SFC - Anexo Circular Externa 26 de 2008 (1)

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA

DOCUMENTO TECNICO DEL ANEXO II

REPORTE DE TRANSACCIONES EN EFECTIVO

Última Actualización: 26 Junio 2008

Este documento establece las características esenciales que deben poseer los registros suministrados y el procedimiento para el envío de la información de transacciones en efectivo a la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero. Se debe entregar un (1) archivo tipo texto con las siguientes especificaciones:

1. Especificaciones Iniciales Tema: Reporte de transacciones en efectivo.

Nombre del procedimiento: Transacciones en efectivo en el sector financiero.

Formato: Archivo plano.

Objetivo: Entregar información a la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero (UIAF), sobre las transacciones en efectivo en el sector Financiero.

Tipo de entidad a la que aplica: Entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la SFC

Entidad usuaria: Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis

Financiero – UIAF

Periodicidad: Mensual.

Fecha de entrega de información: Dentro de los primeros 10 días calendario del mes siguiente a la fecha de corte.

Fecha de corte de la información: Ultimo día del mes inmediatamente anterior.

Medio de envío: CD o e-mail.

Numero de Archivos: Entregar un (1) solo archivo con toda la información.

Extensión y nombre del archivo: Formato para el nombre del archivo: XXXXXXMMAA, donde XXXXX corresponde al nombre de la entidad financiera que entrega la información y MMAA el mes y el año de la fecha de corte de la información. El archivo debe tener extensión txt y debe enviarse grabado en codificación de texto ANSI.

Longitud de registro: 548 posiciones.

Etiquetas Externas: Nombre de la entidad reportante, mes y año. En caso de que sea una corrección, anotar esta observación.

2. Estructura del Archivo Se debe entregar un (1) archivo tipo texto. La estructura del archivo contiene 3 tipos de registros: Tipo 1: Recoge la identificación de la entidad reportante. Existirá un registro por archivo (Cabecera del archivo).

Tipo 2: Contiene información referente a las operaciones declaradas. El archivo contendrá tantos registros de este tipo, como operaciones declaradas. SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA Documento técnico información de transacciones en efectivo –Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero –UIAF. Hoja 2 Tipo 3: Con el fin de realizar una verificación de la información entregada, se incluye un registro en el que se totalizan los registros que figuran en el tipo 2. (Cola del archivo)

3. Diseño de los Registros Registro Tipo 1 (Cabecera1 por archivo) No. Nombre del campo Pos Pos Formato Contenido inicial final 1 Consecutivo 1 10 Numérico -Siempre el valor cero “0” -Alineado a la derecha 2 Código de la Entidad 11 18 Alfanumérico -Formato SSTTTCCC donde “S” identifica al sector (01). La “T” el tipo de entidad y la “C” el código de la entidad, asignados por la Superintendencia Financiera de Colombia -Alineado a la izquierda -Campo obligatorio 3 Fecha de Corte 19 28 Numérico -Formato AAAA-MM-DD, corresponde al último día del mes reportado. -Si el día o el mes tiene un solo dígito, se

debe llenar el otro con 0. Ej. Enero 1 del 2008 será 2008-01-01. -Campo obligatorio 4 Número total de 29 38 Numérico -Total de registros Tipo 2 reportados en el transacciones archivo. reportadas -Alineado a la derecha. -Campo obligatorio 5 Fin de registro 39 548 Alfanumérico -Llenado con una X hasta completar las 548 posiciones. -Campo obligatorio Registros tipo 2 (Detalle - Todas las transacciones reportadas) IMPORTANTE: Los campos opcionales que no apliquen por la modalidad de transacción se deben dejar

EN BLANCO.

