SFC - Anexo Circular Externa 31 de 2015 (1)

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA 3.4. Reporte de solicitudes de traslado a la administradora anterior La nueva administradora debe informar a la administradora anterior a mÆs tardar el octavo d(cid:237)a de cada mes las solicitudes de traslado presentadas en el mes inmediatamente anterior. Si el plazo seæalado vence un sÆbado, domingo o festivo, se entiende prorrogado hasta el d(cid:237)a hÆbil siguiente. Para tales efectos, la nueva administradora debe elaborar un listado que contenga los nombres de los trabajadores con su identificaci(cid:243)n y debe anexar las fotocopias de los respectivos formularios de vinculaci(cid:243)n, dejando constancia expresa de la fecha en que se efectœa el reporte. Los listados a que se refiere el presente subnumeral pueden ser remitidos en medio magnØtico o electr(cid:243)nico. 3.5. Informe de solicitudes de traslado La administradora anterior, previa verificaci(cid:243)n del cumplimiento de los requisitos legales, debe informar a la nueva administradora, al afiliado y al empleador, si es del caso, acerca de la procedencia o no de las solicitudes de traslado reportadas en el respectivo mes de acuerdo con el subnumeral precedente, a mÆs tardar el 23 del mismo mes en que se efectu(cid:243) el reporte. Para ello debe emplear un formato que contenga como m(cid:237)nimo las siguientes especificaciones: 3.5.1. Nombre o raz(cid:243)n social de la nueva entidad administradora 3.5.2. Fechas del reporte de las solicitudes de traslado y del informe de verificaci(cid:243)n de los requisitos legales 3.5.3. Nombre y apellidos del solicitante

3.5.4. Documento de identificaci(cid:243)n 3.5.5. Procedencia o improcedencia de la solicitud. Causal --------- 3.5.6. Nombre completo, cargo y firma del funcionario responsable 3.6. Causales de rechazo del traslado Para efectos de lo dispuesto en el subnumeral 3.5.5, la administradora anterior estÆ en la obligaci(cid:243)n de verificar que el afiliado no estØ incurso en alguna de las siguientes situaciones: 3.6.1. Fecha de la œltima selecci(cid:243)n menor a 6 meses (cambio entre administradoras del RAIS) 3.6.2. Fecha de la œltima selecci(cid:243)n menor a 5 aæos (traslado entre reg(cid:237)menes pensionales) 3.6.3. Que al afiliado le falten 10 o menos aæos para cumplir la edad para tener derecho a la pensi(cid:243)n de vejez en el rØgimen de prima media con prestaci(cid:243)n definida (traslado entre reg(cid:237)menes), salvo que se trate de una solicitud de traslado soportado en el acceso a una pensi(cid:243)n familiar, de conformidad con el art. 5 del Decreto 288 de 2014. 3.6.4. En disfrute de pensi(cid:243)n 3.6.5. Solicitud de pensi(cid:243)n en trÆmite 3.6.6. No afiliado Los plazos mencionados en los subnumerales 3.6.1. y 3.6.2. deben contarse desde la fecha en que se seleccion(cid:243) la administradora anterior, siempre que tal selecci(cid:243)n se haya realizado dentro de los tØrminos legales.

En los eventos en que la administradora anterior verifique que se cumplieron los requisitos legales para que proceda el traslado, en el respectivo informe debe precisar la fecha a partir de la cual dicho traslado surte efectos, as(cid:237) como el mes a partir del cual deben efectuarse las cotizaciones a la nueva entidad. En los eventos en que no proceda el traslado, el informe debe expresar con claridad la causa del rechazo. 3.7. Traslado de la informaci(cid:243)n y de los saldos del afiliado a la nueva entidad administradora La administradora anterior tiene como plazo mÆximo 30 d(cid:237)as hÆbiles siguientes a la fecha en que inicia la efectividad, definida en el siguiente subnumeral, para transferir los recursos pertinentes y remitir la informaci(cid:243)n respectiva a la nueva administradora, dejando expresa constancia de dicha transferencia. La informaci(cid:243)n a trasladar de la historia laboral del afiliado, la cual puede remitirse en medio magnØtico o electr(cid:243)nico, debe contener como m(cid:237)nimo: nombre y apellidos, fecha de nacimiento, sexo, documento de identificaci(cid:243)n y por cada per(cid:237)odo cotizado el nœmero de identificaci(cid:243)n del empleador, la administradora en la que se efectuaron las cotizaciones, el per(cid:237)odo correspondiente, salario base de cotizaci(cid:243)n, semanas cotizadas, valor de las cotizaciones obligatorias, porcentaje de cotizaci(cid:243)n de alto riesgo, aportes voluntarios, si a ello hay lugar, y la solicitud del bono pensional, as(cid:237) como toda informaci(cid:243)n

