SFC - Anexo Circular Externa 31 de 2014 (2)

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA inversi(cid:243)n administrado por el custodiado y frente al cual se desarrolla la actividad de custodia de valores, el custodiado debe proceder a corregir los efectos de dicha situaci(cid:243)n a mÆs tardar al d(cid:237)a hÆbil siguiente. En caso que la correcci(cid:243)n implique la realizaci(cid:243)n de una o varias operaciones en una bolsa de valores o en un sistema de negociaci(cid:243)n de valores o de registro de operaciones, el d(cid:237)a hÆbil corresponderÆ al d(cid:237)a bursÆtil o de negociaci(cid:243)n en el respectivo sistema. Para estos efectos, el custodiado debe definir y divulgar previamente las reglas y procedimientos aplicables a la correcci(cid:243)n y restituci(cid:243)n de los efectos del mismo, los cuales deben garantizar la protecci(cid:243)n de los intereses de los inversionistas y/o del veh(cid:237)culo de inversi(cid:243)n administrado por el custodiado. El custodiado debe atender las reglas contenidas en este inciso, sin perjuicio de las sanciones a las que haya lugar. 4.8. Para el caso de operaciones sobre valores pertenecientes a FIC respecto de los cuales se ejerce la custodia, el custodio debe abstenerse de cumplir las instrucciones del custodiado cuando identifique que mediante la(s) operaci(cid:243)n(es) sobre los valores o el dinero asociado al cumplimiento de operaciones sobre los valores se estÆ incurriendo en algunas de las siguientes actuaciones: 4.8.1. Concediendo prØstamos con los dineros que la sociedad administradora ha entregado al custodio en nombre del FIC,

salvo tratÆndose de operaciones de reporto activas, simultÆneas activas y de transferencia temporal de valores, en los tØrminos del art. 3.1.1.4.5 del Decreto 2555 de 2010. 4.8.2. Destinando los recursos del FIC para otorgar liquidez al custodiado, al gestor externo en caso de existir, las subordinadas de los mismos, su matriz o las subordinadas de esta. 4..8.3. Adquiriendo para el FIC la totalidad o parte de los valores o t(cid:237)tulos valores que el custodiado o el gestor externo en caso de existir se haya obligado a colocar por un contrato de colocaci(cid:243)n bajo la modalidad en firme o garantizado, antes de que hubiere finalizado dicho proceso. 4.8.4. Dando en prenda, otorgando avales o estableciendo cualquier otro gravamen que comprometa los valores del FIC objeto de custodia, excepto los casos permitidos expresamente por la normativa vigente. En relaci(cid:243)n con estos posibles eventos, el custodio debe abstenerse de dar cumplimiento a las instrucciones impartidas por el custodiado, conservar la informaci(cid:243)n relacionada con la instrucci(cid:243)n y la(s) causal(es) de abstenci(cid:243)n, y reportar de manera inmediata dicha situaci(cid:243)n al custodiado, al gestor externo en caso de existir, a la SFC y al organismo de autorregulaci(cid:243)n del mercado de valores al cual se encuentre vinculado el custodiado. En adici(cid:243)n a lo establecido en el numeral 4.7 del presente Cap(cid:237)tulo, el incumplimiento reiterado por parte del custodiado en

relaci(cid:243)n con la realizaci(cid:243)n de operaciones que vayan en contra de las normas del reglamento, as(cid:237) como de los l(cid:237)mites, restricciones y prohibiciones legales aplicables a las operaciones sobre los valores correspondientes al FIC frente al cual se desarrolla la actividad de custodia, implica que el custodiado incorpore en los informes de rendici(cid:243)n de cuentas para los inversionistas del respectivo FIC la revelaci(cid:243)n de la ocurrencia de dichas circunstancias, la informaci(cid:243)n de las medidas correctivas adoptadas y aquellas tendientes a evitar que dichos eventos vuelvan a presentarse. El custodiado debe atender las reglas contenidas en este inciso, sin perjuicio de las sanciones a las que haya lugar. 4.9. En los casos en los cuales se haya contratado con el custodio servicios complementarios o servicios especiales relacionados con la custodia de FIC, el custodio debe transmitir al custodiado la informaci(cid:243)n correspondiente a la prestaci(cid:243)n de dichos servicios, con el fin de que el custodiado realice de manera adecuada y oportuna la divulgaci(cid:243)n o entrega de dicha informaci(cid:243)n a quien corresponda, a los inversionistas en el caso de FIC y realice los reportes de informaci(cid:243)n que deba transmitir a la SFC. 4.10. Elaborar y presentar a su respectiva junta directiva u (cid:243)rgano de administraci(cid:243)n equivalente, un informe trimestral de la evoluci(cid:243)n y comportamiento de sus actividades como custodio de FIC y remitir copia de dicho informe a la SFC y al

