SFC - Anexo 1 Circular Externa 01 de 2007

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA

CAPITULO IX – ESTADOS FINANCIEROS DE FIN DE EJERCICIO Página 9 2.3.16. Ultimo informe o memorando de Control Interno: Efectuado por el Revisor Fiscal y/o el realizado por la Auditoría Interna, con los respectivos comentarios por parte de la administración. 2.3.17. Lista de Chequeo de Reporte de Información de Fin de Ejercicio: Con el propósito de agilizar el trámite de asambleas y que las entidades vigiladas conozcan con precisión los datos y papeles que con ocasión del cierre del ejercicio económico deben remitir, será necesario que se diligencie la proforma sobre el particular, la cual constituirá el documento remisorio de dicha información y deberá estar suscrita por el Representante Legal de la entidad. 2.3.18. Formatos adicionales : Cada entidad deberá remitir los formatos o la información que las áreas de supervisión de ésta Superintendencia encargadas de su vigilancia les requieran, para efectos de ampliar las evaluaciones acerca de los diferentes rubros o tópicos inherentes al negocio, tales como : Lista de chequeo, cartera de créditos, inversiones, bienes recibidos en dación de pago, activos fijos, valorizaciones, depósitos y exigibilidades, gastos pagados por anticipado, cargos diferidos y conciliaciones bancarias, entre otros. 2.4. Publicación de los Estados Financieros de Fin de Ejercicio: El balance general y el estado de resultados de fin de ejercicio, comparados con igual período del ejercicio anterior, deben ser publicados una vez autorizados por la Superintendencia Bancaria, dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha de su aprobación por la asamblea general de accionistas o del órgano que

haga sus veces, en un diario de amplia circulación en el lugar de domicilio de la entidad, en los formatos diseñados por la Superintendencia Bancaria. Para efectos de la publicación, la entidad podrá, a su buen criterio, excluir aquellas cuentas, subcuentas o auxiliares que no revelen saldos o éste sea cero, sin que con ello se modifiquen los datos remitidos en las proformas de esta Superintendencia. Copia de la parte pertinente del periódico en el cual se haga la correspondiente publicación de los estados financieros deberá ser remitida a esta Superintendencia dentro de los ocho (8) días siguientes a la fecha de la respectiva publicación. La publicación a que hace referencia este numeral deberá realizarse en adición al depósito a que alude el artículo 41 de la Ley 222 de 1995. Adicionalmente, las entidades vigiladas al realizar la publicación de los Estados Financieros de fin de Ejercicio deberán indicar, que éstos, las notas a los estados financieros y el dictamen del Revisor Fiscal se depositarán en la Cámara de Comercio en donde pueden ser consultados por el público en general. Las sociedades corredoras de seguros y de reaseguros que al corte a diciembre 31 registren comisiones inferiores a treinta mil (30.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes, darán publicidad de sus estados financieros de fin de ejercicio en la forma como lo dispone el mencionado artículo 41 de la Ley 222 de 1995, es decir mediante su depósito en la cámara de comercio del domicilio social, dentro del mes siguiente a su aprobación, junto con sus notas y el dictamen del revisor fiscal. En parte visible de los mismos se deberá advertir que de conformidad con lo establecido

por el parágrafo del artículo 1º del Decreto 325 de 2003, adicionado por el Decreto 666 de 2003, no se encuentran obligadas a someter sus estados financieros de fin de ejercicio a la autorización previa de la Superintendencia Financiera de Colombia para su aprobación por la asamblea de socios o asociados, según sea el caso, y para su posterior publicación. 2.5. Publicaciones Informativas de Estados Financieros: Cuando se trate de publicaciones que deban hacerse atendiendo instructivos de otras entidades de control, deberá advertirse en el cuerpo de la misma si han sido o no autorizados por la Superintendencia Bancaria. 2.6. Acta de la reunión de la Asamblea General de Accionistas o Asociados: De acuerdo con el articulo 432 del C.Co. el revisor fiscal de la entidad debe remitir a la Superintendencia Bancaria, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la celebración de la respectiva reunión, copia autorizada del acta de asamblea general de accionistas o asociados. De acuerdo con lo señalado en el artículo 189 del C.Co., dicha copia debe estar firmada por el secretario o un representante legal de la entidad.

CIRCULAR EXTERNA 001 de 2007 ENERO 2007