SFC - Anexo Circular Externa 14 de 2022 (3)

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA 1.1.1.14. Retiro del fondo El retiro del afiliado del fondo puede producirse por: 1.1.1.14.1. Por muerte del afiliado 1.1.1.14.2. Por terminación del contrato de trabajo por cualquier causa, cuando se hace la solicitud de retiro de los recursos 1.1.1.14.3. Por voluntad propia, tratándose de afiliados independientes 1.1.1.14.4. Por traslado a otra sociedad administradora 1.1.1.14.5. Por sustitución patronal, cuando se den las circunstancias previstas en el numeral 4. del art. 69 del Código Sustantivo de Trabajo 1.1.1.15. Procedimiento en caso de retiro Terminado el contrato de trabajo por muerte del afiliado, la entrega de las sumas correspondientes debe hacerse con sujeción al procedimiento establecido en el art. 258 del Código Sustantivo de Trabajo y demás disposiciones aplicables sobre la materia. Cuando la terminación del contrato de trabajo ocurra por cualquiera de las causales previstas en la ley laboral, distintas a la de la muerte del trabajador, basta la solicitud del afiliado para el retiro total de las sumas de dinero abonadas en su cuenta, presentada en los términos y condiciones que señale la ley. En este caso, la sociedad administradora debe entregar al trabajador las sumas a su favor dentro de los 5 días hábiles siguientes a la presentación de la solicitud. En los tres últimos eventos previstos en el subnumeral anterior, para el retiro de las sumas de dinero abonadas en las subcuentas del afiliado basta la solicitud de éste, presentada en los términos y condiciones que señale la ley.

Tratándose de retiros anticipados de las sumas abonadas en las subcuentas del afiliado como consecuencia de la liquidación y pago parcial de las cesantías con destino a la adquisición, construcción, mejora o liberación de bienes raíces destinados a la vivienda del afiliado, la sociedad administradora debe efectuar el giro correspondiente y descontar el anticipo del saldo que aquel posea, desde la fecha de la entrega efectiva, previa solicitud formulada por el afiliado y observancia de los requisitos y formalidades al efecto consagrados por la ley. En el evento en que la solicitud de retiro anticipado la formule el afiliado para financiar los pagos por concepto de matrículas en instituciones de educación superior debidamente reconocidas por el estado, bien sean suyas o de su cónyuge, compañero o compañera permanente, o de sus hijos, la sociedad administradora debe efectuar el giro correspondiente directamente a la entidad educativa y descontar el anticipo del saldo que aquel posea en sus subcuentas, desde la fecha de la entrega efectiva, siempre que se cumplan los requisitos y formalidades consagrados por la ley. Igualmente se pueden realizar retiros de cesantías para educación -no formalpara el trabajo y desarrollo humano, atendiendo lo establecido en la Ley 1064 de 2006. Tratándose de afiliados servidores públicos debe cumplirse lo dispuesto en la Ley 1071 de 2006. Las administradoras deben habilitar canales no presenciales tales como internet, call center, aplicaciones móviles (Apps), audio respuesta, entre otros, para permitir el retiro de las cesantías, en los eventos autorizados por la ley.

En todo caso, deben garantizar el uso de canales presenciales para aquellos afiliados que prefieran hacer uso de los mismos. 1.1.1.16. Retención de cesantías En aquellos eventos en que el empleador esté autorizado para retener la cesantía, o abonar a gravámenes o préstamos su pago, la sociedad administradora debe efectuar la retención correspondiente o el pago, según el caso, previa solicitud presentada por aquél, acompañada de prueba que demuestre el cumplimiento de los requisitos señalados en la ley laboral sobre el particular. 1.1.1.17. Comisión de manejo Siempre que se supere la rentabilidad mínima a que se refiere el 1.1.1.10.11 del presente Capítulo, la sociedad administradora tiene derecho a cobrar por la administración de los portafolios, la comisión que al efecto determine la misma sociedad, con sujeción a lo señalado al efecto por la SFC. 1.1.1.18. Contratos con entidades financieras La sociedad administradora puede celebrar contratos para la utilización de la red de oficinas de los bancos, corporaciones financieras, compañías de financiamiento y organismos cooperativos de grado superior de carácter financiero, como apoyo para la ejecución de sus negocios, en los casos y con sujeción a las condiciones señaladas en el numeral 2 del art. 158 del EOSF. 1.1.1.19. Duración del fondo El fondo debe tener una duración igual a la de la sociedad administradora, sin perjuicio de que, previa autorización de la SFC se produzca su disolución anticipada. 1.1.1.20. Disolución del fondo Son causales de disolución del fondo: 1.1.1.20.1. La expiración del plazo establecido para su duración, y

