SFC - Anexo Circular Externa 3 de 2009 (3)

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA

DOCUMENTO TECNICO DEL ANEXO III

REPORTE DE CLIENTES EXONERADOS DEL REPORTE DE TRANSACCIONES EN

EFECTIVO

Última Actualización: Febrero de 2009

Este documento establece las características esenciales que deben poseer los registros suministrados y el procedimiento para el envío de la información sobre clientes exonerados a la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero.

1. Especificaciones iniciales Tema: Reporte de Clientes Exonerados Nombre del procedimiento Información de clientes exonerados del registro de transacciones en efectivo

Formato: Archivo plano.

Objetivo: Suministrar a la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero UIAF información para que se cuente con una base de datos para el control estadístico de los clientes exonerados del registro de transacciones en efectivo por las entidades vigiladas.

Tipo de entidad a la que aplica: Entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la

Superintendencia Financiera de Colombia

Entidad usuaria: Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero (UIAF) Fecha de Corte: Ultimo día del último mes del trimestre Fecha de entrega de la información: Los primeros diez (10) días calendario después de la fecha de corte del periodo trimestral (fin del último mes del trimestre).

Medio de envío: Sistema de Reporte en Línea Periodicidad: Trimestral (1 archivo por Trimestre) Extensión y nombre del archivo: Formato para el nombre del archivo: SSTTTCCCMMAA, donde S identifica el sector, la T el tipo de entidad y la C el código de la entidad, asignados por la Superintendencia

Financiera de Colombia, MM para mes y AA para año. El archivo debe tener extensión .txt y debe venir grabado en codificación de texto ANSI.

Longitud de registro: 262 posiciones.

Etiquetas externas: Nombre de la entidad reportante y periodo de reporte

(Formato T#AAAA, donde T indica que es trimestre, # indica el numero del trimestre 1,2,3 o 4 y AAAA el año al que corresponde el trimestre). En caso de que sea una corrección, anotar esta observación.

2. Estructura del archivo Se debe entregar un (1) archivo tipo texto. La estructura del archivo contiene 3 tipos de registros:  Tipo 1: Recoge la identificación de la entidad reportante. Existirá un registro por archivo (Cabecera del archivo)  Tipo 2: Contiene información referente a la información reportada. El archivo contendrá tantos registros de este tipo, como información reportada.  Tipo 3: Con el fin de realizar una verificación de la información entregada, se incluye un registro en el que se totalizan los registros que figuran en el tipo 2. (Cola del archivo)

3. Diseño de los registros SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA Documento Técnico Reporte de Clientes Exonerados –Unidad Administrativa Especial de

Información y Análisis Financiero –UIAF. Hoja 2 Registro Tipo 1 – Encabezado (1 por archivo) No. Nombre del campo Pos Pos Formato Contenido inicial final 1 Consecutivo 1 10 Numérico -Siempre el valor cero “0” -Alineado a la derecha -Campo obligatorio 2 Código de la Entidad 11 18 Alfanumérico -Formato SSTTTCCC donde “S” identifica al sector (01). La “T” el tipo

de entidad y la “C” el código de la entidad, asignados por la Superintendencia Financiera de Colombia -Alineado a la izquierda -Campo obligatorio 3 Fecha de corte inicial 19 28 Numérico -Formato AAAA-MM-DD, corresponde al primer día del periodo reportado. -Si el día o el mes tiene un solo dígito, se debe llenar el otro con “0”. Ej. Enero 1 del 2008 será 2008-01-01 -Campo obligatorio 4 Fecha de corte final 29 38 Numérico -Formato AAAA-MM-DD, corresponde al último día del periodo reportado. -Si el día o el mes tiene un solo dígito, se debe llenar el otro con “0”. Ej. Marzo 31 del 2008 será 2008-0331 -Campo obligatorio 4 Número total de 39 48 Numérico -Total de registros Tipo 2 reportados clientes reportados en el archivo. -Alineado a la derecha. -Campo obligatorio 5 Fin de registro 39 262 Alfanumérico -Llenado con una X hasta completar las 262 posiciones. -Campo obligatorio Registro Tipo 2 – Detalle (1 registro por cliente reportado) No. Nombre del campo Pos Pos Formato Contenido inicial final 1 Consecutivo Número 1 10 Numérico -Inicia en 1. de registro -No se puede repetir. -Alineado a la derecha. -Campo obligatorio 2 Fecha de 11 20 Alfanumérico -Fecha en la cual se exonera al Exoneración cliente bajo formato AAAA-MM-DD -Si el día o el mes tiene un solo digito se debe llenar el otro con “0”. Ej. Enero 1 de 2008 será 2008-01-01

