SFC - Anexo Circular Externa 22 de 2007 (4)

DOCUMENTO TÉCNICO

REPORTE DE OPERACIONES DE TRANSFERENCIA,

REMESA, COMPRA Y VENTA DE DIVISAS

UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE INFORMACIÓN Y ANÁLISIS FINANCIERO -UIAF Este documento establece las características esenciales que deben poseer los registros suministrados y el procedimiento para el envío de la información sobre operaciones de transferencia, remesa, compra y venta de divisas a la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero. Se debe entregar un (1) archivo tipo texto con las siguientes especificaciones:

1. Especificaciones iniciales Tema: Suministro de información de operaciones de transferencia, remesa, compra y venta de divisas.

Nombre del procedimiento Transferencia, remesa, compra y venta de divisas

Formato: Archivo plano.

Objetivo: Suministrar información a la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero (UIAF) con el fin de fortalecer la detección de prácticas asociadas con el lavado de activos y la financiación del terrorismo en las operaciones indicadas.

Tipo de entidad a la que aplica: Entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la SFC

Entidad usuaria: Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis

Financiero Periodicidad: Mensual Fecha de corte de la información: Ultimo día de cada mes.

Fecha de entrega de la información: Dentro de los primeros diez (10) días calendario del mes siguiente al del corte.

Medio de envío: En medio óptico (CD), magnético (disquete) o vía E-mail.

Numero de archivos: Entregar un (1) archivo por mes Extensión y nombre del archivo: Formato para el nombre del archivo: SSTTTCCCMMAA,

donde S identifica el Sector al que pertenece la entidad reportante (para el caso de entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la SFC corresponde a 01 = Sector Financiero.). La T el tipo de entidad y la C el código de la entidad, asignados por la Superintendencia Financiera de Colombia, MM para mes y AA para año. El archivo debe tener extensión .txt y debe venir grabado en código ASCII.

Longitud de registro: 412 posiciones. Es de destacar que la longitud de los 3 tipos de registro es la misma, debiendo completar los registros de cabecera y totales con “x” hasta alcanzar las 415 posiciones.

Etiquetas externas: Nombre de la entidad reportante, mes y año. En caso de que sea una corrección, anotar esta observación.

2. Procedimiento de entrega Las entidades obligadas deben reportar mensualmente la información relativa a las operaciones de transferencia de divisas desde o hacia el exterior, remesas de divisas desde o hacia el exterior y a las operaciones de compra y venta de divisas por ventanilla, realizadas durante el mes inmediatamente anterior, cuyo valor sea superior a doscientos dólares de los Estados Unidos de América (USD $200), o su equivalente en otras monedas.

Si durante el período de reporte no se presentó ninguna transacción, se deberá enviar un archivo conteniendo cero (0) registros de detalle. La información debe remitirse a la Carrera 7 No. 31-10 Piso 6, Bogotá, D.C. o a la dirección de correo electrónico: cambio@uiaf.gov.co. Antes de enviar la información, cada entidad debe verificar que ésta se encuentra completamente ajustada a las especificaciones exigidas, porque el sólo hecho que algún dato este corrido una posición implica que

Documento Técnico Reporte de Operaciones de transferencia, remesa, compra y venta de divisas –Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero –UIAF. Hoja 2 ese registro no sea cargado adecuadamente y se rechace la información; así mismo, que sean incluidos los datos que son obligatorios. Una vez la UIAF haya recibido y validado el archivo enviará un correo electrónico a la entidad reportante indicando el numero de radicado y el número de entrega asignado al archivo. Estos números corresponden a la constancia de recibo de la información. Si algún registro no cumple con el formato o no puede ser debidamente leído, se devolverá todo el archivo y se procederá a informar a la entidad remitente por correo electrónico las razones del rechazo. A las entidades a las cuales se les rechazó la información se les notificará por vía e-mail el nombre del archivo y el número de consecutivo de los registros que tienen inconvenientes para su revisión y deberán enviar nuevamente todo el archivo con sus respectivas correcciones. La entidad notificada tendrá un máximo de diez (10) días para reenviar la información, contados a partir de la fecha del informe de inconsistencias.

3. Estructura del archivo Se debe entregar un (1) archivo tipo texto, con tres (3) tipos de registros:  Tipo 1: Recoge la identificación de la entidad reportante. Existirá un registro por archivo (Cabecera del archivo).  Tipo 2: Contiene información sobre las operaciones declaradas. El archivo contendrá tantos registros de este tipo, como operaciones declaradas.  Tipo 3: Con el fin de realizar una verificación de la información entregada, se incluye un registro en el que se totalizan los registros que figuran en el tipo 2 (Cola del archivo).

4. Diseño de los registros Registro Tipo 1 (Cabecera1 por archivo) No. Nombre del campo Pos Pos Formato Contenido inicial 1 Consecutivo número de 1 9 Numérico -Siempre el valor 0. registro -Alineado a la izquierda. 2 Código de entidad 10 17 Alfanumérico -Formato SSTTTCCC, donde S identifica el Sector al que pertenece la entidad reportante.