organismo de autorregulaci(cid:243)n del mercado de valores al cual se encuentre vinculado el custodiado, dentro de los 10 d(cid:237)as hÆbiles siguientes a su presentaci(cid:243)n en la respectiva sesi(cid:243)n de junta directiva. 4.11. Establecer e informar al custodiado los principios aplicables a la administraci(cid:243)n de los derechos pol(cid:237)ticos de los valores custodiados. Entre otros, el custodio debe garantizar al custodiado la aplicaci(cid:243)n de los siguientes derechos: 4.11.1. El derecho del custodiado para reservarse el voto; 4.11.2. El derecho del custodiado a ser informado sobre situaciones en las cuales se pueda ejercer los derechos pol(cid:237)ticos, tales como la celebraci(cid:243)n de reuniones ordinarias y extraordinarias de asamblea; 4.11.3. El derecho del custodiado a que el custodio establezca una pol(cid:237)tica general de ejercicio de los derechos pol(cid:237)ticos para los casos en que se haga una delegaci(cid:243)n expresa por parte del custodiado; 4.12. Asegurar la trazabilidad de la comunicaci(cid:243)n que se establezca para el intercambio de informaci(cid:243)n entre el custodiado y el custodio, con el fin de garantizar que todas las instrucciones y cualquier modificaci(cid:243)n de las mismas puedan ser reconstruidas y auditadas. 4.13. Suscribir los contratos o acuerdos que corresponda con los proveedores de infraestructura con el fin de asegurar el acceso a los sistemas y la interconexi(cid:243)n con los mismos en las diferentes fases de las operaciones sobre los valores objeto

de custodia, en particular aquellas correspondientes a la compensaci(cid:243)n y liquidaci(cid:243)n de las operaciones y la anotaci(cid:243)n en cuenta. 4.14. Atender los demÆs requerimientos de esta Superintendencia, los organismos de autorregulaci(cid:243)n del mercado de valores al cual se encuentre vinculado el custodiado, y demÆs autoridades competentes. Para la prestaci(cid:243)n de los servicios previstos en los arts. 2.37.1.1.3, 2.37.1.1.4 y 2.37.2.1.7 del Decreto 2555 de 2010, se debe atender, ademÆs, lo expresamente pactado en el contrato entre el custodio de valores y el custodiado. 4.15. Cuando el custodio decida prestar sus servicios en relaci(cid:243)n con valores inscritos en el RNVE de propiedad de inversionistas extranjeros, deberÆ propender por garantizar al custodiado el cumplimiento de las obligaciones establecidas en los subnumerales anteriores y las demÆs disposiciones contenidas en el presente Cap(cid:237)tulo, as(cid:237) como evaluar y acreditar de manera adecuada y suficiente aquellos eventos en los cuales algunas no resultasen aplicables, de acuerdo con el rØgimen legal del custodiado y lo establecido en el respectivo contrato. Lo anterior

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CIRCULAR EXTERNA 031 DE 2014 NOVIEMBRE DE 2014

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA sin perjuicio del cumplimiento de las disposiciones en materia cambiaria que correspondan. Esta informaci(cid:243)n deberÆ estar a disposici(cid:243)n de la SFC.

5. CONTRATOS Los contratos que se celebren para el desarrollo de la actividad de custodia de valores entre el custodio de valores y el custodiado deben prever expresamente, como m(cid:237)nimo, lo siguiente:

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SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA 6.4. Estar regulado y supervisado en el pa(cid:237)s en el cual se encuentre constituido por una autoridad equivalente a la SFC. 6.5. En adici(cid:243)n a lo anterior, el custodio de valores debe evaluar la exigencia de requisitos adicionales, en particular aquellos que le permitan constatar o asegurar la idoneidad del sub-custodio a contratar, incluyendo el anÆlisis o verificaci(cid:243)n de al menos los siguientes aspectos relacionados con el mismo: 6.5.1. Fortaleza financiera de la entidad. 6.5.2. Experiencia espec(cid:237)fica y participaci(cid:243)n como tal en otros mercados. 6.5.3. Pol(cid:237)ticas y esquemas de control interno del sub-custodio. 6.5.4. EstÆndares operativos y grado de automatizaci(cid:243)n de la infraestructura para el ejercicio de la subcustodia. 6.5.5. Calificaciones de riesgo asociadas a la capacidad operativa y estÆndares de seguridad para desarrollar la actividad de custodia de valores y/o auditor(cid:237)as relacionadas directamente con la capacidad y desempeæo de la entidad extranjera

como sub-custodio. 6.6. Los requisitos establecidos en los numerales 6.1 a 6.5 anteriores serÆn igualmente aplicables en aquellos casos en que un custodiado decida contratar directamente la custodia de valores ubicados en el exterior.

