SFC - Anexo Circular Externa 18 de 2013 (1)

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA

ANEXO VIII

DOCUMENTO TÉCNICO

REPORTE DE INFORMACIÓN SOBRE CAMPAÑAS POLÍTICAS Y PARTIDOS

POLÍTICOS

UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE INFORMACIÓN Y ANÁLISIS

FINANCIERO – UIAF

Junio 2013 Este documento establece las características esenciales que deben poseer los registros suministrados por las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera para el reporte de información de las cuentas e información general de las campañas políticas y el procedimiento para el suministro de la información a la UIAF.

1. Especificaciones iniciales Tema: Suministro de información de campañas políticas y partidos políticos.

Nombre del procedimiento Información sobre campañas políticas y partidos políticos.

Formato: Archivo plano.

Objetivo: Suministrar información a la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero sobre las cuentas y productos de las campañas políticas y partidos políticos.

Tipo de entidad a la que aplica: Entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de

Colombia.

Entidad usuaria: Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis

Financiero-UIAF.

Periodicidad: Mensual con actualización de la información, hasta terminación de la relación contractual.

Fecha de corte de la información: Último día de cada mes. Fecha de entrega de la información: Dentro de los quince (15) primeros días calendario de cada mes.

Medio de envío: Número de archivos: Entregar (2) archivos. -Campaña Política o Partido Político. -Cuentas o Productos.

Longitud de registro: Para primer archivo: 541 posiciones.

Para segundo archivo: 752 posiciones.

2. Estructura de los archivos Se deben entregar (2) archivos tipo texto. La estructura de cada archivo contiene 3 tipos de registros: Tipo 1: Recoge la identificación de la entidad reportante. Existirá un registro por archivo (Cabecera del archivo).

Tipo 2: (Detalle del archivo) El primer archivo contiene un registro por cada campaña política, grupo político o partido político que tenga productos en la entidad. El segundo archivo contiene un registro por cada producto financiero que pertenezca a un grupo político, campaña política o partido político Tipo 3: Con el fin de realizar una verificación de la información entregada, se incluye un registro en el que se totalizan los registros que figuran en el tipo 2 (Cola del archivo).

3. Diseño de los Registros 3.1 Primer Archivo – Campañas Políticas y Partidos Políticos (Información sobre las campañas y los partidos) SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA Documento Técnico Reporte de Información de Campañas Políticas - Unidad Administrativa

Especial de Información y Análisis Financiero - UIAF Hoja 2 Registro Tipo 1 - Cabecera (1 por archivo) No. Nombre del campo Pos Pos Formato Contenido inicial final 1 Consecutivo número de 1 10 Numérico -Siempre el valor 0. registro -Alineado a la derecha. 2 Código de entidad 11 18 Alfanumérico -Formato SSTTTCCC, donde “S” identifica el sector (01). La “T” el tipo de entidad y la “C” el código de la entidad, asignados por la Superintendencia Financiera de Colombia. -Alineado a la izquierda. -Campo obligatorio. 3 Fecha de corte 19 28 Numérico -Formato AAAA-MM-DD,

corresponde al último día del periodo reportado. -Si el día o el mes tiene un solo dígito, se debe llenar el otro con “0”. Ej. Enero 1 del 2013 será 2013-01-01. -Campo obligatorio. 4 Número de registros 29 38 Numérico -Total de registros Tipo 2 reportados reportadas en el archivo. -Alineado a la derecha. -Campo obligatorio. 5 Tipo de Información 39 39 Numérico -(1) información sobre la campaña o partido político. 6 Fin de Registro 40 541 Alfanumérico -Llenado con X hasta completar las 541 posiciones. -Campo obligatorio. Registro Tipo 2 - Detalles (Incluir un registro por cada campaña política, grupo político o partido político que tenga productos en la entidad) No. Nombre del campo Pos Pos Formato Contenido inicial final 1 Nombre de la campaña o 1 40 Alfanumérico -Campo obligatorio, alineado a la partido político izquierda. -Nombre de la campaña, grupo político o partido político 2 Número de identificación de 41 60 Alfanumérico -Campo obligatorio, alineado a la la campaña o grupo político izquierda. -Número de identificación del grupo político. -No se deben incluir separadores (-) o caracteres entre el número de identificación. 3 Nombre del representante 61 160 Alfanumérico -Campo obligatorio, alineado a la legal izquierda. -Nombre completo del representante legal (Nombres y Apellidos) 4 Número de identificación 161 180 Alfanumérico -Número que identifica al del representante legal. representante legal del grupo político o partido político.

