SFC - Anexo Circular Externa 17 de 2018 (2)

ANEXO 2

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VIGILADAS POR LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE

COLOMBIA

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA

DOCUMENTO TÉCNICO E INSTRUCTIVO DEL ANEXO 2

REPORTE DE LA TRANSACCIONES EN EFECTIVO DE LAS ENTIDADES VIGILADAS POR LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA Última actualización: agosto de 2018

CONTENIDO

1. OBJETIVO.....................................................................................................................3

2. DESCRIPCIÓN..............................................................................................................3 2.1. Descripción de las transacciones...............................................................................3

3. ESPECIFICACIONES DEL ARCHIVO..........................................................................4 3.1. Encabezado...............................................................................................................6 3.2. Cuerpo del formato.....................................................................................................6 3.3. Cola..........................................................................................................................11

4. CONSIDERACIONES A LA HORA DE REALIZAR LOS REPORTES........................12

5. ESPECIFICACIONES PARA EL ENVÍO DE LOS REPORTES..................................13 5.1. Envío de los reportes...............................................................................................13 5.2. Proceso de envío de los reportes............................................................................13 5.3. Estado de los reportes respecto a los tiempos de envío.........................................14 5.4. Solicitud de anulación para corrección de reporte...................................................15 5.5. Certificado de cargue de los reportes......................................................................15

6. SOPORTE...................................................................................................................16

FIGURAS Figura 1. Caracteres de la Codificación ANSI para el Formato Alfanumérico......................5

CUADROS

Cuadro 1. Encabezado del Archivo del Reporte de Transacciones en Efectivo...................6 Cuadro 2. Cuerpo del Archivo del Reporte de Transacciones en Efectivo.........................10 Cuadro 3. Cola del Archivo del Reporte de Transacciones en Efectivo.............................12 Los cuadros que no se encuentran en el presente documento técnico e instructivo pueden ser consultados por las entidades reportantes en el archivo “Cuadros Complementarios del Anexo 2”, el cual está a disposición de las entidades reportantes en la sección Reportantes > Superintendencia Financiera de Colombia > Anexos técnicos – Utilidades, de la página web de la UIAF (www.uiaf.gov.co).

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VIGILADAS POR LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE

COLOMBIA ADVERTENCIA LEGAL “Los sujetos obligados por el presente anexo técnico deberán dar cumplimiento a los principios en el tratamiento de datos personales señalados en la Ley 1581 de 2012, específicamente los principios de veracidad, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. En ese orden, se entiende que la transmisión de información a la que se refiere el reporte de que trata este anexo técnico se hace cumpliendo con las obligaciones normativas contempladas en los artículos 102 a 107 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero; 3°, 4° y 9° de la Ley 526 de 1999, y con el Capítulo IV del Título IV de la Parte Primera de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia Financiera de Colombia, y

las demás normas que aclaren, sustituyan, condicionen, modifiquen o adicionen las anteriores normas”.

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COLOMBIA

1. OBJETIVO Este documento presenta los lineamientos técnicos e instrucciones que deben seguir las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia (SFC) para realizar y enviar el Reporte de Transacciones en Efectivo en el Sistema Financiero a la Unidad de

Información y Análisis Financiero (UIAF).

2. DESCRIPCIÓN Las entidades vigiladas por la SFC deberán reportar mensualmente a la UIAF el informe sobre las transacciones individuales y múltiples en efectivo. Se entenderá por transacciones en efectivo, todas aquellas transacciones que en desarrollo del giro ordinario de los negocios de los clientes involucren entrega o recibo de dinero en billetes y/o en moneda nacional o extranjera.