adicional que repose en la entidad. Si en la fecha en que se efectœe el traslado de los saldos de un trabajador dependiente, la administradora anterior no ha recibido la œltima cotizaci(cid:243)n, es decir, la que debi(cid:243) liquidarse en el mes en que se hizo efectivo el traslado, debe proceder a la transferencia de Østa dentro de los 20 d(cid:237)as calendario siguientes a su recepci(cid:243)n. Si el traslado se produce del rØgimen de prima media al de ahorro individual ademÆs del env(cid:237)o de la informaci(cid:243)n aludida, hay lugar a la transferencia del t(cid:237)tulo pensional o del valor que corresponda a la reserva pensional entregada, en su caso, y a la emisi(cid:243)n o entrega del bono pensional. TratÆndose de trabajadores independientes, la administradora anterior tiene el mismo plazo mÆximo previsto en el primer inciso del presente subnumeral, para transferir los saldos y remitir la informaci(cid:243)n respectiva a la nueva administradora. 3.8. Efectividad del traslado ante la nueva administradora De conformidad con lo dispuesto en el art. 42 del Decreto 1406 de 1999, el traslado surte efectos el primer d(cid:237)a calendario del segundo mes siguiente a la fecha de presentaci(cid:243)n de la solicitud de vinculaci(cid:243)n realizada por el afiliado ante la nueva administradora. 3.9. Primera cotizaci(cid:243)n a la nueva administradora En el caso de los trabajadores dependientes, la primera autoliquidaci(cid:243)n y consignaci(cid:243)n de aportes a la nueva administradora debe realizarse en el mes siguiente al cual se hace efectivo el traslado, dentro de los plazos legalmente

PARTE II – T˝TULO III – CAP˝TULO I P`GINA 2

Circular Externa 031 de 2015 Septiembre de 2015 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA del sector privado deben declarar a la administradora ante la cual se afilien, el monto de los ingresos que reciben para beneficio personal, bajo las condiciones seæaladas por esta entidad, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 510 de 2003. En consecuencia, es deber de las entidades administradoras del SGP, adoptar un formulario o documento que contenga en su totalidad la informaci(cid:243)n y la descripci(cid:243)n seæaladas por la SFC en la proforma B.6000-10 que se encuentra en el Anexo 2 del presente Cap(cid:237)tulo.

8. REGLAS SOBRE RECONOCIMIENTO Y PAGO DE PENSIONES Para los efectos de lo dispuesto en el art. 33 de la Ley 100 de 1993, modificado por los arts. 9 de la Ley 747, 4 de la Ley 700 de 2001 y 1 de la Ley 717 de 2001, as(cid:237) como en la Ley 1574 de 2012 y la Ley 1580 de 2012, en concordancia con lo seæalado por la Corte Constitucional en la Sentencia de Unificaci(cid:243)n 975 de 2003, y con el fin de que las entidades administradoras del SGP adelanten las diligencias de reconocimiento y pago de pensiones dentro de los plazos establecidos en dichas disposiciones, las mismas deben diseæar y adoptar formalmente un sistema interno de procedimientos, en el que, de acuerdo con la estructura organizacional de la entidad se establezcan tiempos y funcionarios

