SFC - Anexo Circular Externa 29 de 2014 Parte 1 Titulo 4 (2)

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA

PARTE I

INSTRUCCIONES GENERALES APLICABLES A LAS ENTIDADES VIGILADAS

TÍTULO IV

DEBERES Y RESPONSABILIDADES

CAPÍTULO II: ACTUACIONES ANTE LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA

CONTENIDO

1. POSESIÓN DE CARGOS DE DIRECCIÓN Y CONTROL 1.1. Cargos en los que se requiere posesión ante la SFC 1.2. Eventos en los que no se requiere de nueva posesión 1.3. Funciones del responsable del trámite de posesión 1.4. Reglas relativas al trámite de posesión 1.5. Situaciones que ponen fin al ejercicio de los cargos que requieren posesión ante la SFC 1.6. Posesión del revisor fiscal 1.7. Posesión e información que deben suministrar las entidades vigiladas a la SFC sobre el Defensor del Consumidor

Financiero - DCF

2. CAMBIOS DE DOMICILIO 2.1. Información a remitir 2.2. Suministro de información posterior a la desvinculación de la entidad 2.3. Información sobre antecedentes 2.4. Dirección de notificación para actuaciones específicas

3. DERECHO DE PETICIÓN

3.1. Procedencia 3.2. Requisitos 3.3. Verificación de requisitos 3.4. Presentación y radicación 3.5. Peticiones verbales 3.6. Desistimiento 3.7. Término para resolver las peticiones 3.8. Interrupción o suspensión de términos 3.9. Atención prioritaria 3.10. Peticiones reiteradas, oscuras e irrespetuosas

4. APODERADOS 4.1. Actuaciones que incluyan actos de apoderamiento

4.2. Trámite

5. RECURSOS EN LA VÍA GUBERNATIVA 5.1. Procedencia 5.2. Oportunidad y presentación

6. SOLICITUDES EN ACTUACIONES EN CURSO

7. TRASLADOS POR FALTA DE COMPETENCIA

8. RECHAZO DE SOLICITUD DE INFORMACIÓN RESERVADA 8.1. Inoponibilidad de la reserva 8.2. Información personal

9. FUNCIONARIOS ENCARGADOS DE AUTORIZAR LA CONSULTA DE DOCUMENTOS Y LA EXPEDICIÓN DE

COPIAS O FOTOCOPIAS

10. INFORMACIÓN GENERAL 10.1. Pago de fotocopias

11. QUEJAS

11.1. Procedencia 11.2. Requisitos 11.3. Términos 11.4. Trámite de las quejas 11.5. Quejas por mal funcionamiento de los servicios de la SFC

12. REGLAS RELATIVAS A LA EXPEDICION DE CERTIFICACIONES POR PARTE DE LA SFC 12.1. Dependencia responsable 12.2. Certificaciones que debe expedir la SFC 12.3. Trámite para la solicitud de certificaciones

PARTE I – TÍTULO IV – CAPÍTULO II

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA

PARTE I – TÍTULO IV – CAPÍTULO II

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA

PARTE I

INSTRUCCIONES GENERALES APLICABLES A LAS ENTIDADES VIGILADAS

TÍTULO IV

DEBERES Y RESPONSABILIDADES

CAPÍTULO II: ACTUACIONES ANTE LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA

1. POSESIÓN DE CARGOS DE DIRECCIÓN Y CONTROL 1.1. Cargos en los que se requiere posesión ante la SFC En cumplimiento a lo dispuesto en los arts. 45 B numeral 3, 73 numeral 3, 74 numeral 4, 79 numeral 3 y 326 numeral 2 literal g., del EOSF, art. 22 de la Ley 964 de 2005, art. 21 de la Ley 45 de 1990, art. 40 de la Ley 454 de 1998, art. 18 de la Ley 1328 de 2009, y arts. 11.2.1.5.1, 2.19.1.1.11, 4.1.1.1.11 y 2.34.2.1.2 del Decreto 2555 de 2010, entre otros, deben tomar posesión del cargo para el cual sean designados las siguientes personas: 1.1.1. Los representantes legales, principales y suplentes de las entidades vigiladas, con excepción de aquellos designados por el Presidente de la República. 1.1.2. Miembros de junta directiva, consejo directivo o de administración, principales y suplentes de las entidades vigiladas, con excepción de aquellos designados por el Presidente de la República o su delegado. 1.1.3. Los representantes de las oficinas de representación de instituciones financieras, reaseguradoras y del mercado de valores del exterior. 1.1.4. Los representantes designados para Colombia de las instituciones financieras, de reaseguradoras o del mercado de valores del exterior que decidan acogerse a las excepciones establecidas en los numerales 7 y 8 del art. 4.1.1.1.3 del