La entidad vigilada deberá en primer lugar calcular las transacciones múltiples en efectivo, es decir, aquellas que en su conjunto igualen o superen cincuenta millones de pesos ($50.000.000) si es moneda legal o su equivalente en otras monedas. Una vez calculadas las operaciones múltiples en efectivo, la entidad vigilada deberá reportar aquellas transacciones individuales que permitieron cumplir con el mencionado criterio. En el mismo reporte, la entidad vigilada deberá reportar las transacciones individuales que no fueron reportadas como múltiples y que cumplan con el monto establecido, es decir, aquellas iguales o superiores a diez millones de pesos ($10.000.000) si es moneda legal o

su equivalente en otras monedas. La entidad vigilada de la cual es cliente la persona también debe reportar los retiros en efectivo que realice su cliente a través de los canales de retiros de efectivo, tales como: cajeros electrónicos, IGT y demás operadores que funcionen como corresponsales. Ello incluye los retiros en efectivo producto de avances realizados con tarjeta de crédito de su cliente. 2.1.Descripción de las transacciones El reporte de transacciones en efectivo se compone de: Transacciones múltiples en efectivo Las entidades vigiladas deberán reportar todas las transacciones en efectivo que se realicen en una o varias oficinas, durante un (1) mes calendario, por o en beneficio de un mismo cliente o usuario y que en su conjunto igualen o superen los cincuenta millones de pesos ($50.000.000) en moneda legal o su equivalente en otras monedas, según la tasa de conversión a dólares americanos del día en que se realice la operación, de acuerdo con la certificación de la Tasa de Cambio Representativa del Mercado (TCRM) que expida la SFC.

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VIGILADAS POR LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA Se encuentran exceptuadas del reporte de transacciones múltiples en efectivo, las siguientes:

1. Recaudo de impuestos nacionales, distritales y municipales. ii. Recaudo de Contribución de Valorización. iii. Recaudo de aportes para salud y pensiones obligatorias.

1. Recaudo de servicios públicos domiciliarios.
2. Recaudo de telefonía móvil celular. vi. Recaudo de aportes al sistema de riesgos laborales (ARL).

Para el caso del Reporte de Transacciones Múltiples en Efectivo, la entidad vigilada debe reportar la totalidad de las operaciones de recepción o entrega de efectivo en cabeza de un mismo cliente o usuario. Sin embargo, se aclara que aunque la entidad vigilada debe sumar las operaciones de recepción o entrega de efectivo para efectos de determinar y cumplir con el monto señalado para el reporte de transacción múltiples en efectivo, ésta debe reportar de forma individual todas las operaciones. Transacciones individuales en efectivo Las entidades vigiladas deberán reportar las transacciones individuales en efectivo iguales o superiores a diez millones de pesos ($10.000.000) en moneda legal o su equivalente en otras monedas, según la tasa de conversión a dólares americanos del día en que se realice la operación de acuerdo con la certificación de la TCRM que expida la SFC. Se encuentran exceptuadas del reporte de transacciones individuales en efectivo, las siguientes transacciones en efectivo:

1. Recaudo de impuestos nacionales, distritales y municipales. ii. Recaudo de Contribución de Valorización. iii. Recaudo de aportes para salud y pensiones obligatorias. iv. Recaudo de servicios públicos domiciliarios.
2. Recaudo de telefonía móvil celular. vi. Recaudo de aportes al sistema de riesgos laborales (ARL).

Tanto las transacciones múltiples, como las transacciones individuales en efectivo se deben reportar en 1 solo archivo.

3. ESPECIFICACIONES DEL ARCHIVO El Archivo tipo texto que la entidad vigilada reportante debe enviar a la UIAF contiene información sobre cada una de las transacciones de efectivo. Dentro del archivo en mención se deben incluir 3 tipos de registros: encabezado (registro tipo 1), cuerpo del formato (registros tipo 2) y cola (registro tipo 3).

El formato del archivo es: archivo plano.