-Campo obligatorio, alineado a la izquierda. -Para cualquier tipo de documento no se deben incluir separadores (-) o caracteres entre el número de identificación. 5 Tipo de Identificación del 181 182 Numérico (11) Registro Civil de Nacimiento SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA Documento Técnico Reporte de Información de Campañas Políticas - Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero - UIAF Hoja 3 Representante Legal (12) Tarjeta de identidad (13) Cédula de Ciudadanía (21) Tarjeta de Extranjería (22) Cédula de Extranjería (31) NIT (41) Pasaporte (42) Tipo de Documento Extranjero (00) Otro tipo de identificación -Campo obligatorio. 6 Dirección 183 282 Alfanumérico -Dirección completa de la sede principal donde opera el grupo político o partido político. - Campo obligatorio. 7 Teléfono 283 292 Alfanumérico -Número completo sin incluir indicativos, prefijos, extensiones ni caracteres adicionales. -Únicamente un (1) teléfono, en el cual se contacte a la persona. -Alineado a la izquierda. - Campo obligatorio. 8 Código Departamento y 293 297 Alfanumérico - Código departamento y municipio Municipio. donde se ubica la sede principal, según la codificación del DANE. -Campo obligatorio, alineado a la derecha. 9 Nombre Tesorero 298 397 Alfanumérico - Nombre completo del tesorero oficial de la campaña (Apellidos y Nombres). - Campo obligatorio. 10 Número de identificación 398 417 Alfanumérico -Número que identifica al tesorero

Tesorero oficial de la campaña política o partido político. -Campo obligatorio, alineado a la izquierda. -Para cualquier tipo de documento no se deben incluir separadores (-) o caracteres entre el número de identificación. 11 Tipo de Identificación del 418 419 Numérico (11) Registro Civil de Nacimiento Tesorero (12) Tarjeta de identidad (13) Cédula de Ciudadanía (21) Tarjeta de Extranjería (22) Cédula de Extranjería (31) NIT (41) Pasaporte (42) Tipo de Documento Extranjero (00) Otro tipo de identificación -Campo obligatorio. 12 Nombre Revisor Fiscal 420 519 Alfanumérico Nombre completo del revisor fiscal oficial de la campaña política o partido político (Nombres y Apellidos). 13 Número de identificación 520 539 Alfanumérico -Número que identifica al revisor fiscal Revisor Fiscal oficial de la campaña política o partido político. -Campo obligatorio, alineado a la izquierda. -Para cualquier tipo de documento no se deben incluir separadores (-) o caracteres entre el número de identificación. 14 Tipo de Identificación del 540 541 Numérico (11) Registro Civil de Nacimiento Revisor Fiscal (12) Tarjeta de identidad (13) Cédula de Ciudadanía (21) Tarjeta de Extranjería SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA Documento Técnico Reporte de Información de Campañas Políticas - Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero - UIAF Hoja 4 (22) Cédula de Extranjería (31) NIT (41) Pasaporte (42) Tipo de Documento Extranjero

(00) Otro tipo de identificación -Campo obligatorio. Registro tipo 3 – Cola (1 por archivo) No. Nombre del campo Pos Pos Formato Contenido inicial final 1 Consecutivo número 1 10 Numérico - Siempre el valor “0”. de registro -Alineado a la derecha. 2 Código de entidad 11 18 Alfanumérico -Formato SSTTTCCC, donde “S” identifica el sector (01). La “T” el tipo de entidad y la “C” el código de la entidad, asignados por la Superintendencia Financiera de Colombia. -Alineado a la izquierda. -Campo obligatorio. 3 Número de registros 19 28 Numérico -Total de registros Tipo 2 reportados en el reportados archivo. -Alineado a la derecha. -Campo obligatorio. 4 Fin de Registro 29 541 Alfanumérico -Llenado con X hasta completar las 541 posiciones. -Campo obligatorio. 3.2 Segundo Archivo – Cuentas (Información de las cuentas de la campaña política o del partido político) Registro Tipo 1 - Cabecera (1 por archivo) No. Nombre del campo Pos Pos Formato Contenido inicial final 1 Consecutivo 1 10 Numérico -Siempre el valor cero “0”. -Alineado a la derecha. 2 Código de entidad 11 18 Alfanumérico -Formato SSTTTCCC, donde “S” identifica el sector (01). La “T” el tipo de entidad y la “C” el código de la entidad, asignados por la Superintendencia Financiera de Colombia. -Alineado a la izquierda. -Campo obligatorio. 3 Fecha de corte 19 28 Numérico -Formato AAAA-MM-DD, corresponde al

