SFC - Anexo Circular Externa 16 de 2010 (3)

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA

CAPITULO DECIMO: ACTUACIONES ANTE LA

SUPERINTENDENCIA

1. Instrucciones relativas a la posesión ante la Superintendencia Financiera de Colombia de representantes legales, miembros de junta directiva, consejos directivos o de administración, revisores fiscales, oficiales de cumplimiento para la prevención del lavado de activos de las entidades vigiladas y defensores del consumidor financiero.

Corresponde a los representantes legales, miembros de juntas directivas o consejos directivos o de administración, revisores fiscales, oficiales de cumplimiento para la prevención de lavado de activos, representantes de las oficinas de representación de instituciones financieras y de reaseguros del exterior, representantes designados para Colombia de las instituciones financieras y de reaseguros del exterior que decidan acogerse a las excepciones establecidas en los numerales 8 y 9 del artículo 2º del Decreto 2951 de 2004, así como a los defensores del consumidor financiero, tomar posesión de sus cargos ante la SFC para lo cual deben atender las instrucciones que se señalan en el presente capítulo. Lo anterior, en cumplimiento a lo dispuesto en los artículos 73 numeral 3º, 74 numeral 4, 79 numeral 3º y 326 numeral 2º literal g) del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero (EOSF), artículo 22 de la Ley 964 de 2005, artículo 21 de la Ley 45 de 1990, artículo 3º numeral 34 del Decreto 2739 de 1991, artículo 40 de la Ley 454 de 1998, artículo 14 del Decreto 2514 de 1987, el artículo 10 del Decreto 2951 de 2004, artículo 18 de la

Ley 1328 de 2009 y artículo 2º del Decreto 2281 de 2010 . 1.1. Personas que deben tomar posesión. De conformidad con lo establecido en las normas citadas deben tomar posesión del cargo:  Los representantes legales, principales y suplentes, de las entidades vigiladas.  Miembros de junta directiva, consejo directivo o de administración, principales y suplentes, de las entidades vigiladas;  Los representantes de las oficinas de representación de instituciones financieras y de reaseguros del exterior;  Los representantes designados para Colombia de las instituciones financieras y de reaseguros del exterior que decidan acogerse a las excepciones establecidas en los numerales 8 y 9 del artículo 2º del Decreto 2951 de 2004;  Los revisores fiscales, principales y suplentes, de las entidades vigiladas;  Los oficiales de cumplimiento para la prevención de lavado de activos, principales y suplentes, de las entidades vigiladas;  Los representantes o delegados de los funcionarios públicos que por disposición legal deban hacer parte de una junta directiva, consejo directivo o de administración de alguna entidad vigilada; y  Los defensores del consumidor financiero, principales y suplentes, de las entidades vigiladas. Para el ejercicio válido de los anteriores cargos se requiere la designación junto con la posesión ante esta Entidad. En tal virtud, el ejercicio de cualquier cargo sin haber tomado posesión del mismo cuando las normas aplicables así lo exijan, dará lugar a las sanciones correspondientes, sin perjuicio de que por este solo hecho la Superintendencia Financiera de Colombia se abstenga de autorizar la posesión. Los funcionarios públicos que por disposición legal deban hacer parte de una junta directiva de alguna entidad

vigilada y que ejerzan personalmente dicha función no requieren adelantar el trámite de posesión. En todo caso, corresponderá al responsable del trámite de posesión a que se refiere el numeral 1.3 del presente capítulo informar tal situación a la SFC. De conformidad con lo dispuesto en el inciso 2º, num. 2º del artículo 74 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, los gerentes de sucursales no deben adelantar el trámite de posesión ante la SFC y la certificación de su representación se sujetará a lo dispuesto en el régimen general de sociedades, de acuerdo con lo señalado en el subnumeral 12.2 del capítulo décimo de la presente Circular. Igualmente, los representantes designados exclusivamente para adelantar funciones judiciales, es decir para actuar ante las autoridades jurisdiccionales, no requieren de posesión ante esta Entidad.

