SFC - Anexo Circular Externa 27 de 2018

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA

PARTE III

MERCADO DESINTERMEDIADO

TÍTULO IV

PROVEEDORES DE INFRAESTRUCTURA Y OTROS AGENTES

CAPÍTULO VI: CUSTODIOS DE VALORES

CONTENIDO

1. ÁMBITO DE APLICACIÓN

2. PROCESO DE AUTORIZACIÓN

3. ESTÁNDARES ESPECIALES APLICABLES A LOS SISTEMAS DEL CUSTODIO DE VALORES

4. OBLIGACIONES DEL CUSTODIO DE VALORES

5. CONTRATOS

6. SUB-CUSTODIA DE VALORES UBICADOS EN EL EXTERIOR

7. REGLAS RELATIVAS A LA ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS 7.1. Riesgo operativo 7.2. Riesgo de crédito 7.3. Riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo

8. DOCUMENTACIÓN

9. INFORMACIÓN A LOS CUSTODIADOS

10. ESTÁNDARES ESPECIALES PARA LOS PROVEEDORES DE INFRAESTRUCTURA DEL MERCADO DE VALORES

11. ÓRGANOS DE CONTROL 11.1. Revisoría fiscal 11.2. Órgano de control interno

12. Otras disposiciones PARTE III – TÍTULO IV – CAPÍTULO VI Circular Externa 027 de 2018 Diciembre de 2018

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA otros factores de riesgo operativo que se identifiquen en relación con dicho servicio, sin perjuicio de la responsabilidad del custodio respecto de la contratación del sub-custodio. 7.2. Riesgo de crédito Los custodios de valores que realicen transferencias temporales de valores de las que trata el numeral 3 del art. 2.37.1.1.3

del Decreto 2555 de 2010, deben ajustar sus sistemas de administración de riesgos, con el fin de establecer las políticas, mecanismos y/o procedimientos que les permitan evaluar y controlar la exposición a riesgo de crédito que tengan cuando obren como agente para la realización de operaciones de transferencia temporal de valores. En este sentido, el custodio debe incluir dentro de sus políticas de administración de riesgos, la forma cómo va a controlar la exposición al riesgo crediticio y el manejo de los derechos patrimoniales inherentes a los valores que se encuentren bajo su custodia, cuando ejecute órdenes individuales o genéricas de operaciones de transferencia temporal de valores, así como los procedimientos a seguir para la liquidación de los valores dados en garantía, en caso de presentarse un incumplimiento de las operaciones de transferencia temporal de valores. 7.3. Riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo Las sociedades fiduciarias que van a desarrollar las actividades de custodia de valores deben efectuar las modificaciones a las políticas, procedimientos y mecanismos, los cuales deben estar debidamente autorizados por la junta directiva, e incorporar los parámetros mínimos que en desarrollo de la actividad de custodia de valores deben atender para administrar el riesgo de lavado de activos y de financiación del terrorismo. De igual forma, de acuerdo con lo previsto en el Capítulo IV del Título IV de la Parte I de esta Circular, las sociedades fiduciarias que desarrollen la actividad de custodia de valores están obligadas a dar cumplimiento a las disposiciones aplicables a la administración del riesgo de lavado de activos y de financiación del terrorismo respecto de la relación que establezcan con sus clientes o custodiados no vigilados por la SFC.

Los administradores de FIC, de portafolios de valores de terceros, y de fideicomisos de inversión, según sea el caso, contratantes de la custodia de valores, siguen siendo responsables de cumplir con las disposiciones aplicables en materia de administración del riesgo de lavado de activos y de financiación del terrorismo respecto de sus clientes, responsabilidad que en consecuencia no le corresponde al custodio de los valores del respectivo vehículo de inversión administrado por otra entidad vigilada por parte de la SFC.

