SFC - Anexo Circular Externa 22 de 2017

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA 1.2.2.3. Homogeneidad: Los elementos de la muestra objeto de estudio deben tener características comunes de tipo cualitativo y cuantitativo. Además, deben escogerse cumpliendo supuestos de aleatoriedad e independencia. 1.2.2.4. Representatividad: El tamaño de la muestra debe corresponder a un número objetivo de elementos de la población que garantice un nivel de significación razonable y cubra un período adecuado, de manera que el cálculo de los estimadores presente un bajo nivel de error. 1.2.2.5. Riesgos especiales o novedosos: En términos del literal c. numeral 3 del art. 184 del EOSF, solamente tratándose de riesgos especiales o de carácter novedoso respecto de los cuales no resulte viable obtener la información necesaria para efectuar el estudio estadístico pertinente, puede prescindirse de sustentar la tarifa con las exigencias enunciadas. En tales eventos, resulta necesario acreditar el respaldo de un reasegurador de reconocida solvencia técnica y financiera, el cual debe definir la tasa pura de riesgo siendo responsabilidad de la entidad aseguradora señalar el factor de gastos. 1.2.3. Remisión de pólizas y tarifas a la SFC 1.2.3.1. Depósito de pólizas y anexos Las entidades aseguradoras deben depositar en la SFC el modelo de póliza y anexos del ramo o ramos que explota, pues lo consignado en tales documentos se deben tener como condiciones del contrato en los casos en que no aparezca que hayan sido expresamente acordadas, según lo establece el parágrafo del art. 1047 del C.Cio. Esta disposición debe

interpretarse armónicamente con lo dispuesto en el numeral 1 del art. 184 del EOSF según el cual los modelos de las pólizas y tarifas deben ponerse a disposición de la SFC antes de su utilización en la forma y con la antelación que determine con carácter general. Las entidades aseguradoras deben depositar todos los modelos de la póliza, los anexos y notas técnicas correspondientes vigentes de forma simultánea, previamente a la fecha prevista para iniciar su utilización, indicando expresamente que se envían para efectos del cumplimiento del deber de depósito. Igualmente se deben radicar las modificaciones a las pólizas, notas técnicas y anexos existentes que hayan sido previamente autorizados y depositados. Cuando se trate de modificaciones parciales se debe enviar un ejemplar completo del respectivo documento. Las entidades aseguradoras no podrán comercializar pólizas que no se encuentren depositadas a través del SIRI. La SFC lleva el depósito de los modelos de las pólizas y anexos que se remiten en cumplimiento a dicho deber legal, los cuales, además de estar a disposición del público en general en los términos del art. 24 y siguientes del CPACA, obran para los efectos dispuestos en el art. 1047 C.Cio. La SFC ordena de manera sistematizada las pólizas y anexos por entidad y ramo y en orden cronológico. Se entiende que el modelo vigente es el último depositado en orden cronológico. Para tal efecto, la SFC cuenta con mecanismos adecuados de atención en línea para la consulta de los modelos y anexos por parte del público en general mediante la página web, así como para la consulta cuando se den los presupuestos indicados en el

mencionado art. 1047 del C.Cio. El acto de enviar los modelos de las pólizas y demás documentos en sí mismo no supone un pronunciamiento de la SFC sobre la legalidad de los mismos y se lleva exclusivamente para efectos del depósito y del art. 1047 del C.Cio. Lo anterior, se debe entender sin perjuicio de la facultad que tiene el ente de control de verificar en cualquier momento las pólizas y tarifas de conformidad con el literal j. numeral 3 del art. 326 del EOSF, función que se lleva a cabo en los términos indicados en el siguiente numeral y sin perjuicio del deber que tiene la SFC de autorizar las pólizas y tarifas en los eventos en que se trate de la autorización inicial a una entidad aseguradora o de la correspondiente para la explotación de un nuevo ramo. Los textos de las pólizas y documentos anexos deben remitirse a la SFC accediendo a la página web mediante el link Trámites en línea y Remisión de información - Trámites SIRI, consignando los datos obligatorios en el formulario habilitado para tal fin y adjuntando las respectivas proformas únicamente en formato PDF; de conformidad con lo señalado en la nota 2 de este subnumeral. Se debe registrar en la parte inferior de cada página del documento el código del clausulado de acuerdo con los siguientes criterios: Campo 1 2 3 4 5 6 Fecha a partir de Tipo y número Tipo de Ramo al cual Identificación interna Canal de Descripción la cual se utiliza de la Entidad documento accede de la proforma Comercialización 10 dígitos Formato 4 dígitos 1 carácter 2 dígitos 16 caracteres 4 caracteres