No. Nombre del campo Pos Pos Formato Contenido inicial final SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA Documento técnico información de transacciones en efectivo –Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero –UIAF. Hoja 3 1 Consecutivo 1 10 Numérico -Inicia en 1. Número de registro -No se puede repetir. -Alineado a la derecha. -Campo obligatorio 2 Fecha de la 11 20 Numérico -Fecha de la transacción bajo formato transacción AAAA-MM-DD. -Si el día o el mes tiene un solo digito se debe llenar el otro con “0”. Ej. Enero 1 de 2008 será 2008-01-01 -Campo obligatorio 3 Valor de la 21 40 Numérico -Valor de la transacción, sin incluir transacción decimales, ni separadores de miles. -Valores positivos. -Valor en pesos. -Si la transacción fue en otra moneda se debe convertir el valor en pesos, de acuerdo con la certificación de la TCRM que expida la Superintendencia Financiera

de Colombia. -Alineado a la derecha -Campo obligatorio 4 Tipo de Moneda 41 41 Numérico -1 Moneda nacional. -2 Moneda extranjera. -Campo obligatorio 5 Código de la Oficina 42 56 Alfanumérico -Oficina en donde se realiza la transacción. -Alineado a la izquierda. -Campo obligatorio. 6 Tipo de Producto 57 58 Numérico -01 Cuenta corriente. -02 Cuenta de ahorros. -03 Créditos. -04 Tarjeta de crédito. -05 Certificados de depósito. -06 Fondos Fiduciarios -07 Fondos de Pensiones y Cesantías. -08 Operaciones realizadas para otra entidad. -09 Otro. -10 Servicios de almacenes generales de deposito -11 Operaciones de remate y subasta pública. -Campo obligatorio 7 Tipo Transacción 59 59 Numérico -1 Retiro (dinero en efectivo que entrega la entidad) -2 Depósito (dinero en efectivo que recibe la entidad) -Campo obligatorio SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA Documento técnico información de transacciones en efectivo –Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero –UIAF. Hoja 4 8 Número de la 60 79 Alfanumérico -Número que identifica a la cuenta o cuenta o producto producto. -No incluir guiones ni otros separadores. -Alineado a la izquierda -Campo obligatorio 9 Tipo de 80 81 Numérico (06) Carné diplomático Identificación del (07) Sociedad extranjera sin NIT en titular del producto Colombia financiero (08) Fideicomiso (11) Registro Civil de Nacimiento (12) Tarjeta de identidad

(13) Cedula de Ciudadanía (21) Tarjeta de Extranjería (22) Cedula de Extranjería (31) NIT (41) Pasaporte (42) Tipo de Documento Extranjero (00) Otro tipo de identificación -Campo obligatorio - Para el caso de los Fideicomisos inmobiliarios se debe reportar por parte de las fiduciarias al comprador y no al constructor. 10 Número 82 101 Alfanumérico Alineado a la izquierda. Identificación del -Número del documento de identificación titular del producto de la Persona o Empresa. financiero -Diligenciar sin guiones, puntos, comas o espacios en blanco. - En caso de ser una Persona Jurídica, incluir digito de verificación. -Campo obligatorio - Para el caso de los Fideicomisos inmobiliarios se debe reportar por parte de las fiduciarias al comprador y no al constructor. 11 Primer Apellido del 102 141 Alfanumérico - Primer Apellido de la Persona. titular del producto - Solo diligenciar en caso de ser una financiero Persona Natural, de lo contrario dejar en blanco. - Alineado a la izquierda. -Campo obligatorio cuando se trate de una persona natural - Para el caso de los Fideicomisos inmobiliarios se debe reportar por parte de las fiduciarias al comprador y no al constructor. 12 Segundo Apellido 142 181 Alfanumérico - Segundo Apellido de la Persona SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA Documento técnico información de transacciones en efectivo –Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero –UIAF. Hoja 5 del titular del Solo diligenciar en caso de ser una producto financiero Persona Natural, de lo contrario dejar en

blanco. - Alineado a la izquierda. -Campo opcional - Para el caso de los Fideicomisos inmobiliarios se debe reportar por parte de las fiduciarias al comprador y no al constructor. 13 Primer Nombre del 182 221 Alfanumérico - Primer Nombre de la Persona titular del producto Solo diligenciar en caso de ser una financiero Persona Natural, de lo contrario dejar en blanco. - Alineado a la izquierda. -Campo obligatorio cuando se trate de una persona natural - Para el caso de los Fideicomisos inmobiliarios se debe reportar por parte de las fiduciarias al comprador y no al constructor. 14 Otros Nombres del 222 261 Alfanumérico - Otros Nombres de la Persona titular del producto - Solo diligenciar en caso de ser una financiero Persona Natural, de lo contrario dejar en blanco. - Alineado a la izquierda. -Campo opcional - Para el caso de los Fideicomisos inmobiliarios se debe reportar por parte de las fiduciarias al comprador y no al constructor. 15 Razón Social de la 262 321 Alfanumérico - Razón social de la empresa Persona Jurídica - Solo diligenciar en caso de ser una titular del producto Persona Jurídica, de lo contrario dejar en financiero blanco. - Alineado a la izquierda. -Campo obligatorio cuando se trate de una persona jurídica - Para el caso de los Fideicomisos inmobiliarios se debe reportar por parte de las fiduciarias al comprador y no al constructor. 16 Código del 322 326 Numérico -De acuerdo con la codificación del DANE. Departamento / -Alineado a la derecha. Municipio -Bogotá, por ser distrito capital, tiene

