SFC - Oficial de cumplimiento. Normatividad no consagra régimen de inhabilidades Concepto 2014115721-002 del 15 de enero de 2015 id2014115721

OFICIAL DE CUMPLIMIENTO, NORMATIVIDAD NO CONSAGRA RÉGIMEN DE INHABILIDADES Concepto 2014115721-002 del 15 de enero de 2015

Síntesis: Las normas que regulan la figura del Oficial de Cumplimiento, como los son el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y el Capítulo IV no consagran un régimen de inhabilidades para el ejercicio del cargo del citado funcionario, no obstante, el ejercicio del cargo de Oficial de Cumplimiento en más de una entidad exige una disponibilidad de tiempo adicional, lo que se constituye un elemento que, si bien es subjetivo, está estrictamente relacionado con el correcto desempeño de las funciones y responsabilidades a cargo del mismo, aspecto que debe ser tenido en cuenta para el cabal cumplimiento de las altas responsabilidades a cargo. «(…) comunicación por medio de la cual, previas algunas consideraciones relacionadas con la obligación de las sociedades vigiladas por la Superintendencia de Sociedades de adoptar el Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo LA/FT, formula la siguiente consulta: “La Oficial de Cumplimiento de (…) posesionado (sic) ante la Superintendencia Financiera de Colombia, puede ejercer las mismas labores para el (...), vigilado por la Superintendencia de Sociedades? Presentaría alguna inhabilidad?” Al respecto, de manera atenta damos respuesta a su inquietud en los siguientes términos: Tratándose del Oficial de Cumplimiento, inicialmente resulta preciso señalar que es el funcionario encargado, entre otras, de “velar por el efectivo, eficiente y oportuno funcionamiento de las etapas que conforman el SARLAFT”,1 lo cual significa en términos generales que es el responsable de la vigilancia por la implementación

de las etapas del SARLAFT, es decir aquellas fases o pasos sistemáticos interrelacionados mediante los cuales, las entidades administran el riesgo de LA/FT. En efecto, la Federación Latinoamericana de Bancos FELABAN, en el mismo sentido y, en relación con la mencionada figura del Oficial de Cumplimiento destacó la importancia de la misma al señalar lo siguiente: “(…) es el ejecutivo responsable de institucionalizar la cultura de cumplimiento y prevención del lavado de dinero en la entidad financiera para la cual labora.”2 Atendiendo el contexto anterior, de conformidad con las instrucciones relativas a la administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo contenidas en el Capítulo IV del Título IV de la Parte Primera de la Circular Externa 029 de 2014, en adelante Capítulo IV, las entidades vigiladas por esta Superintendencia tienen la obligación de establecer y asignar las facultades y funciones en relación con las distintas etapas y elementos del SARLAFT, debiendo contemplar como mínimo funciones a cargo del Oficial de Cumplimiento.3 1 Numeral 4, Capítulo IV, Título IV, Parte Primera de la Circular Externa 029 de 2014. 2 FEDERACION LATINOAMERICANA DE BANCOS, http://www.felaban.com/lvdo/cap6.html, consultado 8 de enero de 2015 3 Subnumeral 4.2.4 del Capítulo IV del Título IV de la Parte Primera de la Circular Externa 029 de 2014. Es así que el subnumeral 4.2.4.3 del Capítulo IV, contiene los requisitos que debe acreditar, así como las funciones que le corresponde ejercer tanto al Oficial de Cumplimiento principal como a su suplente. Los citados

