SFC - Anexo Circular Externa 3 de 2009 (9)

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA TEMA: Operaciones Sospechosas NOMBRE DE PROFORMA Reporte de Operaciones Sospechosas -ROSOBJETIVO: Reportar a la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero - UIAF las operaciones sospechosas.

TIPO DE ENTIDAD A LA QUE APLICA: Entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la

Superintendencia Financiera de Colombia PERIODICIDAD: Permanente FECHA DE REPORTE: Inmediato. El mismo día en que se catalogue como operación sospechosa.

FECHA DE CORTE DE LA N.A.

INFORMACION:

MEDIO DE ENVÍO: Sistema de Reporte en Línea

ENTIDAD USUARIA: Unidad Administrativa Especial de Información y

Análisis Financiero – UIAF.

INSTRUCTIVO: En cumplimiento de lo dispuesto en el literal d) del numeral 2º. del artículo 102 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero (modificado por el artículo 1º de la Ley 1121 de 2006) y el Capítulo Décimo Primero, Título Primero de la Circular Externa 007 de 1996 de esta Superintendencia, las entidades vigiladas deben reportar a la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero, en adelante UIAF, aquellas operaciones determinadas como sospechosas, así como las intentadas o rechazadas que contengan características que les otorgue el carácter de sospechosas.

En todos los casos la información debe ser enviada a la UIAF a través del Sistema de Reporte en Línea https://reportes.uiaf.gov.co/reportes En el evento en que no exista información que reportar, se deberá realizar el reporte negativo a

través del sistema de reporte en línea. El reporte debe ser institucional y por lo tanto no se requiere que esté suscrito por funcionario alguno de la entidad. El reporte de operaciones sospechosas debe ser elaborado por todas las entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia (SFC), cuando se presente cualquier operación que por sus características particulares tenga la condición de sospechosa o aquellas intentadas o rechazadas que contengan características que les otorgue el carácter de sospechosas, según lo indicado en el mencionado artículo 102 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, modificado por el artículo 1 de la Ley 1121 de 2006 y el Capítulo Décimo Primero del Título Primero de la Circular Externa 007 de 1996 de la SFC. El Reporte de Operaciones Sospechosas, debe ser remitido a la UIAF en el menor tiempo posible y a partir del momento en que la entidad tome la decisión de catalogarlo como tal. Todo esto deberá realizarse dentro de un tiempo razonable.

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Instrucciones relativas a la administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo Circular Externa 003 de 2009 Febrero de 2009 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA Para el reporte de la información las entidades deben ajustarse a lo señalado en el presente instructivo, así como en el correspondiente formato.

Instrucciones Generales:

1. Diligencie el formato de reporte de operaciones sospechosas en su totalidad. Para el caso de operaciones intentadas o rechazadas se deben diligenciar únicamente los campos obligatorios:

fecha de la operación, oficina, monto, motivos de sospecha, identificación y nombre de la persona o empresa e identificación del producto.

2. Guarde una copia del reporte de la operación sospechosa.

3. Si dentro de uno de los meses del año, no se ha determinado la existencia de operaciones sospechosas, las entidades deberán informar este hecho dentro de los diez (10) primeros días calendario siguientes al mes respectivo, y de conformidad con lo establecido en el presente instructivo.

Instrucciones Específicas: 1. - Respecto de la Información del Reporte Numeral 1: Indique el número del reporte según la asignación que lleve internamente la entidad a este respecto.

Numeral 2: Indique la fecha del reporte en el orden: año, mes, día. Numeral 3: Seleccione la opción correspondiente a la clase de reporte Numeral 4: En caso de que sea una corrección o una adición, indique el número del reporte con respecto al cual se hace. a) Sección I Información a la institución que reporta Numeral 5 al 9: Indique la información correspondiente para cada celda con respecto a la entidad que está reportando la operación sospechosa. Para el punto número 6 “Tipo de la entidad” debe indicarse en palabras el tipo de entidad que corresponda (Por ejemplo, Banco, Casa de Cambio, Sociedad Comisionista de Bolsa, Sociedad Comisionista de Bienes y Productos Agropecuarios, etc.). b) Sección II Información de la(s) Persona(s) Implicada(s) en la Operación Sospechosa Numeral 10: Indique el nombre completo o la razón social de las personas implicadas en la operación