Decreto 2555 de 2010. 1.1.5. Los revisores fiscales, principales y suplentes, de las entidades vigiladas. 1.1.6. Los oficiales de cumplimiento para la prevención de lavado de activos, principales y suplentes, de las entidades vigiladas. 1.1.7. Los representantes o delegados de los funcionarios públicos que por disposición legal deban hacer parte de una junta directiva, consejo directivo o de administración de alguna entidad vigilada, con excepción de aquellos designados por el Presidente de la República o su delegado. 1.1.8. Los defensores del consumidor financiero, principales y suplentes, de las entidades vigiladas. 1.1.9. Los apoderados en el país de los bancos o compañías de seguros del exterior ampliamente autorizados para que los represente, con todas las facultades legales, en desarrollo de la actividad de las sucursales. Para el ejercicio válido de los anteriores cargos se requiere la designación junto con la posesión ante esta Entidad. En tal virtud, el ejercicio de cualquier cargo sin haber tomado posesión del mismo, cuando las normas aplicables así lo exijan dará lugar a las sanciones correspondientes, sin perjuicio de que por este sólo hecho la SFC se abstenga de autorizar la posesión. Los funcionarios públicos que por disposición legal deban hacer parte de una junta o consejo directivo de alguna entidad vigilada y que ejerzan personalmente dicha función no requieren adelantar el trámite de posesión. En todo caso, corresponde al responsable del trámite de posesión a que se refiere el subnumeral 1.3 del presente Capítulo informar tal situación a la SFC. En el evento en que los funcionarios públicos no ejerzan personalmente dicha función, sus

representantes o delegados se entienden posesionados solamente con el cumplimiento de los requisitos de los subnumerales 1.3.1 y 1.3.2 presente Capítulo, y la confirmación de recibo por parte de la SFC, la cual debe ser comunicada al responsable del trámite a través del Grupo de Registro. De conformidad con lo dispuesto en el inciso 2, numeral 2 del art. 74 del EOSF, los gerentes de sucursales no deben adelantar el trámite de posesión ante la SFC y la certificación de su representación se sujeta a lo dispuesto en el régimen general de sociedades. Igualmente, los representantes designados exclusivamente para adelantar funciones judiciales, es decir, para actuar ante las autoridades jurisdiccionales, no requieren de posesión ante esta Entidad. 1.2. Eventos en los que no se requiere de nueva posesión No se requiere adelantar nuevamente el trámite de posesión en los casos de reelección de revisor fiscal, miembros de junta directiva, consejo directivo o de administración, oficial de cumplimiento para la prevención del lavado de activos, representante legal, principal o suplente y defensor del consumidor financiero, principal o suplente. Lo anterior aplica siempre que la persona sea reelegida para el ejercicio del mismo cargo con independencia de la condición de principal o suplente. En esos casos, corresponde al responsable del trámite de posesión de la entidad informar tal situación a la SFC dentro de los 45 días corrientes siguientes a la ocurrencia del hecho mediante el diligenciamiento de la proforma electrónica “Hoja de vida” de la página de internet de esta Superintendencia, junto con la actualización de la hoja de vida. El mismo

