SFC - Vigiladas. Cumplimiento de órdenes judiciales. Firma electrónica Concepto 2020286687-005 del 31 de diciembre de 2020 id2020286687

VIGILADAS, CUMPLIMIENTO DE ORDENES JUDICIALES, FIRMA ELECTRÓNICA Concepto 2020286687-005 del 31 de diciembre de 2020

Síntesis: En el cumplimiento de órdenes de embargo y desembargo, las entidades financieras deben ceñirse a las reglas que fijan las normas procedimentales, así como las especiales que conllevan a la materialización de las cautelas; en este orden, no podrían desconocer las órdenes recibidas a través de mensajes de datos provenientes directamente del correo electrónico oficial de la autoridad judicial que las decreta, por cuanto en tales condiciones, estas se presumen auténticas. «(…) medidas adoptadas en el Decreto 806 de 2020, para la implementación de las tecnologías de la información y las comunicaciones en las actuaciones judiciales, en el marco del Estado de Emergencia

Económica, Social y Económica, Social y Ecológica. Menciona en su petición que, en el artículo 2 del aludido decreto, se dispuso que para la adecuada aplicación de las tecnologías, se usarán los medios digitales disponibles evitando exigir y cumplir formalidades presenciales o similares que no sean estrictamente necesarias, por lo tanto, las actuaciones no requerirán de firmas manuscritas o digitales. Así mismo, indica que se previó en el artículo 11 de la misma norma, que todas las comunicaciones, oficios y despachos con cualquier destinatario, se surtirán por el medio técnico disponible (art. 111 del CGP), así que los “…secretarios o los funcionarios que hagan sus veces remitirán las comunicaciones necesarias para dar cumplimiento a las órdenes judiciales mediante mensaje de datos, dirigidas a cualquier entidad pública,

privada o particulares, las cuales se presumen auténticas y no podrán desconocerse siempre que provengan del correo electrónico oficial de la autoridad judicial”.(resaltado fuera del texto). En ese contexto, advierte que algunas instituciones vigiladas como el Banco Agrario de Colombia y Bancamía S.A., se han negado a cumplir con órdenes de embargos y desembargos, motivo por el cual, consulta si les asiste razón a las “… entidades del sector bancario y financiero desconocer las órdenes de éste Estrado Judicial, que le son comunicadas de la manera como se ha descrito, y si a la luz del artículo 11 del DECRETO LEGISLATIVO 806 DE JUNIO 04 DE 2020, pueden dichas entidades abstenerse de tomar nota y/o registrar la medida cautelar, en tanto no se le envíe en formato Pedf (sic)desde nuestro correo institucional, el correspondiente oficio suscrito por la secretaria”. (se resalta). Al respecto, proceden los siguientes comentarios:

1. El decreto en mención, que tuvo los propósito ya mencionados, contiene reglas procesales que aun cuando son transitorias durante la vigencia de la norma, son de obligatorio cumplimiento para las autoridades judiciales y las partes intervinientes en los procesos, en razón a que son los destinatarios de la misma.

Así como lo pone de presente en su consulta, fue la misma disposición legal la que previó que toda comunicación u oficio dirigido a cualquier destinatario (entidad pública, privada o particulares) debe ser informado y/o notificado por el medio técnico disponible, de acuerdo con lo expuesto en el artículo 111 del Código General del Proceso, pero que en todo caso, “…se presumen auténticas y no podrán desconocerse

siempre que provengan del correo electrónico oficial de la autoridad judicial” (resaltado fuera del texto). Conforme a lo expuesto, es claro que la fuente formal dispuesta para el envío, a través de mensajes de datos, de las órdenes de embargo y desembargo impartidas por los jueces, es el “correo electrónico oficial de la autoridad judicial”, condición necesaria para la presunción de autenticidad y fuerza vinculante de las mismas, tal como se reconoció en sentencia de constitucionalidad del Decreto Legislativo 806 de 2020, C-420 de 2020, con ponencia del magistrado Dr. Richard. Ramírez Grisales, en los siguientes términos: “Los documentos emitidos por los citados medios, cualquiera que sea su soporte, gozarán de la validez y eficacia de un documento original siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales”. Por su parte, los parágrafos 2 y 3 del artículo 103 del CGP disponen, respectivamente, que: “(…) se presumen auténticos los memoriales y demás comunicaciones cruzadas entre las autoridades judiciales y las partes o sus abogados, cuando sean originadas desde el correo electrónico suministrado en la demanda o en cualquier otro acto del proceso.” y “(…) la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura establecerá los sistemas que garanticen la autenticidad e integridad del intercambio o acceso de información y reglamentará su utilización”. Durante la vigencia del Decreto Legislativo sub examine, su artículo 11º: (i) obliga a los secretarios o funcionarios que hagan sus veces a remitir “comunicaciones, oficios y despachos