1.1.1.20.2. La orden de autoridad competente debidamente ejecutoriada. 1.1.1.21. Modificaciones y adiciones Cualquier adición o modificación que se pretenda introducir al reglamento debe ser previamente sometida a la aprobación de la SFC. 1.1.2. Régimen de aprobación individual

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Circular Externa 014 de 2022 Junio de 2022 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA Los reglamentos que no reúnan los requisitos mínimos enunciados en al subnumeral anterior deben obtener, de manera individual, la previa aprobación de la SFC.

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Circular Externa 014 de 2022 Junio de 2022 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA 1.4.1.4. El número de trabajadores respecto de los cuales se realiza la consignación de cesantías. 1.4.1.5. El valor total de la consignación, especificando el valor en cheques y en efectivo. De los cheques, se debe indicar el código del banco y el número del cheque. 1.4.1.6. Los formatos de consignación deben ir acompañados de una relación de los trabajadores cuyo auxilio de cesantía se consigna, en la que se indique respecto de cada trabajador, como mínimo, los siguientes datos: 1.4.1.6.1. El nombre y documento de identidad del trabajador 1.4.1.6.2. La dirección de la residencia y el número del teléfono 1.4.1.6.3. El nombre del empleador, la dirección y el teléfono

1.4.1.7. El valor del auxilio de cesantía que se consigna, con su liquidación detallada, es decir fecha de ingreso del trabajador (en formato aaaa/mm/dd), período de liquidación (en formato aaaa), número de días base de liquidación y salario base de liquidación. 1.4.1.8. El valor de la sanción por mora en la consignación de las cesantías. Adicionalmente, en las proformas de consignación debe indicarse si el trabajador cuyo auxilio de cesantía se consigna se encuentra cobijado por el régimen especial a que hace referencia el numeral 2 del art. 98 de la Ley 50 de 1990. Las AFPC quedan autorizadas para recibir la anterior información por cualquier medio magnético, sin perjuicio de cumplir con la obligación que les asiste de exigir de los respectivos empleadores la remisión inmediata de la relación de trabajadores cuyo auxilio de cesantía se consigna. El valor total de la consignación que aparezca en el formato de consignación debe coincidir con el que de como resultado de la sumatoria de todos los valores expresados en la relación de los trabajadores, a que se refiere el anterior subnumeral 1.4.1.6. Las administradoras deben habilitar canales no presenciales tales como internet, call center, aplicaciones móviles (Apps), audio respuesta, entre otros, para el diligenciamiento del formato, la remisión de la documentación señalada en el subnumeral 1.1.1.13 del presente capítulo y la consignación de los dineros correspondientes a la liquidación del auxilio de cesantías. En todo caso, deben garantizar el uso de canales presenciales a aquellos afiliados que prefieran hacer uso de estos. 1.4.2. Plazo para consignación

El numeral 3 del art. 99 de la Ley 50 de 1990, en concordancia con el numeral 4 del art. 164 del EOSF, establece como plazo para realizar, por parte del empleador, la consignación del valor liquidado anualmente por concepto de auxilio de cesantía hasta “antes del 15 de febrero del año siguiente”. Por lo tanto, las consignaciones que se realicen hasta la medianoche del día 14 de febrero deben entenderse efectuadas dentro de dicho plazo legal. En el evento en que el día 14 de febrero corresponda a un día no hábil, el plazo se extiende hasta la medianoche del día hábil siguiente. 1.4.3. Afiliación de personas independientes Para la afiliación al fondo de cesantías de personas independientes, las administradoras deben hacer diligenciar, previamente al recibo de sus cotizaciones, un formato de afiliación en el cual se exprese: 1.4.3.1. Datos personales: Nombre completo, documento de identidad, dirección residencia, número de teléfono, y 1.4.3.2. Datos sobre su actividad económica u ocupación: descripción de la actividad o del oficio u ocupación que realiza personal y directamente. Si es empleador y labora en su propia empresa, se debe indicar el nombre o razón social, el NIT, la dirección y el teléfono. Este formato debe estar firmado por la persona que se afilia, quien lo debe presentar acompañado de una copia de su declaración de renta del año inmediatamente anterior, debidamente presentada ante la Dirección Administrativa de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-, así como de fotocopia de su documento de identidad. En el evento en que el solicitante no adjunte la declaración de renta, por no estar obligado a ella de acuerdo con la ley tributaria, el monto total de

