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Doctrinas y Conceptos Financieros 2003 Reserva Documental / Control Interno Concepto No. 2002070018-1. Febrero 4 de 2003.

Síntesis: Sobre libros y papeles del comerciante. Excepciones. Mecanismos de control interno. Revisión de cuentas de un cliente. [§ 070] «(…) su consulta relacionada con la facultad legal que asiste a un establecimiento bancario para que investigue, por conducto de la contraloría interna, los movimientos de las cuentas de un cliente que es a su vez empleado del mismo banco.

En primer lugar, debe anotarse que el artículo 61 del Código de Comercio consagra el derecho de reserva sobre los libros y papeles del comerciante al prever que éstos no podrán examinarse por personas distintas de sus propietarios o personas autorizadas para ello, sino para los fines indicados en la Constitución Nacional y mediante orden de autoridad competente. El inciso segundo de la misma disposición establece que por virtud de lo allí preceptuado no se "restringirá el derecho de inspección que confiere la ley a los asociados sobre libros y papeles de las compañías comerciales, ni el que corresponda a quienes cumplan funciones de vigilancia o auditoría en las mismas". Ahora bien, de los hechos mencionados en su escrito se tiene que los mecanismos adoptados por la oficina de la contraloría del establecimiento bancario se acoplan al criterio de excepción a la reserva planteado por la norma, puesto que nos encontramos frente al despliegue regular de actuaciones que atañen a la noción de auditoría interna de la entidad financiera. Al efecto, cabe recordar que a través de la expedición de la Circular Externa 009 de 1998, la

Superintendencia Bancaria dictó algunas pautas a fin de "concretar y hacer más efectiva la responsabilidad que tienen las Juntas Directivas en la definición de la estructura y la supervisión de la operación de los sistemas de control interno". El fondo normativo que sustenta los términos de este instructivo aparece, de una parte, en el artículo 73 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, y de otra, en el artículo 23 de la Ley 222 de 1995. Esta segunda prescripción sienta el precedente más explícito que podamos encontrar sobre la responsabilidad, diligencia y profesionalismo que deben caracterizar y a que están obligados los administradores de las sociedades. Estos individuos están llamados a "obrar de buena fe, con la lealtad y con la diligencia de un buen hombre de negocios". En punto a los principios antes enunciados explica una directiva de la Superintendencia de Sociedades que ellos "imponen a los administradores una conducta transparente y una actividad que vaya más allá de la diligencia ordinaria porque la ley exige un grado de gestión profesional, caracterizada por el compromiso de la solución de los problemas actuales y en el aprovechamiento de las oportunidades en curso, por el análisis de la información contable de la compañía y por el diagnóstico del futuro de los negocios sociales, procurando en cada caso satisfacer las exigencias del negocio de que se trate, actuando siempre con lealtad y privilegiando los intereses de la sociedad sobre los propios o de terceros"1. De otra parte, respecto del mecanismo de control interno importa recordar que un oficio de esta autoridad comenta que "la filosofía del legislador sobre los órganos de administración, que se ocupó más por

otorgarles facultades y atribuciones, que por determinar sus propósitos y responsabilidades específicas. Es por lo anterior que es muy generalizada la concepción según la cual esta función es única y exclusiva del revisor fiscal o auditor externo, lo cual resulta incorrecto, pues es por esencia una de las obligaciones básicas de los administradores. La existencia de la medida de control interno en una sociedad, tiene como objetivo primordial la búsqueda del éxito en la gestión, y no es una acción de castigo por las irregularidades que se puedan presentar, por ello hace parte de la estructura del proceso de una efectiva administración, como son: planear, organizar, dirigir, y controlar. Esta última función es la que permite a los órganos de la administración aplicar sus propios correctivos"2. Adicionalmente, el Pronunciamiento 4 de 1994 del Consejo Técnico de la Contaduría Pública explica respecto del estudio y evaluación del sistema de control interno que esta labor comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y procedimientos que aseguren que los activos están debidamente SFC - Reserva documental. Control interno Concepto No. 2002070018-1. Febrero 4 de 2003 id_2002070018.htm[31/12/23, 1:05:21 p. m.] protegidos, que los registros contables son fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla eficazmente según las directrices marcadas por la administración. Finalmente, no debe perderse de vista que, según las voces del documento en mención, el concepto de control interno, en su sentido más amplio, incluye controles que pueden ser considerados como contables o administrativos. Así mismo, se destaca que el establecimiento y mantenimiento de un sistema de control

interno es una responsabilidad de la administración del ente, que debe someterse a una continua supervisión para determinar cuáles tareas de la compañía funcionan según está prescrito, y conforme a ello, adoptar las modificaciones que sean precisas, de acuerdo con las circunstancias.» 1 Circular Externa 09 de julio 18 de 1997. 2 Concepto No. 1999008314-2 del 14 de abril de 1999, Delegado para Seguros y Capitalización. x SFC - Reserva documental. Control interno Concepto No. 2002070018-1. Febrero 4 de 2003 id_2002070018.htm[31/12/23, 1:05:21 p. m.]