procedimiento debe efectuarse cuando ocurra el cambio de la condición de suplente a principal. 1.3. Funciones del responsable del trámite de posesión El secretario general o vicepresidente jurídico de la entidad vigilada, o en su defecto, en aquellas entidades que no cuenten con dichos cargos, un representante legal principal designado expresamente para tal efecto por la junta directiva, es la persona responsable de: PARTE I – TÍTULO IV – CAPÍTULO II PÁGINA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA 1.3.1. Exigir al postulado la información que soporta su trayectoria e idoneidad profesional y moral, con el fin de proceder a la revisión y posterior incorporación de los datos exigidos en la proforma “Hoja de Vida”, certificando la coincidencia de la información con los documentos aportados. 1.3.2. Diligenciar en su integridad la proforma electrónica “Hoja de Vida” de acuerdo con su correspondiente instructivo. 1.3.3. Firmar electrónicamente la proforma “Hoja de vida” y transmitirla vía electrónica a la SFC. 1.3.4. Conservar un ejemplar físico del trámite de posesión, debidamente firmado por él y el postulado, en los términos previstos en la ley para la conservación de documentos. 1.3.5. Archivar y custodiar la documentación que soporta el diligenciamiento de la proforma “Hoja de vida”, de acuerdo con las normas que regulan los términos y plazos para la conservación de documentos. Una vez firmada y transmitida la proforma a la SFC por el responsable del trámite de posesión, se entiende que él mismo

hace constar que la información allí consignada fue revisada, coincide con los documentos suministrados por el postulado y que éstos reposan en los archivos de la entidad. Es deber del responsable del trámite de posesión garantizar en todo momento la confidencialidad de la información que conozca en desarrollo de sus funciones. 1.4. Reglas relativas al trámite de posesión Es deber de cada entidad vigilada, a través del funcionario responsable del trámite de posesión en los términos previstos en el subnumeral anterior, solicitar ante la SFC la posesión dentro de los 45 días corrientes siguientes a la fecha de designación del respectivo aspirante. Vencido tal plazo sin que se haya presentado la solicitud de posesión, es necesario que el órgano nominador correspondiente ratifique la designación del aspirante para surtir el trámite. Para el efecto se adelantará vía electrónica el siguiente procedimiento: 1.4.1. Previa la revisión y verificación respectiva, el responsable del trámite debe diligenciar en su integridad la proforma “Hoja de vida”, disponible en la página web de la SFC. 1.4.2. Una vez diligenciada la mencionada proforma, corresponde al responsable del trámite firmarla electrónicamente con un certificado digital emitido por una entidad de certificación digital abierta debidamente autorizada por la Superintendencia de Industria y Comercio, y transmitirla a la SFC. Transmitida la proforma, se entiende que el responsable del trámite ha revisado la información aportada, por lo tanto no se pueden hacer modificaciones a la misma, salvo autorización expresa de la SFC. Con dicha transmisión se entiende iniciado formalmente el trámite de posesión. La información suministrada por el

postulado se entiende bajo la gravedad de juramento. 1.4.3. La entidad debe recibir un registro electrónico con el número asignado al trámite. De la proforma diligenciada debe conservarse en la entidad un soporte físico debidamente suscrito por el responsable del trámite y por el postulado. Con el número asignado se puede hacer el seguimiento al estado del trámite a través de la página web. 1.4.4. En el evento de existir inconsistencias en la información consignada en la proforma, se debe requerir al responsable del trámite para que efectúe las aclaraciones a que haya lugar. 1.4.5. El Comité de Posesiones debe evaluar y decidir sobre las solicitudes de posesión sometidas a su consideración en el orden de presentación de las mismas. El Secretario del Comité de Posesiones debe elaborar un acta con las decisiones adoptadas. 1.4.6. La decisión tomada por el Comité de Posesiones se comunica al responsable del trámite. En caso de negarse la posesión debe, además, notificarse personalmente al postulado. En cualquier estado del trámite, la SFC puede solicitar documentos y aclaraciones adicionales, los cuales deben remitirse a más tardar dentro del mes siguiente a la solicitud. Transcurrido dicho plazo sin que el responsable haya suministrado la información solicitada, se entiende que se ha desistido de la solicitud y se tiene por finalizado el trámite, en los términos del art. 17 del CPACA. Para retirar una solicitud de posesión ya transmitida a la SFC, y siempre que el comité de posesiones no haya tomado una decisión al respecto, el responsable del trámite debe ingresar a la página web de la SFC y seleccionar la opción “Cancelar

