SFC - Anexo Circular Externa 28 de 2019 (3)

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA

ANEXO No. 1

INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE LAS COMUNICACIONES DIRIGIDAS A LA SUPERINTENDENCIA

FINANCIERA DE COLOMBIA

1. Principios básicos El manejo de la correspondencia dirigida a la SFC debe cumplir las siguientes reglas: 1.1. Todo documento dirigido a esta entidad, independientemente de la forma de envío, debe ser radicado en el Grupo de Correspondencia. 1.2. Toda comunicación debe tratar sobre un sólo trámite. En consecuencia, si la correspondencia se refiere a un asunto que ha sido previamente radicado, se debe asignar a ésta el número de radicación anterior. 1.3. Toda documentación que se radique ante la SFC debe ser firmada por quienes actúen como representantes legales o apoderados debidamente constituidos por las entidades y, eventualmente, por los revisores fiscales cuando así se requiera.

2. Presentación de la información Todas las comunicaciones enviadas a la SFC deben tener los datos necesarios para la radicación de entrada, los cuales deben estar citados en la referencia, tal como se indica a continuación: 2.1. Referencia 2.1.1. Número de radicación anterior con derivado, si existe. (Ver numeral 2.2). 2.1.2. Código del tipo de entidad, código y nombre o sigla de la entidad. 2.1.3. Código y nombre del trámite. 2.1.4. Código y nombre de la actividad. 2.1.5. Con (Sin) anexos, según el caso.

En todos los procesos, al radicarse un documento, el sistema generará un rótulo que contendrá los datos de la referencia.

2.2. Número de Radicación El número de radicación será asignado a cada documento registrado en la entidad de forma consecutiva, y se reflejará en el rótulo que se adhiera a la comunicación radicada. Dicho número se encuentra compuesto por una raíz y un derivado: Raíz Derivado 2005000285 - 000 La raíz, conformada por los diez primeros dígitos, identifica el asunto desde el momento mismo en que se origina y es el único dato que permite conocer la ruta seguida por un trámite. El derivado, un número consecutivo de tres dígitos, se asocia al número de actividades radicadas en los procesos de entrada, traslado (entre dependencias) o salida del trámite. En la referencia, siempre debe citarse el número de radicación impreso en el rótulo adhesivo del documento anterior enviado por o a la SFC, o el número señalado en las circulares externas que indiquen la remisión de información, dependiendo del caso. Si la comunicación no lleva número de radicación anterior se entiende que no tiene antecedentes y que se está dando entonces origen a un nuevo trámite. 2.3. Código de Entidad Número asignado para identificar el tipo y código del remitente del trámite. 2.3.1 Código de trámite Número asignado para identificar el asunto que el remitente adelanta o solicita ante la SFC. La codificación actualizada de los trámites que se adelantan ante la SFC podrá ser consultada en línea, a través de la página web de la entidad. Todo documento deberá hacer referencia a un trámite, es decir, a un sólo asunto especifico, con el fin de poder identificarlo y controlarlo. El sistema asigna automáticamente la dependencia encargada de atenderlo.

2.3.2. Código de Actividad Número asignado a cada una de las tareas necesarias para llevar a cabo un asunto desde su inicio hasta su finalización. Cada actividad radicada genera un derivado, soportada con algún documento (Cartas, Oficios, Memorandos, Proformas) (ver numeral 2.7 Codificación de Actividades). Corresponde a las entidades vigiladas, en la radicación de toda respuesta que emitan y que se encuentre asociada al proceso de “Atención de Quejas o Reclamos Contra Entidades Vigiladas”, indicar en la referencia de la misma, alguno de los siguientes 3 Tipos Documentales: (i) Respuesta a Requerimiento CF-T; (ii) Respuesta a Requerimiento CF-P; o (iii) Respuesta a Requerimiento CF-N, de acuerdo con la descripción señalada en el numeral 2.7 del presente Anexo.

