SFC - Anexo Circular Externa 3 de 2010 (1)

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA Cualquier modificación del contenido de los planes de pensiones debe ser también autorizada previamente por la Superintendencia Financiera. Ahora bien, sin perjuicio de la autorización a que se refiere este numeral, es obligación de las sociedades administradoras informar dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al cierre de cada trimestre a la Superintendencia Financiera las entidades patrocinadoras que se adhirieron a cada uno de los planes institucionales autorizados.

2. Prácticas inseguras y no autorizadas Para los efectos del artículo 326, numeral 5, literal a) del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, se consideran como prácticas inseguras y no autorizadas el ofrecimiento y celebración de los planes de pensiones de jubilación e invalidez, así como la utilización de éstos y de los fondos de pensiones de jubilación e invalidez autorizados por la Superintendencia Financiera, como mecanismos destinados a la obtención de prestaciones no asociadas a la vejez, invalidez, viudez u orfandad de los partícipes o beneficiarios, como por ejemplo para invertir los excedentes de liquidez de la entidad patrocinadora con el objeto de obtener rendimientos de los cuales ésta misma sea la beneficiaria.

3. Revelación de información a partícipes En desarrollo del deber de información consagrado en el numeral 1º del artículo 97 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, según el cual “las entidades vigiladas deben suministrar a los usuarios de los servicios que prestan la información necesaria para lograr la mayor transparencia en las operaciones que realicen, de suerte que les permita, a través de elementos de juicio

claros y objetivos, escoger las mejores opciones del mercado y poder tomar decisiones informadas”, es deber de la Sociedades Administradoras de Fondos de Pensiones y de Cesantías, de las Sociedades Fiduciarias y de las Compañías de Seguros revelar a los participes de los fondos de pensiones voluntarias la información relacionada con el mismo a través de los siguientes mecanismos: 3.1. Extracto de cuenta El extracto de cuenta que las sociedades que administren Fondos de Pensiones Voluntarias deben enviar a los partícipes del fondo deberá ajustarse a los formatos únicos para planes abiertos y para planes institucionales contenidos en los anexos B-6000-11 Y B-6000-12 del presente capítulo, los cuales se deberán diligenciar de acuerdo con los requerimientos mínimos de información establecidos en el anexo II (instructivo extractos). Sólo podrán introducirse variaciones al modelo en cuestión en relación con el uso del color institucional, el logo símbolo o la sigla de la respectiva entidad. 3.1.1. Medio, periodicidad y dirección a la cual deberán remitirse los extractos periódicos Los extractos deben quedar mensualmente a disposición de los partícipes para consulta a través de la página de Internet de la respectiva Entidad a más tardar dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al último día calendario del mes que se informa, o a través de un mecanismo con similar cobertura, salvo que el afiliado solicite por cualquier medio verificable a la Administradora el envío del extracto por correo físico a la dirección que indique. Para el efecto, la Administradora tendrá un plazo de diez (10) días hábiles

contados a partir de la recepción de la solicitud para la remisión de dicha información. Los medios a través de los cuales se pone a disposición de los partícipes la información de sus extractos, deberán ser informados a los mismos al momento de la afiliación o cuando dichos medios se modifiquen. Para el efecto, la Administradora deberá dejar evidencia de la notificación realizada al partícipe sobre tales disposiciones. La Superintendencia Financiera evaluará la idoneidad y seguridad del medio que disponga la Administradora para que los partícipes del Fondo consulten la información de sus extractos, al momento de autorizar su inclusión en el reglamento del fondo de pensiones voluntarias. 3.2. Ficha Técnica Las sociedades que administren Fondos de Pensiones Voluntarias deben adoptar para cada portafolio de inversión que conforma estos fondos una ficha técnica que contenga la información básica de la misma. En el evento en que el fondo esté constituido por un sólo portafolio, la ficha técnica adoptada será la del fondo. La ficha técnica deberá diligenciarse de acuerdo con los requerimientos mínimos de información y al modelo señalado a continuación. Sólo podrán introducirse variaciones al modelo en cuestión en relación con el uso del color institucional, el logo símbolo o la sigla de la respectiva entidad. Cada ficha técnica deberá actualizarse mensualmente dentro de los cinco días hábiles siguientes al último día calendario del mes que se informa y deberá publicarse en la página de Internet de la respectiva entidad o difundirse a través de un mecanismo con similar cobertura. TÍTULO IV Capítulo Séptimo Disposiciones relativas a la Administración de Fondos de Pensiones Voluntarias Página 30

CIRCULAR EXTERNA 003 de 2010 Enero de 2010 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA TÍTULO IV Capítulo Séptimo Disposiciones relativas a la Administración de Fondos de Pensiones Voluntarias Página 31 CIRCULAR EXTERNA 003 de 2010 Enero de 2010