SFC - Documentos electrónicos. Mensaje de datos, reconocimiento y requisitos. Libros de comercio Concepto No. 2007005082-001 del 15 de marzo de 2 id2007005082

DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS, MENSAJE DE DATOS, RECONOCIMIENTO Y REQUISITOS - LIBROS DE COMERCIO Concepto 2007005082-001 del 15 de marzo de 2007.

Síntesis: La Ley 527 de 1999 reconoció plenos efectos jurídicos y valor probatorio a los mensajes de datos a los que se les reconoce la misma fuerza probatoria que se le otorga a los documentos en papel. En virtud del criterio de los equivalentes funcionales la exigencia de llevar los documentos en papel puede cumplirse a través de documentos electrónicos, siempre y cuando existan los mecanismos técnicos y operativos idóneos que lo permitan los cuales deberán ser informados y comunicados a este Organismo, a efectos de determinar su validez.

La información contable y demás de la sociedad, que se encuentre consignada en medios electrónicos deberá estar a disposición de este Organismo cuando lo estime procedente en ejercicio de sus funciones de inspección, vigilancia y control y permitirse el acceso a la información allí contenida. La viabilidad para que se adopten los mecanismos técnicos y operativos para llevar los libros a través de medios electrónicos no releva al ente económico de cumplir con las obligaciones exigidas por las normas contables, en especial aquellas referidas a los comprobantes que deben servir de respaldo de la información consignada en los libros. Siempre deberá garantizarse a los accionistas de la sociedad su derecho de inspección e información en los términos previstos por la legislación mercantil, dejando en conocimiento de los accionistas los medios que se utilizarán para el efecto, y garantizar con suficiencia el acceso a los mismos. «(…) consulta a esta Superintendencia acerca de la posibilidad de manejar los Libros de

Órdenes de Contenido Crediticio y Titularización, Libro de Órdenes de Acciones, Libro de Operaciones de Bolsa, Libro de Operaciones SENOTC, Libro de clientes mensual, a través de medios electrónicos. Sobre el particular, resultan pertinentes las siguientes consideraciones:

1. Sea lo primero señalar, que de conformidad con lo expuesto por la Ley 527 del 18 de agosto de 19991, “Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones” se adoptó el criterio de los equivalentes funcionales basado en el análisis de los fundamentos y funciones de la exigencia tradicional del documento sobre papel, para determinar cómo podrían cumplirse esos propósitos y funciones con técnicas electrónicas, definiéndose requisitos como la fiabilidad, inalterabilidad y rastreabilidad, que son aplicables a la documentación sobre papel.

1 Colombia adaptó la Ley de comercio electrónico de la Comisión de las Naciones Unidas para el derecho mercantil internacional –CNUDMIa través de la Ley 527 de 1999. La exposición de motivos de dicha norma pone de presente que la misma obedeció a la necesidad de adecuar el ordenamiento jurídico colombiano a los adelantos tecnológicos y avances en los sistemas de información, a falta de un régimen específico que regulara el intercambio electrónico de informaciones y otros medios conexos de comunicación de datos que comienzan a reemplazar a los tradicionales soportes documentales basados en el papel. Lo anterior, para dotar a los documentos electrónicos de niveles de seguridad y confiabilidad,

especialmente con respecto a la identificación del origen y el contenido de los datos, siempre que se cumplan los requisitos técnicos y jurídicos plasmados en la norma. En ese sentido, es importante referirse al contenido de la Ley 527 de 1999 para establecer qué se entiende por mensaje de datos, sus efectos jurídicos, así como su admisibilidad y la fuerza probatoria de los mismos. Al respecto, el artículo 2º, literal a) de la citada ley establece que se entenderá por Mensaje de datos: “la información generada, enviada, recibida, archivada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el intercambio electrónico de datos (EDI)2, el correo electrónico, el telegrama, el telex o el telefax". Conforme a su definición, la noción de mensaje de datos comprende también la información obtenida por medios análogos a los electrónicos que existan en el ámbito de las técnicas de comunicación modernas, entendiéndose que la norma no está exclusivamente destinada a conducir las prácticas modernas de comunicación, sino que pretende ser útil para involucrar todos los adelantos tecnológicos que se generen en un futuro. Por su parte, el artículo 5º de la ley en comento de manera expresa consagra que “No se negarán efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria a todo tipo de información por la sola razón de que esté en forma de mensajes de datos”. En materia de conservación de los mensajes de datos y documentos, el artículo 12 de la aludida norma, establece lo siguiente: “Artículo 12. Conservación de los mensajes de datos y documentos. Cuando la ley requiera que ciertos documentos, registros o informaciones sean conservados,