código especial de departamento y municipio = 11001. -Campo obligatorio SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA Documento técnico información de transacciones en efectivo –Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero –UIAF. Hoja 6 17 Tipo de 327 328 Numérico (06) Carné diplomático Identificación de la (07) Sociedad extranjera sin NIT en persona que realiza Colombia la transacción (08) Fideicomiso individual (11) Registro Civil de Nacimiento (12) Tarjeta de identidad (13) Cedula de Ciudadanía (21) Tarjeta de Extranjería (22) Cedula de Extranjería (31) NIT (41) Pasaporte (42) Tipo de Documento Extranjero (00) Otro tipo de identificación - Este campo aplica para las transacciones individuales (igual o superior a diez millones de pesos ($10.000.000) si es en moneda legal o cinco mil dólares de los Estados Unidos de América (US $5.000) o su equivalente en otras monedas). No aplica para múltiples. -Este campo no aplica para clientes exonerados. -Este campo es obligatorio para los establecimientos bancarios y es opcional para las entidades vigiladas por la SFC que tengan contrato de uso de red o otro mecanismo para recaudar o manejar efectivo. 18 Número 329 348 Alfanumérico -Alineado a la izquierda. Identificación de la -Número del documento de identificación persona que realiza de la Persona. la transacción -Diligenciar sin guiones, puntos, comas o individual espacios en blanco. - Este campo aplica para las transacciones individuales (igual o superior a diez

millones de pesos ($10.000.000) si es en moneda legal o cinco mil dólares de los Estados Unidos de América (US $5.000) o su equivalente en otras monedas). No aplica para múltiples. -Este campo no aplica para clientes exonerados. -Este campo es obligatorio para los establecimientos bancarios y es opcional para las entidades vigiladas por la SFC que tengan contrato de uso de red o otro mecanismo para recaudar o manejar SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA Documento técnico información de transacciones en efectivo –Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero –UIAF. Hoja 7 efectivo. 19 Primer Apellido de 349 388 Alfanumérico - Primer Apellido de la Persona. la persona que - Solo diligenciar en caso de ser una realiza la Persona Natural, de lo contrario dejar en transacción blanco. individual - Alineado a la izquierda. - Este campo aplica para las transacciones individuales (igual o superior a diez millones de pesos ($10.000.000) si es en moneda legal o cinco mil dólares de los Estados Unidos de América (US $5.000) o su equivalente en otras monedas). No aplica para múltiples. -Este campo no aplica para clientes exonerados. -Este campo es obligatorio para los establecimientos bancarios y es opcional para las entidades vigiladas por la SFC que tengan contrato de uso de red o otro mecanismo para recaudar o manejar efectivo. 20 Segundo Apellido 389 428 Alfanumérico - Segundo Apellido de la Persona de la persona que Solo diligenciar en caso de ser una

realiza la Persona Natural, de lo contrario dejar en transacción blanco. individual - Alineado a la izquierda. - Este campo aplica para las transacciones individuales (igual o superior a diez millones de pesos ($10.000.000) si es en moneda legal o cinco mil dólares de los Estados Unidos de América (US $5.000) o su equivalente en otras monedas). No aplica para múltiples. -Este campo no aplica para clientes exonerados. -Este campo es obligatorio para los establecimientos bancarios y es opcional para las entidades vigiladas por la SFC que tengan contrato de uso de red o otro mecanismo para recaudar o manejar efectivo. 21 Primer Nombre de 429 468 Alfanumérico - Primer Nombre de la Persona la persona que Solo diligenciar en caso de ser una realiza la Persona Natural, de lo contrario dejar en transacción blanco. individual - Alineado a la izquierda. - Este campo aplica para las transacciones SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA Documento técnico información de transacciones en efectivo –Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero –UIAF. Hoja 8 individuales (igual o superior a diez millones de pesos ($10.000.000) si es en moneda legal o cinco mil dólares de los Estados Unidos de América (US $5.000) o su equivalente en otras monedas). No aplica para múltiples. -Este campo no aplica para clientes exonerados. -Este campo es obligatorio para los establecimientos bancarios y es opcional para las entidades vigiladas por la SFC que tengan contrato de uso de red o otro mecanismo para recaudar o manejar

