SFC - Anexo Circular Externa 28 de 2018 (1)

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA Los extractos se deben remitir dentro de los 15 días hábiles siguientes a la publicación por parte de la SFC de la rentabilidad mínima con corte al cierre de cada trimestre (marzo 31, junio 30, septiembre 30 y diciembre 31). En aquellos eventos en que una sociedad administradora ofrezca a sus afiliados la remisión de extractos que comprendan períodos inferiores a un trimestre, debe dejar expresa constancia en el reglamento del fondo, de la periodicidad y del plazo dentro del cual serán enviados. En aquellos eventos en que los extractos sean devueltos durante 2 períodos consecutivos porque la dirección que el afiliado o pensionado indicó expresamente para el recibo de correspondencia no es la correcta, la sociedad administradora debe adelantar las gestiones pertinentes para ubicar al afiliado y corregir la dirección, con el fin de dar cumplimiento a las disposiciones señaladas en el subnumeral 1.2 precedente. Hasta tanto sea corregida la dirección del afiliado, la administradora debe mantener, a disposición del afiliado o pensionado, los respectivos extractos. Los extractos remitidos a aquellos afiliados que ingresaron a un tipo de fondo como consecuencia del traslado de otra administradora de cualquier régimen, durante el período del extracto, éste debe ir acompañado de un documento que contenga la historia laboral del afiliado, indicando el número de semanas cotizadas (o tiempo de servicios prestados, según corresponda) al SGP y, por cada período cotizado, la identificación del empleador, de la administradora en la que se efectuaron las cotizaciones, el período correspondiente, el salario base de cotización y el valor de las cotizaciones

obligatorias (en el caso de las cotizaciones en el RAIS, las mismas se refieren a lo abonado en la cuenta individual). En todo caso, con corte al 30 de junio y 31 de diciembre, la historia laboral de los afiliados a que se refiere el párrafo anterior debe quedar a disposición de los mismos para consulta a través de la página de Internet de la respectiva entidad, dentro de los plazos previstos para la remisión de los extractos, en los que debe informar sobre este aspecto, indicando el procedimiento a seguir para dicha consulta. En la citada publicación se debe informar al afiliado que cuando lo solicite por cualquier medio verificable, la historia laboral le puede ser remitida por correo físico a la dirección que indique. Para el efecto, la entidad tendrá un plazo para la remisión de la misma de 15 días hábiles contados a partir de la recepción de la solicitud. En aquellos eventos en que la sociedad administradora no publique la historia laboral de los afiliados para su consulta a través de la página de Internet, debe remitirla por correo físico, dentro de los plazos previstos en el inciso anterior. 1.2.2. Contenido mínimo de los extractos Los extractos periódicos que remitan las sociedades administradoras del RAIS, deben contener como mínimo la información descrita en las proformas B.6000-14 y B.6000-15 de los Anexos 1 y 4 del presente Capítulo. 1.2.3. Medio y dirección a la cual deben remitirse los extractos periódicos De conformidad con el artículo 2.6.10.4.1 del Decreto 2555 de 2010, los extractos deben remitirse por cualquier medio electrónico, sin perjuicio que los afiliados pueden solicitar el envío mediante correo físico, caso en el cual el

extracto debe remitirse a la dirección de correspondencia registrada en la respectiva AFP. En el caso que no sea posible enviar el extracto por medio electrónico, la Administradora debe enviarlo mediante correo físico hasta tanto sean actualizados los datos de contacto del afiliado. La utilización del correo físico para el envío de los extractos a afiliados y pensionados sólo puede darse respecto de los afiliados o pensionados que lo consientan de manera expresa. 1.2.4. Las entidades administradoras deben mantener en su página web un documento en el cual se explique de manera sencilla el significado de la información contenida en el extracto de afiliados. 1.3. Comisiones de los fondos de pensiones obligatorias 1.3.1. Comisión por administración aportes obligatorios 1.3.1.1. Determinación de la comisión por administración. Las entidades que administren fondos de pensiones obligatorias pueden determinar libremente el componente de comisión de administración de aportes obligatorios calculado sobre el ingreso base de cotización, al igual que la periodicidad de su cobro dentro del año calendario, con sujeción al límite de tasa previsto en el art. 20 de la Ley 100 de 1993, modificado por la Ley 797 de 2003. Por tanto, la tasa que se cobre a los afiliados por conceptos de seguros previsionales para pensión de invalidez y pensión de sobrevivientes y comisión de administración de aportes obligatorios calculado sobre el ingreso base de cotización, no puede exceder del 3% de la base de cotización. 1.3.1.2. Término de duración de la metodología para determinar la comisión. La metodología para la determinación del componente de comisión de administración calculado sobre el ingreso base de cotización debe mantenerse por un término

no inferior a 1 año, con excepción de aquellos casos en los cuales la entidad reduzca el valor de la comisión. El término antes señalado debe establecerse en relación con todos los afiliados al fondo y no en forma individual, independientemente de la fecha de vinculación de cada afiliado. Una vez transcurrido el término antes señalado, o el período que la entidad haya estipulado si éste es mayor, puede modificarse el componente de comisión de administración calculado sobre el ingreso base de cotización así como la periodicidad para su cobro, para lo cual se debe atender el siguiente procedimiento: 1.3.1.3. Informar a cada afiliado con una antelación no inferior a 15 días hábiles respecto de la fecha en que vayan a surtirse dichas modificaciones, mediante comunicación dirigida a la última dirección registrada. 1.3.1.4. En la comunicación que la entidad remita al afiliado debe expresar la periodicidad de cobro de la comisión, el componente de comisión de administración que se calculará sobre el ingreso base de cotización, así como la fecha a partir de la cual deben empezar a regir las modificaciones correspondientes. 1.3.1.5. Los cambios introducidos en la metodología de cálculo de la comisión deben ser informados con la misma antelación a la SFC.

PARTE II – TÍTULO III – CAPÍTULO II PÁGINA 2

Circular Externa 028 de 2018 Diciembre de 2018