dd/mm/aaaa Campo 1: Indicación de la fecha a partir de la cual se utiliza el documento respectivo (día/mes/año). Tratándose de pólizas enviadas para efectos de la autorización de un ramo, se entiende que la fecha a partir de la cual se utiliza el documento corresponde a la del acto administrativo mediante el cual se imparte la respectiva autorización. Campo 2: Código con el cual se identifica el tipo de entidad vigilada por la SFC, dependiendo de si se trata de entidades de seguros generales (13), de vida (14), o cooperativa (15) y el individual asignado a la entidad en la SFC. Campo 3: P - Si corresponde a una póliza A - Si corresponde a un amparo adicional o anexo Campo 4: Corresponde al código del ramo de acuerdo con lo previsto en el subnumeral 1.1 del presente Capítulo. Los anexos que se utilicen en varios ramos deben codificarse con el número 0. Campo 5: identificación de acuerdo con la codificación propia de la aseguradora. Los campos deben estar separados entre sí por un guion (-). Campo 6: Deben incluir los canales a través de los cuales se comercialice la póliza. El campo debe estar diligenciado con la letra, en caso de que se comercialice a través de dicho medio, o con un 0 en el evento en que no se comercialice a través del mismo, conservando siempre los 4 caracteres. Para cada medio se debe marcar: D - Venta directa de la entidad aseguradora R - Contratos de uso de red C - Corresponsales PARTE II – TÍTULO IV – CAPÍTULO II Septiembre de 2017 Circular Externa 022 de 2017 PÁGINA 3

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA I - Intermediarios de seguros PARTE II – TÍTULO IV – CAPÍTULO II Septiembre de 2017 Circular Externa 022 de 2017 PÁGINA 3 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA NOTA 1: En la parte inferior de cada página del documento también debe registrarse el código de la nota técnica correspondiente, de acuerdo con lo definido en el subnumeral 1.8.1.2 del presente Capítulo. NOTA 2: Remisión de información mediante SIRI y contenido de los archivos: El envío de los modelos de las pólizas, anexos, notas técnicas y demás documentos del producto debe hacerse únicamente mediante SIRI eligiendo el código del trámite “360 Pólizas y Tarifas” o “422 Modificación a Notas Técnicas”, de conformidad con las instrucciones complementarias establecidas en la “Guía Casillero Virtual Formato A-GU-GDC-004, Versión 2”. La radicación de los modelos de pólizas y notas técnicas debe realizarse simultáneamente mediante la clasificación específica al ramo al cual pertenece el producto y debe diligenciarse el formulario en los campos obligatorios. Los códigos registrados en el formulario deben coincidir con los registrados en los documentos adjuntos. La actualización o modificación de un producto debe radicarse teniendo en cuenta el producto inicialmente radicado, con el fin de mantener la trazabilidad de las modificaciones realizadas a cada producto. Los documentos que deben adjuntarse en los campos respectivos son los siguientes: 1.2.3.1.1. Comunicación mediante la cual la aseguradora señale que remite el modelo de póliza y anexos en cumplimiento

del deber legal de depósito, o una nota técnica, que cumpla con los requisitos para el manejo de la correspondencia dirigida a la SFC. 1.2.3.1.2. Póliza, anexo o amparo adicional, según sea el caso, identificados de acuerdo con lo previsto para el Campo 3. 1.2.3.1.3. Carátula en la cual se debe indicar la proforma de la póliza a la cual corresponde. 1.2.3.1.4. Formato de solicitud de seguro, cuando corresponda. 1.2.3.1.5. Formato de certificado individual de seguro, cuando corresponda. 1.2.3.1.6. Formato de declaración de asegurabilidad, cuando corresponda. 1.2.3.1.7. Nota técnica correspondiente 1.2.3.1.8. Se debe también anexar digitalmente mediante una hoja de cálculo en Excel, la aplicación detallada de la formulación expuesta en la Nota Técnica para el cálculo de las primas de riesgo, comercial, reservas, valores garantizados y participación de utilidades, así como cualquier otro desarrollo mostrado en la nota técnica. Asimismo, se debe registrar en la parte inferior de cada página del documento el código del clausulado, de acuerdo con los criterios señalados en el presente numeral. Los documentos referidos en los subnumerales 1.2.3.1.7 y 1.2.3.1.8 no hacen parte del registro público. NOTA 3. Depósito Público de Pólizas del portal web de la SFC El Depósito Público de Pólizas disponible en el portal web de la SFC contendrá las pólizas y anexos remitidos por

