales desafíos en materia misional que orientan el Plan Estratégico de nuestra Registraduría son los siguientes: combatir el subregistro que afecta a aproximadamente un millón de personas, con el fin de garantizar su identidad jurídica; acercar la Registraduría a la ciudadanía, llevando nuestra oferta institucional a los lugares más remotos, para asegurar el acceso efectivo a los servicios del Estado y a las garantías fundamentales establecidas en la Constitución Política. También es necesario fortalecer los mecanismos de interoperabilidad, de tal suerte que permitan el acceso seguro y confiable a la información. Por otro lado, es imperativo abordar el fenómeno de la abstención político-electoral en Colombia, que, con excepción de las elecciones presidenciales, ha aumentado entre un 2,5 % y un 3,6 % en las elecciones de Congreso y autoridades territoriales, circunstancia preocupante en términos de legitimidad en un país verdaderamente democrático. Asimismo, el propósito de este Plan Estratégico es fortalecer los cimientos para que la Registraduría Nacional del Estado Civil sea reconocida por su labor técnica y como

entidad protectora de los derechos civiles y políticos de los colombianos. HERNÁN PENAGOS GIRALDO Registrador Nacional del Estado Civil 5 Tabla de contenido foto Introducción INTRODUCCIÓN La Registraduría Nacional del Estado Civil, entidad fundamental para la democracia y la sociedad colombiana, orientada misionalmente a garantizar la organización y transparencia del proceso electoral, y el registro civil y la identificación de todos los colombianos, a través del presente documento define la ruta estratégica que guiará la gestión institucional durante el periodo 2023 – 2027. El Plan Estratégico se ha construido con la participación de los servidores de todos los niveles, la articulación entre el nivel central, el nivel desconcentrado y sus fondos adscritos, teniendo como líneas estratégicas el aumento de la confianza ciudadana en la Registraduría Nacional del Estado Civil, el incremento de la participación ciudadana, la disminución del subregistro, el fortalecimiento del servicio al ciudadano y las auditorías al proceso electoral. Este Plan Estratégico 2023 – 2027, instrumento fundamental de dirección de todos los servidores de la Registraduría, contiene la guía para dar cumplimiento a la misión de la entidad, la visión que se espera lograr en el año 2027, los principios y valores, los objetivos estratégicos y las estrategias establecidas para alcanzar los fines deseados en este cuatrienio. 7 Tabla de contenido Plan Estratégico 2023 - 2027 | RNEC METODOLOGÍA UTILIZADA PARA FORMULAR EL PLAN ESTRATÉGICO La Registraduría Nacional del Estado Civil, en adelante la RNEC, para la elaboración de su Plan Estratégico 2023 – 2027 tomó como base la metodología para crear e

implementar un plan estratégico desarrollada por Bryson y Alston (2011) y Bryston (2018), en el libro titulado Strategic planning for public and nonprofit organizations (Creando e Implementando su Plan Estratégico: Un Manual para Organizaciones Públicas e Instituciones sin Fines de Lucro), la cual, en resumen, se desarrolla en las siguientes cuatro (4) etapas y diez (10) pasos:

ETAPAS PASOS

1. Iniciar y acordar el proceso de planeación.

1. ORGANIZACIÓN DEL PROCESO 2. Aclarar los mandatos organizacionales.

DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

3. Identificar y comprender las partes interesadas

Y ANÁLISIS DEL ENTORNO

(stakeholders). Desarrollar y refinar la misión y los valores. Desarrollar un bosquejo de la visión.

4. Evaluar el contexto para identificar las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas (DOFA).

2. IDENTIFICACIÓN Y ANÁLISIS DE

5. Identificar líneas estratégicas.

LOS ASUNTOS ESTRATÉGICOS

6. Formular las estrategias para gestionar las líneas estratégicas.

3. DESARROLLO DE ESTRATEGIAS 7. Revisar y adoptar el plan estratégico.

Y PLANES DE ACCIÓN 8. Establecer la visión.

