SFC - Anexo Circular Externa 22 de 2007 (8)

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA TEMA: Clientes Exonerados NOMBRE DE PROFORMA: Información de clientes exonerados del registro de transacciones en efectivo OBJETIVO: Suministrar a la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero UIAF información para que se cuente con una base de datos para el control estadístico de los clientes exonerados del registro de transacciones en efectivo por las entidades vigiladas.

TIPO DE ENTIDAD A LA QUE APLICA: Entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la SFC PERIODICIDAD: Mensual FECHA DE REPORTE: Los primeros diez (10) días calendario del mes siguiente al del corte.

FECHA DE CORTE DE LA Ultimo día de cada mes

INFORMACION: MEDIO DE ENVÍO: Disquete 3 1/2, CD o e-mail.

ENTIDAD USUARIA: Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis

Financiero – UIAF INSTRUCTIVO Generalidades De conformidad con lo dispuesto en el artículo 103 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, con sus modificaciones y adiciones, aquellos clientes que por el giro ordinario o normal de sus negocios y con base en las instrucciones del capítulo décimo primero de la Circular Externa 007 de 1996, se haya establecido que realizan numerosas transacciones en efectivo, pueden ser excluidos del diligenciamiento del formulario individual, previo el cumplimiento de los siguientes requisitos:  Que se deje constancia de las razones por las cuales fueron exonerados, habiéndose establecido la relación causa efecto entre la actividad económica del cliente, sus ingresos y el flujo corriente de efectivo generador de las operaciones sujetas a registro.  Que se lleve un registro de transacciones en efectivo por las cuantías establecidas en el reporte

individual de transacciones en efectivo en el que se identifique, por lo menos, la información exigida en el formato individual, salvo la firma de la persona que físicamente realiza la operación. Las entidades deberán enviar a la UIAF dentro de los primeros diez (10) días calendario del mes siguiente al del corte el reporte de clientes exonerados del registro y reporte de transacciones en efectivo debidamente diligenciado al correo electrónico efectivo@uiaf.gov.co, o a la dirección carrera 7 No. 31-10 Piso 6 Edificio Davivienda Bogotá, de conformidad con las instrucciones que se imparten a continuación. Estructura del Archivo Deberán construir un archivo plano con tres (3) tipos de registros o partes con las siguientes características:  Tipo 1 (Encabezado): Contiene la identificación de la entidad reportante.  Tipo 2 (Cuerpo): Contiene información de los clientes exonerados de reportar operaciones en efectivo ya sea que estén ingresando a la lista o saliendo de ella durante el periodo de tiempo reportado. Existirán tantos registros como clientes se reporten.

TITULO I – CAPITULO DECIMO PRIMERO – Anexo III Página 1

Instrucciones relativas a la administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo Circular Externa 022 de 2007 Abril 2007 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA  Tipo 3 (Cola): Contiene información de confirmación de la información reportada y tipo de entidad. Todos los campos son obligatorios. ENCABEZADO (Registro Tipo 1) : Cada archivo deberá tener su propio encabezado. En él se describe la siguiente información de la entidad que reporta:

Sector entidad: Sector al que pertenece la entidad reportante. Para el caso de entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la SFC corresponde a 01 = Sector Financiero.

Tipo de entidad: Especifica el tipo de entidad reportante, de acuerdo con los códigos asignados por la

Superintendencia Financiera de Colombia.

Código entidad: Se diligencia con código asignado por la Superintendencia Financiera de Colombia a la entidad.

Nombre de la entidad: Se diligencia con el nombre de la entidad que reporta.

Fecha de corte: Registra la fecha de corte a la que corresponde al reporte.

DETALLE DE LOS CLIENTES EXONERADOS (Registros Tipo 2): Contiene información de los clientes exonerados de reportar operaciones en efectivo ya sea que estén ingresando a la lista o saliendo de ella durante el periodo de tiempo reportado. Existirán tantos registros como clientes se reporten. Columna 1 - Número registro: Contador identificador de Registro. Columna 2 - Fecha: Debe registrarse la fecha en la cual se presentó la novedad de retiro o adición a la lista, bajo el formato AAAAMMDD, equivalente a: A (año), M (mes) y D (día). Columna 3 - Tipo de Identificación: Debe reportarse el tipo de la identificación del cliente, según la siguiente codificación: 1 = Cédula de Ciudadanía, 2= Cédula de Extranjería, 3 = NIT, 4= Tarjeta de Identidad, 5 = Pasaporte, 6 = Carné Diplomático 7 = Sociedad Extranjera sin NIT en Colombia, 8 = Fideicomiso, 9 = Registro civil de nacimiento 0 = Otros tipos de identificación Columna 4 - Número de Identificación del Cliente: Se registra el número de identificación completo del

