RNEC - Resolución 14369 del 22 de diciembre de 2017

13 0 ABR. 2018REGISTRADURÍANACIONAL DEL ESTADO CIVILresotucion® 14369 pe2017( 22 DIC. mm ?“Por la cual se implementa el sistema de firma digital en la certificación de firmas de Registradores delEstado Civil, Inspectores y Corregidores autorizados para llevarla función registral con fines deapostilla”EL REGISTRADOR NACIONAL DEL ESTADO CIVILEn cumplimiento de las funciones conferidas por el Decreto 1010 de 2000, y

CONSIDERANDO: Que, de conformidad con el artículo 266 de la Constitución Política, modificado por el Acto Legislativo01 del 03 de julio de 2003, corresponde al Registrador Nacional del Estado Civil, la dirección yorganización del registro civil.Que, la Registraduría Nacional del Estado Civil, de conformidad con lo previsto en el artículo 266 de laConstitución Política, en concordancia con el Decreto 2241 de 1986 y el Decreto 1010 de 2000, ejerce,entre otras, la función de organizar y dirigir el registro civil y la identificación de los colombianos.Que, en ejercicio de sus funciones constitucionales y legales, la Registraduría Nacional del EstadoCivil como responsable de la identificación de los colombianos, modernizó su plataforma tecnológicae integró nuevos sistemas de identificación.Que, conforme al numeral 2°, artículo 40 del Decreto 1010 de 2000, corresponde a la DirecciónNacional de Registro Civil “(...) 2. Diseñar los instrumentos necesarios para la correcta difusión de lasnormas y procedimientos a seguir dentro del proceso de registro civil.”Que la República de Colombia hace parte de la Convención sobre la abolición del requisito delegalización para documentos públicos extranjeros, suscrita en La Haya el 5 de octubre de 1961, lacual fue aprobada mediante Ley 455 de 1998.Que, el artículo 6° de la Convención sobre la abolición del requisito de legalización para documentospúblicos extranjeros, suscrita en La Haya el 5 de octubre de 1961, establece que “Cada Estadocontratante designará las autoridades, consideradas en base al ejercicio de sus funciones como tales,a las que dicho Estado atribuye competencia para expedir la Apostilla

prevista en el párrafo primerodel artículo tercero. Cada Estado contratante notificará esta designación al Ministerio de AsuntosExteriores de los Países Bajos en el momento del depósito de su instrumento de ratificación o deadhesión o de su declaración de extensión. Le notificará también a dicho Ministerio cualquiermodificación en la designación de estas autoridades”.Que, el Ministerio de Relaciones Exteriores expidió la Resolución No. 3269 del 14 de junio de 2016“Por medio de la cual se adopta el procedimiento para apostillar y/o legalizar documentos y se derogala Resolución 7144 del 24 de octubre de 2014”.Que, el artículo 2” de la Resolución 3269 de 2016, establece las siguientes definiciones:...1. Legalización: La legalización consiste en certificar la firma de funcionario público enejercicio de sus funciones, previo registro de la firma ante el Ministerio de RelacionesExteriores, para que el documento sea válido en otro país, cuando el país en el cual surtiráefectos no es parte de la Convención sobre la Abolición del Requisito de Legalización paraDocumentos Públicos Extranjeros de La Haya de 1961.m8 07 22 DIC. 2817Continuación de la Resolución nt 1 4 3 6 “Por la cual se implementa el sistema de firma digital en lacertificación de firmas de registradores, corregidores e inspectores con fines de apostille”2. Apostilla: La apostilla es la legalización de la firma de un funcionario público en ejercicio desus funciones, cuya firma deberá estar registrada ante el Ministerio de Relaciones Exteriores,para que el documento sea válido en otro país, cuando el país en el cual surtirá efectos esparte

de la Convención sobre la Abolición del Requisito de Legalización para DocumentosPúblicos Extranjeros de La Haya de 1961.3. Firma manuscrita: Es aquella firma que una persona por sí misma y valiéndose de su puñoy letra, plasma o estampa en un documento o papel.4. Firma digital: Es un valor alfa numérico que se adhiere a un mensaje de datos y queutilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al textodel mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave deliniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada latransformación5. Firma mecánica: Es aquella que procede de algún medio mecánico...”Que, con relación al registro de las firmas, el artículo 3% de la Resolución 3269 de 2016 señala que“Todo funcionario público que suscriba documento que deba surtir efectos en el exterior, deberáregistrar su firma en el Ministerio de Relaciones Exteriores."Que, la Registraduría Nacional del Estado Civil, en uso de su atribución de ejercer la organización ydirección del registro civil de las personas, certifica la firma de los Registradores del Estado Civil confines de apostilla.Que, el artículo 6° del Decreto Ley 019 de 2012, establece que "Los trámites establecidos por lasautoridades deberán ser sencillos, eliminarse toda complejidad innecesaria y los requisitos que seexijan a los particulares deberán ser racionales y proporcionales a los fines que Se persigue cumplir.Las autoridades deben estandarizar los trámites, estableciendo requisitos similares para trámitessimilares”.Que, el artículo 52 del Decreto

