SFC - Anexo Circular Externa 3 de 2010 (2)

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA

CAPITULO SEGUNDO: INSTRUCCIONES RELACIONADAS CON LAS SOCIEDADES

ADMINISTRADORAS DEL REGIMEN DE AHORRO INDIVIDUAL CON SOLIDARIDAD

1. DISPOSICIONES RELACIONADAS CON LAS SOCIEDADES 1.1. Democratización de acciones Con el propósito de evaluar los mecanismos orientados al cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 8° del decreto 656 de 1994, este Despacho debe precisar que el término de cinco años a partir de la constitución, aludido en el mismo, debe entenderse referido al momento a partir del cual la respectiva sociedad recibió autorización para administrar el fondo de pensiones obligatorio.

De otra parte, teniendo en cuenta que la finalidad del proceso de democratización es llegar a colocar entre las entidades y personas mencionadas en la norma comentada, cuando menos un 20% del capital social, dicho porcentaje accionario deberá ser ofrecido desde la primera oferta pública que se realice, de forma que si antes de los cinco años se logra tal objetivo, cesará la obligación de efectuar nuevas ofertas públicas. 1.2 Contratación seguros de invalidez y sobrevivencia Al respecto, será responsabilidad de las entidades administradoras verificar que las pólizas que se contraten al efecto, cumplan con los requisitos señalados en el subnumeral 1.4 del numeral 1, Capítulo Segundo, Título Sexto de la presente Circular. 1.3 Remisión de extractos a los afiliados y pensionados del régimen de ahorro individual De conformidad con lo dispuesto en el inciso 2o. del artículo 63 de la Ley 100 de 1993 y el literal c) del artículo 14 del Decreto 656 de 1994, las sociedades administradoras del régimen de ahorro

individual están en la obligación de remitir periódicamente a sus afiliados y pensionados extractos de sus cuentas individuales, de acuerdo con las siguientes instrucciones: a. Periodicidad y plazo para el envío de extractos a los afiliados Las sociedades administradoras de fondos de pensiones deberán remitir a sus afiliados y pensionados, por lo menos trimestralmente, los extractos de sus cuentas individuales de ahorro pensional. En el caso de pensión de sobrevivientes, deberá remitirse el extracto a todos los beneficiarios mayores de edad y los representantes legales de los menores de edad. En el evento de tratarse de una pensión temporal, deberá advertirse tal hecho al beneficiario de la misma. Como quiera que esta obligación involucra a todos los afiliados y pensionados del fondo de pensiones obligatorias, es deber de las sociedades administradoras enviar los extractos a que se refiere este numeral a quienes en cualquier momento, durante el periodo del extracto, hayan tenido el carácter de afiliados o pensionados. Cuando haya varios beneficiarios de una pensión de sobrevivientes, el extracto de cuenta deberá ser enviado a todos ellos conforme a las reglas contenidas en la presente circular. Los extractos se remitirán dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la publicación por parte de la Superintendencia Financiera de Colombia de la rentabilidad mínima con corte al cierre de cada trimestre (marzo 31, junio 30, septiembre 30 y diciembre 31). En aquellos eventos en que una sociedad administradora ofrezca a sus afiliados la remisión de extractos que comprendan períodos inferiores a un trimestre, deberá dejar expresa constancia en el reglamento del fondo de la periodicidad y del plazo dentro del cual serán enviados.

Los extractos remitidos a aquellos afiliados que ingresaron al Fondo como consecuencia del traslado de otra administradora de cualquier régimen durante el periodo del extracto deberán ir acompañados de un documento que contenga toda la historia laboral del afiliado, indicando el número de semanas cotizadas (o tiempo de servicios prestados, según corresponda) al Sistema General de Pensiones y, por cada periodo cotizado, la identificación del empleador, de la administradora en la que se efectuaron las cotizaciones, el periodo correspondiente, el salario base de cotización y el valor de las cotizaciones obligatorias (en el caso de las cotizaciones en el Régimen de Ahorro Individual, las mismas se refieren a lo abonado en la cuenta individual). En todo caso, con corte al 30 de junio y 31 de diciembre, la historia laboral de los afiliados a que se refiere el párrafo anterior deberá quedar a disposición de los mismos para consulta a través de la página de Internet de la respectiva Entidad, dentro de los plazos previstos para la remisión de los extractos, en los que deberá informarse sobre este aspecto, indicando el procedimiento a seguir para dicha consulta. En la citada publicación se deberá informar al afiliado que cuando lo solicite por cualquier medio verificable, la historia laboral le podrá ser remitida por correo físico a la dirección que indique. Para el efecto, la entidad tendrá un plazo para la remisión de la misma de quince (15) días hábiles contados a partir de la recepción de la solicitud. En aquellos eventos en que la Administradora no publique la historia laboral de los afiliados para su consulta a través de la página de Internet, deberá remitir la misma por

correo físico, dentro de los plazos previstos en el inciso anterior.