TITULO I – CAPITULO DÉCIMO Página 56

Actuaciones ante la Superintendencia Circular Externa 016 de 2010 Junio de 2010 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA 1.2. Eventos en los que no se requiere de nueva posesión. No se requiere adelantar nuevamente el trámite de posesión en los casos de reelección de: revisor fiscal, miembros de junta directiva, consejo directivo o de administración, oficial de cumplimiento para la prevención del lavado de activos, representante legal, principal o suplente y defensor del consumidor financiero, principal o suplente. Lo anterior aplica siempre que la persona sea reelegida para el ejercicio del mismo cargo con independencia de la condición de principal o suplente. En estos casos, corresponderá al responsable del trámite de posesión de la entidad a que se refiere el

numeral 1.3. siguiente, informar tal situación dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la ocurrencia del hecho mediante el diligenciamiento de la proforma electrónica F.0000-19 “Solicitud de posesión” ingresando al ícono “Otras actuaciones relacionadas con la posesión”, junto con la actualización de la hoja de vida. El mismo procedimiento deberá efectuarse cuando ocurra el cambio de la condición de suplente a principal. 1.3. Funciones del responsable del trámite de posesión. El secretario general o vicepresidente jurídico de la entidad vigilada, o en su defecto, en aquellas entidades que no cuenten con dichos cargos, un representante legal principal designado expresamente para tal efecto por la Junta Directiva, será la persona responsable de:

1. Exigir al postulado la información que soporta su trayectoria e idoneidad profesional y moral con el fin de proceder a la revisión y posterior incorporación de los datos exigidos en la proforma F.0000-19, certificando la coincidencia de la información con los documentos aportados.

2. Diligenciar en su integridad la proforma electrónica F.0000-19 “Solicitud de Posesión” de acuerdo con su correspondiente instructivo.

3. Firmar digitalmente la proforma F.0000-19 “Solicitud de Posesión” y transmitirla vía electrónica a la

SFC.

4. Conservar un ejemplar físico del trámite de posesión, debidamente firmado por él y el postulado en los términos previstos en la ley para la conservación de documentos.

5. Archivar y custodiar la documentación que soporta el diligenciamiento de la proforma F.0000-19

“Solicitud de Posesión”, de acuerdo con las normas que regulan los términos y plazos para la conservación de documentos. Una vez firmada y transmitida la proforma a la SFC por el responsable del trámite de posesión, se entiende que él mismo hace constar que la información allí consignada fue revisada, coincide con los documentos suministrados por el postulado y que éstos reposan en los archivos de la entidad. Es deber del responsable del trámite de posesión garantizar en todo momento la confidencialidad de la información que conozca en desarrollo de sus funciones. 1.4. Reglas relativas al trámite de posesiones. Es deber de cada entidad vigilada, a través del funcionario responsable del trámite de posesión en los términos previstos en el subnumeral anterior, solicitar ante la SFC la posesión dentro de los treinta (30) días corrientes siguientes a la fecha de designación del respectivo aspirante. Vencido tal plazo sin que se haya presentado la solicitud de posesión, será necesario que el órgano nominador correspondiente ratifique la designación del aspirante para surtir el trámite. Para el efecto se adelantará vía electrónica el siguiente procedimiento:

1. Previa la revisión y verificación respectiva, el responsable del trámite en los términos del numeral 1.3 deberá diligenciar en su integridad la proforma F.0000-19 “Solicitud de Posesión”, la cual estará disponible en la página Web de la Superintendencia Financiera de Colombia en el link: “Trámites y atención al usuario”.

2. Una vez diligenciada la proforma F.0000-19 “Solicitud de Posesión” corresponde al responsable del trámite firmarla digitalmente con un certificado digital emitido por una entidad de certificación digital abierta

debidamente autorizada por la Superintendencia de Industria y Comercio y transmitirla a la SFC. Transmitida la proforma, se entiende que el responsable del trámite ha revisado la información aportada, por lo tanto no se podrán hacer modificaciones a la misma salvo autorización expresa de la SFC. Con dicha transmisión se entiende iniciado formalmente el trámite de posesión. La información suministrada por el postulado se entenderá bajo la gravedad de juramento.

TITULO I – CAPITULO DÉCIMO Página 57

Actuaciones ante la Superintendencia Circular Externa 016 de 2010 Junio de 2010

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA

2. Reglas sobre cambio de domicilio 2.1. Suministro de información sobre cambio de domicilio y dirección para notificaciones Con el propósito de dar plena aplicación a los principios de celeridad, eficacia, imparcialidad, publicidad y contradicción a los que se refiere el artículo 3o. del Código Contencioso Administrativo, y atendiendo la garantía constitucional del derecho de defensa, las personas que se han posesionado y cuyos registros se llevan en la SFC, deben informar al Grupo de Registro cualquier cambio de domicilio y dirección para notificaciones, indicando:  Nombre y documento de identidad.  Entidad y cargo en ejercicio.  Nuevo domicilio y dirección para notificaciones.  Nuevos datos de contacto para atención a los consumidores financieros, para el caso de los defensores del consumidor financiero. La actualización a la que se refiere el presente inciso, deberá ser puesta en conocimiento de esta Superintendencia, a través de la proforma F.0000-19 “Solicitud

