SFC - Anexo Circular Externa 22 de 2007 (6)

DOCUMENTO TÉCNICO

INFORMACIÓN DE TRANSACCIONES EN EFECTIVO

UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE INFORMACIÓN Y ANÁLISIS FINANCIERO - UIAF Este documento establece las características esenciales que deben poseer los registros suministrados y el procedimiento para el envío de la información de transacciones en efectivo a la Unidad de Información y Análisis Financiero. Se debe entregar un (1) archivo tipo texto con las siguientes especificaciones:

1. Especificaciones Iniciales Tema: Información de transacciones en efectivo Nombre del procedimiento: Transacciones en efectivo en el sector financiero Formato: Archivo plano Objetivo: Entregar información a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF), sobre las transacciones en efectivo en el sector Financiero Tipo de entidad a la que aplica: Entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la SFC

Entidad usuaria: Unidad de Información y Análisis Financiero – UIAF Periodicidad: Mensual Fecha de entrega de información: Dentro de los primeros diez (10) días calendario del mes siguiente al del corte.

Fecha de corte de la información: Ultimo día de cada mes Medio de envío: Disquete 3 1/2, CD o e-mail Numero de Archivos: Entregar un (1) solo archivo con toda la información Extensión y nombre del archivo: Formato para el nombre del archivo: XXXXXXMMAA, donde XXXXX corresponde al nombre de la entidad financiera que entrega la información y MMAA el mes y el año de la fecha de corte de la información. El archivo debe tener extensión txt y debe enviarse grabado en código ASCII.

Longitud de registro: 230 posiciones.

Etiquetas Externas: Nombre de la entidad reportante, mes y año. En caso de que sea una corrección, anotar esta observación.

2. Procedimiento de Entrega Las entidades deberán reportar mensualmente las transacciones individuales en efectivo teniendo en cuenta

los siguientes montos: a. Diez millones de pesos ($10.000.000) si es en moneda legal o cinco mil dólares de los Estados Unidos de América (US $5.000) o su equivalente en otras monedas, según la tasa de conversión a dólares americanos del día en que se realice la operación de acuerdo con la certificación de la TCRM que expida la Superintendencia Financiera de Colombia. b. Las operaciones en efectivo de envío y recepción de transferencias (giros) y las relacionadas con compra y venta de divisas por valor de quinientos dólares de los Estados Unidos de América (US $500) o su equivalente en otras monedas, según la tasa de conversión a dólares americanos del día en que se realice la operación de acuerdo con la certificación de la TCRM que expida la Superintendencia Financiera de Colombia. Así mismo, deben reportar las transacciones individuales en efectivo realizadas por cuantías inferiores a las mencionadas anteriormente, que se realicen en una o varias oficinas, durante un (1) mes calendario, por o en beneficio de una misma persona y que en su conjunto igualen o superen las sumas que se indican a continuación: a. Cincuenta millones de pesos ($50.000.000) si es en moneda legal o cincuenta mil dólares de los Estados Unidos de América (US $50.000) o su equivalente en otras monedas, según la tasa de conversión a dólares

americanos del día en que se realice la operación de acuerdo con la certificación de la TCRM que expida la Superintendencia Financiera de Colombia. b. Las operaciones en efectivo de envío y recepción de transferencias (giros) y las relacionadas con compra y venta de divisas por valor de mil quinientos dólares de los Estados Unidos de América (US $1.500) o su equivalente en otras monedas, según la tasa de conversión a dólares americanos del día en que se realice Documento técnico información de transacciones en efectivo –Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero –UIAF. Hoja 2 la operación de acuerdo con la certificación de la TCRM que expida la Superintendencia Financiera de Colombia. Si durante el periodo de reporte no se presentó ninguna transacción, se deberá enviar un archivo que contenga 0 como registros de detalle. En todos los casos la información debe ser enviada a la UIAF Carrera 7 # 31-10 Piso 6, Bogotá, D.C. o a la dirección de correo electrónico: efectivo@uiaf.gov.co Antes de enviar la información, cada entidad debe verificar que ésta se encuentra completamente ajustada a las especificaciones exigidas, porque el sólo hecho que algún dato este corrido una posición implica que ese registro no sea cargado adecuadamente y se rechace la información; así mismo, que sean incluidos los datos que son obligatorios. Una vez la UIAF haya recibido y validado el archivo enviará un correo electrónico a la entidad reportante indicando el numero de radicado y el número de entrega asignado al archivo. Estos números corresponden a la constancia de recibo de la información. Si algún registro no cumple con el formato o no puede ser debidamente leído, se devolverá todo el