7. REGLAS RELATIVAS A LA ADMINISTRACI(cid:211)N DE RIESGOS 7.1. Riesgo operativo Los custodios de valores deben ajustar los sistemas de administraci(cid:243)n de riesgo operativo, con el fin de incorporar las pol(cid:237)ticas, procedimientos y manuales relacionados con la actividad de custodia de valores, y en particular los siguientes: 7.1.1. Garantizar la comunicaci(cid:243)n permanente con el custodiado, con el(los) dep(cid:243)sito(s) central(es) de valores, las bolsas de valores y los sistemas de negociaci(cid:243)n de valores y/o de registro de operaciones sobre valores, los sistemas de compensaci(cid:243)n y liquidaci(cid:243)n de operaciones sobre valores, las cÆmaras de riesgo central de contraparte, los sistemas de pagos, los bancos y las demÆs entidades con las cuales tenga relaci(cid:243)n en virtud de su actividad de custodia de valores. As(cid:237) mismo, contar con controles y alarmas que informen sobre el estado de los sistemas de comunicaci(cid:243)n, y que permitan identificar y corregir las fallas acorde con los tiempos establecidos en el plan de contingencia y continuidad del negocio respectivo. 7.1.2. Contar con mecanismos eficientes y seguros que le permitan al custodio de valores validar las instrucciones impartidas por el custodiado contra la informaci(cid:243)n que reciba de las bolsas de valores o los sistemas de negociaci(cid:243)n de

valores o de registro de operaciones sobre valores, los sistemas de compensaci(cid:243)n y liquidaci(cid:243)n de operaciones sobre valores, las cÆmaras de riesgo central de contraparte, los dep(cid:243)sitos centralizados de valores y los sistemas de pago, entre otros agentes, con el fin de verificar la informaci(cid:243)n de las operaciones objeto de compensaci(cid:243)n y liquidaci(cid:243)n contra las instrucciones del custodiado. Dichos mecanismos deben permitir realizar la validaci(cid:243)n y control de las instrucciones de una manera eficiente y segura, de tal forma que el custodio pueda cumplir las operaciones sobre los valores, de acuerdo con los reglamentos del respectivo proveedor de infraestructura. 7.1.3. Establecer mecanismos de seguridad para la administraci(cid:243)n de la informaci(cid:243)n confidencial del custodiado que se maneja en los equipos, sistemas y redes del custodio de valores. La informaci(cid:243)n enviada como parte de o adjunta a un mensaje de correo electr(cid:243)nico o mensaje digital o electr(cid:243)nico para remitir o recibir informaci(cid:243)n debe estar cifrada. TratÆndose de mensajes f(cid:237)sicos o por cualquier otro medio, se deben implementar medidas de seguridad que impidan el acceso a terceros no autorizados. 7.1.4. Dotar sus terminales, equipos de c(cid:243)mputo y redes con los elementos necesarios que eviten la instalaci(cid:243)n de programas o dispositivos que capturen la informaci(cid:243)n de sus clientes y de sus operaciones de manera no autorizada. 7.1.5. Disponer de una plataforma tecnol(cid:243)gica que soporte eficaz y eficientemente todos los procesos propios de los

servicios prestados en desarrollo de la actividad de custodia de valores, considerando elementos tales como centros de c(cid:243)mputo, equipos centrales, red de comunicaciones, interfaces, canales de servicio, planes de contingencia y continuidad del negocio y mecanismos de seguridad tanto f(cid:237)sica como de las aplicaciones y de la informaci(cid:243)n, entre otros. 7.1.6. Sincronizar todos los relojes de los sistemas de informaci(cid:243)n de la entidad involucrados en la actividad de custodia de valores, para cuyo efecto se debe tener como referencia la hora oficial suministrada por la Superintendencia de Industria y Comercio. 7.1.7. Establecer mecanismos y/o procedimientos que le permitan al custodio controlar, entre otras, la fecha l(cid:237)mite para el ejercicio de derechos patrimoniales, de los derechos pol(cid:237)ticos cuando dicho servicio haya sido contratado, y los procedimientos a seguir en caso de incumplimiento de los mismos. 7.1.8. Establecer mecanismos y/o procedimientos que le permitan al custodio verificar la anotaci(cid:243)n en cuenta de los valores y la disponibilidad o saldos de dineros entregados por el custodiado, con el fin de evitar la posibilidad de fraudes internos y externos. 7.1.9. Implementar las medidas necesarias que mitiguen el riesgo de cometer errores en la valoraci(cid:243)n de los portafolios de inversi(cid:243)n administrados por los custodiados, as(cid:237) como en la contabilizaci(cid:243)n, cuando estos servicios hayan sido contratados, con el fin de evitar que se generen o registren precios o valores equivocados en las unidades de inversi(cid:243)n de compra o redenci(cid:243)n y su correspondiente contabilizaci(cid:243)n errada.

7.1.10. Identificar, medir y establecer los controles necesarios a que haya lugar para mitigar cualquier otro riesgo identificado, y as(cid:237) mismo evaluarlos de forma continua, probar y supervisar la adecuaci(cid:243)n de dichos controles.

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SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA 7.1.11. En los casos en que se haga uso del sub-custodio internacional, establecer mecanismos y/o procedimientos que le permitan al custodio ejercer los derechos sobre los valores de conformidad con las regulaciones aplicables en jurisdicciones del exterior, y que le permitan controlar y mitigar el riesgo legal asociado al servicio de ejercicio de derechos pol(cid:237)ticos, entre

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