9. Desarrollar un proceso efectivo de implementación. Planeación estratégica.

4. IMPLEMENTACIÓN

DE ESTRATEGIAS

10. Revaluar las estrategias y el proceso de planeación estratégica.

Fuente. Adoptado de Bryson y Alston (2011, P.7) Igualmente, la elaboración del Plan Estratégico se fortaleció mediante la utilización

de otras herramientas de planeación estratégica. Entre estas, el análisis del entorno de la entidad, a través de la consideración de factores políticos, económicos, sociales, tecnológicos, ambientales y legales (PESTEL); el análisis de debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas (DOFA); y la herramienta de administración denominada mapa estratégico. Sobre la base de la metodología mencionada previamente y el uso de otras herramientas de planeación, la RNEC adoptó y desarrolló, de acuerdo con sus necesidades específicas, el siguiente esquema (etapas y pasos) para la formulación del Plan Estratégico 2023 -2027: Tabla de contenido 8 Metodología utilizada para formular el Plan Estratégico Figura 1. Esquema de la planeación estratégica de la RNEC 2023-2027 Fuente. Elaboración de la Oficina de Planeación Adicionalmente, es importante destacar que la planeación estratégica formulada para el periodo 2023 -2027 está alineada con los Sistemas de Gestión de Calidad y el Sistema de Gestión Ambiental en los que la RNEC está certificada bajo las normas ISO 9001:2015, ISO/TS 54001:2019 e ISO 14001:2015. 9 Tabla de contenido Plan Estratégico 2023 - 2027 | RNEC

I. DIAGNÓSTICO ESTRATÉGICO

1. MACROENTORNO: ANÁLISIS PESTEL El análisis PESTEL es una herramienta estratégica que permite a las organizaciones comprender el contexto en el que operan y entender mejor los riesgos y oportunidades que puedan surgir. Esta técnica examina los siguientes factores, a los cuales debe su

nombre: políticos, económicos, sociales, tecnológicos, ambientales y legales. Este análisis permitió entender el macroentorno de la RNEC y establecer los focos de atención que impactan o podrían impactar a la entidad, así como las acciones que pueden realizarse no solo para adaptarse al entorno, sino para establecer estrategias que permitan maximizar las oportunidades y minimizar los riesgos que puedan surgir. A continuación, se presentan los principales resultados del análisis efectuado, el cual podrá consultarse en el Anexo 1 “ANÁLISIS DEL MACROENTORNO DE LA REGISTRADURÍA

NACIONAL DEL ESTADO CIVIL: ANÁLISIS PESTEL”: 1.1 MACROENTORNO POLÍTICO El análisis del macroentorno político de la RNEC se centró, en primer lugar, en la incidencia del Plan Nacional de Desarrollo (PND) en la entidad. Este plan se considera un instrumento formal y legal a través del cual se trazan los objetivos del Gobierno. Además, se examinó el tema del abstencionismo electoral y la inseguridad en Colombia, factores

que impactan la democracia del país: No. FOCOS DE ATENCIÓN ACCIONES Desarrollar actividades que fomenten la En el PND se fortalece la participación ciudadana a través de los diferentes democracia participativa mediante mecanismos de participación ciudadana previstos la mejora de mecanismos de en la Constitución y la ley, mediante ejercicios participación ciudadana y permanentes de difusión y la implementación de electoral, la reglamentación del plataformas digitales que fortalezcan la relación Sistema Nacional de Planeación, entre la entidad y la ciudadanía. la reformulación de la política