Trámite”, explicando brevemente el motivo de tal decisión. Utilizada dicha opción el trámite se da por finalizado. Si la entidad desea tramitar nuevamente la solicitud de posesión del mismo postulado puede hacerlo una vez transcurridos 10 días corrientes contados a partir del día siguiente de la fecha de retiro de la anterior solicitud. Toda información falsa, engañosa, inexacta o incompleta suministrada da lugar a las acciones penales y civiles a que haya lugar, con independencia de las sanciones administrativas que imponga esta Superintendencia en ejercicio de sus atribuciones legales. En estos eventos, esto es, cuando la SFC encuentre que se ha reportado información falsa, engañosa, inexacta o incompleta, debe informar a las autoridades competentes para que se adelanten las investigaciones a que hubiere lugar. En cualquier momento la SFC puede solicitar y verificar, en las entidades vigiladas, las solicitudes de posesión tramitadas con sus respectivos documentos soporte. 1.5. Situaciones que ponen fin al ejercicio de los cargos que requieren posesión ante la SFC Las personas que se encuentren debidamente posesionadas y registradas en la base de datos del Grupo de Registro de esta Superintendencia para los cargos de que trata el presente Capítulo mantienen tal condición para todos los efectos legales, hasta tanto ocurra uno de los siguientes eventos: i) se registre el nombramiento y posesión de una nueva persona; ii) el responsable del trámite informe que el cargo ha sido suprimido, o iii) la SFC lleve a cabo la actualización del registro, conforme a las reglas que a continuación se indican:

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1.5.1. Renuncias Corresponde al responsable del trámite de posesión informar a esta Superintendencia las renuncias de las personas que ejerzan los cargos indicados en la presente Circular, dentro de los 45 días corrientes siguientes a la aceptación de la misma. Para tal efecto, el responsable del trámite debe diligenciar la proforma “Hoja de vida”. El responsable del trámite debe conservar los soportes respectivos que acrediten tal hecho. En caso de renuncia al cargo, y si en los estatutos sociales no se prevé expresamente un término dentro del cual deba proveerse el reemplazo del saliente, los órganos sociales encargados de llevar a cabo el nombramiento deben iniciar el trámite de posesión dentro de un plazo de 45 días corrientes, contados a partir de la fecha de presentación de la renuncia, so pena de las sanciones a que haya lugar. Vencido el término anterior sin que se haya designado y posesionado el reemplazo del saliente, corresponde a las personas posesionadas ante la SFC para el ejercicio de los cargos señalados y que hayan presentado renuncia, informar tal situación mediante comunicación dirigida al Grupo de Registro de la SFC, adjuntando el soporte respectivo en el cual se acredite la fecha en que la misma fue presentada con el fin de que se actualice el registro conforme a lo resuelto por la Corte Constitucional en Sentencia C-621 de 2003. 1.5.2. Remoción En caso de remoción u otra circunstancia que ponga fin al ejercicio del cargo producto de una decisión tomada por la entidad vigilada, el responsable del trámite debe informar a la Superintendencia dentro de los 45 días corrientes siguientes

a la decisión el contenido de la misma, así como las razones que la motivaron, junto con los documentos de soporte respectivos. Para el efecto, el responsable del trámite debe diligenciar la proforma electrónica “Hoja de vida”. En todo caso, corresponde al responsable del trámite conservar los soportes que acrediten tal decisión. Vencido el término anterior sin que la entidad vigilada haya informado acerca de tal circunstancia, la persona interesada puede adelantar el trámite indicado en el párrafo final del subnumeral 1.5.1. del presente Capítulo en lo que resulte pertinente. 1.5.3. Reglas en caso de vacancia De acuerdo con lo señalado en el numeral 4 del art. 73 del EOSF, la ausencia injustificada de un miembro de junta directiva, consejo directivo o de administración en las entidades destinatarias de tal disposición por un período mayor de 3 meses produce la vacancia del cargo. En este evento, el responsable del trámite debe comunicar dicha situación a la SFC dentro de los 45 días corrientes siguientes a su configuración diligenciando la proforma electrónica “Hoja de vida”. Corresponde al responsable del trámite conservar los soportes respectivos que acrediten la ocurrencia de esa situación. Como quiera que por disposición legal en caso de vacancia el suplente ocupa el puesto del principal, de existir un único suplente, la entidad vigilada debe adelantar el trámite de posesión respecto del nuevo suplente dentro de los 45 días corrientes siguientes a la configuración de la vacancia. 1.6. Posesión del revisor fiscal Dado que la revisoría fiscal de las entidades vigiladas por lo general es ejercida por sociedades, asociaciones o firmas de