de posesión”. 2.2. Suministro de información sobre cambio de domicilio y dirección para notificaciones, posterior a la desvinculación de la Entidad Para los efectos del artículo 44 del Código Contencioso Administrativo, las personas que se han posesionado y cuyos registros se llevan en la SFC, una vez cesen en el ejercicio del cargo desempeñado deben informar al Grupo de Registro cualquier cambio de domicilio y dirección para notificaciones que suceda dentro de los tres (3) años siguientes a la desvinculación indicando:  Nombre y documento de identidad.  Fecha de retiro.  Cargo en ejercicio a la fecha de retiro.  Nuevo domicilio y dirección para notificaciones. Cuando de una actuación administrativa iniciada de oficio, especialmente cuando se trate de la facultad administrativa sancionatoria, se desprenda que personas que han cesado en el ejercicio de un cargo para el que tomaron posesión ante la SFC pueden resultar afectadas en forma directa, deberá citárselas para que puedan hacerse parte en dicha actuación. Para esto, si no hay otro medio más eficaz, se enviará comunicación por correo certificado a las direcciones que el interesado haya registrado para notificaciones en la entidad, lo mismo que a la que aparezca registrada en el directorio telefónico, si la hubiere. En el evento en que las comunicaciones no surtan efecto se procederá a efectuar la publicación correspondiente en un periódico de amplia circulación nacional, de acuerdo con lo previsto en los literales d) e) y f) del numeral 4 del artículo 208 del EOSF, sustituido por el artículo 45 de la Ley 795 de 2003. 2.3. Información sobre antecedentes En la forma indicada en el numeral anterior se procederá a informar en el caso en que las entidades vigiladas

dispongan la terminación de las relaciones con sus funcionarios, por virtud de irregularidades cometidas en su gestión financiera o a causa de comportamientos que riñen con el debido manejo de los recursos del público, con el propósito de proporcionar suficientes elementos de juicio a la SFC en relación con las calidades morales y profesionales de quienes se desempeñen o soliciten posesión para actuar como administradores de entidades del sector vigilado. 2.4. Dirección de notificación para actuaciones específicas De acuerdo con lo previsto en el literal d) del numeral 4 del artículo 208 del EOSF sustituido por el artículo 45 de la Ley 795 de 2003 y el artículo 44 del Código Contencioso Administrativo, las personas que se han posesionado y cuyos registros se llevan en la SFC, frente a las cuales se desarrolle una actuación en esta entidad, podrán suministrar una dirección específica de notificación para tal actuación, diferente a la registrada en la hoja de vida al tomar posesión. La dirección específica o su modificación deberá informarse a esta Superintendencia mediante comunicación realizada especialmente para tal propósito, dirigida al funcionario competente que realiza el trámite respectivo. En todo caso, se entiende que la dirección específica sólo es válida para ese trámite determinado. En el acto que ponga fin a la actuación o en los demás que deban notificarse personalmente, la dependencia que los proyecta indicará al final de los mismos la dirección específica de notificaciones aportada por el interesado o su modificación. Si el interesado no señaló dirección específica de notificaciones se indicará la que se haya utilizado dentro del trámite. En todo caso deberá indicarse la dirección personal de notificaciones suministrada por aquellos

que han tomado posesión del cargo. El hecho de que se haya suministrado una dirección de notificación específica para un trámite determinado no anula la dirección general registrada para notificaciones, que podrá ser utilizada en otras actuaciones que se desarrollen. Igualmente podrá ser utilizada la dirección general de manera subsidiaria en actuaciones para las cuales no se logre notificar el acto respectivo habiéndose hecho la citación a través de la dirección específica. El suministrar una dirección específica no exime de reportar los cambios de dirección de notificación general. En caso de que el escrito de queja resulte incompleto, el funcionario encargado oficiará, si es posible, al interesado para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante

TITULO I – CAPITULO DÉCIMO Página 58

Actuaciones ante la Superintendencia Circular Externa 016 de 2010 Junio de 2010 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la reclamación y, en consecuencia, se ordenará su archivo. 10.3 Términos El término para atender las quejas será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando, si es del caso, la fecha que se ha establecido para que la entidad contra la cual está dirigida la queja de respuesta a la misma. 10.4 Trámite de las quejas. Una vez recibida la queja contra una entidad vigilada, la dependencia competente le dará el traslado

correspondiente, indicando el sentido y los puntos concretos sobre los cuales debe versar la respuesta y señalando, igualmente, el plazo dentro del cual se debe dar respuesta a la petición. Dentro del plazo fijado para cada trámite en particular, la entidad vigilada deberá responder directamente y por escrito al quejoso en la forma señalada en este numeral, suministrando la información y las explicaciones que juzgue pertinentes. De dicha comunicación se enviará una copia a la Superintendencia Financiera de Colombia, junto con los documentos que, como soporte, se hubieren entregado al peticionario. Así mismo, deberá suministrar, a la Superintendencia Financiera de Colombia, las explicaciones que ésta le hubiere solicitado, sin perjuicio de las instrucciones y procedimientos específicos que, en ejercicio de sus facultades y para cada situación en particular, esta autoridad administrativa considere preciso aplicar en relación con la queja y la respuesta. La respuesta de la entidad vigilada al quejoso, deberá ir fechada y con la dirección correcta. Además, deberá ser completa, clara, precisa y comprensible, contener la solución o aclaración de lo reclamado y los fundamentos legales, estatutarios o reglamentarios que soporten la posición de la entidad, junto con los documentos que, de acuerdo con las circunstancias, se estimen apropiados para respaldar las afirmaciones o conclusiones sostenidas por la institución. El plazo a que se hace referencia en el presente numeral se entenderá incumplido o desatendido cuando quiera que la respuesta a la queja o a la solicitud de explicaciones se hubiere producido fuera del mismo, o se hubiere recibido

incompleta, o cuando no hubiere sido recibida. Cuando la queja sea presentada directamente a la entidad vigilada, ésta asumirá la responsabilidad de evacuarla en forma satisfactoria y de acuerdo con sus reglamentos internos. Sin embargo, la Superintendencia Financiera de Colombia se reserva el derecho de revisar la actuación de cualquier institución ante la cual se haya presentado una queja, y de constatar si la misma fue resuelta en cumplimiento de las normas que regulan su actividad y bajo la observancia de los principios de adecuada prestación del servicio y de información necesaria al usuario. En caso de que la queja se formule verbalmente, se aplicará lo dispuesto en el numeral 3.4 del presente capítulo. 10.5 Quejas por mal funcionamiento de los servicios de la Superintendencia Financiera de Colombia Esta Superintendencia resolverá las reclamaciones que se presenten por mal funcionamiento de los servicios a su cargo y procederá a determinar la responsabilidad administrativa a que haya lugar o a ordenar las medidas que resulten pertinentes. Las quejas por este motivo formuladas serán dirigidas por escrito al despacho del Superintendente Bancario, quien las remitirá a la dependencia competente para tramitarlas, la cual contará con un plazo de treinta (30) días hábiles para los fines pertinentes.

11. REGLAS RELATIVAS A LA EXPEDICION DE CERTIFICACIONES POR PARTE DE LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA 11.1 Dependencia encargada de expedir certificaciones De conformidad con la letra p) del numeral 1o. del artículo 332 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, el Secretario General de la Superintendencia Financiera de Colombia expedirá las certificaciones que, por razones de

su competencia y en virtud de las disposiciones legales, corresponda a la Superintendencia Financiera de Colombia, sin perjuicio de lo dispuesto en el numeral 1o., literal o) del mismo artículo. Así mismo, la letra n) de la norma citada, señala que le corresponde al Secretario General expedir las certificaciones que requieran los órganos jurisdiccionales. 11.2 Certificaciones que debe expedir la Superintendencia Financiera de Colombia Las certificaciones que expida la Superintendencia Financiera de Colombia, deben circunscribirse, en todo caso, a los siguientes aspectos contemplados en la ley:

TITULO I – CAPITULO DÉCIMO Página 59

Actuaciones ante la Superintendencia Circular Externa 016 de 2010 Junio de 2010 a. De acuerdo con las modalidades propias de la naturaleza y estructura de las entidades sometidas a su inspección y control permanentes, expedir las certificaciones sobre su existencia y representación legal (letra a), numeral 6o. artículo 326 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero); b. La tasa de interés bancario corriente con base en la información financiera y contable que le sea suministrada por los establecimientos bancarios (letra c), numeral 6o. artículo 326 Ibídem, art. 191 del Código de Procedimiento Civil y art. 67 de la Ley 45 de 1990); La Superintendencia Financiera de Colombia surtirá el trámite de certificación del interés bancario corriente, mediante su envío periódica a las Cámaras de Comercio, una vez haya sido expedida. De igual manera, publicará tales certificaciones en un diario de amplia circulación nacional. (Art. 98 de Decreto 2150 de1995).