institucional de participación ciudadana, el fortalecimiento 1 de expresiones asociadas a la sociedad civil, la definición de una política de diálogo e intercambio permanente con la ciudadanía, y la promulgación de la ley de garantías y promoción de la participación ciudadana y de otras actividades que pueden realizar las organizaciones y movimientos sociales. Tabla de contenido 10 Diagnóstico Estratégico Garantizar el acceso de los colombianos a los El PND propone, entre otras servicios, especialmente los de identificación estrategias, fortalecer los vínculos y registro, tanto en el territorio nacional como con la población colombiana en en el exterior. Además, adoptar acciones el exterior y promover la inclusión encaminadas a la revisión y actualización de las y protección de la población 2 normas y procesos internos para garantizar una migrante. Además, garantizar una atención inclusiva a la población LGTBIQ+ y para Colombia igualitaria, diversa y libre identificar a los excombatientes de las FARC que de discriminación, y cumplir con la aún no tienen documentos de identificación. implementación del acuerdo de paz. Implementar una política de gobierno de datos. Fortalecer su infraestructura tecnológica para permitir la interoperabilidad con otros sistemas de información y el aprovechamiento de los datos. El PND propone (i) la implementación del programa Fortalecer las medidas para garantizar la de datos básicos para el diseño seguridad de la información y adoptar de programas sociales, la tecnologías disruptivas (analítica de datos, investigación y el desarrollo inteligencia artificial, entre otros), que le permitan 3 social, económico y cultural; (ii) hacer seguimiento a las diferentes actividades

la ejecución y disposición de que desarrolla la entidad en el ejercicio de sus herramientas de interoperabilidad funciones, identificar riesgos, anomalías y tomar como bien público digital, y (iii) decisiones. la creación de estrategias de portabilidad de datos. Formular acciones que le permitan una mejor articulación entre el nivel central y desconcentrado. Realizar convenios o memorandos de entendimiento con otras entidades del Estado para el uso e intercambio de información. Fortalecer al interior de la entidad las buenas prácticas ambientales, adoptando servicios para El PND promueve el uso de el cálculo de inventario de emisiones de gases de energías limpias y el desarrollo de 4 efecto invernadero, un plan de descarbonización procesos productivos con menor y compensación de emisiones, particularmente impacto ambiental. en la sede central, entre otros. Adoptar acciones encaminadas a fortalecer la participación ciudadana. Por ejemplo, la realización de campañas pedagógicas y La abstención en los diferentes 5 jornadas de capacitación a los diferentes actores certámenes electorales. electorales. 11 Tabla de contenido Plan Estratégico 2023 - 2027 | RNEC Fortalecimiento de las comunicaciones y divulgación de acciones positivas y de impacto. Fortalecimiento de los procesos y procedimientos electorales intermedio y ordinarios. Divulgación oportuna de nuevas estrategias sobre transparencia, de cara a las elecciones ordinarias. Actores internos y externos. Trabajo partes interesadas. Fortalecimiento de la capacitación interna y externa. Cruzada amigable con aliados nacionales y territoriales. Construcción de vínculos con las institucionalidad

El aumento de la violencia durante central y territorial en las áreas sensibles de 6 los periodos electorales y post seguridad, conflicto social y otros. electorales. Fortalecimiento de canales de comunicación con actores políticos en temáticas selectivas de interés general y particular. Integración estratégica institucional, integridad electoral. Fortalecimiento de la cooperación y asistencia técnica electoral, nacional e internacional. Realización de inventario de condiciones de seguridad e integridad de servidores y entorno. 1.2 MACROENTORNO ECONÓMICO Desde el punto de vista económico, la RNEC se puede ver impactada por los siguientes factores: (i) la asignación de recursos por parte del Ministerio de Hacienda, que determina el presupuesto de la entidad y (ii) la volatilidad de la tasa representativa del mercado (TRM), que afecta los gastos en moneda local (COP) como la adquisición de materias primas, equipos e insumos. Tabla de contenido 12 Diagnóstico Estratégico No. FOCOS DE ATENCIÓN ACCIONES La asignación de recursos Realizar una planificación financiera sólida que por parte del Ministerio de considere escenarios adversos y restricciones 1 Hacienda y Crédito Público, económicas. que determina el presupuesto de la entidad. La volatilidad de la tasa Crear inventarios estratégicos de insumos representativa del mercado esenciales para garantizar reservas suficientes (TRM), que afecta los y poder hacer frente a posibles retrasos en la gastos en moneda local cadena de suministros que impidan la adquisición 2 (COP) como adquisición de de equipos e insumos por los costos logísticos

