SAYCO - Reglamento de obras pendientes por identificar

REGLAMENTO OBRAS

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TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN................................................................................................................... 3

2. INSTRUCCIONES GENERALES ....................................................................................... 3

3. BASE LEGAL ........................................................................................................................ 11REGLAMENTO OBRAS

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1. INTRODUCCION.

El presente reglamento, establece las funciones y procedimientos para la aplicación de los artículos 80 y 81 de los estatutos, en relación con las obras

1. INTRODUCCION.

El presente reglamento, establece las funciones y procedimientos para la aplicación de los artículos 80 y 81 de los estatutos, en relación con las obras pendientes de identificar (PI) y la reversión de los derechos no sociales (NS).

2. INSTRUCCIONES GENERALES.

En cada proceso de distribución se generan diferentes tipos de valores que no pueden ser cancelados p or la sociedad y que pueden se clasificados en las siguientes categorías así:

Rubro Obras Pendientes de Identificar La Sociedad de Autores y Compositores de Colombia, SAYCO, como sociedad de gestión colectiva de derechos de autor, confiere a los usuarios , autorizaciones globales para el uso de los repertorios que administra y representa.

Los usuarios, a su turno, ante la imposibilidad de identificar las obras utilizadas que pertenecen específicamente al repertorio licenciado, en cumplimiento de las obligaciones legales, emiten unos informes documentales consistentes en planillas, archivos electrónicos etc., de manera global sobre las diversas utilizaciones de las obras, tanto musicales como audiovisuales, en los que consignan la totalidad del repertorio utilizado. SAYCO, realiza un proceso de carga de esos informes y por su volumen de aproximadamente cinco (5) millones de registros anuales, ellos son sometidos a procesos de identificación automática, tarea en la cual el sistema mismo identifica y codifica históricamente hasta un 70% de tales registros. Los registros no identificados son objeto de un proceso de identificación manual por parte de los auxiliares de la Coordinación de Recopilación de Información y Distribuciones en colaboración con la Coordinac ión de Documentación (estos últimos, quienes incorporan a la base de datos las obras identificadas que no poseen

auxiliares de la Coordinación de Recopilación de Información y Distribuciones en colaboración con la Coordinac ión de Documentación (estos últimos, quienes incorporan a la base de datos las obras identificadas que no poseen documentación), proceso que identifica hasta un 20% adicional de las entradas, para un total codificado entre procesos, del 90% aproximadamente de las obras reportadas por los usuarios. Las obras que no poseen documentación completa, pero sobre las cuales es posible identificar a uno de los derechohabientes originales, como socio o mandante de una sociedad con la cual se tiene un convenio de rec iprocidad, se les aplica la regla de Varsovia en el caso de la comunicación pública y la Regla de Roma en el caso de la reproducción. El 10% aproximadamente restante de losREGLAMENTO OBRAS

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registros hasta completar el 100% de los reportes, denominado Obras Pendientes de I dentificarPI, resulta, en la mayoría de veces, como consecuencia de los errores consignados en los reportes de los usuarios o por carecer de documentación, ya sea que se trate de obras muy recientes, a pesar de la obligación estatutaria de documentarlas por parte de los asociados. Este porcentaje se somete a un proceso posterior a cada pago de derechos, en el que se informa a los titulares y sociedades extranjeras los datos necesarios para que estos traten de identificar en sus propias bases de datos las obras aún no

porcentaje se somete a un proceso posterior a cada pago de derechos, en el que se informa a los titulares y sociedades extranjeras los datos necesarios para que estos traten de identificar en sus propias bases de datos las obras aún no declaradas y, en consecuencia, no documentadas en SAYCO.

Rubro NS (No Society) Cuando en la llave de distribución de una obra que ha sido identificada e incluida en el proceso de distribución de derechos, participan uno o varios derechohabientes, que a la fecha de distribución figuran en la base de datos IPI de Suiza como No afiliados a sociedad alguna (código 99), es necesario por razones técnicas realizar estas distribuciones de acuerdo a la llave de reparto y acumular los dineros resultant es asignados para estos derechohabientes en una cuenta llamada IPINS (Código SGS 20179). Estos valores reciben diferentes tratamientos de acuerdo a lo reglamentado en cada sociedad, reteniéndolos algunas hasta por 20 años y luego realizando destinaciones específicas.