ese requisito quedará satisfecho, siempre que se cumplan las siguientes condiciones: "1. Que la información que contengan sea accesible para su posterior consulta. "2. Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato en que se haya generado, enviado o recibido o en algún formato que permita 2 El literal e) del mismo artículo 2 define el Intercambio Electrónico de Datos como “La transmisión electrónica de datos de una computadora a otra, que está estructurada bajo normas técnicas convenidas al efecto”. demostrar que reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida, y "3. Que se conserve, de haber alguna, toda la información que permita determinar el origen, el destino del mensaje la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje o producido el documento. “No estará sujeta a la obligación de conservación, la información que tenga por única finalidad facilitar el envío o recepción de los mensajes de datos. “Los libros y papeles del comerciante podrán ser conservados en cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta”. De conformidad con lo anterior, es claro que la Ley 527 de 1999 reconoció plenos efectos jurídicos y valor probatorio a los mensajes de datos, modificando la reglamentación vigente relativa a la obligación de conservar los documentos originales, en la medida en que eran los únicos medios de prueba sobre las operaciones y movimientos contables que realizaban los entes económicos. Así mismo, es importante destacar que el artículo 10 de la Ley 527 de 1999 admite el mensaje de datos como medio de prueba en los siguientes términos: “Artículo 10. Admisibilidad y fuerza probatoria de los mensajes de datos. Los mensajes de datos serán admisibles como medios de prueba y su fuerza probatoria

es la otorgada en las disposiciones del Capítulo VIII del Título XIII, Sección Tercera, Libro Segundo del Código de Procedimiento Civil3. “En toda actuación administrativa o judicial, no se negará eficacia, validez o fuerza obligatoria y, probatoria a todo tipo de información en forma de un mensaje de datos, por el sólo hecho que se trate de un mensaje de datos o en razón de no haber sido presentado en su forma original”. De la anterior se desprende, que a los mensajes de datos se les reconoce la misma fuerza probatoria que se le otorga a los documentos en papel y en cuanto a su valoración en el evento de un proceso, está permitido al juez utilizar libremente aquellas máximas, conocidas en nuestro derecho como reglas de la sana crítica, que conoce y cree de oportuna aplicación al caso concreto.

2. Bajo el contexto anteriormente expuesto, puede concluirse que en virtud del criterio de los equivalentes funcionales, la exigencia de llevar los documentos en papel puede cumplirse a través de documentos electrónicos, siempre y cuando existan los mecanismos técnicos y operativos idóneos que lo permitan. 3 Es decir, de los artículos 251 a 293 del Código de Procedimiento Civil.

Para el caso específico de su consulta, es necesario determinar si se cuenta o no con dichos mecanismos, y si los mismos permiten dar cumplimiento a los requisitos establecidos para llevar los Libros de Órdenes de Contenido Crediticio y Titularización, de Órdenes de Acciones, de Operaciones de Bolsa, de Operaciones SEN-OTC, o de clientes mensual. Sobre el particular, la Resolución 1200 de 1995 expedida por el entonces Superintendente de

