SFC - Anexo Circular Externa 22 de 2007 (3)

DOCUMENTO TÉCNICO

REPORTE DE INFORMACIÓN SOBRE CAMPAÑAS POLÍTICAS

UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE INFORMACIÓN Y ANÁLISIS FINANCIERO – UIAF Este documento establece las características esenciales que deben poseer los registros suministrados por las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera para el reporte de información de las cuentas e información general de las campañas políticas y el procedimiento para el suministro de la información a la UIAF.

1. Especificaciones iníciales Tema: Suministro de información de campañas políticas Nombre del procedimiento Información sobre campañas políticas.

Formato: Archivo plano.

Objetivo: Suministrar información a la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero sobre las cuentas y productos de las campañas políticas.

Tipo de entidad a la que aplica: Entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera

Entidad usuaria: Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero-UIAF Periodicidad: Mensual con actualización de la información, hasta terminación de la relación contractual.

Fecha de corte de la información: Ultimo día de cada mes Fecha de entrega de la información: Dentro de los primeros diez (10) primeros días calendario de cada mes Medio de envío: Disquete, CD o E mail.

Número de archivos: Entregar (2) archivos. ·Campañas. ·Cuentas o Productos.

Longitud de registro: Para primer archivo: 278 posiciones.

Para segundo archivo: 377 posiciones.

Etiquetas externas: Nombre de la entidad reportante, mes y año. En caso de que sea una corrección anotar esta observación.

2. Procedimiento de entrega Las entidades mencionadas deben reportar toda la información solicitada acerca de las cuentas o productos financieros de las campañas políticas, conforme lo indica este documento técnico.

Este reporte debe ser enviado en medio óptico, magnético o vía e-mail a la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero, dentro del plazo señalado, de acuerdo con el formato diseñado para el efecto. Si durante el periodo de reporte no se presentó ninguna novedad, se deberá enviar el archivo correspondiente que contenga el encabezado con cero ‘0’ registros de detalle. La información debe remitirse a la UIAF Carrera 7 No 31-10, Piso 6 de Bogotá, D.C. o a la dirección de correo electrónico: cpoliticas@uiaf.gov.co Antes de enviar la información, cada entidad debe verificar que ésta se encuentra completamente ajustada a las especificaciones exigidas, porque el sólo hecho que algún dato este corrido una posición implica que ese registro no sea cargado adecuadamente y se rechace la información; así mismo, que sean incluidos los datos que son obligatorios. Una vez la UIAF haya recibido y validado el archivo enviará un correo electrónico a la entidad reportante indicando el numero de radicado y el número de entrega asignado al archivo. Estos números corresponden a la constancia de recibo de la información. Si algún registro no cumple con el formato o no puede ser debidamente leído, se devolverá todo el archivo y se procederá a informar a la entidad remitente por correo electrónico las razones del rechazo. Documento Técnico Reporte de Información de Campañas Políticas - Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero - UIAF Hoja 2 A las entidades a las cuales se les rechazó la información se les notificará por vía e-mail el nombre del

archivo y el número de consecutivo de los registros que tienen inconvenientes para su revisión y deberán enviar nuevamente todo el archivo con sus respectivas correcciones. La entidad notificada tendrá un máximo de diez (10) días para reenviar la información, contados a partir de la fecha del informe de inconsistencias.

3. Estructura del archivo Se debe entregar (2) archivos tipo texto, con el siguiente formato: 3.1 Primer Archivo - Campañas (Información sobre las campañas) Parte 1 – Cabecera (1 por archivo) No. Nombre del campo Pos Pos Formato Contenido inicial final 1 Tipo de Información 1 1 Numérico -(1) información sobre la campaña 2 Tipo de Entidad 2 3 Numérico -Tipo de Entidad asignado por la Superintendencia Financiera de Colombia (Ej: 01 Establecimientos Bancarios). 3 Código de la Entidad 4 6 Numérico -Código de la Entidad asignado por la