correspondiente documento de identificación del cliente objeto de reporte. El tipo de identificación correspondiente a NIT siempre estará relacionado con personas jurídicas y su número debe estar compuesto por quince (15) dígitos, sin guiones. Columna 5 – Apellidos y Nombre del Cliente: Se registran los apellidos y nombres completos o la razón social completa de los clientes objeto de reporte. Columna 6 - Novedad: Se registra el código de la novedad así: 0 = Retiro y 1 = Adición TITULO I – CAPITULO DECIMO PRIMERO – Anexo III Página 2 Instrucciones relativas a la administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo Circular Externa 022 de 2007 Abril 2007 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA FIN DEL REPORTE (Registro Tipo 3) Contiene información de confirmación de la información reportada y tipo de entidad. Cada archivo deberá tener su propia cola. En él se describe la siguiente información: Sector entidad: Especifica el Sector al que pertenece la entidad reportante. Para el caso de entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la SFC corresponde a 01 = Sector Financiero.

Tipo de entidad: Especifica el tipo de entidad reportante, de acuerdo con los códigos asignados por la

Superintendencia Financiera de Colombia.

Código de la entidad: Se diligencia con código asignado por la Superintendencia Financiera de Colombia a la entidad.

Total registros: Número total de registros reportados en la Parte Tipo 2.

Fin reporte: Caracteres que indican que el archivo ha terminado.

DISEÑO DE LOS REGISTROS Parte Tipo 1 – Encabezado (1 por archivo) No. Nombre del Pos Pos Formato Contenido

campo inicial Final 1 Sector Entidad 1 2 Numérico Sector al que pertenece la entidad reportante. Para el caso de entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la SFC corresponde a 01 = Sector Financiero. 2 Tipo de Entidad 3 5 Numérico Especifica el tipo de entidad reportante, de acuerdo con los código asignados por la Superintendencia Financiera de Colombia 3 Código de la 6 8 Numérico -Código de la Entidad asignado por Entidad la Superintendencia Financiera de Colombia 4 Nombre de la 9 58 Texto Se diligencia con el nombre de la entidad entidad que reporta. 5 Fecha de Corte 59 66 Numérico -Fecha del corte bajo formato AAAAMMDD, y corresponde al último día del mes reportado. -Si el día o el mes tiene un sólo dígito, se debe llenar el otro con 0 a la izquierda. Ej. Enero 1º del 2007 será 20070101. 6 Relleno 67 75 Texto En Blanco TITULO I – CAPITULO DECIMO PRIMERO – Anexo III Página 3 Instrucciones relativas a la administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo Circular Externa 022 de 2007 Abril 2007 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA Parte tipo 2 – Cuerpo (1 registro por cliente reportado) No. Nombre del Pos Pos Formato Contenido campo inicial final 1 Numero Registro 1 10 Numérico Contador identificador de registros. 2 Fecha 11 18 Texto Fecha en la cual se presentó la novedad bajo formato AAAAMMDD. 3 Tipo de 19 19 Numérico Debe reportarse el tipo de la

Identificación identificación del cliente, según la siguiente codificación: 1 = Cédula de Ciudadanía, 2 = Cédula de Extranjería, 3 = NIT, 4 = Tarjeta de Identidad, 5 = Pasaporte, 6 = Carné Diplomático, 7 = Sociedad Extranjera sin NIT en Colombia, 8 = Fideicomiso, 9 = Registro civil de nacimiento, 0 = Otro tipo de identificación 4 Número 20 34 Numérico Se registrará el número completo del Identificación correspondiente documento de identificación del cliente objeto de reporte. El tipo de identificación correspondiente a NIT siempre estará relacionado con personas jurídicas y su número debe estar compuesto por quince (15) dígitos, sin guiones 5 Apellidos y 35 74 Texto Se registrarán los apellidos y nombre del cliente nombres completos o la razón social completa de los clientes objeto de reporte. 6 Novedad 75 75 Numérico Se registrará el código de la novedad así:0 = Retiro, 1 = Adición. Parte tipo 3 (uno por cada archivo al final del mismo) No. Nombre del Pos Pos Formato Contenido campo inicial final 1 Sector Entidad 1 2 Numérico Sector al que pertenece la entidad reportante. Para el caso de entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la SFC corresponde a 01 = Sector Financiero. 2 Tipo de Entidad 3 5 Numérico -Tipo de Entidad según la Superintendencia 3 Código de la 6 8 Numérico -Código de la Entidad asignado por Entidad la Superintendencia 4 Total registros 9 16 Numérico - Número total de registros reportados reportados en la Parte Tipo 2.

5 Fin de registro 17 75 Relleno -Llenado con X TITULO I – CAPITULO DECIMO PRIMERO – Anexo III Página 4 Instrucciones relativas a la administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo Circular Externa 022 de 2007 Abril 2007