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VIGILADAS POR LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA El formato para el nombre del archivo es: SSTTTCCCMMAA, donde SS identifica el sector, la TTT el tipo de entidad y CCC el código de la entidad, asignados por la SFC, MM para mes y AA para año. El archivo debe tener extensión .txt y debe venir grabado en codificación de texto ANSI. La información registrada puede tener los siguientes formatos: • Numérico : aquel que contiene UNICAMENTE caracteres de la codificación ANSI entre ANSI 48 (0) y ANSI 57 (9), o ANSI 45 (-) y ANSI 46(.). Esto es: los numerales arábicos 0-9, el punto como indicador de la posición decimal, y el guion para indicar un valor negativo. • Alfanumérico : incluye los caracteres ANSI 32 (espacio en blanco), aquellos en el rango ANSI 65 a ANSI 90 (alfabeto inglés), ANSI 140 y ANSI 142 (caracteres especiales de algunas lenguas romances), caracteres entre ANSI 192 y ANSI 214 caracteres especiales de algunas lenguas romances), entre ANSI 216 y ANSI 221 (caracteres

especiales de algunas lenguas romances), y aquellos descritos en los datos de tipo numérico. Estos caracteres se resaltan en la Figura 1. Figura 1. Caracteres de la Codificación ANSI para el Formato Alfanumérico

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VIGILADAS POR LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA • Fecha : este formato contiene UNICAMENTE caracteres de la codificación ANSI entre ANSI 48 (0) y ANSI 57 (9), y ANSI 45 (-). Esto es: los numerales arábicos 0-9 para los valores de año, mes y día, y el guion como separador de estas posiciones. La longitud de registro es de 550 posiciones. Todos los campos son obligatorios. A continuación se presentan el diseño y la descripción detallada de los registros que contiene el Archivo. 3.1.Encabezado Es el encabezado del archivo. Recoge la identificación de la entidad reportante. Sólo existe un registro de este tipo por archivo. Es la cabecera del archivo. Este registro se genera de acuerdo a la siguiente información: Cuadro 1. Encabezado del Archivo del Reporte de Transacciones en Efectivo Posición Posición Campo No. Campo Longitud Formato Contenido Inicial Final obligatorio Número -Siempre el valor 0. 1 consecutivo 1 10 10 Numérico Sí -Alineado a la derecha. de registro -Formato SSTTTCCC, donde SS identifica el sector (Ej. 01), TTT el Código de la tipo de entidad (Ej. 021) y la CCC el 2 11 18 8 Alfanumérico Sí

Entidad código de la entidad (Ej. 001) asignados por la SFC. -Alineado a la izquierda. -Corresponde al último día del período reportado. -Formato AAAA-MM-DD donde AAAA es el año (Ej. 2021), MM es Fecha de el mes (Ej. 10) y DD es el día (Ej. 3 19 28 10 Fecha Sí Corte 31). -Si el día o el mes tiene un solo dígito, se debe llenar el otro dígito con “0”. Ej. Enero 1 del 2025 será 2025-01-31. Número total -Es el número total de registros tipo de 2 (cuerpo del formato) reportados 4 29 38 10 Numérico Sí transacciones en el archivo. reportadas -Alineado a la derecha. Fin de -Llenado con X hasta completar las 5 39 550 512 Alfanumérico Sí registro 550 posiciones. 3.2.Cuerpo del formato Son los registros de todas las transacciones reportadas. Contiene información referente a las transacciones. El archivo contendrá tantos registros de este tipo, como transacciones reportadas.

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VIGILADAS POR LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA Para cada uno de los registros debe reportar la información de los siguientes campos: • Columna 1 - Número consecutivo de registro: es el número único de cada uno de los registros reportados en el archivo. • Columna 2 - Fecha de la transacción: es la fecha en que se realizó la transacción bajo formato AAAA-MM-DD. • Columna 3 - Valor de la transacción: Se registra, en pesos sin decimales, el valor de

