SFC - Anexo Circular Externa 23 de 2018

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA 4.2.2.1.6. Implementar las metodologías para la detección de operaciones inusuales y sospechosas, y el oportuno y eficiente reporte de éstas últimas a las autoridades competentes. 4.2.2.1.7. Prever procesos para llevar a cabo un efectivo, eficiente y oportuno conocimiento de los clientes actuales y potenciales, así como la verificación de la información suministrada y sus correspondientes soportes, atendiendo como mínimo los requisitos establecidos en el presente instructivo.

En el caso de: (i) las cuentas de ahorro electrónicas de que trata el art. 2.25.1.1.1 del Decreto 2555 de 2010, (ii) los créditos educativos de fomento para personas naturales a los que se refiere el art. 10.7.1.1.8 el mismo Decreto, (iii) las cuentas de ahorro con trámite simplificado para su apertura de que trata el numeral 5. del Capítulo III, Título I de la Parte II de esta Circular, (iv) los depósitos electrónicos que cumplan las características previstas en los artículos 2.1.15.2.2 y 2.1.15.2.5 del Decreto 2555 de 2010, (v) los créditos de consumo de bajo monto referidos en el Título 16, Libro 1 de la Parte 2 del Decreto 2555 de 2010 y (vi) los seguros tomados por personas naturales o jurídicas que cumplan los siguientes requisitos de forma simultánea: (a) que el valor asegurado sea igual o inferior a 135 SMMLV y (b) que el máximo pago bimestral de la prima sea

igual o inferior a la novena parte de 1 SMMLV, (vii) las cuentas de ahorro pensional correspondientes a los aportes obligatorios del régimen de ahorro individual a que se refieren los art. 59 y siguientes de la Ley 100 de 1993, (viii) las cuentas del auxilio de cesantías al que se refieren los art. 98 y siguientes de la Ley 50 de 1990, y (ix) las operaciones de intermediación de bajo monto en el mercado de valores; el proceso para llevar a cabo el conocimiento de los clientes debe comprender la individualización de los mismos a través de la verificación de la siguiente información contenida en el documento de identidad de los clientes: el nombre, el número y la fecha de expedición del documento de identificación. Esta verificación se debe llevar a cabo al momento de la vinculación del cliente, salvo en el caso de las cuentas del auxilio de cesantías en los que se hará al momento del retiro de los recursos. En el caso de los seguros aquí referidos, la verificación de la identidad del tomador debe efectuarse al momento de la vinculación del cliente y la de los beneficiarios durante el trámite de la reclamación del siniestro. Las excepciones y reglas especiales contenidas en el presente Capítulo, para tales trámites o productos, aplican únicamente respecto de los mismos. Por lo tanto, en el evento en que un cliente que cuente con uno de tales productos decida adquirir un producto o servicio diferente de aquéllos, las entidades vigiladas deben dar pleno cumplimiento a las disposiciones vigentes. 4.2.2.1.8. Establecer procedimientos de conocimiento del cliente más estrictos e incrementar el grado y naturaleza del monitoreo de las relaciones comerciales establecidas con personas naturales o jurídicas provenientes de países de mayor

riesgo o cuyos recursos provengan de dichos países, conforme a lo establecido por GAFI. 4.2.2.2. Mecanismos Las entidades deben adoptar mecanismos que les permitan como mínimo efectuar un adecuado: 4.2.2.2.1. Conocimiento del cliente -actual y potencial4.2.2.2.2. Conocimiento del mercado 4.2.2.2.3. Identificación y análisis de operaciones inusuales 4.2.2.2.4. Determinación y reporte de operaciones sospechosas 4.2.2.2.1. Conocimiento del cliente El SARLAFT debe contar con procedimientos para obtener un conocimiento efectivo, eficiente y oportuno de todos los clientes actuales y potenciales, así como para verificar la información y los soportes de la misma. Los procedimientos de conocimiento del cliente deben ser incorporados en los manuales y sistemas de administración del riesgo de lavado de las entidades subordinadas en el extranjero. Los procedimientos de conocimiento del cliente aplicados por otras entidades vigiladas con relación al mismo cliente potencial no eximen de responsabilidad a la entidad de conocerlo, aun cuando pertenezcan a un mismo grupo. Las entidades vigiladas no pueden iniciar relaciones contractuales o legales con el potencial cliente mientras no se haya diligenciado en su integridad el formulario, realizado la entrevista, adjuntados los soportes exigidos y aprobado la vinculación del mismo, como mínimo. La vinculación de personas jurídicas debe estar soportada por un documento actualizado que certifique la existencia y representación de la misma, expedido por una entidad competente. Las instrucciones contenidas en el presente subnumeral deben aplicarse igualmente respecto de las personas naturales o

