SFC - Anexo 2 información no remitida

Superintendencia Bancaria Superintendencia Nacional de salud Santafé de Bogotá, D. C.

ANEXO II - INFORMACION NO REMITIDA

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TEMA : Recaudo de Aportes al Sistema de Seguridad

Social Integral. NOMBRE DE PROFORMA Formulario integrado Autoliquidación de Aportes

NUMERO DE PROFORMA B.0000-02 - SNS5000-001

OBJETIVO Facilitar el recaudo de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral utilizado por los empleadores clasificados como pequeños aportantes y excepcionalmente por los grandes aportantes, cuando éstos presenten las circunstancias referidas en el inciso 3° del artículo 8° del Decreto 326/96. TIPO DE ENTIDAD A LA QUE APLICA Aportantes y administradoras del Sistema de Seguridad Social Integral. INSTRUCTIVO Esta proforma será utilizada en medio físico por los pequeños aportantes y en medio magnético por los grandes aportantes, cuya obligación consiste en presentar una autoliquidación de aportes y realizar el pago de las cotizaciones al Sistema de Seguridad Social Integral por períodos mensuales, cuando más de un riesgo sea administrado por una misma entidad, o en el caso previsto en el artículo 48 del Decreto 326 de 1996, alianzas estratégicas, siempre y cuando se garantice el manejo de los aportes en forma separada. Así mismo, será utilizado por aquellas entidades administradoras que opten por generar mensualmente la liquidación de aportes con base en el último salario básico que se haya reportado para cada afiliado, el cual se deberá remitir al pequeño aportante con no menos de cinco (5) días

hábiles de anterioridad a la fecha de vencimiento del pago. En este evento, el pequeño aportante en el mismo formulario deberá incorporar las novedades del período, efectuar los ajustes correspondientes y realizar el pago de los aportes ajustados. No obstante, cuando así lo considere el pequeño aportante, puede diligenciar un nuevo formulario de autoliquidación de aportes en su totalidad para efectuar el respectivo pago de las cotizaciones. Para aquellos casos en que la adminstradora haya optado por generar mensualmente la liquidación de aportes, cuando el pequeño aportante por razones no imputables a él, en un mes determinado no reciba la respectiva liquidación, deberá efectuar la autoliquidación del citado mes y realizar el pago dentro de los términos legales. El pequeño aportante podrá acordar con la entidad administradora que el cumplimiento de las obligaciones con el Sistema de Seguridad Social Integral lo pueda hacer en el formulario magnético único previsto para los grandes aportantes, evento en el cual quedará clasificado como gran aportante y deberá cumplir sus obligaciones legales para con el Sistema conforme a su nueva clasificación. De otra parte, los grandes aportantes cuando por razón de su ubicación geográfica, de las características particulares de su objeto social o actividad económica o de la imposibilidad de disponer o acceder a un computador, no puedan cumplir con la presentación de la autoliquidación en medios computacionales, podrán hacerlo en este formulario.

A DATOS GENERALES DEL

APORTANTE

1. Nombre o razón social Escriba los apellidos y nombres o la razón social del aportante.

2. Tipo y número de documento En el formulario físico, marque con una X el tipo de documento de identidad del aportante

según sea el caso: NIT para Número de identificación tributaria, CC para Cédula de Ciudadanía y CE para Cédula de extranjería. En el formulario magnético, Escriba el tipo de documento del aportante, según sea el caso: N para número de identificación tributaria , C para Cédula de Ciudadanía y E para Cédula de extranjería.

CIRCULAR EXTERNA CONJUNTA SB 027 SNS 036 DE 1997 ABRIL

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ANEXO II - INFORMACION NO REMITIDA

Página 2 Escriba su número correspondiente.

3. Clase de aportante En el formulario físico, marque con una X la clase de aportante, así: Grande: Aquellos que a partir del 1° de enero de 1997, tienen cuarenta (40) o más trabajadores a su servicio; o los que a partir del 1° de enero de 1998 tengan veinte (20) o más trabajadores a su servicio.