último día del periodo reportado. -Si el día o el mes tiene un solo dígito, se debe llenar el otro con “0”. Ej. Enero 1 del 2013 será 2013-01-01. -Campo obligatorio. 4 Número de registros 29 38 Numérico -Total de registros Tipo 2 reportadas en el reportados archivo. -Alineado a la derecha. -Campo obligatorio. 5 Tipo de Información 39 39 Numérico -(1) información sobre la campaña o partido político. 6 Fin de Registro 40 752 Alfanumérico -Llenado con X hasta completar las 752 posiciones. -Campo obligatorio. SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA Documento Técnico Reporte de Información de Campañas Políticas - Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero - UIAF Hoja 5 Registro Tipo 2 - Detalles (Incluir un registro por cada producto financiero que pertenezca a un grupo político, campaña política o partido político). No. Nombre del campo Pos Pos Formato Contenido inicial final 1 Nombre del grupo 1 100 Alfanumérico -Campo obligatorio, alineado a la político izquierda. -Nombre del grupo político o partido político. 2 Número de 101 120 Alfanumérico -Campo obligatorio, alineado a la identificación del izquierda. grupo político -Número de identificación del grupo político. -No se deben incluir separadores (-) o caracteres entre el número de identificación. 3 Número de cuenta 121 140 Alfanumérico -Campo obligatorio, alineado a la izquierda. -Número de la cuenta o producto registrado por el grupo político o partido

político. 4 Tipo de Producto 141 142 Alfanumérico -Campo obligatorio, alineado a la izquierda. - Tipo de producto registrado. 01 Cuenta corriente. 02 Cuenta de ahorros. 09 Otro. 5 Número de 143 162 Alfanumérico -Campo obligatorio, alineado a la identificación del izquierda. Titular -Número de Identificación Titular de la cuenta o producto. -No se deben incluir separadores (-) o caracteres entre el número de identificación. 6 Tipo de Identificación 163 164 Numérico (11) Registro Civil de Nacimiento del Titular (12) Tarjeta de identidad (13) Cédula de Ciudadanía (21) Tarjeta de Extranjería (22) Cédula de Extranjería (31) NIT (41) Pasaporte (42) Tipo de Documento Extranjero (00) Otro tipo de identificación -Campo obligatorio. 7 Nombre del Titular 165 264 Alfanumérico -Nombre completo. -Formato: apellido1 apellido2 nombre1, nombre2. -Letras mayúsculas. -Sin tildes, ni caracteres especiales. -Alineado a la izquierda. - Campo obligatorio. 8 Número de 265 284 Alfanumérico -Número de Identificación de la persona identificación Firma con firma Autorizada de la cuenta o Autorizada 1 producto. -No se deben incluir separadores (-) o caracteres entre el número de identificación. - Campo obligatorio. SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA Documento Técnico Reporte de Información de Campañas Políticas - Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero - UIAF Hoja 6

9 Tipo de Identificación 285 286 Numérico (11) Registro Civil de Nacimiento de Firma Autorizada (12) Tarjeta de identidad 1 (13) Cédula de Ciudadanía (21) Tarjeta de Extranjería (22) Cédula de Extranjería (31) NIT (41) Pasaporte (42) Tipo de Documento Extranjero (00) Otro tipo de identificación -Campo obligatorio. 10 Nombre de Firma 287 386 Alfanumérico -Nombre completo. Autorizada 1 -Formato: apellido1 apellido2 nombre1, nombre2. -Letras mayúsculas. -Sin tildes, ni caracteres especiales. -Alineado a la izquierda. - Campo obligatorio. 11 Número de 387 406 Alfanumérico -Número de Identificación de la persona identificación Firma con firma Autorizada de la cuenta o Autorizada 2 producto. -No se deben incluir separadores (-) o caracteres entre el número de identificación. -Campo opcional. 12 Tipo de Identificación 407 408 Numérico (11) Registro Civil de Nacimiento de Firma Autorizada (12) Tarjeta de identidad 2 (13) Cédula de Ciudadanía (21) Tarjeta de Extranjería (22) Cédula de Extranjería (31) NIT (41) Pasaporte (42) Tipo de Documento Extranjero (00) Otro tipo de identificación -Campo opcional. 13 Nombre de Firma 409 508 Alfanumérico -Nombre completo. Autorizada 2 -Formato: apellido1 apellido2 nombre1, nombre2. -Letras mayúsculas. -Sin tildes, ni caracteres especiales. -Alineado a la izquierda. -Campo opcional. 14 Número de 509 528 Alfanumérico -Número de Identificación de la persona

