SFC - SARLAFT. Vinculación de clientes. Personas públicamente expuestas Concepto 2014115420-001 del 21 de enero de 2015 id2014115420

SARLAFT, VINCULACIÓN DE CLIENTES, PERSONAS PÚBLICAMENTE EXPUESTAS Concepto 2014115420-001 del 21 de enero de 2015

Síntesis: La consagración de procedimientos más exigentes en materia de vinculación de clientes a personas catalogadas como Públicamente Expuestas, obedece a dos aspectos en especial, esto es el perfil o las funciones que desempeñen, las cuales pueden exponer a la entidad vigilada en desarrollo de la relación comercial en mayor grado al riesgo de LA/FT. En este sentido, en la medida en que la persona conserve el perfil o el ejercicio de tales funciones debe ser considerada como públicamente expuesta y se deberán aplicar procedimientos más estrictos para su vinculación y posterior monitoreo de operaciones. « (…) petición mediante la cual formula algunas inquietudes relacionadas con las disposiciones que regulan los procedimientos para la vinculación de Personas Públicamente Expuestas de que trata el su numeral 4.2.2.2.1.7 del Capítulo IV, Título IV, Parte Primera de la Circular Externa 029 de 2014 expedida por esta Superintendencia, cuyo texto se transcribe a continuación: “1. Si una persona que es catalogada como PEP dejó de ocupar el cargo u ostentar la función pública que le daba este carácter ¿Será considerado PEP de manera indefinida o la Entidad Financiera podrá establecer dentro de sus políticas SARLAFT un plazo de vigencia específica, el cual se contaría a partir de la fecha en que dicha persona dejó de ostentar dicho cargo? ¿Si esta no es la regla, cuál sería el criterio a utilizar?

2. En el caso de las personas que gozan de un reconocimiento público, por ejemplo, artistas,

deportistas, entre otros, ¿Existe algún criterio que permita establecer un término de vigencia para que estas personas dejen de ser consideradas PEP o por el hecho de haber ostentado en algún momento de sus vidas un reconocimiento publicó indefinidamente serán considerados PEP? Sería el caso por ejemplo el de una persona que fue un futbolista reconocido en los años 80 y hoy en día se encuentra alejado de esta actividad.” Al respecto, de manera atenta damos respuesta a su petición en los siguientes términos: Como es de su conocimiento, la Superintendencia Financiera de Colombia en desarrollo de lo previsto en los artículos 102 y siguientes del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, en consonancia con lo señalado en el artículo 22 de la Ley 964 de 2005 impartió las instrucciones tendientes a que las entidades vigiladas implementasen un Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo – SARLAFT-, con el fin de prevenir que sean utilizadas para dar apariencia de legalidad a activos provenientes de actividades delictivas o para la canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas. Actualmente, las referidas instrucciones están contenidas en el Capítulo IV del Título IV de la Parte Primera de la Circular Externa 029 de 2014, en adelante Capítulo IV, las cuales contienen los criterios y parámetros mínimos que las entidades vigiladas deben atender en el diseño, implementación y funcionamiento del mencionado Sistema. De otra parte, de conformidad con el ámbito de aplicación del SARLAFT de que trata el numeral 3 del Capítulo IV, las entidades vigiladas están en la obligación de diseñar e implementar el referido Sistema de acuerdo con los criterios y parámetros mínimos exigidos en ese Capítulo, sin perjuicio de advertir que de acuerdo con el literal

e) del numeral 2 del artículo 102 del E.O.S.F. debe estar en consonancia con los estándares internacionales sobre la materia, especialmente los proferidos por el GAFI - GAFISUD.1 A su turno, se encuentra oportuno mencionar que el SARLAFT que implementen las entidades vigiladas debe atender a la naturaleza, objeto social y demás características particulares de cada una de ellas. De conformidad con lo señalado en el subnumeral 4.2.1 “Políticas”, las entidades vigiladas están en la obligación de adoptar una serie de lineamientos generales en relación con el SARLAFT, que a su vez deben posibilitar el eficiente, efectivo y su oportuno funcionamiento y traducirse en reglas de conducta y procedimientos que orienten la actuación de la entidad y de sus accionistas. Bajo el contexto anterior, las políticas que adopten las entidades deben cumplir, entre otros requisitos mínimos, con el siguiente: “4.2.1.4. Consagrar lineamientos más exigentes de vinculación de clientes y de monitoreo de operaciones de personas nacionales o extranjeras que, por su perfil o por las funciones que desempeñan, pueden exponer en mayor grado a la entidad al riesgo de LA/FT.” Ahora bien, de conformidad con las disposiciones contenidas en el subnumeral 4.2.2.2.1.7. “Personas públicamente expuestas”, el SARLAFT de las entidades vigiladas, además de contener procedimientos más exigentes para efectos de realizar la vinculación de clientes que por su perfil o por las funciones que desempeñan pueden exponer en mayor grado a la entidad al riesgo de LA/FT, además debe contener mecanismos efectivos, eficientes y oportunos que permitan identificar los casos de clientes que