Rubro Sociedades Sin Contrato Existen algunas obras en la Base de Datos y que son incluidas en los procesos de reparto, que incluyen derechohabientes que aunque están afiliados en la base de datos IPI de Suiza a alguna sociedad miembro de CISA C, esta sociedad NO posee contrato de representación con SAYCO. En este caso por ley, no es posible remitir estos derechos a dicha sociedad ya que no existen documentos que legalicen la relación entre las sociedades.

Rubro De Obras Pendientes De Identificar Está constituido por valores resultantes de las distribuciones de derechos, correspondientes a los reportes de utilizaciones de los diversos usuarios que no se pueden identificar o asociar a una obra determinada en el proceso normal de distribución, aun después de aplicar las reglas de Varsovia y de Roma, debido a

correspondientes a los reportes de utilizaciones de los diversos usuarios que no se pueden identificar o asociar a una obra determinada en el proceso normal de distribución, aun después de aplicar las reglas de Varsovia y de Roma, debido a que no se dispone de la información suficiente para repartir sus derechos y por lo tanto no se puede determinar en primera instancia a quien pertenecen.REGLAMENTO OBRAS

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PROCESO QUE SE REALIZA PARA SU IDENTIFICACIÓN.

Para su identificación, la Coordinacion de Documentación, cuenta con auxiliares que realizan una actividad de revisión e identificación posterior al proceso de distribución, sobre aquellos registros que no se pudieron codificar, con el fin de corregir las omisiones de los auxiliares de la Coordinación de Recopilación de información y distribución en la codificación manual, esta tarea es realizada por un recurso especifico en el transcurso del trimestre siguiente a la distribución realizada y cerrada Según la norma de Cisac, los informes pueden limitarse para aquellas obras sobre las cuales el conjunto de derechos a repartir, sobrepasa un umbral mínimo fijado por la sociedad que reparte, especificándose que las obras para las que el conjunto de derec hos a repartir sobrepasa los US$ 20, oo, deben figurar siempre en estas listas. SAYCO para estos efectos ha determinado ese monto, en el menor valor entre el mínimo fijado por CISAC y el 10% de un SMMLV.

conjunto de derec hos a repartir sobrepasa los US$ 20, oo, deben figurar siempre en estas listas. SAYCO para estos efectos ha determinado ese monto, en el menor valor entre el mínimo fijado por CISAC y el 10% de un SMMLV. Adicionalmente, y con el objeto de cumplir con lo c onsignado en los artículos 80 y 81 de los estatutos, SAYCO llevará a cabo las siguientes acciones: Adicionalmente, la Coordinacion de Recopilación y Distribución, de manera trimestral y posterior al proceso de distribución y máximo quince días después del cierre del proceso, realiza las siguientes actividades:

Divulgación de la información La Coordinación de Recopilación de Información y Distribuciones divulgará la información entre los Autores y Compositores a través de los Coordinaciones Regionales y l a Dirección Societaria, entre las sociedades del extranjero a través de la Coordinación internacional y directamente entre los editores afiliados La información objeto de revisión, que contendrá al menos la siguiente información:

• Número del Registro, qu e hace referencia al trimestre procesado, el año y un valor de control interno. • Título de la obra (el que aparece en el reporte del usuario); • Autor ( el que aparece en el reporte del usuario) Los Coordinadores Regionales deberán publicar los archivos cada vez que se reciban y ponerlos a disposición de todos los asociados de manera que estos los puedan consultar de manera fácil. Los archivos enviados a los coordinadores, deberán mantenerse a disposición de los afiliados por el mismo término dispuesto en este reglamento.REGLAMENTO OBRAS

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en este reglamento.REGLAMENTO OBRAS

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El coordinador debe remitir, vía e -mail, el listado a los socios de su regional que poseen correo electrónico. Que durante los tres (03) días siguientes al recibo del listado, el Coordinador Regional realice una verificación previa del mismo, buscando identificar obras de los socios de su regional. Que de las obras identificadas, notifique inmediatamente y por escrito al socio respectivo, solicitándole su documentación. Copia de este oficio debe ser remitido a la Dirección Societaria y a la Subgerencia (o al que haga sus veces). Si un asociado a SAYCO identifica en los registros del listado de obras pendientes por identificar alguna obra de su propiedad deberá seguir los siguientes pasos:

