SFC - Anexo Circular Externa 3 de 2010 (4)

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA

ANEXO II – INFORMACIÓN NO REMITIDA

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TEMA: Extracto Fondos de Cesantía

NOMBRE DE LA PROFORMA: Extractos para afiliados

NUMERO DE LA PROFORMA: B.6000-13

OBJETIVO: Establecer un formato único de los extractos que le facilite a los afiliados ejercer un control sobre sus cesantías y que sea comparable entre todos los Fondos.

TIPO DE ENTIDAD A LA QUE Sociedades Administradoras de Fondos de Cesantía APLICA: PERIODICIDAD Por lo menos semestralmente FECHA DE REMISION DE LOS Dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la FORMATOS publicación por parte de la Superintendencia Financiera de la rentabilidad mínima con corte a marzo 31 y septiembre 30 FECHA DE CORTE DE LA Marzo 31 y Septiembre 30

INFORMACION: GENERALIDADES El presente instructivo señala los requerimientos mínimos de información que las Sociedades Administradoras de Fondos de Cesantías deben tener en cuenta en los extractos que remiten trimestralmente a los afiliados, de acuerdo con lo establecido en el Titulo IV, Capitulo Tercero de la Circular Básica Jurídica que contiene disposiciones relacionadas con las Sociedades Administradoras de Fondos de Pensiones y Cesantías.

Todos los valores en pesos se deben expresar sin centavos, salvo los valores de la Unidad que se debe expresar con seis (6) decimales. Los porcentajes de rentabilidades se deben expresar con dos (2) decimales y el número de Unidades se debe expresar con seis (6) decimales. En todos los casos se debe aproximar el último decimal por el sistema de redondeo. Los valores negativos se deben identificar con el signo menos.

El tamaño de la letra (estilo normal) y números de la información suministrada en el extracto y en el instructivo, no podrá ser inferior a 8 puntos. INSTRUCTIVO DEL EXTRACTO Las instrucciones del extracto que las entidades distribuyan dentro de sus afiliados, deben estar al respaldo de éste y tanto el diseño como el instructivo deben guardar correspondencia con lo aquí establecido. ENCABEZADO DEL EXTRACTO En la parte superior izquierda, se debe identificar: Fondo: Nombre del Fondo que está generando el extracto y NIT.

Nombre del Afiliado: Escriba el primer y segundo apellido, seguido del primer y segundo nombre del afiliado tal como figura en el documento de identidad.

Dirección: En este campo se debe registrar la dirección de correspondencia que el afiliado haya informado a la administradora.

Ciudad / departamento: Escriba la ciudad/departamento de correspondencia. En la parte superior derecha, se debe identificar: Razón Social y Logotipo de la Administradora: En la parte superior derecha la administradora de Fondos de cesantía incluirá su razón social, logotipo y NIT.

Documento de Identificación: Escriba el número con el cual se identifica el afiliado.

Fecha de afiliación: Escriba la última fecha de afiliación del afiliado al fondo.

Periodo: Escriba el periodo al cual corresponde el extracto (aaaa/mm/dd) CIRCULAR EXTERNA 043 DE 2007 Junio de 2007

Proforma B.6000-13

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA

ANEXO II – INFORMACIÓN NO REMITIDA

Página 35 Fecha de expedición / Extracto Número: Escriba la fecha de expedición del extracto (aaaa/mm/dd) y al frente el

número del extracto. INFORMACIÓN CUERPO DEL FORMATO RESUMEN DE LA CUENTA INDIVIDUAL PARA EL PERIODO: Corresponde al resumen del período de la cuenta individual, compuesta por la sumatoria de las subcuentas seleccionados por el afiliado. En este resumen se debe incluir el saldo inicial para las subcuentas de Corto y Largo Plazo; así como los aportes, retiros, traspasos entre subcuentas, rendimientos del período y el saldo final de cada una de las subcuentas. DETALLE DE LOS MOVIMIENTOS DE LAS SUBCUENTAS DE CORTO Y LARGO PLAZO Concepto: En esta columna se deben describir los conceptos que a continuación se vean afectados por cada consignación en el Fondo o retiro de aportes de las subcuentas de Corto y Largo Plazo. Cuando el afiliado tenga más de una cuenta en un Fondo, se deben relacionar los conceptos afectados por cada cuenta:  Saldo inicial al (aaaa/mm/dd): En este campo se debe registrar el saldo final de las subcuentas de Corto y Largo Plazo del período inmediatamente anterior, tanto en pesos como en unidades.  Saldo final al (aaaa/mm/dd): En este campo se debe registrar el saldo de las subcuentas de Corto y Largo Plazo al cierre del período del extracto, tanto en pesos como en unidades. El saldo en pesos debe corresponder al valor que resulte de multiplicar el valor de la unidad al cierre del último día del período por el número de unidades.  Aporte – Nombre aportante  Traslado recibido del Fondo de Cesantía (describir nombre)  Traslado al fondo de cesantía (describir nombre)  Retiro parcial de cesantía (describir el concepto del retiro parcial, ejemplo: educación, adquisición de