responden a tales perfiles. Como se desprende de lo expuesto anteriormente, la consagración de procedimiento más exigentes en materia de vinculación de clientes a personas catalogadas como Públicamente Expuestas, obedece a dos aspectos en especial, esto es el perfil o las funciones que desempeñen, las cuales pueden exponer a la entidad vigilada en desarrollo de la relación comercial en mayor grado al riesgo de LA/FT. En este sentido, en la medida en que la persona conserve el perfil o el ejercicio de tales funciones debe ser considerada como públicamente expuesta y, en ese sentido se deberán aplicar procedimientos más estrictos para su vinculación y posterior monitoreo de operaciones. Contrario sensu, la entidad vigilada no está en la obligación de aplicar los procedimientos más exigentes en materia de conocimiento del cliente en el evento en que una determinada persona registre modificaciones en su perfil, esto es el conjunto de rasgos peculiares que la caracterizan,2 y en virtud de los cuales se adoptó la decisión de calificarla como “Persona Públicamente Expuesta” y, de otro lado cuando deje de ejercer las funciones que sirvieron de fundamento para catalogarla como tal. En cuanto a su inquietud, relativa al tiempo durante el cual la entidad vigilada deberá calificar a esas personas como “Públicamente Expuestas”, es preciso señala que las entidades vigiladas en cumplimiento de los mecanismos de conocimiento del cliente, están obligadas a conocer de manera permanente y actualizada, entre 1 Dentro de los estándares Internacionales sobre la lucha contra el lavado de activos y el financiamiento del terrorismo y la proliferación, las recomendaciones del Grupo de Acción Financiera Internacional, bajo la denominación de “Medidas

Adicionales para Clientes y Actividades Específicas”, en su numeral 12 consagró la relativa a “Personas Expuestas Políticamente”. 2 Real Academia Española de la Lengua. Consulta en el sitio web: http://lema.rae.es el 19 de enero de 2015. otra información, la relativa a la identificación; lo cual supone el conocimiento y verificación de los datos exigidos en el formulario y que permiten individualizar plenamente a la persona natural o jurídica que se pretende vincular. A su vez, de conformidad con lo establecido en el Subnumeral 4.2.2.2.1.8.1 del Capítulo IV, los procedimientos que implementen las entidades vigiladas para el conocimiento del cliente deben “Permitir la realización de todas las diligencias necesarias para confirmar y actualizar como mínimo anualmente los datos suministrados en el formulario de solicitud de vinculación de clientes que por su naturaleza puedan variar (dirección, teléfono, actividad, origen de los recursos etc.)”. En consecuencia, las entidades vigiladas están en la obligación de establecer procedimientos para llevar a cabo un efectivo, eficiente y oportuno conocimiento de los actuales y potenciales clientes, lo cual implica conocer de manera permanente y actualizada la información relacionada con la identificación, la ocupación, oficio o profesión, descripción de la actividad económica principal, las características, montos y procedencia de sus ingresos y egresos, así como las características y montos de transacciones y operaciones, respecto de los clientes vigentes. De igual manera, los procedimientos de conocimiento del cliente que deben adoptar las entidades vigiladas deben posibilitar la realización de aquellos trámites tendientes, de una parte a corroborar o revalidar los datos

aportados en el formulario de vinculación, y de otra, para actualizar o poner al día esta misma información suministrada en el referido formulario. Las gestiones que adelante la entidad vigilada de confirmación y actualización de la información deben realizarse, como mínimo de manera anual y respecto de aquellos datos que por su naturaleza puedan variar, como por ejemplo la ocupación, o actividad económica. Así las cosas resulta posible concluir que con la información que la entidad vigilada obtenga, como mínimo de manera anual en cumplimiento del deber de actualización que le compete, según lo establecen las normas sobre el mecanismo de conocimiento del cliente, dicha entidad debe contar con los elementos de juicio para determinar los eventos en los cuales una determinada persona ha dejado de tener el perfil o de ejercer las funciones que en su momento permitieron calificarla como “Públicamente Expuesta”. De otra parte, también resulta preciso señalar que las entidades vigiladas deben establecer y asignar facultades y funciones a cargo de los órganos de dirección, administración, control y del oficial de cumplimiento. En ese sentido, dentro de las funciones mínimas que el SARLAFT debe contemplar a cargo del Representante Legal3 y del Oficial de Cumplimiento4 se encuentran las relacionadas con someter a consideración de la Junta Directiva, de manera coordinada, el Manual de Procedimientos del SARLAFT y sus respectivas actualizaciones, así como “Promover la adopción de correctivos al SARLAFT”, función ésta última exclusiva del oficial de cumplimiento. Por su parte a la Junta Directiva, entre otras responsabilidades, le compete “Aprobar el manual de procedimientos y sus actualizaciones” y “Aprobar el procedimiento para la vinculación de los clientes que pueden

exponer en mayor grado a la entidad al riesgo de LA/FT, así como las instancias responsables, atendiendo que las mismas deben involucrar funcionarios de la alta gerencia.”5 3 Subnumeral 4.2.4.2.1 del Capítulo IV, Título IV, Parte Primera de la Circular Externa 029 de 2014 expedida por esta Superintendencia. 4 Subnumerales 4.2.4.3.2.3 y 4.2.4.3.2.5 ibídem. 5 Subnumerales 4.2.4.1.3 y 4.2.4.1.5 ejusdem. De acuerdo con lo anterior, dentro de las facultades otorgadas, tanto al Representante Legal, como al Oficial de Cumplimiento, éstos deben presentar a consideración de la Junta Directiva de la sociedad vigilada los “procedimientos” y los “correctivos” que consideren adecuados y acorde con la naturaleza jurídica, el objeto social y demás características particulares de la entidad con el propósito de contemplar las instrucciones que consideren necesarias en su Manual SARLAFT, y siempre que resulten más exigentes para efectos de vincular clientes que por su perfil o las funciones que desempeñan puedan exponer en mayor grado a la entidad al riesgo de LA/FT. (…).»