Superintendencia Financiera de Colombia 4 Fecha de Corte 7 14 Numérico -Fecha del corte bajo formato AAAAMMDD, y corresponde al último día del mes reportado. -Si el día o el mes tiene un sólo dígito, se debe llenar el otro con 0 a la izquierda. Ej. Enero 1º del 2007 será 20070101. 5 Número total de 15 22 Numérico -Total de transacciones reportadas en el registros del archivo archivo. -Alineado a la derecha. 6 Relleno. 23 278 Alfanumérico -Llenado con una X hasta completar las 278 posiciones. Parte 2 – Detalles (Incluir un registro por cada campaña política o grupo político que tenga productos en

la entidad) No. NOMBRE CAMPO Pos Pos FORMATO CONTENIDO inicial Final 1 Nombre de la campaña o 1 40 Texto -Campo obligatorio, alineado a partido político la izquierda. -Nombre de la campaña, grupo político 2 Número de identificación de 41 55 Alfanumérico -Campo obligatorio, alineado a la campaña o grupo político la izquierda. -Número de Nit del grupo político. -No se deben incluir separadores (-) o caracteres entre el número de identificación 3 Nombre del representante 56 95 Texto -Campo obligatorio, alineado a legal la izquierda. -Nombre completo del Documento Técnico Reporte de Información de Campañas Políticas - Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero - UIAF Hoja 3 representante legal (Nombres Apellidos) 4 Número de identificación 96 110 Alfanumérico -Número que identifica al del representante legal. representante legal del grupo político. -Campo obligatorio, alineado a la izquierda. -Para cualquier tipo de documento no se deben incluir separadores (-) o caracteres entre el número de identificación 5 Tipo de Identificación del 111 111 Numérico -Campo obligatorio. Representante Legal -1 = cédula de ciudadanía, 2 = cédula de extranjería, 3 = NIT, 4 = tarjeta de identidad, 5 = pasaporte, 6 = carné diplomático, 7 = sociedad extranjera sin NIT en Colombia, 8 = Fideicomiso, 9 = Registro civil de nacimiento, 0 = Otro tipo de identificación. 6 Dirección 112 151 Alfanumérico -Dirección completa de la sede

principal donde opera el grupo político - Campo obligatorio 7 Teléfono 152 161 Alfanumérico -Número completo sin incluir indicativos, prefijos, extensiones ni caracteres adicionales. -Únicamente un (1) teléfono, en el cual se contacte a la persona. -Alineado a la izquierda. - Campo obligatorio 8 Departamento 162 163 Alfanumérico - Código departamento donde se ubica la sede principal, según la codificación del DANE. -Campo obligatorio, alineado a la derecha. 9 Ciudad 164 166 Alfanumérico - Código de municipio donde se ubica la sede principal, según la codificación del DANE. -Campo obligatorio, alineado a la derecha. 10 Nombre Tesorero 167 206 Texto - Nombre completo del tesorero oficial de la campaña (Nombres Apellidos) - Campo obligatorio 11 Número de identificación 207 221 Alfanumérico -Número que identifica al Tesorero tesorero oficial de la campaña. -Campo obligatorio, alineado a la izquierda. -Para cualquier tipo de documento no se deben incluir separadores (-) o caracteres entre el número de identificación 12 Tipo de Identificación del 222 222 Numérico -Campo obligatorio. Tesorero -1 = cédula de ciudadanía, 2 = Documento Técnico Reporte de Información de Campañas Políticas - Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero - UIAF Hoja 4 cédula de extranjería, 3 = NIT, 4 = tarjeta de identidad, 5 = pasaporte, 6 = carné diplomático, 7 = sociedad extranjera sin NIT en Colombia,