a cualquier destinatario […] mediante mensaje de datos” y (ii) establece una presunción de autenticidad de las comunicaciones, oficios y despachos que se surtan virtualmente “siempre que provengan del correo electrónico oficial de la autoridad judicial”, por lo que el secretario ya no tendrá que firmarlas”. (se resalta). Desde esa óptica, se estima que, una forma distinta de notificación, como el reenvió electrónico por intermedio de “los apoderados de las partes”, estaría desatendiendo dicha preceptiva y, a su vez, el principio orientador previsto en el artículo 13 del Código General del Proceso, según el cual las reglas procesales “son de orden público y, por consiguiente, de obligatorio cumplimiento, y en ningún caso podrán ser derogadas, modificadas o sustituidas por los funcionarios o particulares, salvo autorización expresa de la ley”1 (se resalta). En ese orden de ideas, es claro que durante la vigencia del Decreto 806 de 2020, se deberán seguir las reglas transitorias especiales de obligatorio cumplimiento para la administración de justicia, a efectos de cruzar comunicaciones frente a las partes de un proceso y terceras personas como son las entidades financieras. Conforme al anterior entendido normativo, y de cara al interrogante de si pueden las “… entidades del sector bancario y financiero desconocer las órdenes de éste Estrado Judicial, que le son comunicadas de la manera como se ha descrito, y si a la luz del artículo 11 del DECRETO LEGISLATIVO 806 DE JUNIO 04 DE 2020, pueden dichas entidades abstenerse de tomar nota y/o registrar la medida cautelar, en tanto no se le envíe en formato Pedf desde nuestro correo institucional, el correspondiente oficio suscrito por la secretaria”, se observa

que la inconformidad de las entidades vigiladas mencionadas, no está asociada, en estricto sentido, al uso de la firma electrónica, sino originada por el reenvío de las comunicaciones de embargo y desembargo de correos distintos al oficial, procedimiento que como se ha expuesto, no corresponde al previsto en el aludido Decreto 806 de 2020, y en otros casos, ocurre por cuanto no se adjuntó el respectivo oficio de embargo. En ese sentido, es oportuno manifestar que las entidades financieras a efectos de cumplir con las órdenes de embargos y desembargos, se ciñen a las disposiciones que para tal efecto fijan procedimientos, como es el 1 Memorando 2020286687-003 del 14 de diciembre 2020. -Subdirección de Doctrina. caso de las señaladas en el Código General del Proceso (art. 593 y 594 ss), así como las especiales que incidan en la materialización de las cautelas. En esa línea, esta Superintendencia mediante la Circular Básica Jurídica, Parte I, Titulo IV, Capítulo I, Numeral 5, ha instruido a las instituciones vigiladas para que den cumplimiento inmediato a las órdenes recibidas de los jueces, como quiera que deben atender el principio de colaboración con la administración de justicia, señalado en la Constitución Nacional, acatando para tal efecto, de forma obligatoria, el ordenamiento legal de carácter superior que de manera especial regula el procedimiento de embargos, so pena de las consecuencias por su inobservancia. En ese escenario, es oportuno informar que las entidades vigiladas en el desarrollo de sus actividades, aceptan documentos suscritos con firma electrónica, ya que conforme a la Ley 527 de 1999, tiene la misma fuerza,

validez y efectos jurídicos que la firma manuscrita, siempre y cuando se acrediten los requisitos definidos en el artículo 3 del Decreto 2364 de 2012. Dicha práctica ha tomado fuerza, dada la inclusión de los medios tecnológicos en la industria financiera y en la administración de justicia, de lo que da cuenta el Acuerdo No. PSAA06-3334 de 2006, del Consejo Superior de la Judicatura, por el cual se reglamenta la utilización de medios electrónicos e informáticos en el cumplimiento de las funciones de dicha rama, lo cual, en opinión de esta Superintendencia, no osta, para que junto a su aplicación, igualmente, se tengan en cuenta las disposiciones especiales como las previstas en el Decreto 806 de 2020, en especial los procedimientos y medios para efectuar las comunicaciones y notificaciones. (…).»