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b. Contenido mínimo de los extractos Los extractos periódicos que remitan las sociedades administradoras del régimen de ahorro individual, deberán ajustarse a lo establecido en el inciso 2o. del artículo 63 de la Ley 100 de 1993, en armonía con el literal c) del artículo 14 del Decreto 656 de 1994, y en desarrollo del deber consagrado en el numeral 1º del artículo 97 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, deberán informar como mínimo lo siguiente, de conformidad con los formatos únicos para afiliados y para pensionados anexos a la presente Circular:  Los saldos inicial y final del periodo,  El ingreso base de cotización  El valor y fecha de consignación de cotizaciones obligatorias y voluntarias,  La fecha de acreditación de las cotizaciones obligatorias y voluntarias en las cuentas individuales  El periodo y días cotizados  El número de días cotizados en el fondo  La distribución de la cotización y de los porcentajes de la misma  Los aportes y retiros del periodo  Los traslados de recursos desde y hacia el fondo de pensiones,  Los traslados de recursos desde y hacia al ISS,  Los aportes en mora del empleador  Los intereses de mora pagados,  Las mesadas pensionales pagadas,

 Las cotizaciones en salud efectuadas,  Las comisiones cobradas,  Los rendimientos abonados durante el periodo, y  La rentabilidad del fondo y de la cuenta individual Los extractos deberán así mismo contener la información relacionada con el bono pensional del afiliado, teniendo en cuenta el estado en el que se encuentra, de conformidad con las siguientes reglas: 1) Si a la fecha de corte del extracto no se ha solicitado la liquidación provisional del bono pensional, se deben indicar las razones por las cuales no se ha adelantado dicho trámite. En el evento de haberse solicitado sin que aún se haya obtenido la citada liquidación provisional, se debe indicar la fecha en que se solicitó y las razones por las cuales no se ha obtenido. 2) Si a la fecha de corte del extracto ya se tiene la liquidación provisional del bono pensional, se deben indicar las razones por las cuales no se ha efectuado el proceso de emisión del mismo. 3) Si a la fecha de corte del extracto el bono ya se encuentra emitido o expedido, se debe indicar, según el caso, cada uno de los siguientes conceptos con una descripción de los mismos en las respectivas instrucciones, guardando correspondencia con los siguientes términos:  Nombre del emisor. Si el bono tiene cupones, se debe reflejar el nombre de cada entidad contribuyente.  Fecha de emisión: En el caso de los emisores privados, corresponde a la fecha de la comunicación por medio de la cual se confirma o certifica la información contenida en la liquidación provisional. En el caso de los emisores públicos, corresponde a la fecha en que se expide el acto administrativo (Resolución) que reconoce el derecho al bono pensional.

 Fecha de expedición: Momento de suscripción del título físico o del ingreso de la información, en medio magnético (desmaterializado), al Depósito Central de Valores.  Fecha de redención normal: Fecha en la cual se pagará el bono por parte del emisor y de las entidades contribuyentes.  Fecha de corte del bono pensional: Fecha del primer traslado o selección de régimen efectuado después de la entrada en vigencia del sistema general de pensiones.  Valor a la fecha de corte del bono  Tasa nominal del bono  Valor del bono actualizado y capitalizado a la fecha de corte del extracto. En relación con este valor, es importante advertir en el extracto que en el evento de negociarse el bono antes de la fecha de redención normal, el valor del mismo es distinto al valor a la fecha de corte del extracto, en razón a que se tiene que descontar a la tasa de mercado vigente a la fecha de negociación del mismo.  Debe también advertirse que de conformidad con el artículo 17 de la Ley 549 de 1999 “Cuando sea necesario reliquidar bonos ya expedidos que no se encuentren en firme, por razón del cambio en la forma de cálculo de los bonos o por error cometido en la expedición, la entidad emisora procederá a reliquidar el bono, anulando el bono inicial y expidiendo uno nuevo, para lo cual sólo se requerirá comunicación al beneficiario”. 4) En el evento de que el afiliado no tenga derecho a bono pensional, deberá expresarse tal hecho en el extracto. c. Medio y dirección a la cual deberán remitirse los extractos periódicos Los extractos deben remitirse por correo físico a la dirección que el afiliado o pensionado haya

indicado expresamente para el recibo de correspondencia. La utilización de medios distintos para el envío de los extractos a afiliados y pensionados deberá quedar consignada en el reglamento del fondo de pensiones obligatorias y sólo podrá darse respecto de los afiliados o pensionados que lo consientan de manera expresa.

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Instrucciones relacionadas con las sociedades administradoras del régimen de ahorro individual con solidaridad CIRCULAR EXTERNA 003 DE 2010 ENERO 2010 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA La Superintendencia Financiera evaluará la idoneidad y seguridad del medio para el envío de los extractos al momento de autorizar su inclusión en el reglamento del fondo de pensiones obligatorias.

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