8 = Fideicomiso, 9 = Registro civil de nacimiento, 0 = Otro tipo de identificación. 13 Nombre Revisor Fiscal 223 262 Texto Nombre completo del revisor fiscal oficial de la campaña (Nombres Apellidos) 14 Número de identificación 263 277 Alfanumérico -Número que identifica al Revisor Fiscal revisor fiscal oficial de la campaña. -Campo obligatorio, alineado a la izquierda. -Para cualquier tipo de documento no se deben incluir separadores (-) o caracteres entre el número de identificación 15 Tipo de Identificación del 278 278 Númerico -Campo obligatorio. Revisor Fiscal -1 = cédula de ciudadanía, 2 = cédula de extranjería, 3 = NIT, 4 = tarjeta de identidad, 5 = pasaporte, 6 = carné diplomático, 7 = sociedad extranjera sin NIT en Colombia, 8 = Fideicomiso, 9 = Registro civil de nacimiento, 0 = Otro tipo de identificación. 3.2 Segundo Archivo – Cuentas (Información de las cuentas de la campaña política) Parte 1 – Cabecera (1 por archivo) No. Nombre del campo Pos Pos Formato Contenido inicial final 1 Tipo de Información 1 1 Numérico -(2) información sobre las cuentas 2 Tipo de Entidad 2 3 Numérico -Tipo de Entidad asignado por la Superintendencia Financiera de Colombia (Ej: 01 Establecimientos Bancarios). 3 Código de la Entidad 4 6 Numérico -Código de la Entidad asignado por la Superintendencia Financiera de Colombia 4 Fecha de Corte 7 14 Numérico -Fecha del corte bajo formato

AAAAMMDD, y corresponde al último día del mes reportado. -Si el día o el mes tiene un sólo dígito, se debe llenar el otro con 0 a la izquierda. Ej. Enero 1º del 2007 será 20070101. 5 Número total de 15 22 Numérico -Total de transacciones reportadas en el registros del archivo archivo. -Alineado a la derecha. 6 Relleno. 23 377 Alfanumérico -Llenado con una X hasta completar las 377 posiciones. Documento Técnico Reporte de Información de Campañas Políticas - Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero - UIAF Hoja 5 Parte 2 – Detalles (Incluir un registro por cada producto financiero que pertenezca a un grupo político o campaña). No. NOMBRE CAMPO Pos Pos FORMATO CONTENIDO inicial Final 1 Nombre del grupo político 1 40 Texto -Campo obligatorio, alineado a la izquierda. -Nombre del grupo político 2 Número de identificación 41 55 Alfanumérico -Campo obligatorio, alineado a del grupo político la izquierda. -Número de Nit del grupo político. -No se deben incluir separadores (-) o caracteres entre el número de identificación 3 Número de cuenta 56 75 Alfanumérico -Campo obligatorio, alineado a la izquierda. -Número de la cuenta o producto registrada por el grupo político 4 Tipo de Producto 76 90 Alfanumérico -Campo obligatorio, alineado a la izquierda. - Tipo de producto registrado 5 Entidad 91 97 Alfanumérico -Campo obligatorio, alineado a la izquierda. -Formato SSTTCCC, donde S

identifica el sector, para el caso de entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la SFC corresponde a 01 = Sector Financiero). . La T el tipo de entidad y la C el código de la entidad, asignado por la Superintendencia Financiera de Colombia -Alineado a la izquierda. 6 Número de identificación 98 112 Alfanumérico -Campo obligatorio, alineado a del Titular la izquierda. -Número de Identificación Titular de la cuenta o producto. -No se deben incluir separadores (-) o caracteres entre el número de identificación 7 Tipo de Identificación del 113 113 Numérico -Campo obligatorio. Titular -1 = cédula de ciudadanía, 2 = cédula de extranjería, 3 = NIT, 4 = tarjeta de identidad, 5 = pasaporte, 6 = carné diplomático, 7 = sociedad extranjera sin NIT en Colombia, 8 = Fideicomiso, 9 = Registro civil de nacimiento, 0 = Otro tipo de identificación. Documento Técnico Reporte de Información de Campañas Políticas - Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero - UIAF Hoja 6 8 Nombre del Titular 114 153 Alfanumérico -Nombre completo. -Formato: apellido1 apellido2 nombre1, nombre2. -Letras mayúsculas. -Sin tildes, ni caracteres especiales -Alineado a la izquierda. - Campo obligatorio 9 Número de identificación 154 168 Alfanumérico -Número de Identificación de la Firma Autorizada 1 persona con firma Autorizada