1. Acercarse a la sede de SAYCO de su ciudad y di ligenciar el formato de Reclamación de obras pendientes de identificar, teniendo en cuenta los siguientes

campos: Carnet Nombre Dirección Teléfono

Ciudad Departamento Registro: El número correspondiente a la obra que se encuentra en el listado de obras pendientes de identificar. Título de la obra: Corresponde al nombre completo y correcto de la obra que se desea registrar Autor: Nombre del autor de la obra Artista: Fecha de lanzamiento: Es la fecha en que la producció n salió al mercado. Es

Título de la obra: Corresponde al nombre completo y correcto de la obra que se desea registrar Autor: Nombre del autor de la obra Artista: Fecha de lanzamiento: Es la fecha en que la producció n salió al mercado. Es opcional o Adjuntar documentación: Para registrar la obra o realizar su debida identificación debe adjuntar los siguientes soportes: Letra o partitura Certificado de Registro CD original Formato de declaración de obra debidamente diligenciado y firmado.REGLAMENTO OBRAS

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Entregar toda la documentación anteriormente relacionada al coordinador regional, quien será el encargado de realizar el seguimiento a la solicitud y al mismo tiempo darle respuesta al socio sobre el estado de su requerimiento. El coordinador regional debe remitir toda la documentación recopilada de los socios con sus correspondientes solicitudes a la Coordinación de Documentación en Bogotá, donde se iniciara el proceso de verificación y suficiencia de información para la documentación de la(s) obras solicitadas. La circularización de los registros pendientes de identificar entre sociedades extranjeras por parte de la Coordinación Internacional, se hará según el principio de reciprocidad, en formato UP-1 después de cada Distribución La información a los socio s Editores, se les enviará a través del correo electrónico o medio magnético en caso que estos lo soliciten. Estos deberán revisar los registros e identificar las obras (colocando el titulo original y el autor

La información a los socio s Editores, se les enviará a través del correo electrónico o medio magnético en caso que estos lo soliciten. Estos deberán revisar los registros e identificar las obras (colocando el titulo original y el autor correspondiente) y remitir un informe consolid ado haciendo referencia a los números de registro que posee cada línea en archivo informado. Si las obras identificadas, necesitasen de registro o modificación, el Editor deberá seguir de forma adicional y previamente el procedimiento establecido para la d ocumentación de obras nuevas.

Publicación en Medio Masivos El Coordinador de Recopilación de Información y Distribuciones o quien cumpla sus funciones, solicitará la publicación de un aviso en un medio masivo de información informando a los asociados que en las Coordinaciones regionales están disponibles unos listados que contienen los registros de las obras pendientes de identificar. Esta publicación deberá realizarse máximo dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al envío de los reportes a los Coordinadores regionales.

Publicación en la Página WEB La información objeto de divulgación, deberá colocarse a disposición de los afiliados a través de la publicación en la página WEB de la sociedad una vez sea divulgada por los métodos anteriormente descritos.REGLAMENTO OBRAS

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Reclamación de Obras Identificadas Adicionalmente a los envíos, la Coordinación de Recopilación de Información y

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Reclamación de Obras Identificadas Adicionalmente a los envíos, la Coordinación de Recopilación de Información y Distribuciones p osee un formato de reclamación para ser utilizado por los asociados y que se pondrá a disposición de todos los coor dinadores, en el que se consignarán los datos y las pruebas que soportan la reclamación (carátulas, reportajes etc.). En el caso de ser una obra aún no declarada en la sociedad, dicha reclamación deberá venir acompañada de su respectivo formato de declaración de obra, los documentos de declaración y deberá adicionalmente constatarse que ésta fue creada y/o publicada con anterioridad a su ejecución. La recepción de dichas reclamaciones tendrá unos cortes en las siguientes fechas: 31 de enero, para el proceso a realizarse en marzo de cada año 30 de abril, para el proceso a realizarse en junio de cada año. 31 de Julio para el proceso a realizarse en septiembre de cada año 31 de octubre, para el proceso a realizarse en Diciembre de cada año. No obstante, las fechas de corte para procesos de documentación, distribución y pago, los registros no prescribirán durante el tiempo que determina este reglamento y podrán ser reclamados en cualquier momento dentro de ese lapso de tiempo.

PAGO DE REGISTROS IDENTIFICADOS.