la transacción realizada. En el caso de que se haya efectuado en moneda extranjera, se debe convertir a pesos expresada con la TCRM vigente para el día en que se realizó la transacción certificada por la SFC. • Columna 4 - Tipo de moneda: Se registra la moneda en que se efectuó la transacción de acuerdo a la codificación de divisas ISO 4217. Por ejemplo, si la transacción se hizo en pesos colombianos, debe ingresar el código “COP”. Los códigos ISO 4217 se pueden consultan en la página web de la UIAF. • Columna 5 - Código de la oficina: Se registra el código asignado por la entidad a la oficina o sucursal donde se efectuó la transacción. • Columna 6 - Tipo de producto: Se diligencia el código del producto mediante el cual se efectuó la transacción según el Cuadro 1 del archivo “Cuadros Complementarios del Anexo 2”, el cual se encuentra a disposición de las entidades reportantes en la sección Reportantes > Superintendencia Financiera de Colombia > Anexos técnicos – Utilidades, de la página web de la UIAF (www.uiaf.gov.co). El producto reportado debe ser aquel que vincula la operación en efectivo con el cliente o usuario. • Columna 7 - Tipo de transacción: Se selecciona el código del tipo de transacción efectuada del Cuadro 2 del archivo “Cuadros Complementarios del Anexo 2”, el cual se encuentra a disposición de las entidades reportantes en la sección Reportantes > Superintendencia Financiera de Colombia > Anexos técnicos – Utilidades, de la página web de la UIAF (www.uiaf.gov.co). • Columna 8 - Medio de la transacción: Este campo busca identificar cuál fue el medio

utilizado para realizar la transacción de efectivo. Esto es, en la transacción solo se utilizó efectivo (monedas y/o billetes), la transacción tuvo en cuenta el pago de un cheque en ventanilla, etc. Se debe seleccionar el código correspondiente al medio de la operación que se encuentra en el Cuadro 3 del archivo “Cuadros Complementarios del Anexo 2”, el cual se encuentra a disposición de las entidades reportantes en la sección Reportantes > Superintendencia Financiera de Colombia > Anexos técnicos – Utilidades, de la página web de la UIAF (www.uiaf.gov.co).

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VIGILADAS POR LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA • Columna 9 - Número del producto: Se registra el número del producto con que se efectuó la transacción, sin incluir guiones, espacios en blanco, ni otro tipo de separadores. Es el número del producto financiero en donde se deposita efectivo o desde donde se retira efectivo. Es el número de identificación único que asigna la entidad reportante a cada producto financiero ofrecido y debe coincidir con el número único de producto con que se reporta el producto financiero en el Anexo Técnico 6. • Columna 10 - Tipo de identificación del titular del producto financiero: Se debe registrar el tipo de documento del titular del producto financiero con que se efectuó la transacción. Cuando el producto financiero tiene más de un titular, solo debe reportarse la información de uno de los titulares del producto financiero con que se efectuó la transacción. El tipo de identificación del titular del producto financiero debe ser

seleccionado del Cuadro 4 del archivo “Cuadros Complementarios del Anexo 2”, el cual se encuentra a disposición de las entidades reportantes en la sección Reportantes > Superintendencia Financiera de Colombia > Anexos técnicos – Utilidades, de la página web de la UIAF (www.uiaf.gov.co). Para el caso de los Fideicomisos inmobiliarios se debe reportar por parte de las fiduciarias al comprador y no al constructor. La información reportada en las columnas 10 a la 13 debe corresponder al mismo titular. Cuando no se conozca la información del titular del producto financiero que se reporta en las columnas 10 a 13, debe ingresar el valor de “-1” en este campo. No debe dejar vacío este campo. • Columna 11 - Número de identificación del titular del producto financiero: Se debe indicar el número del documento de identificación de uno de los titulares del producto financiero. En caso de ser una persona jurídica, sin incluir el dígito de verificación. Para el caso de los fideicomisos inmobiliarios se debe reportar por parte de las fiduciarias al comprador y no al constructor. Cuando no se conozca la información del titular del producto financiero que se reporta en las columnas 10 a 13, debe ingresar el valor de “-1” en este campo. No debe dejar vacío este campo. • Columna 12 - Dígito de verificación de la identificación del titular del producto financiero: en este campo debe reportar el dígito de verificación de la identificación tipo NIT reportada en la columna 11. Debe ingresar el valor de "-1" cuando se desconozca el dígito de verificación del NIT o cuando el tipo de identificación es diferente a NIT.