jurídicas que pretendan adquirir activos fijos de una entidad. 4.2.2.2.1.1. Datos indispensables para conocer de manera permanente y actualizada: 4.2.2.2.1.1.1. Identificación. Supone el conocimiento y verificación de los datos exigidos en el formulario que permiten individualizar plenamente la persona natural o jurídica que se pretende vincular. Las entidades deben tomar medidas razonables para obtener el nombre y el número de identificación de los beneficiarios finales y consultar, como mínimo, las listas internacionales vinculantes para Colombia. Tratándose de la vinculación de personas jurídicas, el conocimiento del cliente supone, además de lo dispuesto en el formulario, conocer la estructura de su propiedad, es decir, la identidad de los accionistas o asociados que tengan directa o indirectamente más del 5% de su capital social, aporte o participación en la entidad. Cuando el cliente o el propietario de una participación superior al 5% del capital de un cliente es una sociedad comercial que cotiza en bolsa de valores y está sujeta a requisitos de revelación de información en el mercado de valores, no es necesario identificar a los beneficiarios finales de dichas sociedades. 4.2.2.2.1.1.2. Actividad económica. 4.2.2.2.1.1.3. Características, montos y procedencia de sus ingresos y egresos. 4.2.2.2.1.1.4. Respecto de clientes vigentes, las características y montos de sus transacciones y operaciones. 4.2.2.2.1.2. Metodologías para conocer al cliente:

PARTE I – TÍTULO IV – CAPÍTULO IV PÁGINA 6

Circular Externa 023 de 2018 Noviembre de 2018 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA 4.2.2.2.1.6.9. Los productos o servicios financieros abiertos a nombre de los beneficiarios del programa “Familias en Acción” y “Familias Guardabosques” que hacen parte del programa “Contra Cultivos Ilícitos” administrados por la Departamento Administrativo para la Prosperidad Social siempre que estén destinadas exclusivamente al manejo de los recursos provenientes de dichos programas. 4.2.2.2.1.6.10. Aquellas operaciones, productos o servicios financieros en los cuales la información del potencial cliente se suministre directamente por una caja de compensación legalmente constituida y contenga cuando menos, la información de que trata el subnumeral 4.2.2.2.1. del “Conocimiento del cliente”. 4.2.2.2.1.6.11. Cuentas de ahorro abiertas exclusivamente para el pago de nómina. Cuando se manejen otros recursos en tales cuentas, no se aplica dicha excepción. 4.2.2.2.1.6.12. Cuentas de ahorro electrónicas de que trata el art. 2.25.1.1.1 del Decreto 2555 de 2010. 4.2.2.2.1.6.13. Los fondos de inversión colectiva en los que se inviertan los recursos recuperados que se restituyan a los afectados por los captadores o recaudadores no autorizados, a que se refiere el Decreto 4334 de 2008. Dicha excepción se aplica exclusivamente para la inversión de los citados recursos. 4.2.2.2.1.6.14. Las cuentas de ahorro con trámite simplificado para su apertura, a las que se refiere el numeral 5 del

Capítulo III, Título I de la Parte II de esta Circular. 4.2.2.2.1.6.15. Los créditos educativos de que trata el art. 10.7.1.1.8. del Decreto 2555 de 2010, otorgados a personas naturales. Para que proceda esta excepción, el Instituto Colombiano de Crédito y Estudios Técnicos en el Exterior -ICETEXdebe contar con mecanismos alternativos que le permitan realizar un adecuado conocimiento de los destinatarios de tales créditos y que reconozcan la naturaleza de las operaciones que realiza. 4.2.2.2.1.6.16. Las transferencias de recursos de que trata el art. 1 del Decreto 4830 de 2010, realizadas por el Fondo Nacional de Calamidades a entidades públicas del orden nacional o territorial para ser administrados por éstas. Tratándose de los ordenadores del gasto y de las firmas autorizadas que puedan disponer de los recursos que el Fondo sitúe en los fondos de inversión colectiva de la Fiduciaria Previsora S.A. o de la entidad que para el efecto designe el Gobierno Nacional para la Administración del Fondo, cuentan con 20 días para obtener la información respectiva. 4.2.2.2.1.6.17. Los depósitos electrónicos que cumplan las características previstas en los artículos 2.1.15.2.2 y 2.1.15.2.5 del Decreto 2555 de 2010, las cuentas de ahorro con trámite simplificado cuyos saldos máximos no excedan en ningún momento 3 SMMLV, de acuerdo con lo señalado por el subnumeral 5.4 del Capítulo III, Título I de la Parte II de esta Circular