contadores constituidas para tal fin, la diligencia de posesión se surte en relación con el contador público que aquella designe para desempeñar personalmente las funciones del revisor fiscal. Sin perjuicio de lo anterior, como quiera que las personas jurídicas que prestan servicios de revisoría fiscal actúan por intermedio o a través de las personas naturales, de conformidad con lo dispuesto en el art. 215 del C.Cio., en armonía con el art. 4 de la Ley 43 de 1990, la labor realizada por el contador público que actúe en nombre y representación de la firma de auditoría que le encomienda las funciones de revisoría fiscal es indivisible de la propia responsabilidad que a ésta le compete. La SFC autoriza la posesión una vez se cerciore acerca del carácter, la idoneidad y la experiencia de la persona designada por el órgano social competente para ejercer la revisoría fiscal. Lo anterior por cuanto, la revisoría fiscal es una institución que trasciende la defensa de las expectativas individuales, en la medida en que está llamada a velar por intereses superiores que afectan al Estado y a la comunidad en general; que no se reduce al cumplimiento de ciertos requisitos de idoneidad técnica, como los exigidos al contador profesional para que pueda desplegar la actividad que le es propia, sino que demanda probidad y compromiso con valores sociales que busca proteger el legislador al establecer ciertos mecanismos de control sobre las entidades, y al exigir la presencia de funcionarios que vigilen el desarrollo de las mismas. Para la posesión de un aspirante a revisor fiscal de una entidad vigilada, la SFC tiene en cuenta tanto requisitos objetivos como calidades subjetivas. Los primeros se relacionan con la verificación de los requisitos exigidos en las normas

aplicables, tales como el cumplimiento del régimen de inhabilidades e incompatibilidades correspondiente y la obtención de la tarjeta profesional; las segundas, incluyen claramente una facultad discrecional, que concede a la SFC atribuciones para determinar los criterios y elementos de juicio que considere procedente utilizar para evaluar la conducta de los candidatos a revisores fiscales, su capacidad y trayectoria profesional, seriedad, responsabilidad y moralidad. En cuanto a la experiencia es necesario que los aspirantes se hayan desempeñado en cargos similares, exigiéndose mayor experiencia a medida que aumenta el tamaño de la respectiva entidad y la complejidad de sus negocios. Si bien parte de dicha experiencia puede haber sido adquirida en otros sectores empresariales, es necesario que los aspirantes cuenten con experiencia previa en el sector, dada la especialización de las actividades que desarrollan las referidas entidades, con una normatividad y sistemas operativos que difieren considerablemente de los aplicables a la generalidad de las empresas. No obstante, no se exige que la experiencia en el sector provenga del desempeño de cargos del mismo nivel, admitiéndose por ejemplo, la experiencia como contadores, auditores o contralores de otras entidades vigiladas. 1.6.1. Ejercicio del suplente La responsabilidad del suplente es igual a la del principal respecto del adecuado cumplimiento de sus funciones, cuando deba reemplazarlo, de acuerdo con lo previsto en el presente Capítulo y en el marco normativo vigente. No obstante, es de advertir que la revisoría fiscal no puede ser ejercida de manera simultánea por las personas designadas para dicho cargo como titular y suplente, por cuanto tal situación conlleva a diluir la responsabilidad inherente al control y