Para el caso de entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la SFC corresponde a 01 = Sector Financiero. La T el tipo de entidad y la C el código de la entidad, asignados por la Superintendencia Financiera de Colombia. -Alineado a la izquierda. 3 Razón social 18 57 Alfanumérico -Nombre completo de la entidad. -Alineado izquierda. 4 Fecha de corte 58 65 Numérico -Formato aaaammdd, corresponde al ultimo día del mes reportado. -Si el día o el mes tiene un solo dígito, se debe llenar el otro con

0. Ej. Enero 1 del 2007 será 20070101. 5 Número total de registros 66 72 Numérico -Total de transacciones del archivo reportadas en el archivo. -Alineado a la derecha.

Documento Técnico Reporte de Operaciones de transferencia, remesa, compra y venta de divisas –Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero –UIAF. Hoja 3 No. Nombre del campo Pos Pos Formato Contenido inicial 6 En blanco 73 412 Alfanumérico -Llenado con X hasta completar las 413 posiciones. Registros tipo 2 (Detalle - Todas las transacciones reportadas) IMPORTANTE: Todos los campos son obligatorios de acuerdo a las variables que intervengan en la

operación. Los campos que no apliquen por la modalidad de transacción se deben dejar en blanco. No. Nombre del campo Pos Pos Formato Contenido inicial 1 Consecutivo número de 1 9 Numérico -Inicia en 1. registro -No se puede repetir. -Alineado a la derecha. 2 Código de la sucursal 11 13 Numérico -Código que identifique plenamente a la sucursal. -Cuando exista una actualización, la entidad deberá entregar una tabla en Excel, en donde se especifique la información completa de la sucursal: Código, nombre completo, dirección, teléfono, códigos del departamento y de la ciudad según la codificación del DANE. -Alineado a la derecha 3 Fecha (de la transacción) 14 21 Numérico -Formato aaaammdd. 4 Valor de la transacción en 22 36 Numérico -Se refiere al monto exacto de la moneda original divisa que intervino en la transacción (sin ninguna conversión de moneda). -Formato ############.## -El “.” decimal se debe incluir. -Alineado a la derecha 5 Valor de la transacción en 37 51 Numérico -Se refiere al monto de la pesos transacción convertido a pesos, - Formato ############.## - -El “.” decimal se debe incluir. -Alineado a la derecha 6 Tipo de moneda 52 53 Numérico -Este campo identifica el tipo de divisa en el cual se realizó la transacción. 02 = dólares, 05 = euros, 06 = libras esterlinas, 07 = bolívares, 09 = otras. 7 Forma de pago 54 55 Alfanumérico - Indica si la transacción fue

efectuada en cheque, en efectivo o por una transferencia. -Los códigos a utilizar son: 01 = efectivo, 02 = cheque, 03 = transferencia de fondos. 8 Tipo de identificación de la 56 56 Numérico 1 = cédula de ciudadanía, 2 = persona natural o jurídica cédula de extranjería, 3 = NIT, 4 que realiza la transacción = tarjeta de identidad, 5 = pasaporte, 6 carné diplomático, 7 Documento Técnico Reporte de Operaciones de transferencia, remesa, compra y venta de divisas –Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero –UIAF. Hoja 4 No. Nombre del campo Pos Pos Formato Contenido inicial = sociedad extranjera sin NIT en Colombia, 8 = Fideicomiso, 9 = Registro civil de nacimiento, 0 = Otro tipo de identificación. 9 Número del documento de 57 71 Alfanumérico -Alineado a la izquierda. identificación de la persona -Para cualquier tipo de natural o jurídica que documento no se deben incluir realiza la transacción separadores (-) o caracteres entre los números de la identificación. 0 Nombre completo o razón 72 111 Alfanumérico -Nombre completo. social de la persona natural -Formato: apellido1 apellido2 o jurídica que realiza la nombre1, nombre2. transacción -Letras mayúsculas. -Sin tildes, ni caracteres especiales -Alineado a la izquierda. 11 Dirección de la persona 112 136 Alfanumérico -Se debe utilizar la nomenclatura natural o jurídica que catastral. Para la escritura de realiza la transacción direcciones las entidades deben

consultar el documento dispuesto en la página web: www.superfinanciera.gov.co en la sección Normativa/Índice de Reportes/Guías para el reporte de información/Documentos Técnicos, archivo “Diligenciamiento del campo de dirección”. -Alineado a la izquierda. 12 Departamento (al que 137 138 Numérico -De acuerdo con la codificación corresponde la dirección de del DANE. la persona natural o jurídica -Alineado a la derecha. que realiza la transacción) -Bogotá, por ser distrito capital, tiene código especial de departamento = 11. 13 Municipio (al que 139 141 Numérico -De acuerdo con la codificación corresponde la dirección de del DANE, sin incluir los dígitos la persona natural o jurídica del departamento. que realiza la transacción) -Alineado a la derecha, -Bogotá tiene código de ciudad = 001. 14 Indicativo (del teléfono de la 142 149 Alfanumérico -Número del indicativo de la persona natural o jurídica ciudad a la que pertenece el que realiza la transacción) número telefónico. -Alineado a la izquierda. -Sin incluir caracteres adicionales como: -- ( ). -En caso de ser un celular, el prefijo del operador. 15 Teléfono (de la persona 150 159 Alfanumérico -Número completo sin incluir natural o jurídica que indicativos, prefijos, extensiones realiza la transacción) ni caracteres adicionales. -Únicamente un (1) teléfono, en el cual se pueda contactar a la persona. -Alineado a la izquierda. 16 Tipo de transacción 160 163 Numérico -Numerales cambiarios de Documento Técnico Reporte de Operaciones de transferencia, remesa, compra y venta de divisas

–Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero –UIAF. Hoja 5 No. Nombre del campo Pos Pos Formato Contenido inicial acuerdo con la Circular Reglamentaria expedida por el Banco de la República. No. Nombre del campo Pos Pos Formato Contenido inicial final 17 Nombre Remitente / 164 203 Alfanumérico -Nombre completo del remitente Beneficiario o beneficiario de la transferencia o la remesa en el exterior. -Formato Apellido1 Apellido2 Nombre1 Nombre2. - Alineado a la izquierda. Documento Técnico Reporte de Operaciones de transferencia, remesa, compra y venta de divisas –Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero –UIAF. Hoja 6 No. Nombre del campo Pos Pos Formato Contenido inicial final 18 Número de identificación 204 218 Alfanumérico -Alineado a la izquierda. (del remitente / beneficiario) -Número del documento de identificación del remitente o beneficiario de la transferencia o la remesa en el exterior. -Para cualquier tipo de documento no se deben incluir separadores (-) o caracteres entre los números de la identificación. 19 Tipo de identificación del 219 243 Alfanumérico -Alineado a la izquierda. remitente / beneficiario -Nombre del tipo de documento. -No es un código, sino la descripción del tipo de documento. 20 País (origen / destino) 244 246 Alfanumérico -Código del país desde donde se envía o a donde se remite la transferencia o la remesa. -De acuerdo con el estándar ISO 3166, el cual se puede consultar en el documento dispuesto en la página web: www.superfinanciera.gov.co en

la sección Normativa/Índice de Reportes/Guías para el reporte de información/Documentos Técnicos, archivo “Codificación País ISO 3166. 21 Tipo Origen / destino 247 247 Numérico Se registra: 0 = operación de compra o venta de divisas por ventanilla, 1 = Origen ó 2 = destino. 22 Ciudad origen / Ciudad 248 267 Alfanumérico -Alineado a la izquierda. destino -Identifica el nombre de la ciudad desde donde se remite o a donde se envía la transferencia o la remesa en el exterior. 23 Entidad que tramita el giro 268 307 Alfanumérico -Nombre completo de la entidad que tramita la transferencia o la remesa en el exterior. 24 Número de cuenta 308 323 Alfanumérico -Número de la cuenta en Colombia de la que se extraen los recursos o a la cual se depositan. 25 Detalles 324 367 Alfanumérico Información adicional de la operación. 26 Actividad económica de la 368 397 Alfanumérico -Descripción de la actividad persona natural o jurídica económica de la persona que que realiza la transacción interviene en la operación en Colombia 27 Ingreso mensual de la 398 412 Numérico Se refiere al monto del ingreso persona natural o jurídica mensual del cliente en Colombia que realiza la transacción -Formato ############.## -Alineado a la derecha Documento Técnico Reporte de Operaciones de transferencia, remesa, compra y venta de divisas –Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero –UIAF. Hoja 7 Registros tipo 3 (uno por cada archivo al final del mismo)

No. Nombre del campo Pos Pos Formato Contenido inicial 1 Consecutivo número de 1 9 Numérico -Valor 0. registro -Alineado a la derecha. 2 Código de entidad 10 17 Alfanumérico -Formato SSTTTCCC, donde S identifica el Sector al que pertenece la entidad reportante. Para el caso de entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la SFC corresponde a 01 = Sector Financiero. La T el tipo de entidad y la C el código de la entidad, asignados por la Superintendencia Financiera de Colombia. -Alineado a la izquierda. 3 Número total de registros 18 24 Numérico -Alineado a la derecha. del archivo 4 Fin de registro 25 412 Alfanumérico -Llenado con X.

5. Características adicionales de la información

1. Para que exista un adecuado análisis de la información, es de suma importancia para la UIAF no sólo el reporte oportuno de ésta sino también la veracidad y calidad de la misma.

2. Para facilitar la captura de ciertos datos, las entidades pueden consultar en el link donde se encuentra el presente documento, los siguientes archivos “Codificación de Países ISO 3166” y “Diligenciamiento del campo de dirección” La codificación del DANE para departamentos y municipios se puede consultar en su pág web: www.dane.gov.co. Estos mismos anexos se pueden descargar de la pagina web de la UIAF www.uiaf.gov.co.