Los registros que sean identificados y sus valores asociados, serán pagados en procesos independientes que se realizarán mensualmente, denominados procesos de identificación del PI (Pendiente de Identificar). Una vez agotados estos procesos, la Dirección de Operaciones de la Sociedad reportará a la Gerencia General con periodicidad anual y con corte a 31 de diciembre del año a reportar,

de identificación del PI (Pendiente de Identificar). Una vez agotados estos procesos, la Dirección de Operaciones de la Sociedad reportará a la Gerencia General con periodicidad anual y con corte a 31 de diciembre del año a reportar, los valores que no se pudieron identificar definitivamente, a pesar del trámite realizado y que cumplen con el tiempo de pr escripción, para que ordene la Coordinación de Contabilidad que tales montos objeto del presente proceso sean sacados del rubro de obras pendientes de identificar y que haga la imputación contable que corresponda como recursos disponibles de la Administración.REGLAMENTO OBRAS

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TÉRMINO DE PRESCRIPCIÓN.

Los Artículos 80 y 81 de los estatutos, establece el período de tres (3) años para que dichos valores prescriban a favor de SAYCO, de acuerdo con los estándares internacionales de las sociedades afiliadas a CISAC.

DESTINO DE LOS DERECHOS PRESCRITOS.

Agotado el trámite anterior, la Gerencia General presentará al Consejo Directivo para su aprobación un plan de inversiones de los valores prescritos y revertidos a favor de SAYCO.

REDISTRIBUCION DE LOS DINEROS NS (Non Society) Y SOCIEDADES SIN CONTRATO Los dineros acumulados anualmente, resultantes de los procesos de distribución, por los conceptos de dineros NS (Non Society) y de Sociedades sin contrato,

REDISTRIBUCION DE LOS DINEROS NS (Non Society) Y SOCIEDADES SIN CONTRATO Los dineros acumulados anualmente, resultantes de los procesos de distribución, por los conceptos de dineros NS (Non Society) y de Sociedades sin contrato, serán redistribuidos equitativamente en las distribuciones correspondient es a los conceptos de RADIODIFUSION BROADCASTING (RADIO Y TELEVISION) del año siguiente al periodo que estos se causaron de la siguiente manera: 50% Revertido en el Concepto de Radio Nacional (Código 350) 25% Revertido en el Concepto de Música en Televisión (311) 25% Revertido en el Concepto de Música en Audiovisuales (312)

3. BASE DE LEGAL.

A. ESTATUTOS: ARTICULO 80.- PRESCRIPCIONES: 1"Prescriben a los tres (3) años a favor de SAYCO y en contra de sus socios, los derechos o percepciones cobrados por este de obras no identificadas, notificadas personalmente al interesado de conformidad con lo dispuesto en el artículo 318 del C.P.C.; en el caso de percepciones o derechos de autores del extranjero, regirá el principio de reciprocidad."

ARTICULO 81 – FONDO ESP ECIAL DE OBRAS EN RESERVA: "SAYCO constituirá un fondo especial de reserva sobre el recaudo de obras de autores no identificadas, comunicando periódicamente mediante edicto publicado en la prensa para el reclamo oportuno de los derechos por parte del inter esado."REGLAMENTO OBRAS

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B. CISAC – BIEM - La CISAC, es la Confederación Internacional de Sociedades de Autores y Compositores, fundada en 1926 -1927 en París, donde tiene su sede. Se trata de una organización internacional no gubernamental sin fines de lucro, que agrupa a entidades de gestión colectiva de derechos de autor. SAYCO, como miembro de dicha confederación, tiene celebrados contratos de reciprocidad con las más importantes sociedades del mundo afiliadas a ella, para el recaudo recíproco de los derechos de comun icación pública por la utilización de las obras de los miembros de cada entidad asociada en sus respectivos territorios. - El BIEM, es el Buro Internacional de Ediciones Músico - Mecánicas, fundado en París el 21 de enero de 1929, como sociedad civil que en la actualidad constituye un órgano cuya finalidad es contribuir a la defensa y desarrollo a la protección del derecho de autor en el ámbito de la reproducción mecánica; elaborar modelos de contratos de representación unilateral y bilateral entre sus miemb ros, a fin de asegurar la gestión por parte de cada entidad asociada; negociar contratos tipo con la Federación Internacional de Fonogramas y Video gramas, IFPI, entre otros aspectos.

