SFC - Anexo Circular Externa 15 de 2011 (3)

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA Dicho sistema deberá asegurar que la información se suministre de manera previa y obligatoria a la selección o modificación del perfil y dejar evidencia de su aceptación por parte del afiliado. Acreditar que el canal de servicios de Internet cuenta con los mecanismos y las medidas de seguridad necesarios para establecer en todo momento que es el afiliado quien manifiesta de manera expresa y libre su selección de perfil de administración. Establecer mecanismos que le permitan informar a los afiliados la selección efectuada, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la decisión. 2.9. Reglas y requisitos para el funcionamiento del mecanismo de registro de operaciones con los recursos de los tipos de fondos de pensiones obligatorias y los portafolios de los fondos de cesantía. Las Sociedades Administradoras de Fondos de Pensiones y de Cesantía deberán implementar un mecanismo que permita identificar de manera completa, clara y suficiente cada operación y el tipo de fondo o portafolio para el cual se efectúa la misma. Para el efecto, deberán tener en cuenta lo siguiente: 2.9.1 Tratándose de operaciones que se realicen a través de un intermediario de valores o de cualquier tercero autorizado, las instrucciones que para el efecto imparta la administradora deberá realizarlas a través de un medio verificable de conformidad con lo establecido en el literal f, numeral 1, Capítulo Tercero del Título IX de esta circular, asegurándose que en dichas instrucciones se indique el tipo de fondo o portafolio para el cual se está solicitando la operación. 2.9.2 Tratándose de operaciones que realicen directamente las AFP a través de sistemas de

negociación de valores, el mecanismo de registro será la identificación del tipo de fondo o portafolio para el cual se realizó la operación al momento de la complementación de la respectiva operación, la cual deberá realizarse a más tardar dentro de los treinta (30) minutos siguientes a su celebración. 2.9.3 Cuando las operaciones se realicen en el mercado mostrador (‘Over the Counter’ - OTC), las AFP deberán asegurarse de que en el medio verificable a que se refiere el literal f, numeral 1, Capítulo Tercero del Título IX de esta circular quede constancia del tipo de fondo o portafolio para el cual se celebró la respectiva operación. Este fondo o portafolio será el beneficiario de la operación para efectos de lo dispuesto en el subnumeral viii) del subnumeral 2.8 de dicho capítulo. Para el caso de las operaciones que se realicen en el mercado mostrador sobre valores diferentes a los establecidos en el subnumeral 2.1, capítulo tercero del título IX de la Circular Básica Jurídica o a las excepciones allí contenidas, será necesario que las AFP implementen un sistema de registro de dichas operaciones que garantice la identificación de manera completa, clara y suficiente del tipo de fondo o portafolio para el cual se realizó la operación. Dicho registro deberá efectuarse a más tardar dentro de los quince (15) minutos siguientes al cierre de la operación y deberá contener como mínimo la siguiente información: a. Número de registro de la operación. El sistema debe generar un número consecutivo que se asigna a cada operación. b. Fecha y hora (HH:MM:SS) en que se registra la operación, información que debe ser generada automáticamente por el sistema.

c. Usuario que registra la información, lo cual debe ser generado automáticamente por el sistema. d. Nombre de la contraparte en la operación. e. Tipo de operación: compra o venta. f. Tipo de fondo o portafolio para el cual se efectuó la operación. g. Características de la especie que permita su identificación plena, tales como ISIN o Nemotécnico. h. Monto nominal sobre el cual se realiza la operación.

1. Valor de compra o de venta en moneda o unidad original.

j. Valor de compra o venta en pesos. k. Fecha de cumplimiento de la operación. 2.9.4 Seguridades del sistema de registro de operaciones de que trata el subnumeral 2.9.3. a. La aplicación del sistema debe permitir la autenticación que asegure la identificación de manera única de todos los usuarios que ingresen. Así como controlar el acceso a la información mediante roles, perfiles o funciones por tipo de usuario. b. No se debe permitir la modificación de la información por fuera de la aplicación. c. Debe llevar una traza de auditoría, que contenga las acciones realizadas por los usuarios. d. El sistema deberá tener un esquema de contingencia, el cual debe estar en disponibilidad para garantizar su funcionamiento. TITULO IV – CAPÍTULO TERCERO Página Disposiciones relacionadas con las sociedades administradoras de fondos de pensiones y cesantía Circular Externa 015 de 2011 Abril de 2011

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e. La aplicación debe tener respaldo diario de datos completamente automático y continuo, el cual debe estar incluido en los procedimientos de toma de copias de seguridad para servidores centrales.

2.9.5 Los efectos y/o resultados de las operaciones realizadas no podrán afectar a un tipo de fondo o portafolio distinto al indicado en los mecanismos de operaciones descritos en los subnumerales 2.9.1., 2.9.2. y 2.9.3. TITULO IV – CAPÍTULO TERCERO Página Disposiciones relacionadas con las sociedades administradoras de fondos de pensiones y cesantía Circular Externa 015 de 2011 Abril de 2011