-Campo obligatorio 3 Tipo de Identificación 21 22 Numérico (06) Carné diplomático del cliente (07) Sociedad extranjera sin NIT en Colombia (08) Fideicomiso SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA Documento Técnico Reporte de Clientes Exonerados –Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero –UIAF. Hoja 3 (11) Registro Civil de Nacimiento (12) Tarjeta de identidad (13) Cedula de Ciudadanía (21) Tarjeta de Extranjería (22) Cedula de Extranjería (31) NIT (41) Pasaporte (42) Tipo de Documento Extranjero (00) Otro tipo de identificación -Campo obligatorio 4 Número 23 42 Alfanumérico -Se registrará el número completo Identificación del del correspondiente documento de cliente identificación del cliente objeto de reporte -Alineado a la izquierda. -Diligenciar sin guiones, puntos, comas o espacios en blanco. -En caso de ser una Persona Jurídica, incluir digito de verificación -Campo obligatorio 5 Primer Apellido del 43 82 Alfanumérico - Primer Apellido de la Persona. cliente - Solo diligenciar en caso de ser una Persona Natural, de lo contrario dejar en blanco. - Alineado a la izquierda. -Campo obligatorio cuando se trate de una persona natural 6 Segundo Apellido del 83 122 Alfanumérico - Segundo Apellido de la Persona cliente Solo diligenciar en caso de ser una Persona Natural, de lo contrario dejar en blanco. - Alineado a la izquierda. -Campo opcional 7 Primer Nombre del 123 162 Alfanumérico - Primer Nombre de la Persona

cliente Solo diligenciar en caso de ser una Persona Natural, de lo contrario dejar en blanco. - Alineado a la izquierda. -Campo obligatorio cuando se trate de una persona natural 8 Otros Nombres del 163 202 Alfanumérico - Otros Nombres de la Persona cliente - Solo diligenciar en caso de ser una Persona Natural, de lo contrario dejar en blanco. - Alineado a la izquierda. -Campo opcional 9 Razón Social del 203 262 Alfanumérico - Razón social de la empresa cliente - Solo diligenciar en caso de ser una Persona Jurídica, de lo contrario dejar en blanco. - Alineado a la izquierda. -Campo obligatorio cuando se trate de una persona jurídica SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA Documento Técnico Reporte de Clientes Exonerados –Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero –UIAF. Hoja 4 Registro Tipo 3 - Cola (1 por archivo) No. Nombre del campo Pos Pos Formato Contenido inicial 1 Consecutivo número de 1 10 Numérico -Valor 0. registro -Alineado a la derecha. -Campo obligatorio 2 Código de entidad 11 18 Alfanumérico -Formato SSTTTCCC, donde “S” identifica el sector (01). La “T” el tipo de entidad y la “C” el código de la entidad, asignados por la Superintendencia Financiera de Colombia. -Alineado a la izquierda. -Campo obligatorio 3 Número total de clientes 19 28 Numérico -Total de registros Tipo 2 reportados reportados en el archivo. -Alineado a la derecha. -Campo obligatorio

4 Fin de Registro 29 263 Alfanumérico -Llenado con X hasta completar las 262 posiciones. -Campo obligatorio

4. Características adicionales de la información  Para que exista un adecuado análisis de la información, es de suma importancia para la UIAF el reporte oportuno como también la veracidad y calidad de la información.  Para ayudar al correcto diligenciamiento de la información solicitada, en la página Web de la UIAF

(www.uiaf.gov.co) podrá descargar el archivo plano de ejemplo que sirve como guía para el diseño y construcción del archivo plano requerido.