Valores, ha establecido que dichos libros deben sujetarse, entre otros, a los siguientes requisitos: “Art. 3.4.5.3.- Adicionado. Res. 143 de 1998, art. 13. Requisitos del libro de operaciones en el mercado mostrador. Las hojas del libro de operaciones en el mercado mostrador, deberán estar previamente numeradas y rubricadas por la Cámara de Comercio; el libro debe destinarse exclusivamente a este fin, mantenerse actualizado en forma diaria y ordenarse cronológicamente y por número de operación, de forma tal que no queden espacios en blanco. “Art. 3.4.1.10.- Modificado. Res. 645 de 1996, art. 2º. Libro de registro de órdenes sobre acciones y bonos convertibles en acciones. Las firmas comisionistas de bolsa deberán llevar un libro especial que se denominará Libro de Registro de Ordenes sobre Acciones y Bonos Convertibles en Acciones, cuyas hojas deberán estar previamente numeradas y rubricadas por la Cámara de Comercio y se considerará un libro auxiliar de contabilidad. “Dicho libro deberá ser el único utilizado oficialmente para registrar todas las órdenes sobre acciones y bonos convertibles en acciones y deberá contener toda la información que reposa en el Sistema Electrónico de Registro de Ordenes, así como el número de la operación con la cual se cumple cada orden (…). “Art. 3.4.2.9.- Modificado. Res. 645 de 1996, art. 3º. Libro de registro de órdenes sobre títulos de contenido crediticio y emitidos en proceso de titularización. Las firmas comisionistas de bolsa deberán llevar un libro especial que se denominará Libro de Registro de Ordenes sobre Títulos de

Contenido Crediticio y Emitidos en Procesos de Titularización, cuyas hojas deberán estar previamente numeradas y rubricadas por la Cámara de Comercio y se considerará un libro auxiliar de contabilidad. “Art. 3.4.4.2.- Requisitos del libro de registro de operaciones. Las hojas de este libro deberán estar previamente numeradas y rubricadas por la Cámara de Comercio; deberá ser destinado exclusivamente a este fin, mantenerse actualizado en forma diaria, estar ordenado por número de operación y cronológicamente de forma que no queden espacios en blanco. (Subrayado fuera de texto). Adicional a lo expuesto, existen otras obligaciones a cargo de los entes económicos, que hacen alusión al contenido y a la forma en que deben llevarse los citados libros4, las cuales no pueden ser obviadas ni desconocidas en caso de que los mismos sean llevados a través de medios electrónicos. En ese orden de ideas, se requiere que sean analizadas las características técnicas y operativas existentes que garanticen que los documentos electrónicos cumplen con los requisitos que demandan las disposiciones especiales en materia contable, en este caso, las establecidos para los libros de que trata su escrito de consulta, y entre las cuales cabe resaltar, el que las hojas de los libros se encuentren numeradas y rubricadas por las Cámaras de Comercio. Lo anterior, claro está, sin perjuicio de que se prevea el cumplimiento de las normas generales previstas en el Decreto 2649 de 1993. En todo caso, de establecerse que existen los medios o mecanismos técnicos adecuados que permitan llevar los libros a través de documentos electrónicos, en cumplimiento de las normas que los regulan, dicho medio deberá ser informado y comunicado a este Organismo, a efectos

de determinar su validez. Así mismo, debe indicarse que la información contable y demás de la sociedad, que se encuentre consignada en medios electrónicos, deberá estar a disposición de este Organismo cuando lo estime procedente en ejercicio de sus funciones de inspección, vigilancia y control. De manera que, la sociedad deberá informar de dicha circunstancia a esta Superintendencia, y permitirle el acceso a la información allí contenida. Igualmente, es importante destacar que la viabilidad para que se adopten los mecanismos técnicos y operativos para llevar los libros a través de medios electrónicos, no releva al ente económico de cumplir con las obligaciones exigidas por las normas contables, en especial aquellas referidas a los comprobantes que deben servir de respaldo de la información consignada en los libros. Por último, cabe advertir que al margen de los medios o mecanismos escogidos y empleados por la Sociedad para llevar los libros exigidos para el registro de sus actividades y de sus operaciones, siempre deberá garantizarse a los accionistas de la sociedad, su derecho de inspección e información en los términos previstos por la legislación mercantil. Para el efecto, la sociedad deberá poner en conocimiento de los accionistas, los medios que se utilizarán para el efecto, y garantizar con suficiencia el acceso a los mismos. (…).» 4 La Resolución 1200 de 1995 que contiene las obligaciones acerca de los libros de que trata su petición, puede ser consultada en nuestra página web www.superfinanciera.gov.co en el enlace normativa, normas destacadas.