identificación Firma con firma Autorizada de la cuenta o Autorizada 3 producto. -No se deben incluir separadores (-) o caracteres entre el número de identificación. -Campo opcional. 15 Tipo de Identificación 529 530 Numérico (11) Registro Civil de Nacimiento de Firma Autorizada (12) Tarjeta de identidad 3 (13) Cédula de Ciudadanía (21) Tarjeta de Extranjería (22) Cédula de Extranjería (31) NIT (41) Pasaporte (42) Tipo de Documento Extranjero (00) Otro tipo de identificación -Campo opcional. 16 Nombre de Firma 531 630 Alfanumérico -Nombre completo. Autorizada 3 -Formato: apellido1 apellido2 nombre1, nombre2. -Letras mayúsculas. -Sin tildes, ni caracteres especiales. SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA Documento Técnico Reporte de Información de Campañas Políticas - Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero - UIAF Hoja 7 -Alineado a la izquierda. -Campo opcional. 17 Número de 631 650 Alfanumérico -Número de Identificación de la persona Identificación Firma con firma Autorizada de la cuenta o Autorizada 4 producto. -No se deben incluir separadores (-) o caracteres entre el número de identificación. -Campo opcional. 18 Tipo de Identificación 651 652 Numérico (11) Registro Civil de Nacimiento de Firma Autorizada (12) Tarjeta de identidad 4 (13) Cédula de Ciudadanía (21) Tarjeta de Extranjería (22) Cédula de Extranjería (31) NIT (41) Pasaporte

(42) Tipo de Documento Extranjero (00) Otro tipo de identificación -Campo opcional. 19 Nombre de Firma 653 752 Alfanumérico -Nombre completo. Autorizada 4 -Formato: apellido1 apellido2 nombre1, nombre2. -Letras mayúsculas. -Sin tildes, ni caracteres especiales. -Alineado a la izquierda. -Campo opcional. Registro tipo 3 – Cola (1 por archivo) No. Nombre del campo Pos Pos Formato Contenido inicial final 1 Consecutivo número 1 10 Numérico - Siempre el valor “0”. de registro -Alineado a la derecha. 2 Código de entidad 11 18 Alfanumérico -Formato SSTTTCCC, donde “S” identifica el sector (01). La “T” el tipo de entidad y la “C” el código de la entidad, asignados por la Superintendencia Financiera de Colombia. -Alineado a la izquierda. -Campo obligatorio. 3 Número de registros 19 28 Numérico -Total de registros Tipo 2 reportados en el reportados archivo. -Alineado a la derecha. -Campo obligatorio. 4 Fin de Registro 29 752 Alfanumérico -Llenado con X hasta completar las 752 posiciones. -Campo obligatorio

4. Características adicionales de la información En general, para la escritura de variables alfanuméricas se debe tener en cuenta lo siguiente:  Todas estas variables deben estar alineadas a la izquierda.  En ningún caso completar con ceros a la izquierda o a la derecha del dato.  En ninguna de estas variables se deben incluir: comas, puntos, guiones, símbolos no alfabéticos

tales como #, %, &, ¿, /, +, |, }, etc.  Todas las letras incluidas en la información relacionada con cualquier variable deben ser escritas en mayúscula. En general, para la escritura de variables numéricas se debe tener en cuenta lo siguiente: SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA Documento Técnico Reporte de Información de Campañas Políticas - Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero - UIAF Hoja 8  Todas estas variables deben estar alineadas a la derecha.  En ningún caso se deben dejar espacios antes del dato, o agregar espacios después del dato.  Si no es posible diligenciar un campo, por las características de la operación, este se debe dejar en blanco (por ningún motivo se deben incluir espacios en él). Para que exista un adecuado análisis de la información, es de suma importancia para la UIAF no sólo el reporte oportuno de ésta sino también la veracidad y calidad de la misma. Para ayudar al correcto diligenciamiento de la información solicitada, en la página Web de la UIAF (www.uiaf.gov.co) podrá descargar:  Codificación DANE para departamentos y municipios.  Instrucciones para el correcto diligenciamiento de direcciones.  Utilidad en Excel para la generación de los archivos.