TITULO I PÁGINA 62

CIRCULAR EXTERNA 041 DE 1996 MAYO 1996

c. Acerca del monto líquido que arrojen, de conformidad con las constancias existentes en los libros y documentos de los bancos, los saldos en contra de los clientes de éstos por concepto de los pagos de sobregiros o descubiertos en cuenta corriente, y los provenientes de cartas de crédito abiertas por Entidades Bancarias de Colombia por orden de sus clientes y autorizadas por los beneficiarios, los cuales prestarán mérito ejecutivo (letra b), numeral 6o. del artículo 326 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero); d. El interés cobrado por los bancos en los créditos ordinarios de libre asignación, para los efectos de lo establecido en el artículo 235 del Código Penal (letra d), numeral 6o. artículo 326 Ibídem); e. El estado de saneamiento de una institución financiera oficializada que permita proceder a su venta (artículos 2o. y 3o. del Decreto 2915 de 1990); f. Los intereses reales que reflejan la tasa del mercado financiero para efectos de establecer las condiciones financieras de los títulos en que se inviertan las reservas de los seguros de invalidez, vejez y muerte del Instituto de Seguros Sociales (artículo 2o. de la Ley 48 de 1990); g. Las sumas que adeudan las sociedades administradoras de fondos de cesantías al Fondo de Garantías de Instituciones Financieras, por pagos que esta entidad hubiera hecho para que las primeras alcancen la rentabilidad mínima conforme a la ley (artículos 19 y 20 del Decreto 1063 de 1991);

h. Tasa de captación más representativa a 31 de diciembre del año gravable, para efectos de determinar el componente inflacionario de los rendimientos financieros que distribuyan los fondos mutuos de inversión y de valores;

1. La tasa de captación más representativa a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior al gravable, para efectos de establecer el componente inflacionario de los rendimientos financieros percibidos por los contribuyentes distintos de personas naturales;

j. La tasa de colocación más representativa a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior al gravable, para efectos de determinar el componente inflacionario de los intereses y demás costos y gastos financieros; k. La tasa más alta que se haya autorizado cobrar a los establecimientos bancarios durante el respectivo período gravable, a fin de determinar la deducción por concepto de intereses pagados a personas o entidades distintas de las sometidas a la vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia; l. La tasa de interés de captación más representativa del mercado a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, en orden a establecer la tasa de interés moratorio para efectos tributarios; m. La tasa de cambio representativa del mercado (artículo 2.4.0.01 de la Resolución Externa No. 15 del 27 de noviembre de 1991, emanada de la Junta Directiva del Banco de la República). n. La calidad de Defensor del Consumidor Financiero, principal o suplente, de las entidades sujetas a inspección y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia. Adicionalmente, la Superintendencia Financiera de Colombia puede certificar sobre los hechos o actos de su autoría, entre otros, la realización de visitas y la toma de posesión de los negocios, bienes y haberes de una entidad

vigilada. 11.3 Tramite para la solicitud de certificaciones Las solicitudes de certificación deberán ser dirigidas a la Secretaría General de la Superintendencia Financiera de Colombia, con excepción de las siguientes: a. Las de existencia y representación legal de las Entidades vigiladas, las cuales deberán ser dirigidas al Grupo de Registro; b. Las certificaciones señaladas en la letra C del numeral 11.2 del presente capítulo deberán dirigirse a la Dirección Administrativa y Financiera. c. Las que se refieran a la tasa de cambio representativa del mercado, deberán dirigirse a la Secretaría de Desarrollo.

12. CERTIFICACION DE LA REPRESENTACION LEGAL De conformidad con lo establecido por el artículo 325 numeral 3o., subnumeral 20o. del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, y de acuerdo con lo dispuesto en la Circular Externa 01 de 1983 emanada de la Superintendencia Bancaria, Superintendencia de Industria y Comercio de de la Comisión Nacional de Valoreshoy Superintendencia de Valorescorresponde exclusivamente a la Superintendencia Financiera de Colombia la expedición de las certificaciones con las cuales se acredite la existencia y representación legal de las diferentes entidades vigiladas por esta entidad. 12.1 Trámite de Certificaciones La Superintendencia Financiera de Colombia enviará mensualmente los certificados de existencia y representación legal a las entidades vigiladas. Así mismo, dispondrá el envío oportuno de la certificación correspondiente cuando quiera que se produzca alguna modificación en su contenido.

TITULO I Página 63 Actuaciones ante la Superintendencia Circular Externa 016 de 2010 Junio de 2010