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VIGILADAS POR LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA Cuando no se conozca la información del titular del producto financiero que se reporta en las columnas 10 a 13, debe ingresar el valor de “-1” en este campo. No debe dejar vacío este campo. • Columna 13 - Nombre del titular del producto financiero: Se registra el nombre de uno de los titulares del producto financiero con que se efectuó la transacción. Para el caso de los fideicomisos inmobiliarios, se debe reportar por parte de las fiduciarias al comprador y no al constructor. Para una persona natural, se incluyen los nombres y apellidos (respetando este orden). Para una persona jurídica, es la razón social. Cuando no se conozca la información del titular del producto financiero que se reporta en las columnas 10 a 13, debe ingresar el valor de “-1” en este campo. No debe dejar vacío este campo. • Columna 14 - Código del municipio: Se debe indicar el código del departamento y municipio donde se efectuó la transacción, de acuerdo con la codificación del Departamento Nacional de Estadística DANE. Tener en cuenta que Bogotá por ser distrito capital, tiene código especial de departamento y municipio = 11001. • Columna 15 - Tipo de Identificación de la persona que realiza la transacción individual: Se debe registrar el tipo de documento o dato de identificación de la persona que realiza la transacción individual. Los códigos a utilizar deben ser seleccionado del Cuadro 4 del archivo “Cuadros Complementarios del Anexo 2”, el cual

se encuentra a disposición de las entidades reportantes en la sección Reportantes > Superintendencia Financiera de Colombia > Anexos técnicos – Utilidades, de la página web de la UIAF (www.uiaf.gov.co). • Columna 16 - Número de identificación de la persona que realiza la transacción individual: es el número de identificación del titular, apoderado o firmante del producto financiero reportado. En el caso de los NIT, no debe incluir el dígito de verificación. • Columna 17 - Dígito de verificación de la identificación de la persona que realiza la transacción individual: en este campo debe reportar el dígito de verificación de las identificaciones tipo NIT. Debe ingresar el valor de "-1" cuando se desconozca el dígito de verificación del NIT o cuando el tipo de identificación es diferente a NIT. • Columna 18 - Nombre completo de la persona que realiza la transacción individual: es el nombre completo de la persona que realiza la transacción individual que está siendo reportada. Para una persona natural, se incluyen los nombres y apellidos (respetando este orden). Para una persona jurídica, es la razón social.

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VIGILADAS POR LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA Cuadro 2. Cuerpo del Archivo del Reporte de Transacciones en Efectivo No Posición Posición Campo Campo Longitud Formato Contenido . Inicial Final obligatorio Número -Inicia en 1. 1 consecutivo 1 10 10 Numérico -No se puede repetir. Sí de registro -Alineado a la derecha. -Fecha de la transacción.

-Formato AAAA-MM-DD donde AAAA es el año (Ej. 2018), MM es el Fecha de la Fecha mes (Ej. 01) y DD es el día (Ej. 08). 2 11 20 10 Sí transacción -Si el día o el mes tiene un solo dígito, se debe llenar el otro dígito con “0”. Ej. Enero 2 del 2018 será 2018-01-G02. -Valor de la transacción, sin incluir decimales, ni separadores de miles. Valor de la 3 21 40 20 Numérico -Valores positivos. Sí transacción -Valor en pesos. -Alineado a la derecha. -Se debe ingresar el código alfabético de la divisa de acuerdo a los Códigos de Divisas (ISO 4217). -Ej. Si la transacción se realizó con Tipo de 4 41 43 3 Alfanumérico pesos colombianos, el código es Sí Moneda "COP". -Ej. Si la transacción se realizó con dólares de Estados Unidos, el código es "USD". -Oficina en donde se realiza la Código de la 5 44 58 15 Alfanumérico transacción. Sí Oficina -Alineado a la izquierda. Código seleccionado del Cuadro 1 Tipo de 6 59 60 2 Numérico del archivo “Cuadros Sí producto Complementarios del Anexo 2”. Código seleccionado del Cuadro 2 Tipo de 7 61 61 1 Numérico del archivo “Cuadros Sí transacción Complementarios del Anexo 2”. Código seleccionado del Cuadro 3 Medio de la 8 62 62 1 Numérico del archivo “Cuadros Sí transacción

