SFC - Anexo circular 044 de 2010

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA

ANEXO II – INFORMACION NO REMITIDA

Página 46

TEMA: TIPO DE FONDO DE PENSIONES NOMBRE DE LA PROFORMA: Elección o Cambio de Tipo de Fondo de Pensiones

Obligatorias

NUMERO DE LA PROFORMA: B.6000-17

OBJETIVO: Establecer el contenido mínimo de la proforma única para que las Sociedades Administradoras de Fondos de Pensiones Obligatorias tengan los medios verificables para que los afiliados no pensionados puedan efectuar la elección o el cambio de tipo de fondo en donde quieren que sean administrados sus recursos pensionales en las diferentes alternativas que ofrece el esquema “Multifondos”.

TIPO DE ENTIDAD A LA QUE APLICA: Sociedades Administradoras de Fondos de Pensiones y de

Cesantías. GENERALIDADES El presente instructivo señala el mínimo de información que debe contener la proforma a través de la cual los afiliados no pensionados pueden efectuar la elección o el cambio de tipo de fondo entre los Tipos de Fondo Conservador, Moderado y de Mayor Riesgo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 2.6.11.1.8 del Decreto 2555 de 2010 y demás normas que lo adicionen o modifiquen. Si bien la proforma señala el contenido mínimo requerido, las adiciones que efectúen las Sociedades Administradoras no podrán modificar la estructura de la misma, razón por la cual se deberán incluir después del campo “ACEPTACIÓN Y DECLARACIÓN DE VOLUNTAD”. En caso de efectuarse adiciones, las mismas deberán remitirse de manera previa a la Superintendencia Financiera de Colombia para su respectiva no objeción.

El tamaño de la letra (estilo normal) de la información suministrada en la proforma no podrá ser inferior a 9 puntos. INSTRUCTIVO DE LA PROFORMA Las instrucciones de la proforma que las entidades pongan a disposición de sus afiliados de los Fondos de Pensiones Obligatorias administrados, deberán encontrarse al respaldo de ésta y tanto el diseño como el instructivo deben guardar correspondencia con lo aquí establecido. ENCABEZADO DE LA PROFORMA En la parte superior izquierda, se debe identificar: Razón Social, Logotipo de la Administradora y NIT: La Sociedad Administradora incluirá en este campo su razón social, logotipo y NIT. En la parte superior derecha, se debe identificar: Fecha de Solicitud: Campo destinado para que se incluya la fecha de elección o cambio de tipo de fondo de pensiones obligatorias por parte del afiliado, en el formato día/mes/año.

Ciudad: Campo destinado para que se incluya la ciudad en donde se realiza el diligenciamiento de la proforma.

INFORMACIÓN CUERPO DE LA PROFORMA DATOS PERSONALES Nombre del Afiliado/fecha de nacimiento: En estos campos se deben registrar el primer y segundo apellido, el primer y segundo nombre y la fecha de nacimiento del afiliado, tal como figura en el documento de identificación. Tipo Documento/Número de Identificación/Fecha de Expedición/Edad/Sexo: Campos destinados a registrar el tipo y número del documento de identificación del afiliado, fecha de expedición del mismo, la edad al momento de diligenciar la proforma y el sexo.

Correo electrónico: Si el afiliado tiene correo electrónico, en este campo debe registrar la dirección del mismo.

Dirección /Ciudad/Departamento/Teléfono: Campos destinados para que el afiliado registre la dirección, ciudad, departamento y número telefónico de su domicilio, así como el número del celular.

CIRCULAR EXTERNA 044 DE 2010 Diciembre de 2010 Proforma B.6000-17

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA

ANEXO II – INFORMACION NO REMITIDA

Página 47 TIPO DE SOLICITUD Elección Tipo de Fondo: El afiliado debe marcar con una equis (x) este campo, si es la primera vez que está eligiendo tipo de fondo.