materias primas, equipos e asociados al transporte de mercancías. insumos. 1.3 MACROENTORNO SOCIAL Los cambios sociales en los que opera la RNEC, afectan de una u otra manera la prestación de sus servicios, en especial los relacionados con el registro civil y la identificación. En ese sentido, para el análisis del macroentorno social se tuvieron en cuenta aspectos relacionados con el comportamiento demográfico de Colombia, el reconocimiento del campesinado como sujetos de especial protección, la personería jurídica de los niños y la transparencia de las estadísticas vitales. No. FOCOS DE ATENCIÓN ACCIONES Identificación de departamenAdoptar planes de contingencia y asignación de tos con nacimientos y defunrecursos para garantizar la prestación oportuna de 1 ciones crecientes y decrecienservicios. tes. El Sistema de Registro Civil Fortalecer las relaciones con las entidades que y Estadísticas Vitales. integran el sistema y mantener actualizados los 2 registros administrativos con el fin de que estos sirvan para las estadísticas vitales. La dispersión geográfica Fortalecer la capacidad de la RNEC para ejecutar de la población rural acciones encaminadas a superar las barreras colombiana y la falta de de acceso a la población rural, y garantizar la infraestructura. inclusión en la vida democrática y el ejercicio de 3 los derechos a los colombianos en condición de vulnerabilidad y objeto de especial protección. 13 Tabla de contenido Plan Estratégico 2023 - 2027 | RNEC 1.4 MACROENTORNO TECNOLÓGICO El presente análisis comprende lo relacionado con el big data, la inteligencia artificial y el uso de la tecnología móvil, los cuales no solo impactan en la entidad, sino que su

implementación contribuye al mejoramiento continuo en la prestación de los servicios. No. FOCOS DE ATENCIÓN ACCIONES Adopción de nuevas Invertir en la adquisición e implementación de tecnologías y procesos big data que permita el procesamiento rápido basados en big data. y preciso de grandes volúmenes de datos electorales y civiles. Esto incluye la adopción de software y hardware especializados, así como el desarrollo de algoritmos eficientes para el 1 análisis de datos. Además, se deben establecer procedimientos claros para la gestión de datos, incluyendo la estandarización de formatos y la automatización de procesos siempre que sea posible. Gestión de grandes Establecer políticas y procedimientos claros volúmenes de datos. para garantizar la privacidad y protección de 2 datos personales en el manejo del big data. La implementación de la Automatización de procesos y tareas repetitivas: inteligencia artificial (IA) para desarrollar e implementar sistemas de IA que la automatización de flujos de identifiquen y automaticen tareas repetitivas trabajo y tareas repetitivas. dentro de la RNEC como la verificación de 3 documentos, la transcripción de llamadas telefónicas y la respuesta a consultas de ciudadanos a través de asistentes virtuales. Capacidad de la IA para Adquisición de hardware y software procesar grandes cantidades especializados en IA, así como la capacitación de información de manera del personal en el uso de herramientas de 4 rápida y precisa análisis de datos avanzadas para identificar patrones y tendencias relevantes en los datos electorales y del registro civil. Aplicación de algoritmos de Implementar algoritmos de aprendizaje

aprendizaje automático. automático en la RNEC para mejorar la detección de irregularidades en los procesos 5 electorales y la gestión de registros civiles. Tabla de contenido 14 Contexto de la organización (interno y externo): DAFO 1.5 MACROENTORNO ECOLÓGICO Colombia reconoce la amenaza del cambio climático y ha establecido metas ambiciosas para reducir las emisiones de gases de efecto invernadero. Se destacan iniciativas como la Contribución Determinada a Nivel Nacional (NDC) y la promulgación de la Ley de Acción Climática para fortalecer el marco jurídico en la lucha contra este fenómeno. No. FOCOS DE ATENCIÓN ACCIONES Disposición inadecuada de Fomentar iniciativas que permitan reducir, reutilizar 1 residuos sólidos y reciclar, con el fin de mitigar el cambio climático y avanzar hacia un desarrollo sostenible. Transición a fuentes de Adquisición de bienes y servicios más amigables energía más limpias con el ambiente (mediante la inclusión de 2 criterios de sostenibilidad) a través de la utilización eficiente de recursos. 1.6 MACROENTORNO LEGAL La aprobación del Código Electoral por parte del Congreso de la República, y que se encuentra en revisión por parte la Corte Constitucional, el cual reemplazaría al Decreto-Ley 2241 de 1986, incorporará diversas modificaciones, incluyendo la extensión de la jornada electoral, la incorporación de la ciudadanía juvenil en el ejercicio del derecho al voto, la adopción del principio pro electoratem y la creación de tribunales electorales, entre otros aspectos, implica para la RNEC, en caso de ser declarado exequible, un gran desafío, por

lo que deberá adoptar las medidas técnicas necesarias para su implementación.

2. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN (INTERNO Y EXTERNO): DOFA El análisis estratégico de la RNEC se realizó mediante la identificación de factores internos y externos que afectan su capacidad para alcanzar resultados y que resultan cruciales para su direccionamiento estratégico institucional. El informe detallado de este análisis se encuentra disponible en el Anexo 2 “INFORME DE ANÁLISIS DEL

CONTEXTO ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL 2024”.

La metodología utilizada implicó el empleo de diversos formatos, los cuales fueron completados por el personal directivo tanto del nivel central como del desconcentrado. Estos datos fueron luego consolidados y analizados por la Oficina de Planeación. Se emplearon dos instrumentos: el análisis DOFA (fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas) y la matriz de problemas y soluciones. De esta manera, se evaluaron cada uno de los diez macroprocesos de la RNEC, así como el Centro de Estudios en Democracia y Asuntos Electorales (CEDAE), el Grupo de Asuntos Internacionales, el Fondo Rotatorio, el Fondo Social de Vivienda y el Sindicato. A nivel desconcentrado, se evaluaron las treinta y dos (32) delegaciones departamentales y la Registraduría Distrital (Bogotá). Esto resultó en la consolidación y análisis de 164 problemas y 897 aspectos, incluyendo debilidades, fortalezas, amenazas y oportunidades, como se detalla en las tablas relacionadas a continuación: 15 Tabla de contenido Plan Estratégico 2023 - 2027 | RNEC Consolidado de problemas Nivel Problemas Porcentaje

Central 50 30% Fondo Rotatorio 11 7% Sindicato 5 3% Fondo Social de Vivienda 3 2% Desconcentrado 100 59% Total general 164 100% Consolidado DOFA Nivel Debilidades Oportunidades Fortalezas Amenazas Total general Nivel Central y Fondo Social de 62 56 55 41 214 Vivienda Fondo Rotatorio 9 9 7 8 33 Nivel Desconcen162 162 164 162 650 trado Total general 233 227 226 211 897

2.1 CONTEXTO ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL: PROBLEMAS,

DEBILIDADES, FORTALEZAS, AMENAZAS, OPORTUNIDADES Y ENCUESTAS DE SATISFACCIÓN A partir del diagnóstico, se consolidaron y analizaron 233 debilidades y 164 problemas a nivel nacional, los cuales están directamente relacionados con los siguientes aspectos: falta de articulación y comunicación asertiva entre los procesos en el nivel central y entre este y el nivel desconcentrado; falta de capacitación en temas estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación y control con enfoque diferencial; recursos financieros insuficientes para la ejecución de planes, programas y proyectos; falta de personal y/o alta rotación; infraestructura física insuficiente e inadecuada: inadecuada infraestructura tecnológica; obsolescencia tecnológica que soporta el registro civil; falta de un modelo de atención y de servicio que garantice la satisfacción del ciudadano; falta de gobierno de datos a nivel de la entidad; falta de calidad e integración de las bases de datos; falta de actualización tecnológica de acuerdo con los avances tecnológicos en los procesos misionales;

