SFC - Comité de auditoría. Reuniones Concepto No. 2008013673-001 del 10 de abril de 2008 id2008013673

COMITÉ DE AUDITORÍA, REUNIONES Concepto 2008013673-001 del 10 de abril de 2008.

Síntesis: La Ley 222 de 1995 abre la posibilidad de que las reuniones presenciales del máximo órgano social o de la junta directiva se sustituyan por el consentimiento escrito de todas las personas que integran el órgano colegiado y aunque la ley hace referencia a los colectivos citados, se entiende que nada obsta para que, por aplicación analógica de la ley, se permita su uso en otros cuerpos colegiados, tales como comités u otros organismos internos de la sociedad como los comités de auditoria. Condiciones y requisitos. «(…) consulta sobre la posibilidad de aplicar el artículo 20 de la Ley 222 de 1995, para efectos de la toma de decisiones mediante comunicación escrita por parte de los integrantes del comité de auditoria, comité establecido por la Ley 964 de 2005 para los emisores, cuando eventualmente no pudiere llevarse a cabo reunión presencial. Sobre el particular, resultan pertinentes las siguientes consideraciones: La Ley 222 de 1995 en su artículo 20, abre la posibilidad de que las reuniones presenciales del máximo órgano social o de la junta directiva, se sustituyan por el consentimiento escrito de todas las personas que integran el respectivo órgano colegiado.

Aunque la ley hace referencia a los órganos aludidos, entiende este Despacho que nada obsta para que, por aplicación analógica de la ley , se permita su uso en otros cuerpos colegiados, 1 tales como comités u otros organismos internos de la sociedad. La aplicación analógica de la ley se manifiesta cuando a una situación no contemplada, se

aplica un precepto relativo a un caso semejante, ha señalado la doctrina que “se aplica la misma disposición a todos aquellos casos, no previstos, en que existe igualdad de razones jurídicas” (Cursiva no corresponde al original). 2 En ese orden, al no estar contemplado de manera expresa en la normatividad la posibilidad de la toma de decisiones mediante comunicación escrita para comités de auditoria, situación prevista para asambleas de accionistas y juntas directivas, es factible la aplicación analógica de dicho mecanismo de reunión no presencial, pues unos y otros, son cuerpos colegiados en donde se delibera y decide lo que a cada uno corresponde. ______________ 1 Artículo 8. Ley 153 de 1887. 2 Eduardo García Maynes. Introducción al Estudio del derecho. Editorial Porrua SA. Pág. 342. Adicionalmente, los mecanismos de reuniones no presenciales para las reuniones de junta de socios, de asamblea general de accionistas o de junta directiva, fueron establecidos en aras de dar paso a una realidad “(e)l derecho no puede seguir ignorando el avance tecnológico y las facilidades que este presenta al mundo de los negocios, es por ello que el proyecto establece la posibilidad de que la junta o asamblea de accionistas y la junta directiva puedan deliberar y decidir utilizando cualquier medio técnico que les permita comunicarse simultanea o sucesivamente. Este mecanismo contribuye la toma de decisiones en forma ágil y acorde con el desenvolvimiento del trafico mercantil moderno” , en tal sentido, dicha realidad es 3 igualmente aplicable a los comités de auditoria como cuerpos colegiados.

Lo anterior, siempre que no se haya hecho renuncia estatutaria a las reuniones no presenciales de forma general para cualquier cuerpo colegiado o en particular, al preverse las disposiciones que rigen el funcionamiento del comité de auditoria . 4 Finalmente, en aras de la efectividad de la reunión no presencial, deben cumplirse los preceptos relativos a : la participación de todos los miembros, que desde luego no implica 5 unanimidad en los votos; mayoría decisoria calculada con base el total de los miembros del cuerpo colegiado; consentimiento escrito expresado en cualquier medio documental; si la votación se hace mediante documentos separados, que estos sean recibidos por el representante legal en un término máximo de un mes, contado a partir de la fecha de recepción de la primera de las comunicaciones; que el representante legal informe a cada uno de los miembros del órgano plural el resultado de las votaciones, dentro de los cinco días hábiles siguientes al recibo de la última de las comunicaciones alegadas a dicho administrador; y finalmente, la obligación de la elaboración de actas conforme las previsiones contenidas en los artículos 21 de la Ley 222 de 1995 y 189 y 431 del estatuto mercantil. Así mismo, dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 45 de la Ley 964 de 2005 y en los estatutos respecto del funcionamiento de los comités de auditoria. (…).» _____________________ 3 Exposición de motivos de la ley 222 de 1995. Gaceta del congreso, 4 de noviembre de 1993. 4 Al respecto, REYES VILLAMIZAR, Francisco. Derecho Societario Tomo 1. Colombia. Editorial Temis SA. 2004. Pág. 430. 5 Artículos 20 y 21 Ley 222 de 1995.