SFC - Anexo Circular Externa 26 de 2008 (11)

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA TEMA: Operaciones de transferencia, remesa, compra y venta de divisas.

NOMBRE DE PROFORMA: Reporte de operaciones de transferencia, remesa, compra y venta de divisas.

OBJETIVO: Suministrar información a la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero – UIAF, con el fin de apoyar la detección de prácticas asociadas con el lavado de activos y la financiación del terrorismo en las operaciones indicadas.

TIPO DE ENTIDAD A LA QUE APLICA: Entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la

Superintendencia Financiera de Colombia PERIODICIDAD: Trimestral FECHA DE REPORTE: Los primeros diez (10) días calendario del mes siguiente al corte del trimestre. FECHA DE CORTE DE LA INFORMACION: Último día de cada trimestre.

MEDIO DE ENVÍO: CD o E mail.

ENTIDAD USUARIA: Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero -UIAFINSTRUCTIVO Generalidades Los intermediarios del mercado cambiario vigilados por la Superintendencia Financiera de Colombia, deben remitir trimestralmente a la UIAF dentro de los primeros diez (10) días calendario siguientes a la fecha de corte del periodo trimestral la información correspondiente a las siguientes

operaciones: (I) Operaciones individuales de transferencia de divisas desde o hacia el exterior. Es decir aquellas operaciones en virtud de las cuales salen o ingresan divisas al país mediante movimientos electrónicos o contables. Los intermediarios del mercado cambiario deben reportar bajo este concepto las operaciones de monetización de divisas desde o hacia el exterior.

(ii) Remesas de divisas desde o hacia el exterior, las cuales corresponden a las operaciones de traslado físico de divisas desde o hacia el exterior. (iii) Operaciones de compra y venta de divisas por ventanilla. Corresponden a las operaciones de compra y venta de divisas efectuadas por ventanilla, realizadas por los intermediarios del mercado cambiario en las modalidades de efectivo o cheque, las cuales no implican movimiento electrónico de divisas. Para tales efectos, las entidades deben incluir en el reporte:  Las divisas que deben canalizarse en forma obligatoria a través de los intermediarios autorizados; así como aquellas que, no obstante encontrarse exentas de dicha obligación, se canalicen voluntariamente a través de los mismos; y  Las divisas no monetizadas, es decir aquellas que no son convertidas a moneda legal colombiana. Para efectos del reporte aquí establecido, las entidades deberán reportar las operaciones realizadas durante el trimestre inmediatamente anterior, cuyo valor sea igual o superior a doscientos dólares de los Estados Unidos de América (USD $200), o su equivalente en otras monedas, según la tasa de conversión a dólares americanos del día en que se realice la operación, de acuerdo con la certificación de la TCRM que expida la Superintendencia Financiera de Colombia.

NOTA: No se deben reportar operaciones de derivados sobre divisas, ni aquellas celebradas con el Banco de la República o con otras entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de

Colombia. Si durante el periodo de reporte no se presentó ninguna transacción, se deberá enviar un archivo que contenga ceros (0) como registros de detalle.

TITULO I – CAPITULO DECIMO PRIMERO – Anexo IV Página 1

Instrucciones relativas a la administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo Circular Externa 026 de 2008 Junio de 2008

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA

La información debe ser enviada a la UIAF Carrera 7 # 31-10 Piso 6, Bogotá, D.C. o a la dirección de correo electrónico: cambio@uiaf.gov.co Antes de enviar la información, cada entidad debe verificar que ésta se encuentra completamente ajustada a las especificaciones exigidas, porque el sólo hecho que algún dato esté corrido una posición, implica que ese registro no sea cargado adecuadamente y se rechace la información; así mismo, deberán verificar que sean incluidos los datos que son obligatorios. Una vez la UIAF haya recibido y validado el archivo enviará un correo electrónico a la entidad reportante indicando el numero de radicado y el número de entrega asignado al archivo. Estos números corresponden a la constancia de recibo de la información. Si algún registro no cumple con el formato o no puede ser debidamente leído, se devolverá todo el archivo y se procederá a informar a la entidad remitente por correo electrónico las razones del rechazo. A las entidades a las cuales se les rechazó la información se les notificará por vía e-mail el nombre del archivo y el número de consecutivo de los registros que tienen inconvenientes para su revisión y deberán enviar nuevamente todo el archivo con sus respectivas correcciones con el fin que se pueda realizar el cargue de la misma. La entidad notificada tendrá un máximo de diez (10) días calendario para reenviar la información, contados a partir de la fecha del informe de inconsistencias. Para el reporte de la información las entidades deben consultar el documento técnico dispuesto en la página

web: www.superfinanciera.gov.co en la sección Normativa/Índice de Reportes/Guías para el reporte de información/Documentos Técnicos, archivo “Transacciones CambiariasUIAF”. Para ayudar al correcto diligenciamiento de la información solicitada, en la página Web de la UIAF www.uiaf.gov.co podrá descargar: Codificación DANE para departamentos y municipios, Codificación de países ISO 3166, Instrucciones para el correcto diligenciamiento de direcciones y Archivo plano de ejemplo que sirve como guía para el diseño y construcción del archivo plano requerido.