requisitos son los siguientes: “4.2.4.3. Oficial de cumplimiento principal y suplente 4.2.4.3.1. Requisitos: 4.2.4.3.1.1. Ser como mínimo de segundo nivel jerárquico dentro de la entidad. 4.2.4.3.1.2. Tener capacidad decisoria. 4.2.4.3.1.3. Acreditar conocimiento en materia de administración de riesgos. 4.2.4.3.1.4. Estar apoyado por un equipo de trabajo humano y técnico, de acuerdo con el riesgo de LA/FT y el tamaño de la entidad. 4.2.4.3.1.5. No pertenecer a órganos de control ni a las áreas directamente relacionadas con las actividades previstas en el objeto social principal. 4.2.4.3.1.6. Ser empleado de la entidad, salvo el de los grupos financieros, en cuyo caso puede ser empleado de la matriz. En este evento debe ser designado además por las juntas directivas de las entidades del grupo en las cuales se va desempeñar en tal calidad. 4.2.4.3.1.7. Estar posesionado ante la SFC. El oficial de cumplimiento suplente debe cumplir como mínimo, los requisitos establecidos en los subnumerales 4.2.4.3.1.2 al 4.2.4.3.1.7 anteriores.” (Negrilla fuera de texto) Como se desprende de la disposición transcrita en precedencia, uno de los requisitos que debe acreditar el Oficial de Cumplimiento está relacionado con la acreditación de un equipo técnico y humano de trabajo que esté

acorde con dos aspectos, el primero de ellos referido a la exposición al riesgo de LA/FT en que se encuentre la entidad vigilada, y el otro con el tamaño de la referida institución. Para ello, la entidad vigilada deberá examinar factores tales como: la naturaleza de la misma, el número de clientes y/o usuarios con los cuales mantiene vínculos contractuales o les preste un servicio, la variedad de productos que ofrezca en el mercado, la cantidad de canales de distribución con que cuente y las jurisdicciones en las que opere, entre otros. Los aspectos anteriores, tratándose del ejercicio de las funciones como Oficial de Cumplimiento en más de una sociedad, a su vez se encuentran estrechamente relacionados con la cantidad de tiempo que el funcionario le va a dedicar a cada una de ellas, y a su vez con la infraestructura de apoyo con la que cuente y, obviamente con el tamaño de las mismas. Es así que la disponibilidad de tiempo para el ejercicio del cargo de Oficial de Cumplimiento de una entidad vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia, claramente se constituye en un límite concreto para el correcto cumplimiento de las altas responsabilidades él encomendadas, motivo por el cual debe tenerse en cuenta como uno de los aspectos relevantes a considerar al momento de adoptar la decisión referida al ejercicio de sus funciones en más de una entidad. A su turno, para el análisis en cuestión no puede perderse de vista que el Capítulo IV contempla unas precisas responsabilidades a cargo de la Junta Directiva u órgano que haga sus veces en la entidad vigilada, encargada así de definir las principales políticas y estrategias en materia de administración del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo, pues primordialmente le compete designar al Oficial de Cumplimiento principal y su

respectivo suplente, seguido de una serie de tareas tales como la aprobación del manual de procedimientos y sus actualizaciones, ordenar los recursos humanos y técnicos para la implementación y funcionamiento del SARLAFT y el seguimiento del correcto funcionamiento de este último. Lo anterior con el propósito de ilustrar que en consideración a las atribuciones conferidas a las Juntas Directivas de las entidades vigiladas, la asignación de funciones adicionales al Oficial de Cumplimiento deberían presentarse a consideración del referido Órgano, quien podrá evaluar sobre su pertinencia, toda vez que, como se mencionó, es al que le corresponde, en su momento, decidir sobre su designación y quien posteriormente evalúa, entre otros aspectos, la gestión del funcionario. En síntesis, el ejercicio de funciones adicionales por parte de un Oficial de Cumplimiento de una entidad vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia en otra sociedad no sometida a dicha supervisión, debería ser valorada a la luz de los argumentos anteriormente expuestos y en procura del cumplimiento de los requisitos que el funcionario debe acreditar permanentemente durante el ejercicio del cargo. Finalmente es preciso señalar que en las normas que regulan la figura del Oficial de Cumplimiento, como los son el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y el Capítulo IV no consagran un régimen de inhabilidades para el ejercicio del cargo del citado funcionario, no obstante, como se mencionó en precedencia el ejercicio del cargo de Oficial de Cumplimiento en más de una entidad exige una disponibilidad de tiempo adicional, lo que se constituye un elemento que, si bien es subjetivo, está estrictamente relacionado con el correcto desempeño de las funciones y responsabilidades a cargo del mismo, aspecto que debe ser tenido en cuenta para el cabal cumplimiento de las altas responsabilidades a cargo. (…).»