PARTE I – TÍTULO IV – CAPÍTULO II PÁGINA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA fiscalización de la gestión de los negocios sociales, en expresa contravención a la previsión consagrada en el art. 215 del C.Cio., que exige el desempeño personal del cargo. El suplente sólo debe ejercer las funciones del titular del cargo ante la falta definitiva o temporal de éste, y debe abstenerse de expedir dictámenes, informes, certificaciones y demás documentos relacionados con el ejercicio de la revisoría, salvo cuando se encuentre reemplazando al titular, por las razones antes mencionadas. 1.6.2. Efectos de la renuncia, inscripción en el registro mercantil y entrega del cargo De conformidad con lo dispuesto en el art. 164 del C.Cio., las personas inscritas en la Cámara de Comercio del domicilio social como revisores fiscales de una sociedad, conservan tal carácter para todos los efectos legales, mientras no se cancele dicha inscripción mediante el registro de un nuevo nombramiento o elección o la inscripción de su renuncia, previo cumplimiento de los requisitos exigidos para el efecto. En consecuencia, las personas que se encuentren debidamente posesionadas e inscritas en la Cámara de Comercio como revisores fiscales, mantienen tal condición para todos los efectos legales, hasta tanto ocurra uno de los siguientes eventos: i) se registre un nuevo nombramiento y posesión de una persona diferente, o ii) se proceda a la actualización del registro mercantil, inscribiendo su renuncia, conforme a las siguientes reglas: 1.6.2.1. En caso de remoción o renuncia, presentada ante quien actúe como secretario en las reuniones del máximo órgano

social, el responsable del trámite de posesión debe proceder de conformidad con las instrucciones impartidas en el subnumeral 1.5.1 del presente Capítulo. 1.6.2.2. Si en los estatutos sociales no se prevé expresamente un término dentro del cual deba proveerse el reemplazo del revisor fiscal saliente, los órganos encargados de llevar a cabo el nombramiento deben iniciar el trámite de posesión dentro de 30 días comunes, contados a partir de la fecha de presentación de la renuncia, so pena de las sanciones a que haya lugar. Vencido este término sin que se haya designado y posesionado el reemplazo, corresponde al revisor fiscal saliente informar tal situación mediante comunicación dirigida a la Cámara de Comercio respectiva, adjuntando el soporte correspondiente en el que acredite la fecha en que la misma fue presentada con el fin de que se actualice el registro. De igual manera, los revisores fiscales deben remitir a la SFC, para los fines legales pertinentes, copia del certificado expedido por la Cámara de Comercio en el cual conste la inscripción de la renuncia, remoción o circunstancia que ponga fin al ejercicio del cargo. Sin perjuicio de lo anterior, se recomienda que el revisor fiscal saliente formalice la entrega del cargo mediante un documento en el cual informe sobre los principales aspectos de la entidad, el trabajo realizado hasta dicha fecha, los proyectos en curso y los planes pendientes. 1.7. Posesión e información que deben suministrar las entidades vigiladas a la SFC sobre el Defensor del Consumidor Financiero - DCF De conformidad con el art. 18 de la Ley 1328 de 2009 concordante con el art. 2.34.2.1.4 del Decreto 2555 de 2010 los DCF

designados por la asamblea general de accionistas de las respectivas entidades vigiladas, deben estar inscritos en el Registro de Defensores del Consumidor Financiero y posesionarse ante la SFC, para lo cual debe atenderse lo dispuesto en este subnumeral. Para tal efecto, las entidades obligadas a tener DFC deben remitir a la SFC la siguiente información: 1.7.1. Al Grupo de Registro, la información necesaria para iniciar el trámite de posesión del Defensor ante la SFC y de inscripción de la identificación completa del titular y suplente en el Registro de Defensores de esta Superintendencia, en especial la relativa al nombre, identificación, ubicación física (dirección, teléfono y fax) y dirección electrónica, tanto de su DFC como del respectivo suplente. Así mismo, el tipo, fecha y número del documento mediante el cual se hicieron las respectivas designaciones y la vigencia del nombramiento. Una vez se ha surtido el trámite de posesión ante esta Superintendencia, el mencionado registro debe incluir la fecha de posesión. La información debe remitirse inmediatamente ocurran las designaciones y, en todo caso, dentro de un término que no debe superar los 3 días hábiles siguientes a la fecha en la cual hayan tenido lugar. 1.7.2. Al Grupo de Registro, cualquier modificación que ocurra respecto de la información mencionada en el numeral anterior, tantas veces como cambios se presenten, a efectos de mantener actualizadas las bases de datos y la información suministrada al público. Este deber implica el reporte de la información sobre todas las decisiones relacionadas directamente con el DCF y su suplente (vb.gr. remoción, reelección, designación de uno diferente, etc.), lo cual debe ser