vivienda, mejora o liberación de vivienda, pignoraciones o embargos).  Retiro definitivo de cesantía  Traspaso al Portafolio de Corto Plazo por modificación del perfil de administración.  Traspaso al Portafolio de Largo Plazo por modificación del perfil de administración.  Traspaso al Portafolio de Largo Plazo por no elección de perfil de administración por parte del afiliado.  Comisión por retiro parcial  Rendimientos abonados durante el período (valor que debe corresponder al resultado de la siguiente operación: saldo final + retiros durante el período - saldo inicial - aportes durante el período)  En el evento de incluirse cualquier concepto distinto a los anteriores, se debe describir de manera clara y detallada, sin referirse en ningún momento a conceptos genéricos como ajuste, correcciones u otros Fecha de consignación del aporte en el Fondo: Corresponde a la fecha en que se consignó el auxilio de cesantía en el Fondo. Fecha de consignación o retiro de aportes de las subcuentas de Corto o Largo Plazo: Corresponde a la fecha en que se registra en las subcuentas de Corto o Largo Plazo los aportes realizados a nombre del afiliado. Tratándose de retiros, en este campo se registra la fecha en que se descuentan los mismos de las subcuentas de Corto o Largo Plazo.

Valor de la unidad: Corresponde al valor de la unidad con que se convierte a unidades los movimientos de los respectivos conceptos. En el caso de los aportes, el valor de la unidad es aquel que se tiene en cuenta para las operaciones de la fecha de consignación de los mismos en el Fondo. En el caso del saldo final, en este campo se debe

registrar el valor de la unidad al cierre del período.

Período: Año al cual corresponde el auxilio de cesantías consignado.

Cuenta individual: Corresponde al saldo inicial de las subucentas de Corto o Largo Plazo, los movimientos de las mismas efectuados durante el período y el saldo final de la misma, tanto en pesos como en unidades.

RENTABILIDADES  Rentabilidad acumulada del portafolio - efectiva anual: Rentabilidad obtenida por el portafolio de Corto Plazo durante los últimos tres meses o del portafolio de Largo Plazo durante los últimos 24 meses.  Rentabilidad mínima obligatoria del portafolio - efectiva anual: Rentabilidad que como mínimo debe garantizar la sociedad administradora durante los últimos tres meses para el portafolio de Corto Plazo y durante los últimos 24 meses para el portafolio de Largo Plazo, de conformidad con lo dispuesto en las normas vigentes.  Rentabilidad de la subcuenta Individual - efectiva anual: Rentabilidad obtenida para el afiliado en la subcuenta de Corto Plazo durante los últimos tres meses y en la subcuenta de Largo Plazo durante los últimos 24 meses. Página 35-1

CIRCULAR EXTERNA 003 DE 2010 Enero de 2010

Proforma B.6000-13 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA ANEXO II – INFORMACIÓN NO REMITIDA  Rendimientos de la cuenta individual durante los últimos dos años: Corresponde al valor de los rendimientos abonados en las subcuentas de Corto y Largo Plazo durante los últimos dos años.  Rentabilidad efectiva anual de la cuenta individual – últimos 24 meses: Rentabilidad obtenida en la cuenta individual del afiliado, compuesta por las subcuentas de Corto y Largo Plazo, durante los últimos 24 meses.

Las citadas rentabilidades corresponden a la Tasa Interna de Retorno del flujo de caja diario del período de cálculo que considera como ingresos el valor del portafolio, la subcuenta o cuenta individual, según el caso, al inicio de operaciones del primer día de dicho período y el valor neto de los aportes diarios efectuados durante el mismo período, y como egreso el valor del portafolio o de la subcuenta individual al cierre del último día del período de cálculo. PERFIL DE ADMINISTRACIÓN Corresponde a la forma en que el afiliado definió la distribución porcentual de los recursos de la cuenta individual entre las subcuentas de Corto Plazo y Largo Plazo o en una sola de ellas, o la elección que por defecto establece el artículo 7° del Decreto 4600 de 2009. En el evento en que el afiliado haya definido o modificado su perfil de administración, este campo deberá diligenciarse de la siguiente manera: Distribución de los recursos definida por el afiliado: Subcuenta de Corto Plazo % Subcuenta de Largo Plazo % Última fecha de definición o modificación del perfil de administración: DD/MM/AAAA En el evento en que el afiliado NO haya definido su perfil de administración, en este campo deberá incluirse la siguiente nota: Dado que el afiliado no ha definido su perfil de administración, el cien por ciento (100%) de los nuevos aportes ingresa a la Subcuenta de Corto Plazo, los cuales se trasladan entre los días 16 y 31 de agosto de cada año a la Subcuenta de Largo Plazo. Los nuevos aportes que sean consignados entre el 1 de septiembre y el 31 de diciembre de cada año, serán acreditados a la Subcuenta de Corto Plazo.

COMISIONES  Corresponde a los porcentajes de comisión cobrados por la administradora al final del período del extracto para la cuenta individual de las subcuentas de Corto y Largo Plazo. Cualquier modificación durante dicho período se debe revelar en el campo de “OBSERVACIONES”.

OBSERVACIONES.

Las observaciones que considere conveniente destacar la Sociedad Administradora.

CIRCULAR EXTERNA 003 DE 2010 Enero de 2010

Proforma B.6000-13