Pequeño: Aquellos que no tengan el número de trabajadores previsto anteriormente.

En el formulario magnético, escriba P si es pequeño aportante o G si es gran aportante. El número de trabajadores se determina con el promedio mensual de los mismos a cargo del empleador, durante los diez primeros meses del año calendario.

4. Dirección correspondencia, ciudad, Escriba la dirección, ciudad y departamento departamento, teléfono y fax. donde desea el aportante que se le envie la correspondencia, señalando el respectivo código asignado por el DANE. Así mismo, escriba su número telefónico y el del fax.

5. Período de Cotización Escriba el año y el mes al que corresponde a la autoliquidación de aportes que se está presentando.

En el caso de salud, el período a cotizar corresponde al mismo mes en que se realiza el pago. Recuerde que cancela las cotizaciones mes anticipado. El ingreso base de cotización corresponde al salario devengado en el mes inmediatamente anterior (Artículo 202 Ley 100/93).

6. Nueva ARP Escriba el nombre o razón social de la administradora de riesgos profesionales, a la cual el aportante se afilia o cuando se traslada a otra ARP y el respectivo código asignado por la Superintendencia Bancaria.

7. Corrección Marque con una “X” si se trata de una corrección a una autoliquidación presentada anteriormente. Si se debe a una Sentencia Judicial o Convención o Pacto Colectivo, marque con “A”. Escriba el mes y año del período sujeto a corrección, la fecha en la cual se pagó dicho período e indique el número de la planilla a corregir, si lo hay, y el número de radicación de la autoliquidación o corrección sujeta a modificación. En esta autoliquidación, solamente se incluyen aquellos afiliados que son objeto de modificación y los valores a registrar corresponderán a la diferencia entre el valor liquidado inicialmente y el valor correcto.

8. Forma de presentación En el formulario físico, señale con X una de las siguientes opciones, según la forma de presentar la autoliquidación: Consolidado: Cuando el aportante tenga más de veinte (20) sucursales, o cuente con sucursales en más de cinco (5) ciudades y

decida presentar una sóla autoliquidación de aportes en donde incluye la totalidad de los afiliados de todas sus sucursales. En este evento, el aportante deberá informar tal decisión a la administradora con no menos de dos meses de anterioridad.

Sucursal: Cuando el aportante decida presentar la autoliquidación por cada sucursal. En este caso, indique el código asignado por la empresa aportante a la

CIRCULAR EXTERNA CONJUNTA SB 049 SNS 040 DE 1997 JULIO

1997 Superintendencia Bancaria Superintendencia Nacional de salud Santafé de Bogotá, D. C. ANEXO II - INFORMACION NO REMITIDA Página 3 respectiva sucursal.

Unico: Cuando el aportante no tenga más de de veinte (20) sucursales, o no cuente con sucursales en más de cinco (5) ciudades y decida presentar una sóla autoliquidación, evento en el cual los plazos para el pago son iguales a los establecidos para la presentación por sucursal.

En el formulario magnético, escirba U para Unico, C para Consolidado o S para Sucursal. En este caso, indique el código asignado por la empresa a la respectiva sucursal. Para estos efectos, se entiende como sucursal, la definida en el código de comercio.

9. Total de Trabajadores Escriba el número total de trabajadores con que cuenta el aportante.

10. Número de afiliados Escriba el número de afiliados a la administradora que se presenta la autoliquidación, por cada uno de los sistemas.

B LIQUIDACION DETALLADA DE APORTES

11. Documento de Identidad, Escriba según el caso, el tipo de documento

tipo y número de identidad que corresponda a cada afiliado, así: C si es cédula de ciudadanía; T si es Tarjeta de identidad; P si es pasaporte y E si es cédula de extranjería, indicando el número del documento de identidad.