NOTA: A más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al diligenciamiento de la proforma por parte del afiliado, la Sociedad Administradora deberá validar si realmente corresponde a su primera elección, debiéndole informar que si no corresponde a su primera elección, lo que procede, es un cambio de tipo de fondo. La información deberá suministrársele al afiliado en el momento en que marque este campo, cuando utilice el canal de distribución de servicios financieros de internet.

Cambio Tipo de Fondo: El afiliado debe marcar con una equis (x) este campo, si la solicitud corresponde a un cambio de tipo de fondo. También se debe marcar este campo cuando el afiliado que se encuentre dentro de la regla de convergencia y desea asignar al Fondo Conservador un porcentaje superior al mínimo vigente.

NOTA: A más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al diligenciamiento de la proforma por parte del afiliado, la Sociedad Administradora deberá verificar que entre la fecha de ejecución de la última elección o cambio de tipo de fondo y la fecha de ejecución de este cambio, hayan transcurrido por lo menos seis (6) meses. En el evento en que no haya transcurrido el tiempo antes mencionado, se deberá informar al afiliado al momento del diligenciamiento de este campo, que por dicha razón no es procedente el cambio de tipo de fondo. La información

deberá suministrársele al afiliado en el momento en que marque este campo, cuando utilice el canal de distribución de servicios financieros de internet. TIPO DE FONDO A SELECCIONAR Antes de la elección o cambio de tipo de fondo, el afiliado deberá haber diligenciado la evaluación de perfil de riesgo realizada por la Sociedad Administradora, advirtiendo que dicha evaluación arroja como resultado una sugerencia (no la obligación) del tipo de fondo a seleccionar. La Sociedad Administradora deberá mantener la evidencia del diligenciamiento de dicha evaluación.

Conservador: El afiliado deberá marcar con una equis (x) este campo, si desea que sus recursos pensionales se administren en el tipo de fondo conservador (recuerde que sólo se puede seleccionar un tipo de fondo).

Moderado: El afiliado deberá marcar con una equis (x) este campo, si desea que sus recursos pensionales se administren en el tipo de fondo moderado (recuerde que sólo se puede seleccionar un tipo de fondo).

De Mayor Riesgo: El afiliado deberá marcar con una equis (x) este campo, si desea que sus recursos pensionales se administren en el tipo de fondo de mayor riesgo (recuerde que sólo se puede seleccionar un tipo de fondo).

PORCENTAJE FONDO CONSERVADOR PARA AFILIADOS EN REGLA DE CONVERGENCIA.

Al momento en que el afiliado diligencie este campo, la Sociedad Administradora deberá verificar que el mismo se encuentra dentro de la regla de convergencia y el porcentaje asignado no es inferior al mínimo exigido, ni superior al 100%.

FIRMA DEL AFILIADO: Campo destinado para que el afiliado imponga su firma manuscrita como constancia de su aceptación sobre la

información descrita y suministrada en esta proforma, en el evento en que la solicitud se realice mediante proforma impresa.

Huella: Campo destinado para que el afiliado coloque su huella dactilar, en el evento en que la solicitud se realice mediante la proforma impresa.

PARA USO EXCLUSIVO DE LA ADMINISTRADORA Nombre, número del documento de identificación y firma del promotor comercial: En estos campos deberá consignarse el nombre completo, el número del documento de identificación del promotor comercial representante de la Sociedad Administradora y su firma manuscrita en el evento en que la solicitud se realice mediante proforma impresa.

Fecha y sello de recibido: En este campo deberá quedar constancia de la fecha de recibido de la proforma por parte de la Sociedad Administradora, con firma manuscrita y sello en el evento en que la solicitud se realice mediante proforma impresa.

Fecha de Ejecución de la Solicitud: En este campo se debe registrar la fecha en la cual la Sociedad Administradora asignará los recursos del Afiliado al tipo de Fondo seleccionado en esta solicitud.

Observaciones: El contenido de este campo puede variar y corresponderá a la información adicional que la Sociedad Administradora considere conveniente poner en conocimiento del afiliado.

CIRCULAR EXTERNA 044 DE 2010 Diciembre de 2010 Proforma B.6000-17