• Regla de Varsovia de la CISAC, establecida en 1934 y actualizada en 1 993. Su finalidad y operatividad se resume en lo siguiente:

con la Federación Internacional de Fonogramas y Video gramas, IFPI, entre otros aspectos.

• Regla de Varsovia de la CISAC, establecida en 1934 y actualizada en 1 993. Su finalidad y operatividad se resume en lo siguiente: Si al momento del reparto no se dispone de documentación alguna en relación con una obra que ha sido ejecutada o difundida, pero es posible identificar a uno de los derechohabientes originales como socio o mandante de una sociedad hermana, el total de los derechos correspondientes a dicha obra se debe pagar a ésta. La sociedad destinataria efectuará el reparto sobre la base de la documentación que posea.

La sociedad destinataria debe facilitar lo más rápidamente posible a la sociedad que lleva a cabo el reparto, la documentación sobre las obras sobre cuyos derechos no está habilitada a recibir en su totalidad, o notificar a la sociedad que reparte, las razones por las cuales no puede distribuir ell a misma los citados derechos.

• Regla de Roma del BIEM, adoptada en 1976 y actualizada en 1993. Opera de la

siguiente manera:

Si en relación con una obra grabada en un soporte sonoro/audiovisual, no existe ninguna documentación en el momento de llevar a cabo el reparto, pero es posible identificar a uno de los derechohabientes originales como socio o mandante deREGLAMENTO OBRAS

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una sociedad hermana, se recomienda abonar a ésta la totalidad de los derechos

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una sociedad hermana, se recomienda abonar a ésta la totalidad de los derechos correspondientes a dicha obra. La sociedad destinataria efectuará el reparto con base en la documentación que posea. La sociedad destinataria debe facilitar lo más rápidamente posible a la sociedad que lleva a cabo el reparto, la documentación sobre las obras sobre cuyos derechos no está habilitada a recibir en su totali dad, o notificar a la sociedad que reparte, las razones por las cuales no puede distribuir en la misma los citados derechos.

CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA Y ACTA DE APROBACIÓN CAMBIO SOLICITANTE 0.1 28/09/2007 Lanzamiento Consejo Directivo 0.2 01/04/2008 Inclusión de normas solicitadas por la DNDA D.N.D.A 0.3 28/07/2008 Aclaraciones solicitadas en auditoría Consejo Directivo 0.4 18/05/2010 El coordinador debe remitir, vía email, el listado a los socios de su regional que poseen correo electrónico. Que durante los tres (03) días siguientes al recibo del listado, el Coordinador Regional realice una verificación previa del mismo, buscando identificar obras de los socios de su regional. En esta verificación se deben valer de medios como el internet, Que, de las obras identificadas, notifique inmediatamente y por escrito al socio respectivo, solicitándole su documentación. Copia de este oficio debe ser

verificación se deben valer de medios como el internet, Que, de las obras identificadas, notifique inmediatamente y por escrito al socio respectivo, solicitándole su documentación. Copia de este oficio debe ser remitido a la Dirección Societaria y a la Subgerencia. Dirección de Operaciones 0.5 18/06/2013 Se cambia Coordinación Internacional por Dirección Internacional Consejo Directivo – Gerencia General 0.6 11/08/2015 Se actualizó el nombre del área Responsable del proceso. Se incluye la responsabilidad de la revisión post de los listados de PI/ONI por parte de la Coordinación de Documentación. Se ampliaron los tiempos de Consejo Directivo – Gerencia

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revisión de los listados de PI/ONI, los cuales se realizarán a lo largo del trimestre siguiente a la distribución. Se cambia la publicación en “Prensa”, por unos denominados medios masivos, ya que esta puede hacerse a través de otros medios más efectivos y con costos más apropiados para la Sociedad. Se cambia la Dirección Internacional por la Coordinación Internacional 0.7 04/12/2017 Se recodifica y se ajusta documento de forma Julio Cesar

costos más apropiados para la Sociedad. Se cambia la Dirección Internacional por la Coordinación Internacional 0.7 04/12/2017 Se recodifica y se ajusta documento de forma Julio Cesar Rojas

CONTROL DE DOCUMENTOS

Elaboro: William Medina Avellaneda

Cargo: Coordinador SIG

Fecha: 4/12/2017

Firma: Revisado técnicamente por:

Julio César Rojas

Cargo: Dir. de Planeación

Fecha: 4/12/2017

Firma: Aprobó:

Acta No: 007

Fecha: 04/12/2017