Ley 019 de 2012, señala que “los trámites de apostillaje, dentro delterritorio nacional y en el extranjero, se podrán solicitar mediante el uso de correo postal, sin que serequiera la presentación personal del solicitante. El Gobierno Nacional reglamentará el procedimientoy el uso de medios electrónicos”Que, en mérito de lo expuesto,. RESUELVE:ARTÍCULO PRIMERO: IMPLEMENTAR la firma digital en las certificaciones de firma de losRegistradores del Estado Civil, Inspectores y Corregidores autorizados para llevar la función registral,contenidas en los registros civiles con fines de apostilla.ARTÍCULO SEGUNDO: Para tal fin, la Dirección Nacional de Registro Civil hará uso del “BuzónApostilla” implementado por la Cancillería para tramitar en debida forma la certificación de firmas confines de apostilla, para lo cual:1. Mediante correo electrónico ho validacionsirfOregistraduria.gov:co,;- creado por laRegistraduria Nacional del Estado Civil, se recibiran las solicitudes de firma de Registradoresdel Estado Civil, Inspectores y Corregidores con fines de apostilla.2. Enel citado correo, el solicitante debe aportar de manera escaneada copia integra del registrocivil a cerlificar, con el respectivo adhesivo de recaudos y la constancia de expedición decopia del Registrador del Estado Civil, Inspector o Corregidor, con su firma sobre eldocumento.3. Una vez recibido por el correo del Grupo de Validación y Producción de Registro Civil, seprocederá a diligenciar el/buzón de correo diseñado por la Cancilleria: para tal efecto yadoptado por la Registraduría Nacional, previa verificación de la respectiva firma delPágina 2 de 3074 35 ABR 2018Continuación

de la Resolución NB 1 4 3 6 9 “Por la cual se implementa el sistema de firma digital en lacertificación de firmas de registradores, corregidores e inspectores con fines de apostille”funcionario en la base de datos de registro civil y se certificará la firma del Registrador delEstado Civil, Inspector o Corregidor para continuar con el trámite ante la Cancillería.ARTÍCULO TERCERO: REGISTRO DE FIRMA Para darle cumplimiento a lo anteriormente expuesto,se requiere continuar tramitando el registro de firma de los Registradores, Inspectores o Corregidoresdel Estado Civil, así:1. El funcionario debe registrar su firma en la Tarjeta de Actualización de Firmas, que contienelos datos del funcionario con la resolución de nombramiento, fecha de posesión y firma delmismo, la cual debe ser remitida por la Delegación Departamental máximo al día siguiente dela posesión del funcionario.2. La Delegación Departamental remitirá estas Tarjetas de Actualización de firmas a la DirecciónNacional de Registro Civil, Coordinación del Grupo de Validación y Producción de RegistroCivil, dentro de los cinco (5) días siguientes a la posesión del funcionario.3. La Coordinación del Grupo de Validación y Producción de Registro Civil sistematizará lasfichas de registro, las cuales se subirán al servidor de firmas para ser consultadas por elfuncionario que certifica las firmas registradas.ARTÍCULO CUARTO: La presente Resolución rige a partir de la fecha de expedición y surte efeclosa partir de su publicación.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASEDada en Bogotá D. C., alos 2 2 DIC. 2817| ' JYAN CARLOS GARINDO VÁCHARepistrador Nacional Wel Estado Civil N'CAMACHO Aprobó: LUIS FERNANDO CRIALES GUTIERJEANETHE RODRIGUEZ PEREZRevisó: CARLOS ALBERTO MONSALVE MCLARA INÉS ECHAVARRIA LOPEZ,Proyectó: MARÍA VICTORIA TAFUR GARZON RZDegistrador Delegado para el Registro Civil y la Identificación eyefe Oficina Juridica (E)irector Nacional de Registro Civilcoordinadora Grupo Jurídico DNRC (E)Coordinadora Grupo de Validación y Producción de Registro Civil Página 3 de 3