archivo y se procederá a informar a la entidad remitente por correo electrónico las razones del rechazo. A las entidades a las cuales se les rechazó la información se les notificará por vía e-mail el nombre del archivo y el número de consecutivo de los registros que tienen inconvenientes para su revisión y deberán enviar nuevamente todo el archivo con sus respectivas correcciones. La entidad notificada tendrá un máximo de diez (10) días para reenviar la información, contados a partir de la fecha del informe de inconsistencias.

3. Estructura del Archivo Se debe entregar un (1) archivo tipo texto. La estructura del archivo contiene 3 tipos de registros: Tipo 1: Recoge la identificación de la entidad reportante. Existirá un registro por archivo (Cabecera del archivo).

Tipo 2: Contiene información referente a las operaciones declaradas. El archivo contendrá tantos registros de este tipo, como operaciones declaradas. Tipo 3: Con el fin de realizar una verificación de la información entregada, se incluye un registro en el que se totalizan los registros que figuran en el tipo 2. (Cola del archivo)

4. Diseño de los Registros Registro Tipo 1 (Cabecera1 por archivo) No. Nombre del campo Pos Pos Formato Contenido inicial final 1 Tipo de Entidad 1 2 Numérico -Tipo de Entidad asignado por la

Superintendencia Financiera de Colombia (01 Establecimientos Bancarios). 2 Código de la Entidad 3 5 Numérico -Código de la Entidad asignado por la Superintendencia Financiera de Colombia 3 Fecha de Corte 6 13 Numérico -Fecha del corte bajo formato AAAAMMDD, y corresponde al último día del mes reportado.

-Si el día o el mes tiene un sólo dígito, se debe llenar el otro con 0 a la izquierda. Ej. Enero 1º del 2007 será Documento técnico información de transacciones en efectivo –Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero –UIAF. Hoja 3 20070101. 4 Número total de 14 21 Numérico -Total de transacciones reportadas en el registros del archivo archivo. -Alineado a la derecha. 5 Relleno 22 230 Alfanumérico -Llenado con una X hasta completar las 230 posiciones. Registros tipo 2 (Detalle - Todas las transacciones reportadas) IMPORTANTE: Todos los campos son obligatorios de acuerdo a las variables que intervengan en la operación. Los campos que no apliquen por la modalidad de transacción se deben dejar en blanco. No. Nombre del campo Pos Pos Formato Contenido inicial final 1 Fecha 1 8 AAAAMMDD -Fecha de la transacción bajo formato AAAAMMDD. 2 Valor 9 22 Numérico -Valor de la transacción, sin incluir decimales. -No incluir separadores de miles. -Valores positivos. -Valor en pesos. Si la transacción fue en otra moneda se debe convertir al valor en pesos, usando la TRM del día en que se efectuó la operación publicada por el Banco de la República -Alineado a la derecha 3 Moneda 23 23 Numérico -1 Moneda nacional. -2 Moneda extranjera. 4 Código de la Oficina 24 38 Alfanumérico -Oficina en donde se realiza la transacción. -Campo obligatorio. -Alineado a la izquierda. 5 Tipo de Producto 39 39 Numérico -1 Cuenta corriente.