PARTE I - TÍTULO IV - CAPÍTULO II - ANEXO 1

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Diciembre de 2019 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA 2.3.3. Anexos En la referencia se debe especificar si la comunicación tiene o no anexos. 2.3.4. Folios Toda comunicación que se vaya a radicar deberá venir debidamente foliada con la indicación en cada página del número respectivo, utilizando para ello el formato “Página X de Y”. 2.4. Ejemplos. 2.4.1. Ejemplo para el diligenciamiento de la correspondencia dirigida a la Superintendencia Financiera. Ciudad, fecha Señor(a) Nombre Cargo

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA

Calle 7ª. No. 4-49

Bogotá, D.C.

REFERENCIA: 2005000225-001 (Número de radicación anterior) 1 - 70 ENTIDAD FICTICIA (Identificación de la Entidad ) 30 ESTADOS FINANCIEROS INTERMEDIOS (Código y nombre del trámite) 36 RESPUESTA A REQUERIMIENTOS (Código y nombre de la actividad)

CON ANEXOS

Apreciado (apelativo)

TEXTO: FIRMA, NOMBRE Y CARGO Página X de Y” 2.5. Número de copias Se radica el original y una copia del documento enviado a la SFC, haciendo entrega al remitente de la copia radicada, cuando es recibido por ventanilla. 2.6. Recomendaciones Para todos los efectos, se deberá utilizar ante la SFC, la codificación establecida por la entidad para la identificación de los trámites. Es importante tener en cuenta que con ocasión de la fusión de las Superintendencias Bancaria y de Valores algunos códigos de trámites y actividades fueron modificados; por tal razón, estos deben ser verificados a través de la página web de la entidad.

En toda comunicación a la SFC, los datos estándares deben estar debidamente referenciados. Los errores más comunes en la correspondencia son los siguientes: - No se relaciona o se relaciona mal el número de radicación anterior. - Se relaciona el mismo número de radicación para diferentes trámites presentados ante la entidad, cuando el mismo corresponde a un trámite nuevo. - No se identifica correctamente el trámite o la actividad. - Se diligencian dos o más asuntos en la misma comunicación. Teniendo en cuenta lo anterior, cuando se vaya a radicar un documento, el operario de la ventanilla revisará el contenido de

la referencia. En caso de detectar algún error o inconsistencia en la correspondencia, se lo hará saber al portador del documento para que se comunique con la respectiva entidad vigilada y aclare o corrija el error o inconsistencia. Por consiguiente, es necesario que las personas naturales o jurídicas que se comunican con la SFC adopten mecanismos internos que garanticen un adecuado diligenciamiento de los documentos enviados a esta Entidad, especialmente en lo que tiene que ver con la referencia de los mismos. 2.7 Codificación de Actividades

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE USO

EXCLUSIVO DE LA SFC 1 Acuso Recibo Utilizada para informar al remitente que su comunicación ha sido X recibida y se encuentra en proceso de respuesta. 2 Desistimiento Utilizada para informar el desistimiento de una solicitud.

PARTE I - TÍTULO IV - CAPÍTULO II - ANEXO 1

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Diciembre de 2019 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA 9 Concepto / Evaluación / Actividad utilizada entre dependencias, para solicitar un concepto, X Estudio una evaluación o un estudio, a otra(s) dependencia(s). Se debe esperar respuesta con la actividad 35 Respuesta a Concepto / Evaluación / Estudio. 21 Notificación / Utilizada para informar a un tercero (entidad vigilada, funcionario, X Comunicación público en general) sobre un acto administrativo emanado de la Superintendencia Financiera. 28 Recurso Se utiliza para la presentación de los recursos interpuestos por las entidades vigiladas, los particulares y funcionarios de la Superintendencia Financiera sobre un acto administrativo. 31 Remisión de Información Utilizada para el envío de documentos a nivel informativo y que no

