SFC - Lavado de activos. SARLAFT. Conocimiento del cliente cuando es Representante Legal Concepto No. 2008027339-001 del 15 de mayo de 2008 id2008027339

LAVADO DE ACTIVOS, SARLAFT, CONOCIMIENTO DEL CLIENTE CUANDO ES REPRESENTANTE LEGAL Concepto 2008027339-001 del 15 de mayo de 2008.

Síntesis: Las instituciones financieras vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia a partir de la entrada en vigencia del SARLAFT deberán solicitar el diligenciamiento del formulario de conocimiento del cliente a los representantes legales y a las demás personas encargadas de la disposición de los recursos del cliente que se vincula a la sociedad, como quiera que tales personas obran por cuenta de un tercero y en su nombre. Documentos e información que se debe diligenciar. «(…) plantea algunos interrogantes relacionados con la procedencia del diligenciamiento de los formularios de conocimiento del cliente para los Representantes Legales de personas jurídicas, este Despacho procede a efectuar los siguientes comentarios a cada uno de los interrogantes planteados, así: 1. ¿Es adecuada la conducta de las instituciones financieras que solicitan el diligenciamiento del formulario de conocimiento del cliente a los representantes legales y a las demás personas encargadas de la disposición de los recursos de sus clientes?

R/ En primer término, es preciso mencionar que la norma a la que hace referencia en su consulta corresponde al artículo 4.2.2.1.1 de las instrucciones relativas al Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo impartidas mediante la Circular Externa 022 de 2007, modificada por la Circular Externa 061 de 2007, disposición que entra a regir a partir del 1° de julio de 2008.

El citado artículo establece lo siguiente: “Para estos efectos, las entidades deben diseñar y adoptar formularios de solicitud de vinculación de clientes que contengan cuando menos la información que más adelante se indica, los cuales deben diligenciarse de acuerdo con las instrucciones señaladas en el presente instructivo. Salvo en los casos expresamente exceptuados en el presente capitulo, las entidades deben obtener de los potenciales clientes, el diligenciamiento de los formularios de solicitud de vinculación para el suministro de productos o prestación de servicios. Dicho formulario debe también ser diligenciado por toda persona que se encuentre facultada o autorizada para disponer de los recursos o bienes objeto del contrato, caso en el cual deberá la entidad verificar el documento que acredita dicha facultad o autorización”. (Lo resaltado es nuestra). De acuerdo con la norma transcrita, es claro que las instituciones financieras vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia a partir de la entrada en vigencia del SARLAFT1, deberán solicitar el diligenciamiento del formulario de conocimiento del cliente a los representantes legales y a las demás personas encargadas de la disposición de los recursos del cliente que se vincula a la sociedad, como quiera que tales personas obran por cuenta de un tercero y en su nombre. En efecto, es pertinente señalar que la persona jurídica como sujeto de derechos y obligaciones patrimoniales requiere de manera fundamental de un representante que lleve a cabo su proyección en la vida de los negocios. En tal virtud, el artículo 633 del Código Civil, al reconocer a la persona jurídica capacidad patrimonial le reconoce, simultáneamente, y como medio necesario para desarrollar esa capacidad, la facultad de ser

representada judicial y extrajudicialmente a través de una persona física o natural con existencia en el plano físico o real de la vida comercial y con aptitud jurídica para obrar autónomamente a efectos de que ejerza los derechos y contraiga las obligaciones tendientes a la ejecución de la empresa social. Dicho en otro giro, el representante legal en materia societaria obedece a aquélla persona capaz de dirigir, actuar y comprometer a la sociedad, es decir, los actos que gestiona el representante producen efectos de una manera directa en el patrimonio o en la esfera jurídica del ente social. En otras palabras “(…) tiene el encargo de celebrar o ejecutar todos los actos y contratos comprendidos dentro de la capacidad de la sociedad como una persona jurídica”2. La representación legal en una sociedad comercial se encuentra regulada, entre otros, en los artículos 110-12, 174, 179, 196 y 440 del Código de Comercio; de ahí que, conforme a lo consagrado en el articulo 110 numeral 12 ibídem en concordancia con el articulo 196 del Estatuto Mercantil, en los estatutos sociales deberán señalarse las limitaciones y estipulaciones a las cuales se sujetará dicha representación. En el caso específico de la sociedad anónima, el artículo 440 del Código de Comercio, determina que tendrá por lo menos un representante legal con uno o más suplentes, quienes serán designados por la junta directiva o la asamblea de accionistas para períodos determinados y podrán ser reelegidos indefinidamente o removidos en cualquier tiempo. Así mismo, es pertinente aclarar que una sociedad puede tener varios representantes legales.

De otra parte, el representante legal, mediante el mecanismo del mandato, puede facultar a otra persona para que la represente, es decir, una persona con poder para desarrollar ciertas actividades que le han sido asignadas mediante la representación voluntaria. Tratándose de personas jurídicas, el representante legal puede otorgar poderes generales. Sin embargo ello no implica que pueda delegar -de manera generalpor esa vía la representación legal de la institución, al punto de que no existan diferencias entre las atribuciones del representante legal y las del apoderado con facultades de representación. 1 Ver Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo, circular Externa 022 de 2007 modificada por la circular Externa 061 de 2007. 2 Ver PINZON, Gabino. Sociedades comerciales, Volumen U Quinta Edición, Editorial Temis, p. 236. De lo expuesto se concluye, entonces, que es pertinente aplicar normas sobre el conocimiento de los clientes respecto de los representantes o mandatarios que actúen a nombre de otras personas con poder para disponer del patrimonio de los mismos, situación por la cual, se configura como deber legal para las entidades vigiladas por la Superintendecia Financiera de Colombia, el solicitar el diligenciamiento de la información de vinculación de los clientes a partir de la entrada en vigencia de la Circular Externa 022 de 2007, modificada por la Circular Externa 061 de 2007. 2. ¿Cuál es el mínimo de documentos e información que se debe diligenciar y entregar por los representantes legales y las demás personas encargadas de la disposición de los recursos de los clientes?

R/ El Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo que debe ser puesto en marcha por las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia a partir del 1 de julio del año en curso, debe abarcar todas las actividades que realizan las entidades en desarrollo de su objeto social principal y deberá prever además procedimientos y metodologías para que las entidades se protejan de ser utilizadas como instrumento para el lavado de activos y/o canalización de recursos hacia la realización de actividades delictivas. En este sentido, las entidades deben contar con procedimientos adecuados para obtener un conocimiento efectivo, eficiente y oportuno de todos los clientes actuales y potenciales, así como para verificar la información y los soportes pertinentes provenientes de los mismos. En estrecha armonía con lo anterior, el conocimiento del cliente supone recoger la información prevista en el artículo 4.2.2.1.1, literales a); b); c) y d)., con el propósito de cumplir los objetivos descritos en los numerales 1), II) y III) del mismo artículo, incluyendo la información mínima señalada en el formulario para la vinculación de las personas naturales como de las personas jurídicas propuesta en el párrafo tercero de la misma norma, sin perjuicio de la información adicional que cada entidad haya determinado como relevante y necesaria para controlar el riesgo de LA/FT. (…).»