Complementarios del Anexo 2”. -Número que identifica la cuenta o Número de producto. 9 la cuenta o 63 82 20 Alfanumérico -No incluir guiones ni otros Sí producto separadores. -Alineado a la izquierda. -Código seleccionado del Cuadro 4 Tipo de del archivo “Cuadros identificación Complementarios del Anexo 2”. 10 del titular del 83 84 2 Numérico - Para el caso de los Fideicomisos Sí producto inmobiliarios se debe reportar por financiero parte de las fiduciarias al comprador y no al constructor. Número de identificación -Alineado a la izquierda. 11 del titular del 85 104 20 Alfanumérico -Diligenciar sin guiones, puntos, Sí producto comas o espacios en blanco. financiero 12 Dígito de 105 106 2 Numérico -Para los NIT, debe ingresar el Sí verificación dígito de verificación precedido de de la un "0" (Ej. Un NIT con dígito de identificación verificación 5, debe ingresar el valor

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VIGILADAS POR LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE

COLOMBIA

No Posición Posición Campo Campo Longitud Formato Contenido . Inicial Final obligatorio "05"). -Debe ingresar el valor "-1" cuando del titular del desconozca el dígito de verificación producto del NIT del individuo reportado o financiero cuando el tipo de identificación del individuo reportado es diferente a un NIT. - Alineado a la izquierda. Nombre del - Para el caso de los Fideicomisos

titular del 107 361 255 Alfanumérico 13 inmobiliarios se debe reportar por Sí producto parte de las fiduciarias al comprador financiero y no al constructor. -De acuerdo con la codificación del DANE. Código del 362 366 -Alineado a la derecha. 14 5 Numérico Sí Municipio -Bogotá, por ser distrito capital, tiene código especial de departamento y municipio = 11001. Tipo de -Código seleccionado del Cuadro 5 Identificación del archivo “Cuadros de la 367 368 Complementarios del Anexo 2”. 15 persona que 2 Numérico Sí -Si no conoce la información, debe realiza la ingresar el valor de “-1”. No debe transacción dejar vacío este campo. individual Número -Alineado a la izquierda. Identificación -Diligenciar sin guiones, puntos, de la 369 388 comas o espacios en blanco. 16 persona que 20 Alfanumérico Sí -Si no conoce la información, debe realiza la ingresar el valor de “-1”. No debe transacción dejar vacío este campo. individual -Para los NIT, debe ingresar el dígito de verificación precedido de un "0" (Ej. Un NIT con dígito de Dígito de verificación 5, debe ingresar el valor verificación "05"). de la -Debe ingresar el valor "-1" cuando 17 persona que 389 390 2 Numérico Sí desconozca el dígito de verificación realiza la del NIT del individuo reportado o transacción cuando el tipo de identificación del individual individuo reportado es diferente a un NIT. -No debe dejar vacío este campo.

Nombre completo de - Alineado a la izquierda. la persona 391 550 160 Alfanumérico -Si no conoce la información, debe 18 que realiza Sí ingresar el valor de “-1”. No debe la dejar vacío este camp. transacción individual 3.3.Cola Con el fin de realizar una verificación de la información entregada, se incluye un registro en el que se totalizan los registros tipo 2 del cuerpo del formato. Sólo existe un registro de este tipo por archivo. Es la cola del archivo.