ENCABEZADO: Entidad: Identificación de la entidad reportante. Indicando sector (01 sector financiero), Tipo y Código de la entidad asignado por la SFC.

Fecha de corte inicial: Fecha de corte inicial bajo el formato AAAA-MM-DD y corresponde al primer día del periodo reportado.

Fecha de corte final: Fecha de corte final bajo el formato AAAA-MM-DD y corresponde al último día del periodo reportado.

CUERPO DEL FORMATO: Columna 1 - Subcuenta: Se registra el número consecutivo de registro, inicia en 1.

Columna 2 - Código de la sucursal: Se registra el código asignado por la entidad a la oficina o sucursal donde se efectuó la transacción. Columna 3 - Fecha de la transacción: Se registra la fecha en que se realizó la transacción bajo el formato

AAAA-MM-DD.

Columna 4 - Valor de la transacción en moneda original: Se registra, con dos (2) decimales, el monto exacto de la divisa que intervino en la transacción (sin ninguna conversión de moneda), bajo el formato #################.##. Columna 5 - Valor de la transacción en pesos: Se registra, con dos (2) decimales, el monto de la

transacción convertido a pesos según la tasa negociada en dicha operación. Para aquellas operaciones en que se reciben o entregan divisas (no monetización) se debe usar la T.C.R.M. vigente para el día en que TITULO I – CAPITULO DECIMO PRIMERO – Anexo IV Página 2 Instrucciones relativas a la administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo Circular Externa 026 de 2008 Junio de 2008 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA se realizó la operación. Las operaciones en divisas distintas al dólar de los Estados Unidos de América se deben convertir a dicha moneda empleando la tasa de conversión del día en que se realice la operación. Columna 6 - Tipo de moneda: Se registra la divisa que interviene en la operación, de acuerdo con los siguientes códigos: 2=Dólares, 5=Euros, 6=Libras esterlinas, 7=Bolívares, 8= Bolívar Fuerte, 9=Otro tipo de moneda. Columna 7 - Forma de pago: Se registra la forma de pago de la transacción de acuerdo con los siguientes códigos: 1=En efectivo, 2=En cheque, 3=Transferencia Interbancaria. Columna 8 - Tipo de Identificación: Se debe registrar el tipo de documento o dato de identificación de la persona o entidad que realiza la operación de transferencia, remesa, compra o venta de divisas en Colombia. Los códigos a utilizar son: 06=Carné Diplomático, 07=Sociedad Extranjera sin NIT en Colombia, 08=Fideicomiso, 11= Registro Civil de Nacimiento, 12=Tarjeta de identidad, 13=Cédula de Ciudadanía, 21=

Tarjeta de Extranjería, 22=Cedula de Extranjería, 31=NIT, 41=Pasaporte, 42=Tipo de Documento Extranjero, 00=Otro tipo de identificación. Columna 9 -Número de Identificación: Se debe registrar el número del documento o dato de identificación de la persona o entidad que realiza la operación en Colombia. En caso de ser una persona jurídica, incluir el dígito de verificación. Columna 10 - Primer apellido: Se registra el primer apellido de la persona natural con la cual se realiza la operación en Colombia. Columna 11 - Segundo Apellido: Se registra el segundo apellido de la persona natural con la cual se realiza la operación en Colombia. Columna 12 - Primer Nombre: Se registra el primer nombre de la persona natural con la cual se realiza la operación en Colombia. Columna 13 - Otros Nombres: Se registran otros nombres de la persona natural con la cual se realiza la operación en Colombia. Columna 14 - Razón Social: Se registra el nombre de la persona jurídica con la cual se realiza la operación en Colombia. Columna 15 - Dirección domicilio: Se registra la dirección de la persona natural o jurídica con la cual se realiza la operación en Colombia. Para la escritura de direcciones las entidades deben consultar el documento dispuesto en la página web: www.superfinanciera.gov.co en la sección Normativa/Índice de Reportes/Guías para el reporte de información/Documentos Técnicos, archivo “Diligenciamiento del campo de dirección”. Columna 16 - Departamento / Municipio: Se registra el departamento y municipio al que corresponde la dirección de la persona natural o jurídica con la cual se realiza la operación en Colombia, de acuerdo con la