deficiencia en los canales de comunicación; falta de unificación de criterios jurídicos y definición de lineamientos para el nivel central y desconcentrado; conocimiento contractual insuficiente; gestión insuficiente de bases de datos; obsolescencia de infraestructura tecnológica; desconocimiento normativo; falta de herramientas tecnológicas; ausencia de estudio de cargas laborales; falta de conectividad de los servicios informáticos; demora Tabla de contenido 16 Contexto de la organización (interno y externo): DAFO excesiva en el envío de los documentos de identificación; pérdida y demoras en el envío de documentos de identidad a cargo de la empresa de servicios postales y retrasos en la entrega de correspondencia por parte de la empresa de mensajería. En cuanto a las fortalezas, se consolidaron y analizaron 226 aspectos a nivel nacional, fundamentados en los siguientes puntos: alta experiencia, capacidad y compromiso del talento humano; colaboración interinstitucional y cooperación; implementación y certificación de sistemas de gestión de calidad y ambiental; cobertura geográfica del servicio; investigación académica y transferencia de conocimiento; capacidad de gestión integral de residuos sólidos; autonomía de los recursos propios; credibilidad y sólida imagen institucional; bases de datos y tecnologías (equipos y sistemas) para la prestación del servicio de registro civil e identificación; venta de servicios; masificación de herramientas tecnológicas para el registro civil y la tarjeta de Identidad; y constante cambio tecnológico. Respecto a las amenazas, se consolidaron y analizaron 211 aspectos a nivel nacional, entre los cuales se destacan los siguientes: políticas fiscales que restringen la asignación de recursos para el cumplimiento de los planes, programas y proyectos institucionales;

nuevas modalidades de ataques de ciberseguridad contra la infraestructura y los datos; cambios normativos que podrían tener un impacto negativo en la organización y gestión de la RNEC; dificultades para acceder a ciertos lugares para la prestación de servicios misionales; vandalismo contra la infraestructura y el personal; desastres naturales; uso inadecuado de la información institucional por parte de terceros, y falta de apoyo por parte de las administraciones territoriales. En cuanto a las oportunidades, se revisaron y analizaron 227 aspectos a nivel nacional. De estos, se consolidaron y priorizaron los siguientes temas: países dispuestos a realizar cooperación internacional con Colombia; demanda por parte de entidades públicas y privadas que requieran consultas de las bases de datos biográficas y biométricas administradas por la RNEC; nuevas tecnologías en el mercado para el aseguramiento de la información y los datos; normatividad en temas anti trámites; servicios digitales; estándares y metodologías establecidas por el Gobierno nacional relacionadas con el servicio al ciudadano; riesgos, gestión del cambio y la innovación, y lineamientos o estándares legales en materia misional que puedan adaptarse a Colombia. Adicional al DOFA, se llevó a cabo un análisis de los informes de seis encuestas internas diligenciadas por los ciudadanos que solicitaron o requirieron servicios de la RNEC durante el año 2023. Estas encuestas incluyeron:

1. Servicio de identificación (una encuesta: escucha al ciudadano).

2. Servicio electoral (tres encuestas: ciudadanos - inscripción de ciudadanos, jurados de votación - evaluación del desempeño del facilitador electoral y a todos los actores el día de la jornada electoral en la mesa de votación).

3. Atención de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, denuncias y consultas

(PQRSDC) (una encuesta).

4. Prestación de servicios a través de los diferentes canales de atención (una encuesta). 17 Tabla de contenido Plan Estratégico 2023 - 2027 | RNEC El análisis tuvo como objetivo establecer un balance en cuanto al grado de satisfacción e insatisfacción con la atención recibida por parte de los ciudadanos que respondieron dichas encuestas. 2.2 MATRIZ DOFA Sobre la base de los análisis realizados del contexto estratégico, se elaboró la matriz institucional de debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas (DOFA) de la RNEC.

Esta matriz permite identificar de manera clara y estructurada los factores internos y externos que pueden influir en el cumplimiento de la misión y visión de la entidad. Las debilidades detectadas ofrecen una visión crítica de los aspectos internos que requieren mejora, mientras que las fortalezas resaltan las capacidades y recursos con los que cuenta la RNEC para alcanzar sus objetivos. Por otro lado, las oportunidades y las amenazas se derivan del análisis del entorno, permitiendo anticipar cambios y adaptar estrategias que aprovechen las tendencias positivas y mitiguen los riesgos potenciales. La aplicación de esta herramienta estratégica es fundamental para la toma de decisiones informadas que promuevan