12. Primer y segundo apellidos y En la columna correspondiente, escriba los nombres apellidos y nombres de los afiliados que se relacionan en la autoliquidación de aportes, tal como aparece en el respectivo documento de identidad.

13. Novedades Con excepción de la novedad por incapacidad profesional, IRP, para la cual se debe indicar el número de días de duración de la incapacidad, escriba una X para informar la(s) novedad(es) presentada(s) del respectivo afiliado en el período declarado,

de acuerdo a la siguiente clasificación : NOVEDADES PERMANENTES ING. Ingreso : Cuando se trata de la vinculación de un trabajador a la empresa aportante. En el caso de los sistemas Generales de Pensiones y de Salud, si el trabajador ya estaba afiliado al sistema y desea continuar efectuando los aportes a la misma administradora, no requiere deligenciar un nuevo formulario de afiliación. Si por el contrario, el trabajador desea trasladarse de administradora, se debe cumplir con el procedimiento de traslado de acuerdo con las normas vigentes.

RET. Retiro: Cuando un trabajador se desvincula de la empresa aportante.

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ANEXO II - INFORMACION NO REMITIDA

Página 4 TDA Traslado de otra administradora: Cuando el trabajador por su propia voluntad decide ingresar a la entidad administradora a la cual se reporta esta novedad, previo el cumplimiento de los requisitos establecidos para tal fin, entre otros, la confirmación por parte de la administradora de la cual se traslada. (No aplica al Sistema General de Riesgos Profesionales). TAA Traslado a otra administradora: Cuando el trabajador por su propia voluntad decide trasladarse de la entidad administradora que reporta la novedad para ingresar a otra, una vez se surtan los requisitos exigidos para tal fin, entre otros, la confirmación del traslado por parte de la administradora de la cual se traslada. (No aplica al Sistema General de Riesgos Profesionales).

VSP Variación de salario: Cuando se modifica el salario básico del trabajador por factores tales como convención colectiva de trabajo, ascenso, promoción y otros.

VTE Variación Tarifa Especial: Cuando por cambio de centro de trabajo en el caso de riesgos profesionales, o por la variación en la tarifa para cotizar al Sistema general de Pensiones, de aquellos afiliados que por desarrollar actividades de alto riesgo, tales como periodismo, minería, seguridad (Das), rayos x, cancerígenas y altas temperaturas o por convención laboral, entre otras, son trasladados internamente en la empresa y para la nueva labor que desarrollarán, existe una nueva tarifa.

NOVEDADES TRANSITORIAS VST Variación transitoria del salario: Cuando se presente una variación temporal del ingreso base de

cotización frente al salario básico, por conceptos tales como: horas extras, recargos nocturnos, primas y bonificaciones, retroactividad y todos aquellos otros ingresos que de acuerdo con las normas vigentes constituyan salario. SLN Suspensión temporal del contrato de trabajo y licencia no remunerada: Cuando se presente variación en el monto de su cotización por concepto de licencia no remunerada y/o suspensión del contrato de trabajo.

IGE Incapacidad General: Cuando el trabajador afiliado presentó una incapacidad por riesgo común.

LMA Licencia de maternidad: Cuando el trabajador afiliado presentó una licencia de maternidad.

CIRCULAR EXTERNA CONJUNTA SB 027 SNS 036 DE 1997 ABRIL 1997

VAC Vacaciones: Cuando el afiliado haya disfrutado durante el período reportado de un descanso remunerado por vacaciones.

AVP Aportes voluntarios: Cuando el afiliado o el empleador realizan aportes voluntarios. (Aplica al régimen de ahorro individual del Sistema General de

Pensiones).

VCT Varios centros de trabajo: Cuando el trabajador afiliado, durante el período cotizado, haya sido trasladado más de una vez a centros de trabajo de distintos riesgos.

IRP Incapacidad profesional: Cuando el trabajador afiliado presentó una incapacidad originada por accidente de trabajo o enfermedad profesional, indique el número de días de duración de la novedad.