informado inmediatamente y, en todo caso, dentro de un término que no debe superar los 3 días hábiles siguientes a la fecha en la cual se hayan producido. 1.7.3. A la Dirección de Protección al Consumidor Financiero, un informe del representante legal de la entidad, sobre las actuaciones adelantadas o consideraciones efectuadas por la entidad frente a las recomendaciones o sugerencias en caso de que el defensor las hubiere realizado. Igual deber tiene la administración de la entidad respecto de los casos y asuntos que el defensor hubiere solicitado llevar al conocimiento de la junta directiva o del consejo de administración. El término máximo para la remisión de estos informes es de 3 meses contados a partir de la fecha de su presentación a la entidad y desde la fecha del escrito en el cual el defensor solicitó llevar a conocimiento de la junta determinado caso o situación. 1.7.4. A la Dirección de Protección al Consumidor Financiero, copia de los pronunciamientos del defensor que hayan hecho públicos acorde con lo dispuesto en el art. 2.34.2.1.8 del Decreto 2555 de 2010..Tal remisión debe realizarse dentro del mes siguiente a la publicación de tales decisiones. 1.7.5. La información que la Superintendencia tenga a bien solicitar en cualquier momento.

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2. CAMBIOS DE DOMICILIO 2.1. Información a remitir Con el propósito de dar plena aplicación a los principios de celeridad, eficacia, imparcialidad, publicidad y contradicción a los que se refiere el art. 3 del CPACA y atendiendo la garantía constitucional del derecho de defensa, las personas que se

han posesionado y cuyos registros se llevan en la SFC, deben informar al Grupo de Registro cualquier cambio de domicilio y dirección para notificaciones, indicando: 2.1.1. Nombre y documento de identidad. 2.1.2. Entidad y cargo en ejercicio. 2.1.3. Nuevo domicilio y dirección para notificaciones. 2.1.4. Nuevos datos de contacto para atención a los consumidores financieros, para el caso de los defensores del consumidor financiero. La actualización a la que se refiere el presente inciso, debe ser puesta en conocimiento de esta Superintendencia, a través de la proforma “Hoja de vida”. 2.2. Suministro de información posterior a la desvinculación de la entidad Para los efectos de los art. 67 y 68 del CPACA, las personas que se han posesionado y cuyos registros se llevan en la SFC, una vez cesen en el ejercicio del cargo desempeñado deben informar al Grupo de Registro cualquier cambio de domicilio y dirección para notificaciones que suceda dentro de los 3 años siguientes a la desvinculación indicando: 2.2.1. Nombre y documento de identidad. 2.2.2. Fecha de retiro. 2.2.3. Cargo en ejercicio a la fecha de retiro. 2.2.4. Nuevo domicilio y dirección para notificaciones. Cuando de una actuación administrativa iniciada de oficio, especialmente cuando se trate de la facultad administrativa sancionatoria, se desprenda que personas que han cesado en el ejercicio de un cargo para el que tomaron posesión ante la SFC pueden resultar afectadas en forma directa, debe citárselas para que puedan hacerse parte en dicha actuación. Para esto, si no hay otro medio más eficaz, se debe enviar comunicación por correo certificado a las direcciones que el

interesado haya registrado para notificaciones en la entidad, lo mismo que a la que aparezca registrada en el directorio telefónico, si la hubiere. En el evento en que las comunicaciones no surtan efecto se debe proceder a efectuar la publicación correspondiente en un periódico de amplia circulación nacional, de acuerdo con lo previsto en los literales d. e. y f. del numeral 4 del art. 208 del EOSF-sustituido por el art. 45 de la Ley 795 de 2003-. 2.3. Información sobre antecedentes En la forma indicada en el numeral anterior se debe proceder a informar, en el caso en que las entidades vigiladas dispongan la terminación de las relaciones con sus funcionarios, por virtud de irregularidades cometidas en su gestión financiera o a causa de comportamientos que riñen con el debido manejo de los recursos del público, con el propósito de proporcionar suficientes elementos de juicio a la SFC en relación con las calidades morales y profesionales de quienes se desempeñen o soliciten posesión para actuar como administradores de entidades del sector vigilado. 2.4. Dir