codificación del Departamento Nacional de Estadística DANE. Tener en cuenta que Bogotá por ser distrito capital, tiene código especial de departamento y municipio = 11001. Columna 17 - Indicativo: Se registra el número del indicativo de la ciudad a la que pertenece el número telefónico de la persona natural o jurídica, sin incluir operadores (tener en cuenta el listado de Indicativos de Larga Distancia Nacional contenida en el directorio telefónico). En el caso de un teléfono celular en este campo se escribe el prefijo del operador. Columna 18 - Teléfono: Se registra el número completo del teléfono de la persona natural o jurídica con la cual se realiza la operación en Colombia, sin incluir indicativos, extensiones ni códigos de operadores. Columna 19 - Tipo de transacción: Se registra el numeral cambiario al que corresponde la transacción de acuerdo con la respectiva Circular Reglamentaria Externa del Banco de la República. En caso de que a una operación correspondan varios numerales, se debe reportar un registro por cada numeral. En el caso en que la transacción cambiaria sea una devolución, se deberá registrar el mismo numeral cambiario de la transacción inicial, colocando la aclaración en el campo “Detalles” (columna 33), la palabra “DEVOLUCION” (en mayúscula y sin tilde).

NOTA: Las columnas 20 a la 26 se deben diligenciar obligatoriamente cuando el remitente o beneficiario se encuentra en Colombia y son opcionales cuando el remitente o beneficiario se TITULO I – CAPITULO DECIMO PRIMERO – Anexo IV Página 3

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2008 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA encuentre en el exterior. Cuando el remitente o beneficiario se encuentre en el exterior es obligatoria la información del país extranjero. Columna 20 - Tipo de identificación del remitente/ beneficiario: Se registra la descripción del tipo de identificación de la persona natural o jurídica que remite la transferencia o la remesa desde el exterior hacia Colombia o de la persona natural o jurídica que recibe la transferencia o la remesa en el exterior. No es un código sino el nombre del tipo de documento Ejemplo: Cédula de ciudadanía. Columna 21 - Número de identificación del remitente/ beneficiario: Se registra el número de identificación de la persona natural o jurídica que remite la transferencia o la remesa desde el exterior hacia Colombia o de la persona natural o jurídica que recibe la transferencia o la remesa en el exterior. Columna 22 - Primer Apellido del remitente/ beneficiario: Se registra el primer apellido de la persona natural que remite la transferencia o la remesa desde el exterior hacia Colombia o de la persona natural que recibe la transferencia o la remesa en el exterior. Columna 23 - Segundo Apellido del remitente/ beneficiario: Se registra el segundo apellido de la persona natural que remite la transferencia o la remesa desde el exterior hacia Colombia o de la persona natural que recibe la transferencia o la remesa en el exterior. Columna 24 - Primer Nombre del remitente/ beneficiario: Se registra el primer nombre de la persona natural que remite la transferencia o la remesa desde el exterior hacia Colombia o de la persona natural que recibe la transferencia o la remesa en el exterior. Columna 25 - Otros Nombres del remitente/ beneficiario: Se registran otros nombres de la persona

natural que remite la transferencia o la remesa desde el exterior hacia Colombia o de la persona natural que recibe la transferencia o la remesa en el exterior. Columna 26 - Razón Social del remitente/ beneficiario: Se registra la razón social de la persona jurídica que remite la transferencia o la remesa desde el exterior hacia Colombia o de la persona jurídica que recibe la transferencia o la remesa en el exterior. Columna 27 - País: Se registra el código del país extranjero desde el cual se remite la transferencia o la remesa hacia Colombia o del país extranjero al cual se envía desde Colombia. Para el efecto se debe emplear el estándar ISO 3166, el cual se puede consultar en el documento dispuesto en la página web: www.superfinanciera.gov.co en la sección Normativa/Índice de Reportes/Guías para el reporte de información/Documentos Técnicos, archivo “Codificación País ISO 3166. Si es una operación de compra o venta de divisas a nivel nacional no se diligencia este campo, es decir NO se debe escribir CO ni dejar espacios en blanco. Columna 28 - Ciudad origen / destino: Registra el nombre de la ciudad en el exterior desde donde se remite o a donde se envía la transferencia o la remesa. Columna 29 - Entidad que tramita la transferencia o la remesa: Se registra el nombre completo de la entidad que se encarga de tramitar la transferencia o la remesa en el exterior. Corresponde a la entidad que remite o recibe la transferencia o la remesa. Columna 30 - Número de cuenta: Se reporta el número de la cuenta en Colombia donde se depositan o de donde se extraen los recursos para la operación (en el evento en que aplique).

Columna 31 - Actividad económica: Se registra la actividad económica de la persona o entidad que interviene en la operación en Colombia. Campo obligatorio para clientes de las entidades reportantes. Columna 32 - Ingreso mensual: Se reporta en pesos el ingreso mensual de la persona o entidad que interviene en la operación en Colombia, cliente bajo el formato #################.##. Campo obligatorio para clientes de las entidades reportantes Columna 33 - Detalles: Información adicional contenida en el registro de la operación.

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