sospechosa, según sea persona natural o jurídica respectivamente. Si hay más de una persona relacionada con la operación, se deberá repetir la sección II del formato por cada una de ellas. Numeral 11: Marque con una X la casilla correspondiente al tipo de documento de identificación de las personas implicadas en la operación, e indique el número de dicho documento (CC= Cédula de Ciudadanía, TI= Tarjeta de Identidad, CE= Cédula de Extranjería, Pas = Pasaporte, NIT= Número de Identificación Tributario). Numerales 12 a 15: Indique la información correspondiente para cada celda con respecto a las personas implicadas en la operación sospechosa. Numeral 16: En caso de persona jurídica, indique la Cámara de Comercio en la cual está registrada. Numerales 17 a 21: Indique la información correspondiente para cada celda con respecto a las personas implicadas en la operación sospechosa. Numeral 22: El CIIU corresponde al Código Industrial Internacional Unificado. Si el CIIU no aplica en la actividad económica, coloque una línea. Numeral 23: Indique la fecha de vinculación a la institución de las personas implicadas. En caso de no existir algún tipo de vinculación permanente, coloque una línea. Numeral 24: Indique la relación de las personas con la entidad.

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Instrucciones relativas a la administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo Circular Externa 003 de 2009 Febrero de 2009 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA Numeral 25: Indique si la relación de la entidad con las personas implicadas en la operación sospechosa

aún se mantiene o si finalizó. En este último caso, especifique si fue por a) Retiro voluntario; b) Decisión de la institución o c) Por suspensión, y la fecha en que ocurrió la desvinculación de la persona con la entidad. Para los efectos del presente instructivo, se entenderá “Suspensión” cualquier retiro temporal exigido por la entidad, por ejemplo una sanción de este tipo realizada a algún empleado interno. Numeral 26: Indique el promedio de ingresos mensuales de las personas implicadas según la información más reciente que tenga la entidad a este respecto. c) Sección III Respecto de la Operación Sospechosa Numeral 27: Indique el monto total de la operación sospechosa en conjunto. Numeral 28: Indique el tipo de transacción según sea nacional o internacional. Numeral 29: Indique el lapso de tiempo en el cual se presentó la operación sospechosa. En caso de que la operación conste de una sola transacción, la fecha de inicio debe ser igual a la fecha de finalización. Numeral 30: Indique con una equis (X) el tipo de productos o servicios en la operación. Además, en el segundo cuadro relacione los números de identificación de cada producto o servicio específico (donde aplique), utilizando la numeración del primer cuadro para indicar el tipo, por ejemplo: - Número del tipo de Producto o Servicio según el cuadro 1. - Número de identificación de cada producto o servicio específico. Numeral 31: Mencione características de los productos implicados, por ejemplo: En el caso anterior de las tres cuentas corrientes, dos de ahorros y un CDT, el tercer cuadro se diligenciaría así: Se agrupan los productos y se diligencian los datos correspondientes a cada uno según sus

características propias. Para efectos del reporte, las características sugeridas en cada producto o servicio financiero son: TITULO I – CAPITULO DECIMO PRIMERO – Anexo I Página 3 Instrucciones relativas a la administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo Circular Externa 003 de 2009 Febrero de 2009 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA Cuentas corrientes o de ahorros: Fecha de apertura Fecha de cierre (si aplica) Total de débitos Total créditos Transferencias: Monto Medio Cuenta(s) origen Créditos: Monto Fecha apertura Fecha cierre Cuota (frecuencia) Número de obligación Seguros: Tipo Monto Prima anual Valor rescate (si aplica) CDTs y CDATs: Monto Fecha apertura Fecha cierre Acciones: Fecha de emisión Precio compra Precio venta (si aplica) Firma corredora Encargo Fiduciario: Monto Fecha apertura Comisión Tipo fondo (común, otro)

Bonos: Emisor (si aplica) Emisión Maduración Leasing: Tipo Canon Período Monto Aportes Voluntarios: Valor acumulado Fecha de apertura % promedio mes Tarjetas de Crédito: Cupo Manejo promedio Cédulas de Capitalización: Fecha de apertura Fecha de vencimiento Monto Compra de Divisas: Monto Tipo cambio Fecha de realización Operación de Giro: Monto Fecha de realización Origen Destino # cuentas origen y destino Derivados: Entidad intermediaria Tipo Fecha realización Precio ejercicio Prima Fondos Mutuos: Nombre fondo Tipo Fecha compra NAV compra NAV actual Durante el tiempo de la operación sospechosa O indicar si se compraron directamente

La entidad recibirá mediante el Sistema de Reporte en Línea el certificado de recibo de la información, en donde se indicará el número de radicación, entidad, usuario, fecha y hora de cargue, fecha de corte de la información, número de registros, tipo de reporte y el estado del envió: “SATISFACTORIO” O “FALLIDO”. En el evento en el que el cargue sea “FALLIDO” el sistema informará a la entidad los errores y esta deberá corregir la información y cargarla nuevamente hasta que el estado del envío sea “SATISFACTORIO”.

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