de la cuenta o producto. -No se deben incluir separadores (-) o caracteres entre el número de identificación 10 Tipo de Identificación de 169 169 Numérico -Campo obligatorio. Firma Autorizada 1 -1 = cédula de ciudadanía, 2 = cédula de extranjería, 3 = NIT, 4 = tarjeta de identidad, 5 = pasaporte, 6 carné diplomático, 7 = sociedad extranjera sin NIT en Colombia, 8 = Fideicomiso, 9 = Registro civil de nacimiento, 0 = Otro tipo de identificación. 11 Nombre de Firma 170 209 Alfanumérico -Nombre completo. Autorizada 1 -Formato: apellido1 apellido2 nombre1, nombre2. -Letras mayúsculas. -Sin tildes, ni caracteres especiales -Alineado a la izquierda. 12 Número de identificación 210 224 Alfanumérico -Número de Identificación de la Firma Autorizada 2 persona con firma Autorizada de la cuenta o producto. -No se deben incluir separadores (-) o caracteres entre el número de identificación 13 Tipo de Identificación de 225 225 Numérico -Campo obligatorio. Firma Autorizada 2 -1 = cédula de ciudadanía, 2 = cédula de extranjería, 3 = NIT, 4 = tarjeta de identidad, 5 = pasaporte, 6 = carné diplomático, 7 = sociedad extranjera sin NIT en Colombia, 8 = Fideicomiso, 9 = Registro civil de nacimiento, 0 = Otro tipo de identificación. 14 Nombre de Firma 226 265 Alfanumérico -Nombre completo. Autorizada 2 -Formato: apellido1 apellido2

nombre1, nombre2. -Letras mayúsculas. -Sin tildes, ni caracteres especiales -Alineado a la izquierda. 15 Número de identificación 266 280 Alfanumérico -Número de Identificación de la Firma Autorizada 3 persona con firma Autorizada de la cuenta o producto. -No se deben incluir Documento Técnico Reporte de Información de Campañas Políticas - Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero - UIAF Hoja 7 separadores (-) o caracteres entre el número de identificación 16 Tipo de Identificación de 281 281 Numérico -Campo obligatorio. Firma Autorizada 3 -1 = cédula de ciudadanía, 2 = cédula de extranjería, 3 = NIT, 4 = tarjeta de identidad, 5 = pasaporte, 6 = carné diplomático, 7 = sociedad extranjera sin NIT en Colombia, 8 = Fideicomiso, 9 = Registro civil de nacimiento, 0 = Otro tipo de identificación. 17 Nombre de Firma 282 321 Alfanumérico -Nombre completo. Autorizada 3 -Formato: apellido1 apellido2 nombre1, nombre2. -Letras mayúsculas. -Sin tildes, ni caracteres especiales -Alineado a la izquierda. 18 Número de Identificación 322 336 Alfanumérico -Número de Identificación de la Firma Autorizada 4 persona con firma Autorizada de la cuenta o producto. -No se deben incluir separadores (-) o caracteres entre el número de identificación 19 Tipo de Identificación de 337 337 Numérico -Campo obligatorio. Firma Autorizada 4 -1 = cédula de ciudadanía, 2 =

cédula de extranjería, 3 = NIT, 4 = tarjeta de identidad, 5 = pasaporte, 6 = carné diplomático, 7 = sociedad extranjera sin NIT en Colombia, 8 = Fideicomiso, 9 = Registro civil de nacimiento, 0 = Otro tipo de identificación. 20 Nombre de Firma 338 377 Alfanumérico -Nombre completo. Autorizada 4 -Formato: apellido1 apellido2 nombre1, nombre2. -Letras mayúsculas. -Sin tildes, ni caracteres especiales -Alineado a la izquierda.