efectivo. 22 Otros Nombres de 469 508 Alfanumérico - Otros Nombres de la Persona la persona que - Solo diligenciar en caso de ser una realiza la Persona Natural, de lo contrario dejar en transacción blanco. individual - Alineado a la izquierda. - Este campo aplica para las transacciones individuales (igual o superior a diez millones de pesos ($10.000.000) si es en moneda legal o cinco mil dólares de los Estados Unidos de América (US $5.000) o su equivalente en otras monedas). No aplica para múltiples. -Este campo no aplica para clientes exonerados. -Este campo es obligatorio para los establecimientos bancarios y es opcional para las entidades vigiladas por la SFC que tengan contrato de uso de red o otro mecanismo para recaudar o manejar efectivo. 23 Actividad económica 509 528 Alfanumérico -Breve Descripción de la actividad del titular económica del titular del producto, -Campo obligatorio para clientes y opcional para usuarios de la entidad 24 Ingreso mensual del 529 548 Numérico - Se refiere al monto del ingreso mensual titular del titular del producto. -Formato #################.## -El punto “.” decimal se debe incluir. (2 decimales) -Alineado a la derecha -Campo obligatorio para clientes y opcional para usuarios de la entidad SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA Documento técnico información de transacciones en efectivo –Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero –UIAF. Hoja 9 Registro tipo 3 (uno por cada archivo al final del mismo)

No. Nombre del campo Pos Pos Formato Contenido inicial 1 Consecutivo número 1 10 Numérico -Valor 0. de registro -Alineado a la derecha. -Campo obligatorio 2 Código de entidad 11 18 Alfanumérico -Formato SSTTTCCC, donde “S” identifica el sector (01). La “T” el tipo de entidad y la “C” el código de la entidad, asignados por la Superintendencia Financiera de Colombia. -Alineado a la izquierda. -Campo obligatorio 3 Número total de 19 28 Numérico -Total de registros Tipo 2 reportados en transacciones el archivo. reportadas -Alineado a la derecha. -Campo obligatorio 4 Fin de Registro 29 548 Alfanumérico -Llenado con X hasta completar las 548 posiciones. -Campo obligatorio

4. Características adicionales de la información En general, para la escritura de variables alfanuméricas se debe tener en cuenta lo siguiente:  Todas estas variables deben estar alineadas a la izquierda.  En ningún caso completar con ceros a la izquierda o a la derecha del dato.  En ninguna de estas variables se deben incluir: comas, puntos, guiones, símbolos no alfabéticos tales como #, %, &, ¿, /, +, |, }, etc.  Todas las letras incluidas en la información relacionada con cualquier variable deben ser escritas en mayúscula.

En general, para la escritura de variables numéricas se debe tener en cuenta lo siguiente:  Todas estas variables deben estar alineadas a la derecha.  En ningún caso se deben dejar espacios antes del dato, o agregar espacios después del dato.  Si no es posible diligenciar un campo, por las características de la operación, este se debe dejar

en blanco (por ningún motivo se deben incluir espacios en él). SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA Documento técnico información de transacciones en efectivo –Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero –UIAF. Hoja 10 Para que exista un adecuado análisis de la información, es de suma importancia para la UIAF no sólo el reporte oportuno de ésta sino también la veracidad y calidad de la misma. Para ayudar al correcto diligenciamiento de la información solicitada, en la página Web de la UIAF (www.uiaf.gov.co) podrá descargar:  Codificación DANE para departamentos y municipios.  Instrucciones para el correcto diligenciamiento de direcciones.  Archivo plano de ejemplo que sirve como guía para el diseño y construcción del archivo plano requerido.