sus cotizaciones voluntarias no puede ser superior, en ningún tiempo, a la cuantía que corresponda a la máxima de ingresos admisible para no estar obligado a presentar declaración de renta. Las administradoras deben habilitar canales no presenciales tales como internet, call center, aplicaciones móviles (Apps), audio respuesta, entre otros, para el procedimiento de afiliación referido en este subnumeral. En todo caso, deben garantizar el uso de canales presenciales a aquellos afiliados que prefieran hacer uso de estos. 1.4.4. Traslado a otra administradora La administradora que solicite el traslado de un afiliado debe diligenciar un formulario de traslado, suscrito por el afiliado, copia del cual debe remitir a la anterior administradora, junto con una fotocopia del documento de identidad de éste. La anterior administradora debe trasladar el valor de las unidades del afiliado a la nueva administradora, anexando la información correspondiente al respectivo traslado, para lo cual puede utilizar un formato en medio magnético. 1.4.4.1. Si se trata del traslado de un afiliado, dicho formato contendrá, por lo menos lo siguiente: 1.4.4.1.1. El nombre de la administradora que realiza el traslado. 1.4.4.1.2. El nombre de la administradora que recibe los valores objeto del traslado. 1.4.4.1.3. El valor trasladado en moneda legal colombiana, especificando la fecha de la liquidación del traslado, el número de unidades trasladadas por cada una de las subcuentas y el valor de las unidades a dicha fecha, así como la última fecha

de selección o modificación de perfil de administración realizado por el afiliado. 1.4.4.1.4. La información personal del afiliado: nombre, documento de identidad, dirección y teléfono. 1.4.4.1.5. La información laboral del afiliado: nombre o razón social del empleador, nit o documento de identificación, dirección y teléfono.

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Circular Externa 014 de 2022 Junio de 2022 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA 1.4.4.2. Si el traslado es de un afiliado independiente se puede utilizar otro formato que contenga, además de la información señalada en los subnumerales 1.4.4.1.1. a. 1.4.4.1.4., la siguiente:

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Circular Externa 014 de 2022 Junio de 2022 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA Los datos sobre su actividad económica u ocupación: descripción de su actividad o del oficio u ocupación que realiza personal y directamente, adjuntando la documentación requerida para la afiliación. Si es empleador y labora en su propia empresa, se debe indicar el nombre o razón social de ésta, el NIT, la dirección y el teléfono. La administradora que realice el traslado está en la obligación de comunicarle simultáneamente por escrito al afiliado la información relacionada con el traslado. Las administradoras deben habilitar canales no presenciales tales como internet, call center, aplicaciones móviles (Apps), audio respuesta, entre otros, para el diligenciamiento del formulario y la remisión de la información

señalada en este subnumeral. En todo caso, deben garantizar el uso de canales presenciales a aquellos afiliados que prefieran hacer uso de estos. 1.4.5. Remisión de extractos a los afiliados a los fondos de cesantías Las sociedades administradoras de fondos cesantías están en la obligación de remitir periódicamente a sus afiliados extractos de sus cuentas individuales, de acuerdo con las siguientes instrucciones: 1.4.5.1. Periodicidad y plazo para el envío de extractos a los afiliados Las sociedades administradoras deben remitir a sus afiliados, por lo menos semestralmente, los extractos de sus cuentas individuales. Como quiera que esta obligación involucra a todos los afiliados al fondo de cesantías, es deber de las sociedades administradoras enviar los extractos a que se refiere este subnumeral, a quienes en cualquier momento, durante el periodo del extracto, hayan tenido el carácter de afiliados. Los extractos deben remitirse dentro de los 15 días hábiles siguientes a la publicación por parte de la SFC de la rentabilidad mínima con corte a marzo 31 y septiembre 30. En aquellos eventos en que una sociedad administradora ofrezca a sus afiliados la remisión de extractos que correspondan a periodos inferiores a un semestre, deben dejar expresa constancia en el reglamento del fondo de la periodicidad y del plazo dentro del cual serán enviados. Con los extractos con corte al 30 de septiembre, se debe remitir la información completa sobre los derechos y obligaciones de los afiliados al fondo y los efectos que se derivan de la selección entre los portafolios de inversión de corto plazo y largo