y/o Ajustes requiere respuesta final. 33 Requerimientos Utilizada para efectuar requerimientos de información, solicitar X explicaciones o formular glosas, según el caso; una vez estudiada la información presentada por una entidad vigilada, un particular, un funcionario, o una dependencia de la Superintendencia. 35 Respuesta a Concepto / Es respuesta a una solicitud de Concepto / Evaluación / Estudio X Evaluación / Estudio entre dependencias. 36 Respuesta a Utilizada para dar respuesta a los requerimientos de la Requerimientos Superintendencia, diferentes a los trámites asociados al Proceso de Atención de quejas o reclamos contra entidades vigiladas. 37 Respuesta a Solicitud de Utilizada para dar respuesta positiva, a una solicitud de prórroga X Prórroga Positiva presentada por parte de las entidades vigiladas u otro particular. Mantiene el trámite en estado vigente 38 Respuesta a Solicitud Utilizada para dar respuesta negativa, a una solicitud de prórroga X Prórroga Negativa presentada por parte de las entidades vigiladas u otro particular. Mantiene el trámite en estado vigente 39 Respuesta Final-E a favor Utilizada por ésta Superintendencia para dar finalización a un X de la entidad trámite mediante una respuesta. 40 Respuesta Final-P a favor Utilizada por ésta Superintendencia para finalizar un trámite X del peticionario mediante respuesta a favor del peticionario. 46 Solicitud de Prorroga Utilizada con el fin de solicitar la ampliación de los plazos fijados por la Superintendencia para dar respuesta a los trámites adelantados por parte de las entidades sujetas a su control, inspección y vigilancia u otro particular. Mantiene el trámite en estado vigente.

47 Prórroga salida Utilizado por la Superintendencia para prorrogar el término de X respuesta a una consulta, solicitud o petición, dirigida al respetivo cliente. 50 Solicitud / Presentación Da inicio a todo trámite presentado ante la Superintendencia. Se debe solamente cuando no exista número de radicación anterior. 51 Replica a Una Solicitud Utilizada para reiterar una solicitud realizada por las entidades vigiladas o por un particular. 57 Pago de multa Utilizado por las entidades para manejar aspectos relacionados con pagos de multas. 60 Traslado de Competencia Utilizada para efectuar el traslado de un trámite que, por razones X de las funciones que allí se desarrollan, le corresponde conocer el contenido del trámite para su diligenciamiento y/o autorización. El trámite queda bajo responsabilidad de quien lo recibe. 61 Pliego de cargos Utilizado por ésta Superintendencia con el objeto de formular X pliegos de cargos. 62 Solicitud Entidades de Utilizada para efectuar solicitudes de documentos a entes de Control control, dentro de un trámite en desarrollo. 70 Interrupción de Términos Utilizada para interrumpir los plazos fijados por un ente judicial X Judiciales para dar respuesta a un requerimiento o solicitud. 90 Anulado X 150 Queja Exprés Se utiliza de manera exclusiva por esta Superintendencia para X identificar un procedimiento especial asociado al trámite de quejas y Habeas Data quejas contra entidades vigiladas que atiende el subproceso de Protección al Consumidor Financiero, en el que, previo análisis (según el tipo de entidad, naturaleza o tipología del asunto), esta Superintendencia da

traslado a la entidad vigilada de las quejas interpuestas por los consumidores financieros, cuando se advierta que los asuntos pueden ser atendidos en un tiempo inferior al otorgado en un PARTE I - TÍTULO IV - CAPÍTULO II - ANEXO 1

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Diciembre de 2019 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA requerimiento normal. La respuesta que suministre la entidad vigilada debe darse dentro del plazo otorgado, cumplir la normatividad aplicable al caso y acatar lo señalado en el Proceso de “Atención de quejas o reclamos contra entidades vigiladas”. 151 Respuesta a Se utiliza por la entidad vigilada, cuando la respuesta asociada al Requerimiento CF-T trámite de quejas y Habeas Data quejas contra entidades vigiladas que atiende el subproceso de Protección al Consumidor Financiero, resuelve o atiende favorablemente de manera total (T) lo solicitado por el consumidor financiero (CF). 153 Respuesta a Se utiliza por la entidad vigilada, cuando la respuesta asociada al Requerimiento CF-P trámite de quejas y Habeas Data quejas contra entidades vigiladas que atiende el subproceso de Protección al Consumidor Financiero, resuelve o atiende favorablemente de manera parcial (P) lo solicitado por el consumidor financiero CF (CF). 154 Respuesta a Se utiliza por la entidad vigilada, cuando la respuesta asociada al Requerimiento CF-N trámite de quejas y Habeas Data quejas contra entidades vigiladas que atiende el subproceso de Protección al Consumidor Financiero, no resuelve o atiende favorablemente (N), ni total ni parcialmente, lo solicitado por el consumidor

financiero (CF).

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