-2 Cuenta de ahorros. -3 Créditos. -4 Tarjeta de crédito. -5 Certificados de depósito. -6 Fondos Fiduciarios -7 Fondos de Pensiones y Cesantías. -8 Operaciones realizadas para otra entidad. -9 Otro. 6 Tipo Transacción 40 40 Numérico -1 Retiro (dinero físico en efectivo que entrega la entidad) -2 Depósito (dinero físico en efectivo que recibe la entidad) 7 Número de la cuenta 41 60 Alfanumérico -Número que identifica a la cuenta o producto. -No incluir guiones ni otros separadores. -Alineado a la izquierda 8 Tipo de Identificación 61 61 Numérico -1 Cédula. del titular -2 Cédula extranjería. -3 Nit. -4 Tarjeta identidad. -5 Pasaporte. -6 Carné diplomático. -7 Sociedad extranjera sin NIT en Colombia. -8 Fideicomiso. -9 Registro civil de nacimiento -0 Otro tipo de identificación 9 Número Identificación 62 76 Alfanumérico -Alineado a la izquierda . Documento técnico información de transacciones en efectivo –Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero –UIAF. Hoja 4 del titular -No incluir separadores de miles ni dígito de chequeo, ni (-) guión. 10 Nombre del titular 77 116 Alfanumérico -Nombre completo. -Formato: apellido1 apellido2 nombre1, nombre2. -Letras mayúsculas. -Sin tildes, ni caracteres especiales -Alineado a la izquierda. 11 Código del 117 118 Numérico -Código del departamento en donde se Departamento realizó la transacción, según codificación del

DANE. Alineado a la derecha 12 Código del Municipio 119 121 Numérico -Código del Municipio en donde se realizó la transacción, según codificación del DANE. Alineado a la derecha 13 Tipo de Identificación 122 122 Numérico -1 Cédula. de la persona que -2 Cédula extranjería. realiza la transacción -3 Nit. -4 Tarjeta identidad. -5 Pasaporte. -6 Carné diplomático. -7 Sociedad extranjera sin NIT en Colombia. -8 Fideicomiso. -9 Registro civil de nacimiento -0 Otro tipo de identificación 14 Número Identificación 123 137 Alfanumérico -Alineado a la izquierda . de la persona que -No incluir separadores de miles ni dígito de realiza la transacción chequeo, ni (-) guión. 15 Nombre de la 138 177 Alfanumérico -Nombre completo. persona que realiza -Formato: apellido1 apellido2 nombre1, la transacción nombre2. -Letras mayúsculas. -Sin tildes, ni caracteres especiales -Alineado a la izquierda. 16 Actividad económica 178 207 Alfanumérico -Descripción de la actividad económica de la del titular persona que interviene en la operación en Colombia 17 Ingreso mensual del 208 222 Numérico Se refiere al monto del ingreso mensual del titular cliente en Colombia -Formato ############.## -Alineado a la derecha 18 Consecutivo Número 223 230 Numérico -Inicia en 1. de registro -Campo obligatorio. -No se puede repetir. -Alineado a la derecha. Registro tipo 3 (uno por cada archivo al final del mismo)

No. Nombre del campo Pos Pos Formato Contenido inicial final 1 Tipo de Entidad 1 2 Numérico -Tipo de Entidad según la Superintendencia Financiera de Colombia. 2 Código de la 3 5 Numérico -Código de la Entidad asignado por la Entidad Superintendencia Financiera de Colombia. 3 Total de valores 6 24 Numérico -Sumatoria absoluta de los valores reportados. reportados en los registros tipo 2 en el campo valor 4 Fin de registro 25 230 Alfanumérico -Llenado con X Documento técnico información de transacciones en efectivo –Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero –UIAF. Hoja 5

5. Características adicionales de la información

1. Para que exista un adecuado análisis de la información, es de suma importancia para la UIAF no sólo el reporte oportuno de ésta sino también la veracidad y calidad de la misma.

2. Para facilitar la captura de ciertos datos, anexo a este documento se encuentra un archivo con la codificación del DANE, con el fin de estandarizar la información para todas las entidades. Este anexo se pueden descargar de la pagina web de la UIAF www.uiaf.gov.co