y los créditos de consumo de bajo monto referidos en el Título 16, Libro 1 de la Parte 2 del Decreto 2555 de 2010, están exceptuados, además, de las obligaciones contenidas en las siguientes disposiciones del presente Capítulo: 4.2.2.2.1.6.17.1. Los subnumerales 4.2.2.2.1.1.2 y 4.2.2.2.1.1.3 del “Conocimiento del cliente”. 4.2.2.2.1.6.17.2. El subnumeral 4.2.2.2.1.7 de las “Personas públicamente expuestas” 4.2.2.2.1.6.17.3. El subnumeral 4.2.2.2.2 del “Conocimiento del mercado”. 4.2.2.2.1.7. Personas públicamente expuestas El SARLAFT debe prever procedimientos más exigentes de vinculación y monitoreo de clientes y de monitoreo de operaciones de personas nacionales o extranjeras que por su perfil o por las funciones que desempeñan pueden exponer en mayor grado a la entidad al riesgo de LA/FT. Estas se denominan personas públicamente expuestas, concepto que incluye: personas expuestas políticamente -según lo establecido en el Decreto 1674 de 2016-, representantes legales de organizaciones internacionales y personas que gozan de reconocimiento público. Las entidades deben establecer criterios para la clasificación de clientes que gocen de reconocimiento público como personas públicamente expuestas. En tal sentido, el SARLAFT debe contener mecanismos efectivos, eficientes y oportunos que permitan identificar los casos de clientes o beneficiarios finales que responden a tales perfiles, así como procedimientos de control y monitoreo más

exigentes respecto de las operaciones que realizan. Dichos procedimientos deben prever herramientas de identificación de: (i) beneficiarios finales, (ii) administradores, en el sentido establecido en el art. 22 de la Ley 222 de 1995, en caso de que el cliente sea persona jurídica, (iii) las personas que tengan sociedad conyugal, de hecho, o de derecho, con las personas públicamente expuestas, (iv) los familiares hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad y primero civil de las personas públicamente expuestas. Dichas personas deben tener el mismo tratamiento que las personas públicamente expuestas respecto de procedimientos más exigentes de vinculación y monitoreo del cliente y sus operaciones. En todo caso, el estudio y aprobación de la vinculación de tales clientes debe llevarse a cabo por una instancia o empleado de jerarquía superior al que normalmente aprueba las vinculaciones en la entidad. El evento en que un cliente, accionista, administrador o beneficiario final de la entidad vigilada pase a ser una persona públicamente expuesta en los términos señalados en el presente numeral, debe informarse a la instancia o empleado de jerarquía superior encargado de tales vinculaciones y al personal encargado del seguimiento de clientes y beneficiarios finales y aplicar los procedimientos establecidos para las personas públicamente expuestas. 4.2.2.2.1.8. Parámetros de los procedimientos de conocimiento del cliente 4.2.2.2.1.8.1. Parámetros mínimos: 4.2.2.2.1.8.1.1. Permitir la realización de todas las diligencias necesarias para confirmar y actualizar, como mínimo anualmente, los datos suministrados en el formulario de solicitud de vinculación de clientes que por su naturaleza puedan

variar (dirección, teléfono, actividad, origen de los recursos etc.). Para el caso de productos inactivos, la actualización se debe llevar a cabo cuando el producto deje de tener tal condición. Para el caso de las inversiones con baja transaccionalidad en acciones, la actualización se debe llevar a cabo cuando el inversionista solicite la realización de una nueva operación, de manera previa a su ejecución. En el evento en que cambie la participación de los accionistas o asociados, en los términos exigidos en el formulario de vinculación, corresponde a las entidades determinar una periodicidad menor para la actualización la información, atendiendo el nivel de riesgo de cada cliente. 4.2.2.2.1.8.1.2. Salvo lo dispuesto en el siguiente subnumeral de los “Procedimientos especiales para la realización de entrevistas”, contemplar la realización de una entrevista presencial al potencial cliente de la cual debe dejarse constancia

PARTE I – TÍTULO IV – CAPÍTULO IV PÁGINA 6

Circular Externa 023 de 2018 Noviembre de 2018