plazo de los aportes y/o recursos de los fondos de cesantías. 1.4.5.2. Contenido mínimo de los extractos y uso obligatorio del formato único Los extractos deben informar como mínimo lo siguiente, de conformidad con el formato único establecido por la SFC en el formato B.6000-13, disponible en el Anexo 1 del presente Capítulo: 1.4.5.2.1. Saldo inicial y final del periodo 1.4.5.2.2. Valor y fecha de consignación del auxilio de cesantías 1.4.5.2.3. Traslados desde y hacia el fondo de cesantía 1.4.5.2.4. Retiros parciales de cesantías 1.4.5.2.5. Retiros definitivos de cesantías 1.4.5.2.6. Comisión cobrada por retiros parciales 1.4.5.2.7. Porcentaje de comisión por administración 1.4.5.2.8. Rendimientos abonados durante el período, y 1.4.5.2.9. Rentabilidad efectiva anual de los portafolios del fondo y de las subcuentas individuales 1.4.5.3. Medio y dirección a la cual deben remitirse los extractos periódicos Los extractos deben remitirse por correo físico a la dirección que el afiliado haya indicado expresamente para el recibo de correspondencia. La utilización de medios distintos para el envío de los extractos a los afiliados debe quedar consignada en el reglamento del fondo de cesantías y sólo puede darse respecto de los afiliados que lo consientan de manera expresa. La SFC debe evaluar la idoneidad y seguridad del medio para el envío de los extractos al momento de autorizar su

inclusión en el reglamento del fondo de cesantías. 1.4.6. Valoración subcuentas individuales El valor de cada uno de los portafolios de corto y largo plazo del fondo de cesantía debe determinarse en forma diaria de conformidad con el procedimiento establecido por esta Superintendencia y expresarse en unidades de igual monto y características, donde las unidades miden el valor de los aportes de los afiliados y su mayor valor representa los rendimientos que se han obtenido en el período respectivo, como consecuencia de la gestión adelantada por la administradora, sin la injerencia de factores extraños que afecten la transparencia de su manejo y que atenten contra los principios inspiradores de una sana competencia entre las administradoras. Cuando una administradora estime procedente efectuar aportes con sus propios recursos a los portafolios administrados debe efectuarlos de forma tal que los mismos no alteren la rentabilidad de los portafolios, ni por consiguiente, el valor de la unidad, pues las AFPC no pueden sustraerse a su obligación legal de administrar e invertir los recursos de los portafolios de corto y largo plazo del fondo en activos de acuerdo con el régimen de inversión definido por el Gobierno Nacional, con el propósito de obtener la rentabilidad mínima exigida, utilizando el traslado dinero al portafolio que administran. En conclusión, las donaciones de dinero tanto de la misma sociedad administradora como de cualquier persona natural o jurídica, deben abonarse a los portafolios administrados, previo el cumplimiento de las disposiciones legales pertinentes, tratarse como una consignación y abonarse como unidades en las cuentas individuales a nombre de los afiliados.

1.5. Mecanismo de protección al cesante Sin perjuicio de las disposiciones aplicables al auxilio de la cesantía por parte de las sociedades administradoras de los fondos de cesantías, con el fin de que se logren los objetivos y se de una adecuada aplicación de la normatividad en

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Circular Externa 014 de 2022 Junio de 2022 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA materia de acceso y ejecución del mecanismo de protección al cesante de que trata la Ley 1636 de 2013 y el Decreto 135 de 2014, constituyen obligaciones especiales de las AFPC:

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