SFC - Anexo Circular Externa 22 de 2007

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA

TEMA: Transacciones en Efectivo

NOMBRE DE PROFORMA: Transacciones en Efectivo.

OBJETIVO: Entregar información a la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero UIAF sobre las transacciones en efectivo.

TIPO DE ENTIDAD A LA QUE APLICA: Entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la SFC PERIODICIDAD: Mensual FECHA DE REPORTE: Los primeros diez (10) días calendario del mes siguiente al del corte.

FECHA DE CORTE DE LA Último día de cada mes

INFORMACION: MEDIO DE ENVÍO: Disquete 3 1/2, CD o e-mail

ENTIDAD USUARIA: Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis

Financiero – UIAF. INSTRUCTIVO Generalidades Las entidades deben remitir a la UIAF el formulario debidamente diligenciado, relativo a transacciones individuales en efectivo, teniendo en cuenta los montos que se indican a continuación: a. Diez millones de pesos ($10.000.000) si es en moneda legal o cinco mil dólares de los Estados Unidos de América (US $5.000) o su equivalente en otras monedas, según la tasa de conversión a dólares americanos del día en que se realice la operación de acuerdo con la certificación de la TCRM que expida la Superintendencia Financiera de Colombia. b. Las operaciones en efectivo de envío y recepción de transferencias (giros) y las relacionadas con compra y venta de divisas por valor de quinientos dólares de los Estados Unidos de América (US $500) o su equivalente en otras monedas, según la tasa de conversión a dólares americanos del día

en que se realice la operación de acuerdo con la certificación de la TCRM que expida la Superintendencia Financiera de Colombia. Así mismo, deben reportar las transacciones individuales en efectivo realizadas por cuantías inferiores a las mencionadas anteriormente, que se realicen en una o varias oficinas, durante un (1) mes calendario, por o en beneficio de una misma persona y que en su conjunto igualen o superen las sumas que se indican a continuación: a. Cincuenta millones de pesos ($50.000.000) si es en moneda legal o cincuenta mil dólares de los Estados Unidos de Norteamérica (US $50.000) o su equivalente en otras monedas, según la tasa de conversión a dólares americanos del día en que se realice la operación, de acuerdo con la certificación de la TCRM que expida la Superintendencia Financiera de Colombia. b. Las operaciones en efectivo de envío y recepción de transferencias (giros) y las relacionadas con compra y venta de divisas por valor de mil quinientos dólares de los Estados Unidos de América (US $1.500) o su equivalente en otras monedas, según la tasa de conversión a dólares americanos del día en que se realice la operación, de acuerdo con la certificación de la TCRM que expida la Superintendencia Financiera de Colombia. Para el reporte de la información las entidades deben consultar el documento técnico dispuesto en la página web: www.superfinanciera.gov.co en la sección Normativa/Índice de Reportes/Guías para el reporte de información/Documentos Técnicos, archivo “Transacciones en EfectivoUIAF”. La información debe remitirse a la Carrera 7 # 31-10, Piso 6, Bogotá, D.C. o a la dirección de correo

electrónico: efectivo@uiaf.gov.co TITULO I – CAPITULO DECIMO PRIMERO – Anexo II Página 1 Instrucciones relativas a la administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo Circular Externa 022 de 2007 Abril 2007 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA Antes de enviar la información, cada entidad debe verificar que ésta se encuentra completamente ajustada a las especificaciones exigidas. Información de la Transacción En general, para la escritura de variables alfanuméricas se debe tener en cuenta lo siguiente:  Todas estas variables deben estar alineadas a la izquierda.  En ningún caso se deben dejar espacios antes del dato, o agregar espacios después del dato, ni completar con ceros a la izquierda o a la derecha del dato.  En ninguna de estas variables se deben incluir: comas, puntos, guiones, símbolos no alfabéticos tales como #, %, &, ¿, /, +, |, }, etc.  Todas las letras incluidas en la información relacionada con cualquier variable deben ser escritas en mayúscula.  Los nombres compuestos de personas naturales o jurídicas, deben ir separados por un solo espacio y escribirlos en forma estándar.  La forma estándar en la escritura de los nombres y apellidos de las personas naturales es: apellido1 apellido2 nombre1 nombre2. Esto aplica tanto para quienes realizan la transacción como para los titulares de cuenta. En general, para la escritura de variables numéricas se debe tener en cuenta lo siguiente:  Todas estas variables deben estar alineadas a la derecha.  En ningún caso se deben dejar espacios antes del dato, o agregar espacios después del dato.  Si no es posible diligenciar un campo, por las características de la operación, este se debe dejar en

blanco (por ningún motivo se deben incluir espacios en él). ENCABEZADO (Registro Tipo 1) : Recoge la identificación de la entidad reportante. Existirá un registro por archivo.

Tipo de entidad: Tipo de entidad asignado por la Superintendencia Financiera de Colombia (P. ej., 01

Establecimientos Bancarios).

Código de entidad: Código de la entidad asignado por la Superintendencia Financiera de Colombia.

Fecha de corte: Fecha del corte bajo formato AAAAMMDD, y corresponde al último día del mes reportado.

Si el día o el mes tiene un sólo dígito, se debe llenar el otro con 0 a la izquierda. Ej. Enero 1º del 2007 será 20070101.