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VIGILADAS POR LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA Cuadro 3. Cola del Archivo del Reporte de Transacciones en Efectivo No Posición Posició Campo Campo Longitud Formato Contenido . Inicial n Final obligatorio Número -Siempre el valor 0. 1 Consecutivo 1 10 10 Numérico Sí -Alineado a la derecha. de registro -Formato SSTTTCCC, donde SS identifica el sector (Ej. 01), TTT el Código de tipo de entidad (Ej. 021) y la CCC el 2 11 18 8 Alfanumérico Sí entidad código de la entidad (Ej. 001) asignados por la SFC. -Alineado a la izquierda. Número total -Es el número total de registros tipo de 2 (cuerpo del formato) reportados 3 19 28 10 Numérico Sí transacciones en el archivo. reportadas -Alineado a la derecha. Fin de -Llenado con X hasta completar las

4 29 550 522 Alfanumérico Sí Registro 550 posiciones.

4. CONSIDERACIONES A LA HORA DE REALIZAR LOS REPORTES En general, para la escritura de variables con formato numérico se debe tener en cuenta lo siguiente: • Todas estas variables deben estar alineadas a la derecha. • En ningún caso se deben dejar espacios antes del dato, o agregar espacios después del dato.

En general, para la escritura de variables con formato alfanumérico se debe tener en consideración lo siguiente: • Todas estas variables deben estar alineadas a la izquierda. • En ningún caso se debe completar con ceros a la izquierda o a la derecha del dato. • Todas las letras incluidas en la información relacionada deben ser escritas en mayúscula. Para ayudar al correcto diligenciamiento de la información solicitada, en la página Web de la UIAF (www.uiaf.gov.co) podrá descargar: • La codificación ISO 4217 de divisas. • Codificación DANE de los municipios. • Un archivo plano de ejemplo que sirve como guía para el diseño y construcción del archivo plano requerido para realizar el Reporte de Transacciones en Efectivo.

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5. ESPECIFICACIONES PARA EL ENVÍO DE LOS REPORTES 5.1.Envío de los reportes El medio de envío de los reportes realizados por las entidades vigiladas por la SFC es el Sistema de Reporte en Línea (SIREL) de la UIAF.

La entidad usuaria de la información enviada por los reportantes es la UIAF.

Los reportes deben entregarse con una periodicidad mensual y contener la información solicitada correspondiente al mes inmediatamente anterior (es decir, la fecha de corte de la información es el último día del mes inmediatamente anterior). La fecha de entrega de los reportes corresponde a los primeros 20 días calendario después de la fecha de corte del período mensual. Antes de enviar la información, cada entidad debe verificar que la información se encuentra completamente ajustada a las especificaciones exigidas, porque el sólo hecho que algún dato esté corrido una posición, implica que ese registro no sea cargado adecuadamente y se rechace el reporte. Si durante el período de reporte no se presentó alguna transacción que haya dado lugar al Reporte de Transacciones en Efectivo motivo de este anexo técnico, la entidad reportante debe realizar, a través de SIREL, el reporte negativo (reporte de ausencia) durante los primeros 20 días del mes siguiente al periodo de reporte. Si las entidades vigiladas por la SFC presentan alguna transacción que da origen a este anexo técnico y no envían el reporte respectivo a la UIAF, estarán sujetas a las sanciones a las que haya lugar. 5.2.Proceso de envío de los reportes Para enviar los reportes a la UIAF, cada entidad reportante debe contar con un usuario que le permitirá ingresar a SIREL y realizar el cargue de los reportes. La entidad debe registrarse a través de la página web de la UIAF www.uiaf.gov.co en el enlace SIREL – Solicitud de Código en Línea, seleccionando sector: Financiero y el tipo de entidad correspondiente según el listado de la Superintendencia Financiera de Colombia. Luego de obtener el código de entidad, ésta debe solicitar el usuario para

acceder al SIREL a través del enlace SIREL – Solicitud de Usuario. Cada usuario está ligado al número de identificación de quien se registra