14. Días cotizados En la columna correspondiente escriba el número de días efectivamente remunerados durante el período, los cuales no pueden ser

superiores a 30. Incluye días de incapacidad, licencia de maternidad y vacaciones. En el caso de riesgos profesionales, se entiende los días efectivamente laborados.

15. Salario básico Escriba los ingresos que constituyen de manera permanente el salario básico. Se entiende como tal, el monto total de los ingresos constitutivos de salario que de manera permanente conforman la remuneración fija del afiliado. Cuando se presente una variación de este salario, se debe reportar el nuevo, marcando con “X” la respectiva novedad.

16. Valor neto novedades Esta columna será utilizada exclusivamente por los aportantes que cotizan a aquellas entidades administradoras que en desarrollo del inciso segundo del artículo 13 del decreto 326/96, optaron por generar la liquidación de aportes con base en el último salario básico que se haya reportado para cada afiliado.

En este evento, después del último afiliado relacionado por la administradora, escriba el valor neto de las novedades presentadas durante el período. aproximando al múltiplo de mil más cercano.

17. Ingreso base de cotización Escriba en la columna correspondiente el salario devengado por el trabajador durante el respectivo período, aproximando al múltiplo de mil más cercano.

El IBC durante la incapacidad por riesgo común o licencia de maternidad es el valor de la incapacidad o licencia de maternidad, según sea el caso. El IBC en períodos de vacaciones será el salario correspondiente al período inmediatamente anterior a aquel en que disfruta dichas vacaciones.

SISTEMA GENERAL DE PENSIONES

18. Tarifa Escriba solamente en los siguientes casos,

CIRCULAR EXTERNA CONJUNTA SB 049 SNS 040 DE 1997 JULIO 1997 la tarifa con la que se liquidan los aportes al Sistema General de Pensiones: a) Cuando se ingrese como afiliado a la administradora; b) Cuando exista una modificación de la tarifa inicialmente reportada, por actividades de alto riesgo en el Sistema General de Pensiones, vale decir minería, exposición altas temperaturas, periodistas con tarjeta profesional que laboran en empresas de comunicación, DAS, cuerpo de bomberos, rama judicial (jurisdicción ministerio público), aeronáutica civil y registraduría nacional del estado. En este evento escriba la nueva tarifa con la cual se liquidará el aporte a partir de este período.

19. Cotización Obligatoria Escriba el valor del aporte liquidado sobre el ingreso base de cotización, según la tarifa establecida para el Sistema General de Pensiones, aproximando al múltiplo de cien más cercano.

20. Cotización Voluntaria del afiliado y/o Escriba en la columna correspondiente, el aportante valor del aporte voluntario que el afiliado (A) y/o el empleador (B) efectúe de manera adicional a la cotización obligatoria al régimen de ahorro individual del Sistema General de Pensiones, aproximando al múltiplo de cien más cercano. (No aplica al

Régimen Solidario de Prima Media con Prestación Definida).

21. Total Cotización Escriba la sumatoria de las columnas 19 y 20

(A y B). (No aplica al Régimen Solidario de Prima Media con Prestación Definida).

22. Fondo de Solidaridad Pensional Escriba el valor del aporte al Fondo de

Solidaridad Pensional, equivalente al 1% sobre el total del ingreso base de cotización, cuando éste sea igual o superior a cuatro salarios mínimos, aproximando al múltiplo de cien más cercano.

23. Valor no retenido por aportes Corresponde a la diferencia entre la suma que voluntarios. se hubiere retenido en caso de no haber destinado de los ingresos del trabajador suma alguna a aportes voluntarios al Régimen de Ahorro Individual del Sistema General de Pensiones y el valor efectivamente descontado al trabajador (No aplica al

Régimen Solidario de Prima Media con Prestación Definida).

SISTEMA GENERAL DE SALUD

24. Cotización Obligatoria Escriba el valor del aporte liquidado sobre el ingreso base de cotización, según la tarifa establecida para el Sistema General de Salud, aproximando al múltiplo de cien más cercano.

