SFC - Anexo Circular Externa 28 de 2021

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA 1.4 Reglas especiales para la apertura de cuentas para el manejo de los recursos de las campañas políticas 1.4.1. Conforme a lo establecido en el subnumeral 1.1. del presente Capítulo, las entidades vigiladas deben abstenerse de abusar de su posición contractual y evitar incurrir en prácticas que, conforme a causales subjetivas, impidan el acceso a los productos y servicios ofrecidos. Adicionalmente, las entidades vigiladas deben establecer los requisitos para la apertura de cuentas únicas para el manejo de los recursos de campañas electorales las cuales deben atender las reglas contenidas en el subnumeral 4.2.2.2.1.7. del Capítulo IV Título IV Parte I de la CBJ relacionadas con el SARLAFT, deben fijarse conforme a los principios de igualdad y proporcionalidad y ser de conocimiento de sus funcionarios. La anterior información debe ser publicada en un lugar visible y de fácil acceso en la página web de la entidad, referenciando el marco normativo aplicable al otorgamiento de este tipo de cuentas. En adición a lo anterior, las entidades deben publicar en su página web, el modelo de contrato de cuenta única para el manejo de los recursos de campañas electorales para que sea de conocimiento del consumidor financiero. En concordancia con esta disposición, tratándose de la apertura de la cuenta única para el manejo de los recursos de las campañas políticas a que se refiere el artículo 25 de la Ley 1475 de 2011, las entidades deben evitar la solicitud de requisitos excesivos o desproporcionados, y cuentan un plazo máximo de 5 días hábiles para pronunciarse de forma

definitiva respecto de la solicitud de apertura de la referida cuenta. 1.4.2 Las entidades vigiladas deben mantener a disposición de esta Superintendencia y del Consejo Nacional Electoral la siguiente información respecto de las solicitudes de apertura de cuentas únicas para el manejo de los recursos de las campañas electorales: i) la fecha de la solicitud de apertura de la cuenta única, ii) fecha en la que el solicitante cumplió con la entrega de la totalidad de la documentación requerida por la entidad vigilada y en caso de que el solicitante no haya aportado la documentación necesaria, señalarlo de manera expresa, iii) la identificación y nombre del solicitante, y iv) la decisión adoptada por la entidad vigilada respecto de dicha solicitud. Adicionalmente, en caso de que la entidad vigilada niegue la solicitud, se deberá incluir la causal objetiva que fundamentó la decisión. 1.4.3. Las entidades vigiladas deben disponer de un canal especial de atención al público a través del cual se tramiten y resuelvan las inquietudes y consultas relacionadas con la apertura de cuentas únicas. En adición a lo anterior, las entidades vigiladas deben publicar, en un lugar visible y de fácil acceso en su página web y en su red de oficinas, la información clara y actualizada sobre este canal y la forma como operará el mismo. 1.5. Medidas preventivas para el manejo los recursos públicos a través de canales transaccionales por parte de los Entes Territoriales y Empresas Sociales del Estado (ESE). Con el propósito de fortalecer la gestión del riesgo operativo asociado al manejo de las cuentas de los Entes Territoriales y de las Empresas Sociales del Estado (ESE) es necesario que los Establecimientos de Crédito suministren información a los

alcaldes, gobernadores y gerentes públicos, y a los demás funcionarios que se encuentren autorizados para manejar los recursos públicos en las mencionadas cuentas, sobre las características y condiciones de los productos y servicios contratados, las funciones de los aplicativos de las entidades (perfiles de usuarios, opciones de consulta, etc.). Así mismo deberán informar acerca de los requisitos de seguridad implementados para la realización de operaciones de consulta, pagos y trasferencias entre otras, en particular los siguientes. 1.5.1. Procedimientos definidos para registrar las direcciones IP fijas desde las cuales operaran, cuando ello sea posible. 1.5.2. Mecanismos de autenticación fuerte (OTP, Biometría, certificados digitales, entre otros) ofrecidos por el establecimiento de crédito para la realización de operaciones. 1.5.3. Opciones dispuestas en el portal transaccional para administrar las cuentas de recursos públicos con el fin de implementar una estricta segregación de funciones que garantice la independencia entre los funcionaros que registran las operaciones los que las autorizan. 1.5.4 Políticas establecidas para la administración de usuarios y claves (contraseñas). 1.5.5. Procedimientos definidos para la personalización efectiva de las condiciones para la realización de las operaciones financieras (montos, cantidad, horarios -días y horas hábiles-, entre otros). 1.5.6. Procedimientos y mecanismos para registrar oportunamente el cambio de los números telefónicos o correos electrónicos donde se notifican las operaciones realizadas. 1.5.7. Canales y mecanismos establecidos para alertar las operaciones desconocidas y para presentar las quejas o reclamaciones sobre las operaciones repudiadas.

1.5.8. Capacitación que se debe impartir a los funcionarios encargados de realizar las operaciones sobre las medidas de seguridad que deben acoger. 1.5.9. Medidas que se deben adoptar sobre los equipos donde se realizan las operaciones, después de identificar transacciones no autorizadas. En adición, tratándose de cambios de administración y procesos de empalme entre las Entidades Territoriales y las Empresas Sociales del Estado (ESE) y las administraciones salientes, los Establecimientos de Crédito deben adoptar como mínimo las siguientes medidas: 1.5.10. Suministrar toda la información requerida por la Entidad Territorial y la ESE para la conciliación de la totalidad de las cuentas. 1.5.11. Establecer medidas que ayuden a evitar inconvenientes operativos en el uso de los recursos públicos derivados del proceso de transición, por ejemplo, por el cambio de firmas y bloqueo de usuarios. Las medidas deben ser previamente informadas a la Entidad Territorial y ESE. 1.5.12. Revisar y, si es necesario, ajustar los procedimientos internos para los trámites de apertura, cancelación, cambio de firmas de cuentas de ahorro o corrientes o de administradores de estas, establecidos para el manejo de los recursos propios y especiales, con el fin de mantener el adecuado registro y control de las cuentas. 1.5.13. Optimizar los mecanismos de monitoreo de transacciones inusuales. 1.5.14. Capacitar a los nuevos administradores de las cuentas sobre los productos, canales y los mecanismos de seguridad para la protección de los recursos.

PARTE I - TÍTULO III – CAPÍTULO I

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