SFC - Anexo Circular Externa 3 de 2010

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA CIRCULAR EXTERNA 003 DE 2010 ( Enero 21 )

Señores

REPRESENTANTES LEGALES Y REVISORES FISCALES DE LAS

SOCIEDADES ADMINISTRADORAS DE FONDOS DE PENSIONES Y DE CESANTÍA, SOCIEDADES FIDUCIARIAS Y ENTIDADES ASEGURADORAS Referencia: Modificación a las instrucciones relativas a los extractos de los Fondos de Cesantía, Fondos de Pensiones Obligatorias y Fondos de Pensiones Voluntarias.

Apreciados señores: Este Despacho en ejercicio de las facultades previstas en el numeral 9° del artículo 11 del Decreto 4327 de 2005, en concordancia con lo establecido en el literal a) del numeral 3º del artículo 326, el literal b) del artículo 31 y el numeral 1º del artículo 97 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero; el literal c) del artículo 3°, el literal b) del artículo 5°, el artículo 9° y el literal p) del artículo 24 de la Ley 1328 de 2009, considera necesario efectuar las siguientes modificaciones a la información que deben contener los extractos y sus instructivos de los Fondos

de Cesantía, Fondos de Pensiones Obligatorias y Fondos de Pensiones

Voluntarias:

1. Extractos de los afiliados a los Fondos de Cesantía Teniendo en cuenta que de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 24 y 58 de la Ley 1328 de 2009, el Gobierno Nacional expidió el Decreto 4600 de 2009, a través del cual se modificó el régimen aplicable a las Sociedades Administradoras de Fondos de Pensiones y Cesantía, estableciéndose,

entre otras, la obligación para éstas de ofrecer dos (2) tipos de portafolios de inversión en los Fondos de Cesantía, se hace necesario modificar el formato y el instructivo del extracto de los Fondos de Cesantía (Proforma B.6000 - 13 y el Anexo II – Información no Remitida), con el fin de informar a los afiliados el detalle de los movimientos de tales portafolios.

2. Extractos de los afiliados de los Fondos de Pensiones Voluntarias Se modifica el subnumeral 3.1.1., Capítulo Séptimo del Título IV de la Circular Básica Jurídica (Circular Externa 007 de 1996), con el fin de indicar que dentro de los primeros diez (10) días hábiles de cada mes, los extractos con corte al último día del mes anterior deben quedar a disposición de los partícipes para su consulta en la página de Internet de la respectiva entidad o a través de un mecanismo con similar cobertura.

Igualmente se establece la obligación de informar al afiliado a través de las citadas publicaciones que los extractos podrán ser remitidos por correo físico, cuando así éste lo solicite. SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA Circular Externa 003 de 2010 Página –2De igual manera se dispone que al momento de la afiliación o cuando haya una modificación en los medios a través de los cuales se suministra información a los partícipes, se les informará el mecanismo establecido para tales efectos. Adicionalmente, se modifica el numeral 3.2. del Capítulo Séptimo del Título IV de la Circular Externa 007 de 1996 - Ficha Técnica - con el fin de excluir

la obligación de remitir semestralmente por correo físico a todos los partícipes, las fichas técnicas con corte a 30 de junio y 31 de diciembre, sin perjuicio de la obligación para las administradoras de poner a disposición de los mismos tal información en su página de Internet o difundirse a través de un mecanismo de similar cobertura. De igual forma se establece la obligación de incluir en los extractos la ruta para acceder a través de Internet a las fichas técnicas de los portafolios seleccionados por el partícipe. Así mismo se modifica el formato y el instructivo del extracto de los Fondos de Pensiones Voluntarias (Proforma B.6000-11 y Proforma B.6000-12, con su Anexo II - Información no Remitida), con el fin de incluir en el Resumen de la Cuenta Individual una columna con los traspasos entre portafolios y excluir la información relativa a la volatilidad de la rentabilidad.

3. Extractos de los afiliados a los Fondos de Pensiones Obligatorias Se modifica el literal a) del numeral 1.3 “Periodicidad y plazo para el envío de extractos a los afiliados” del Capítulo Segundo del Título IV de la Circular Básica Jurídica, con el fin de establecer que con corte al 30 de junio y al 31 de diciembre de cada año y dentro de los plazos previstos para la remisión de los extractos, la historia laboral de los afiliados deberá quedar a disposición de los mismos para consulta a través de la página de Internet de la respectiva Entidad. En dicha publicación se deberá informar al afiliado que ésta le puede ser remitida por correo físico, cuando así lo solicite a la

administradora por cualquier medio verificable. No obstante lo anterior, los extractos remitidos a aquellos afiliados que ingresaron al Fondo como consecuencia del traslado de otras administradoras de cualquier régimen durante el periodo del extracto, deberán ir acompañados de un documento que contenga toda su historia laboral. Lo dispuesto en los numerales 1 y 2 de la presente Circular Externa rige a partir de los extractos con corte al 31 de marzo del 2010. No obstante, en razón a que a dicha fecha los Afiliados a los Fondos de Cesantía no han definido su perfil de administración, en dicho campo, y para el citado corte se deberá indicar: “A partir del 1° de julio de 2010 usted podrá definir su Perfil de Administración, es decir la forma como desea distribuir sus ahorros de Cesantías entre las subcuentas de Corto Plazo y Largo Plazo. En caso de no elegir, los recursos permanecerán en el portafolio de corto plazo y entre los días 16 y 31 de agosto de cada año se trasladarán automáticamente a la subcuenta de largo plazo.” Lo previsto en el numeral 3 rige a partir de los extractos con corte al 31 de diciembre de 2009. SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA Circular Externa 003 de 2010 Página –3Se anexan las páginas correspondientes. Cordialmente,

ROBERTO BORRÁS POLANÍA

Superintendente Financiero de Colombia