25. Incapacidades E.G. Escriba en la columna correspondiente según el caso, el número de autorización de la incapacidad por riesgo común y su respectivo valor.

CIRCULAR EXTERNA CONJUNTA SB 027 SNS 036 DE 1997 ABRIL 1997 cotizante. este descuento sólo puede hacerse en el evento en que el trabajador lo solicite al empleador y este último acepte expresamente en practicarlo y reflejarlo en la autoliquidación de aportes.

SISTEMA GENERAL DE RIESGOS

PROFESIONALES

28. Centro de trabajo Esta columna se diligencia siempre y cuando se den los siguientes supuestos: a) Cuando se trate de una vinculación por primera vez o de un traslado a la administradora, escriba la tarifa y el código correspondiente al centro de trabajo al cual

fue asignado el trabajador. b) Cuando el afiliado sea trasladado a otro centro de trabajo, escriba su tarifa correspondiente así como su código. Si durante el período cotizado, un mismo afiliado fue trasladado a dos o más centros de trabajo, con distinta clase de riesgo, los datos a incorporar corresponden al último centro de trabajo. En este evento, el aportante y la administradora podrán acordar el envio de una relación que contenga en forma discriminada, el nombre del trabajador, el período de permanencia en cada uno de los centros de trabajo, así como el código y la tarifa correspondiente.

29. Cotización obligatoria Escriba el valor del aporte liquidado sobre el ingreso base de cotización, según la tarifa establecida para el Sistema General de Riesgos Profesionales, aproximando al múltiplo de cien más cercano.

30. Códigos Nueva Administradora. Escriba el Código asignado por las Superintendencias de Salud y Bancaria a la nueva Empresa Promotora de Salud y/o administradora de Fondos de Pensiones, cuando se presente la novedad de traslado de administradora.

C AUTOLIQUIDACION APORTES

DEL PERIODO

31. Total aportes del Escriba en la columna correspondiente la período declarado. sumatoria de las cotizaciones liquidadas.

Cuando la administradora opte por que ella efectúa la liquidación de aportes con base en el último salario básico reportado para cada afiliado, este renglón será diligenciado únicamente por el aportante, en el momento de verificar e incorporar en dicho formulario las novedades del período y ajustar los valores liquidados por la administradora.

32. Menos incapacidades pagadas. Escriba en la columna correspondiente (24 y/o 29), el valor total liquidado de las incapacidades por riesgo común, accidente de trabajo o enfermedad profesional pagadas en el período que cotiza o en el inmediatamente anterior, de acuerdo con los términos de los convenios y las normas vigentes.

Adicionalmente, indique el número asignado por la EPS o ARP según el caso, al documento que contiene la autorización para efectuar el respectivo descuento. Las entidades administradoras deberán adoptar los mecanismos necesarios con el fin de que el aportante pueda efectuar el respectivo descuento, a más tardar, en la autoliquidación de aportes correspondiente al siguiente período a aquel en el que se presentaron dichas incapacidades.

CIRCULAR EXTERNA CONJUNTA SB 049 SNS 040 DE 1997 JULIO 1997

33. Menos Licencia de maternidad Escriba en la columna 24, el valor total pagada. liquidado de las licencias de maternidad pagadas en el período, indique el número asignado por la EPS al documento que contiene la autorización para efectuar el respectivo descuento.

Las entidades administradoras deberán adoptar los mecanismos necesarios con el fin de que el aportante pueda efectuar el respectivo descuento, a más tardar, en la autoliquidación de aportes correspondiente al siguiente período a aquel en el que se presentaron dichas licencias.

34. Menos aportes pagados a otros Escriba el valor de las cotizaciones pagadas riesgos. a otros riesgos, las cuales deben ser asumidas por la entidad administradora

(ARP).