las entidades aseguradoras; y del registro de la información histórica efectuado por cada entidad, el cual permitirá al público consultar en línea las pólizas y anexos depositados. Las notas técnicas son objeto de confidencialidad, por lo cual no serán publicadas. 1.2.3.2. Evaluación de pólizas Corresponde a la SFC evaluar que las pólizas y tarifas que deban poner las entidades aseguradoras a disposición de esta Entidad cumplan con los requisitos jurídicos y técnicos previstos en la ley. Con tal fin, en cualquier momento –incluso en las visitas de supervisión in-situpuede formular las observaciones a las pólizas depositadas para que se adecuen a lo prescrito en la normatividad. En los eventos en que se efectúen modificaciones a los modelos de las pólizas ya sea por orden de la SFC o por iniciativa de la entidad aseguradora, se debe remitir un nuevo ejemplar a fin de que éste repose en el depósito, indicando claramente la variación introducida y dejando expresa constancia en el sentido de que el producto no ha sido objeto de modificaciones adicionales a las enunciadas. 1.2.3.3. Evaluación de tarifas Para efectos de la verificación permanente de los requisitos jurídicos y técnicos de las tarifas, las entidades aseguradoras deben mantenerlas a disposición de la SFC, clasificadas por ramos, junto con los elementos documentales y soportes estadísticos correspondientes, salvo cuando deban remitirse por tratarse de la autorización o de la correspondiente para la explotación de un nuevo ramo. Para efectos de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en el literal a. del art. 2.31.4.1.6 del Decreto 2555 de 2010, cuando

las entidades aseguradoras de vida envíen los productos de seguros con reserva matemática que van a comercializar, deben remitir las notas técnicas de los mismos, especificando el nombre comercial del producto al cual acceden, las bases técnicas y los factores de reserva, de acuerdo con lo dispuesto en el subnumeral 1.8 del presente Capítulo. Tratándose de seguros de vida de ahorro con participación resulta necesario informar la manera como se estructurará el fondo que se establece en el art. 6, literal b. del Decreto 839 de 1991 y las reglas para su funcionamiento. 1.2.4. Incumplimiento de exigencias legales El incumplimiento de cualquiera de los requisitos legales antes señalados es causal para que la SFC prohíba la utilización de la póliza o tarifa correspondiente hasta tanto se acredite el cumplimiento del requisito respectivo o, incluso, pueda suspenderse el certificado de autorización de la entidad cuando tales deficiencias resulten sistemáticas. Ello sin perjuicio de las sanciones legales procedentes.

PARTE II – TÍTULO IV – CAPÍTULO II Septiembre de 2017

Circular Externa 022 de 2017 PÁGINA 3-1 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA 1.3. Negocios en coaseguro Para una adecuada gestión de los riesgos propios, los negocios que las entidades aseguradoras lleven en coaseguro deben acogerse al siguiente procedimiento: 1.3.1. Aspectos generales El registro contable de las operaciones de coaseguro debe respaldarse en las copias de las pólizas, anexos y certificados expedidos por la aseguradora líder para tal efecto, los cuales constituyen la prueba de dicho asiento.

El pago de comisiones, impuesto a las ventas y retención en la fuente, cuando a ello hubiere lugar, constituyen obligaciones a cargo de la entidad aseguradora líder. Lo anterior se entiende sin perjuicio del derecho que le asiste a la aseguradora líder de cobrarle a las coaseguradoras aceptantes la parte que les corresponda asumir de las comisiones pagadas. 1.3.2. Expedición Una vez acordadas las condiciones técnicas, financieras y administrativas del negocio, la entidad que actúa como líder debe expedir los respectivos documentos, pólizas, certificados y anexos, y remitir copia de los mismos a las aceptantes del coaseguro dentro de los 5 días hábiles siguientes a tal expedición.

PARTE II – TÍTULO IV – CAPÍTULO II Septiembre de 2017

Circular Externa 022 de 2017 PÁGINA 4