8. DOCUMENTACIÓN En materia de documentación los custodios de valores deben cumplir, como mínimo, con los siguientes requerimientos: 8.1. Llevar un registro ordenado de las instrucciones impartidas por el custodiado, que permita verificar la trazabilidad de la operación (fecha, hora, características de la operación, entre otros), el cual debe ser conservado por un término mínimo de 5 años, y mantenerlo a disposición del custodiado, de la SFC y de los organismos de autorregulación del mercado de valores a los cuales se encuentre afiliado el custodiado. En caso que la información sea objeto o soporte de una reclamación, queja o cualquier proceso de tipo de judicial, ésta debe ser conservada hasta el momento que sea resuelto. 8.2. Garantizar la trazabilidad y segregación en el acceso al flujo de información confidencial recibida en razón o con ocasión de los servicios prestados en desarrollo de la actividad de custodia de valores. En desarrollo de lo anterior, se deben establecer mecanismos que restrinjan el acceso a dicha información confidencial, para que sólo pueda ser usada por el personal autorizado que lo requiera exclusivamente para el desarrollo de la actividad de custodia de valores. 8.3. Conservar todas las comunicaciones que se realicen en desarrollo de la actividad de custodia de valores por un término

mínimo de 5 años, y debe mantenerlas a disposición del custodiado, de la SFC y de los organismos de autorregulación del mercado de valores a los cuales se encuentre afiliado el custodiado.

9. INFORMACIÓN A LOS CUSTODIADOS El custodio de valores debe como mínimo, en relación con el suministro de información dirigida a los custodiados, atender lo dispuesto en los numerales 8, 9, 11 y 24 del art. 2.37.2.1.4 del Decreto 2555 de 2010.

Los sistemas o mecanismos de información o consulta que disponga el custodio, ya sean propios o soportados en los mecanismos disponibles a través de los depósitos centralizados de valores o los sub-custodios, según el caso, deben permitir que el custodiado pueda acceder a la información sobre los movimientos y/o saldos de los valores objeto de custodia y del dinero asociado a las operaciones sobre dichos valores, de acuerdo con la periodicidad o frecuencia establecida en el respectivo contrato celebrado entre el custodio y el custodiado. Estos mecanismos de suministro de información y consulta deben cumplir estándares de seguridad y calidad que permitan asegurar la veracidad de la información entregada al custodiado y le faciliten a éste la realización de arqueos periódicos de manera automática.

10. ESTÁNDARES ESPECIALES PARA LOS PROVEEDORES DE INFRAESTRUCTURA DEL MERCADO DE VALORES Las entidades que interactúan con el custodio, en particular, las bolsas de valores, los sistemas de negociación de valores y de registro de operaciones sobre valores, los administradores de sistemas de compensación y liquidación de operaciones sobre valores, las cámaras de riesgo central de contraparte y los depósitos centralizados de valores, los sistemas de pagos,

los proveedores de precios para valoración y cualquier otro proveedor de infraestructura indispensable para el cumplimiento de la labor de custodia, deben ajustar sus procedimientos, mecanismos, sistemas, y todo aquello que se considere necesario, con el fin de facilitar y permitir al custodio interconectarse o acceder a la información que se requiera para el desarrollo de sus funciones, atendiendo en todo caso el cumplimiento de las normas y reglamentación aplicable a las funciones de cada proveedor de infraestructura. Los proveedores de infraestructura del mercado de valores deben realizar pruebas o ejercicios sobre la capacidad de sus sistemas para el cumplimiento de operaciones sobre los valores objeto de custodia, que permitan prever la

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Circular Externa 027 de 2018 Diciembre de 2018 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA interacción adecuada, segura y oportuna con las entidades que pretendan ser autorizadas para desarrollar esta actividad. Para tal efecto, deben establecer aspectos tales como: los procedimientos, metodologías, horarios, datos de prueba, mecanismos para el intercambio de información y sistemas, o entornos de prueba que permitan simular razonablemente la operatividad de sus sistemas con la participación de los custodios. Las pruebas deben ser integrales y permitir el adecuado flujo de información entre los proveedores de infraestructura que participan en la cadena de valor y los custodios, para dar seguridad sobre el funcionamiento de los servicios obligatorios, complementarios y especiales, así como el proceso de compensación y liquidación de operaciones en el mercado. Para tal efecto, los proveedores de infraestructura definirán el ambiente de prueba que permita, de manera

continua, la simulación de una operación desde que se ingresa e inicia la ejecución de una orden o registro de operaciones en el respectivo sistema, hasta la culminación de la operación. Se debe dejar constancia o registro de la ejecución, desempeño y cumplimiento de las pruebas que se hayan surtido, antes del inicio de la prestación de los servicios para custodios.

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