35. Valor aportes Netos. Escriba la sumatoria del renglón 31 al 34 correspondiente a las columnas 24, 27 y/o 29.

36. Más intereses de Mora Escriba el valor de los intereses de mora liquidados hasta la fecha de pago según tarifa que rige para el impuesto de renta y complementarios, sobre el valor total de las cotizaciones del período y el aporte al fondo de solidaridad pensional e indique el número de meses a los cuales corresponden los intereses liquidados.

Tratándose de los aportes a una entidad administradora del régimen de ahorro individual, los intereses de mora se calculan sobre el valor del renglón 31, columnas 21 y

22. En el Régimen de Prima Media, los intereses de mora se liquidan sobre el valor del renglón 31, columnas 19 y 22 y se registra en estas mismas columnas.

En el caso del régimen de ahorro individual del Sistema General de Pensiones, el valor registrado en la columna 21 deberá ser abonado por la respectiva administradora en la cuenta individual de los afiliados relacionados en la autoliquidación de aportes, en proporción al valor total de la cotización de cada uno de ellos. En el Sistema General de Salud y Riesgos Profesionales, dicho cálculo se efectúa sobre el valor registrado en el renglón 35 (valor aportes neto), una vez deducido el saldo a favor de períodos anteriores, cuando éste exista.

37. Aportes más intereses de mora Escriba sumatoria de renglones 35 y 36 en la columna correspondiente.

38. Saldo a favor periodo anterior Escriba el saldo a favor del aportante originado por: a) Si las deducciones por incapacidades o licencias de maternidad superaron el monto de las cotizaciones liquidadas del respectivo período y se generó un saldo a cargo de la administradora, el aportante podrá en la siguiente autoliquidación de aportes efectuar el respectivo descuento, en caso de que dicha suma no haya sido cubierta por la administradora. b) Excesos en las cotizaciones pagadas a la respectiva administradora de salud y/o ARP.

En este evento se deberá indicar el número planilla o de radicación de la autoliquidación de corrección o comunicación que soporta dicha deducción.

39. Total a pagar En el Sistema General de Pensiones: Renglón 31 más 36 de las columnas 21 y 22. En el Régimen de Prima Media: Renglón 31más 36 de las columnas 19 y 22.

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En el Sistema General de Salud y Riesgos Profesionales, en la respectiva columna (24, 27 y/o 29), escriba el resultado del renglón 37 menos 38, según corresponda. Cuando la administradora opta por liquidar los aportes, este renglón será diligenciado únicamente por el aportante, una vez incorporados los ajustes correspondientes.

NOTAS: La extensión del formulario físico presentado contiene quince renglones en donde los pequeños aportantes relacionarán los afiliados a la respectiva administradora.

Sin embargo, por razones de orden práctico, la administradora podrá diseñar este

formulario con el número de renglones que considere conveniente, conservando el diseño e instrucciones impartidas en esta circular. Cuando el número de afiliados supere los renglones del formulario, se deberá adicionar las hojas o formatos que sean necesarios. Las entidades administradoras del Régimen de Prima media, podrán excluir en la reproducción del formulario físico, aquellas columnas que por las características del régimen no aplican y por ende no serán utilizadas, es decir, las columnas 20, 21 y 23, conservando el número asignado en este instructivo a las demás columnas. De igual forma, en el evento en que se opte por que los pequeños aportantes realicen la autoliquidación, la columna 16 no será necesaria incluirla en el formulario físico de ninguno de los dos regímenes del sistema general de pensiones. Tratándose del formulario magnético, éste deberá contener la totalidad de las columnas de acuerdo con las instrucciones técnicas impartidas, llenando con cero (0) aquellas que para estos efectos no sean utilizadas. La administradoras podrán utilizar una sóla alternativa de identificación y control a los formularios de autoliquidación y comprobante de pago, ya sea con el número de la planilla o de radicación, situación que está sujeta a los procedimientos operativos y de control que la respectiva administradora haya definido.

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