Total transacciones: Se registra el total de transacciones reportadas en el archivo. Alineado a la derecha.

DETALLE DE LAS TRANSACCIONES REPORTADAS (Registros Tipo 2): Todos los campos son obligatorios de acuerdo a las variables que intervengan en la transacción. Los campos que no apliquen por la modalidad de transacción se deben dejar en blanco. Columna 1 - Fecha de la transacción: Se registra la fecha en que se realizó la transacción bajo el formato AAAA (año) MM (mes) DD (día). Columna 2 - Valor de la transacción: Se registra el valor, en pesos sin decimales, de la transacción realizada. En el caso de que se haya efectuado en moneda extranjera, se debe convertir a pesos expresada con la TCRM vigente para el día en que se realizó la transacción certificada por la Superintendencia Financiera de Colombia.

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Instrucciones relativas a la administración del riesgo de lavado

de activos y de la financiación del terrorismo Circular Externa 022 de 2007 Abril 2007 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA Columna 3 - Moneda: Se registra la moneda en que se efectuó la transacción, de acuerdo con los siguientes códigos: 1 = Moneda nacional, 2 = Moneda extranjera. Columna 4 - Código de la Oficina: Se registra el código asignado por la entidad a la oficina o sucursal donde se efectuó la transacción. Columna 5 - Tipo de producto: Se diligencia el código del producto mediante el cual se efectuó la transacción: 1 = Cuenta corriente, 2 = Cuenta de ahorros, 3 = Créditos, 4 = Tarjeta Crédito, 5 = Certificados de Depósito, 6 = Fondos Fiduciarios, 7 = Fondos de pensiones y Cesantías, 8 = Operaciones realizadas para otra entidad, 9 = Otro. El producto reportado debe ser aquel que vincula la operación en efectivo con el cliente o usuario. Columna 6 - Tipo Transacción: Se diligencia el código del tipo de transacción efectuada: 1 = Retiro (dinero físico en efectivo que entrega la entidad), 2 = Depósito (dinero físico en efectivo que recibe la entidad). Columna 7 - Número de la cuenta: Se registra el número de la cuenta (producto) con que se efectuó la transacción, sin incluir guiones, espacios en blanco, ni otro tipo de separadores. Columna 8 - Tipo de Identificación del titular: Se debe registrar el tipo de documento o dato de identificación de la persona titular de la cuenta (producto). Los códigos a utilizar son: 1 = Cédula de Ciudadanía, 2 =

Cédula de extranjería, 3 = NIT, 4 = Tarjeta de identidad, 5 = Pasaporte, 6 = Carné diplomático, 7 = Sociedad extranjera sin NIT en Colombia, 8 = Fideicomiso, 9 = Registro civil de nacimiento, 0 = Otro tipo de identificación Columna 9 - Número de Identificación del titular: Se debe indicar el número del documento de identificación del titular de la cuenta (producto). Para aquellas operaciones en las cuales la entidad financiera actúa como intermediario o prestador del servicio de recaudo o entrega de dinero, tales como recibo de pago de servicios, recaudo de impuestos, retiros en cajeros de la entidad por clientes de otra entidad, se debe registrar el número de identificación de la persona que efectúa la operación. Columna 10 - Nombre del titular: Se registran el nombre y apellidos completos de la persona natural o la razón social de la persona jurídica titular de la cuenta. Columna 11 - Código Departamento: Se debe indicar el código del departamento donde se efectuó la transacción, de acuerdo con la codificación del Departamento Nacional de Estadística DANE. Columna 12 - Código Municipio: Se debe indicar el código del municipio donde se efectuó la transacción, de acuerdo con la codificación del Departamento Nacional de Estadística DANE. Columna 13 - Tipo de Identificación de la persona que realiza la transacción: Se debe registrar el tipo de documento o dato de identificación de la persona que realiza la transacción. Los códigos a utilizar son: 1 = Cédula de Ciudadanía, 2 = Cédula de extranjería, 3 = NIT, 4 = Tarjeta de identidad, 5 = Pasaporte, 6 =

Carné diplomático, 7 = Sociedad extranjera sin NIT en Colombia, 8 = Fideicomiso, 9 = Registro civil de nacimiento, 0 = Otro tipo de identificación. Columna 14 - Número de Identificación de la persona que realiza la transacción: Se debe indicar de número del documento de identificación de la persona que realiza la operación. Para aquellas operaciones en las cuales la entidad financiera actúa como intermediario o prestador del servicio de recaudo o entrega de dinero, tales como recibo de pago de servicios, recaudo de impuestos, retiros en cajeros de la entidad por clientes de otra entidad, se debe registrar el número de identificación de la persona que efectúa la operación. Columna 15 - Nombre de la persona que realiza la transacción: Se registran el nombre y apellidos completos de la persona natural o la razón social de la persona jurídica que realiza la transacción.

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Instrucciones relativas a la administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo Circular Externa 022 de 2007 Abril 2007 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA Columna 16 - Actividad económica de la persona o entidad titular de la cuenta. Campo obligatorio para clientes de las entidades reportantes. Columna 17 - Ingreso mensual en pesos de la persona o entidad titular de la cuenta. Campo obligatorio para clientes de las entidades reportantes. Columna 18 - Consecutivo: Se registra el número consecutivo de registro, comienza en 1.

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