responsables de adelantar los trÆmites y diligencias necesarias para el reconocimiento y pago de las pensiones a su cargo. Cualquiera sea el sistema que se adopte para tal fin, en su diseæo e implementaci(cid:243)n se deben tener en cuenta los siguientes parÆmetros: 8.1. Los plazos establecidos por las normas legales mencionadas constituyen œnicamente los tØrminos mÆximos para dar cumplimiento a los deberes en ellas consagrados. Lo anterior supone que en desarrollo del principio de eficiencia consagrado en el art. 2 de la Ley 100 de 1993, es deber de las entidades administradoras del SGP adelantar con agilidad los trÆmites necesarios para el reconocimiento y pago de las pensiones, de modo que los beneficiarios de las prestaciones pensionales tengan acceso al derecho a la seguridad social de manera adecuada, oportuna y suficiente. 8.2. El sistema debe prever mecanismos que permitan la recolecci(cid:243)n de la informaci(cid:243)n necesaria para el reconocimiento oportuno y pago Ægil de pensiones a los clientes sobre el resultado de tales diligencias. Igualmente, deben establecer mecanismos para mantener permanentemente actualizada la historia laboral de sus afiliados. 8.3. Debe contar con al menos un funcionario responsable designado por el representante legal principal, a cargo de velar porque el sistema de procedimientos opere de manera adecuada al interior de la entidad y atender los requerimientos de informaci(cid:243)n que sobre la materia presenten las autoridades. 8.4. Debe contar con procedimientos especiales para la atenci(cid:243)n rÆpida y eficiente de las solicitudes de informaci(cid:243)n que

sobre la materia presenten los clientes y usuarios, en los plazos seæalados por la Corte Constitucional. 8.5. Debe permitir que la administradora del SGP verifique, antes de decidir una solicitud de pensi(cid:243)n o prestaci(cid:243)n contemplada en cualquiera de los dos reg(cid:237)menes, que el solicitante no se encuentra afiliado en otra administradora del SGP y que no cuenta con una pensi(cid:243)n o prestaci(cid:243)n que sea incompatible con la solicitada, dejando expresa constancia de dichas verificaciones.

9. REMISI(cid:211)N DE EXTRACTOS POR PARTE DE LAS ENTIDADES ADMINISTRADORAS DEL R(cid:201)GIMEN SOLIDARIO DE PRIMA MEDIA CON PRESTACI(cid:211)N DEFINIDA En cumplimiento de lo establecido en el parÆgrafo 1, art. 41 del Decreto 326 de 1996, en concordancia con lo previsto en el numeral 1, art. 97 EOSF, las entidades administradoras del RPMPD deben remitir a sus afiliados un extracto anual con informaci(cid:243)n sobre las semanas y montos cotizados, a mÆs tardar el d(cid:237)a 31 de marzo de cada aæo. Ese extracto debe indicar el per(cid:237)odo al cual pertenece y contener de forma clara y precisa, como m(cid:237)nimo la siguiente informaci(cid:243)n: 9.1. Informaci(cid:243)n de la entidad administradora. Indica el nombre o raz(cid:243)n social de la administradora y el nœmero de identificaci(cid:243)n tributaria –NIT. 9.2. Informaci(cid:243)n del afiliado. Registra los datos personales del afiliado como son el tipo y el nœmero del documento de

identidad, el nombre y apellidos, la fecha de afiliaci(cid:243)n y la direcci(cid:243)n para remisi(cid:243)n de la correspondencia. 9.3. Informaci(cid:243)n sobre los aportes. Indica la fecha en que se efectu(cid:243) la consignaci(cid:243)n y su monto, el per(cid:237)odo o ciclo a que corresponde, el ingreso base de cotizaci(cid:243)n, el tiempo cotizado (semanas o d(cid:237)as) y el nombre e identificaci(cid:243)n del empleador o empleadores aportantes en caso de los trabajadores dependientes. 9.4. Informaci(cid:243)n consolidada. Presenta un resumen de las semanas cotizadas en el per(cid:237)odo objeto del extracto, clasificado por cada empleador, cuando hay mÆs de uno. As(cid:237) mismo, informa el total de semanas cotizadas y/o el tiempo de servicio efectivamente prestado por el afiliado durante toda su permanencia en la entidad, segœn corresponda, con la indicaci(cid:243)n clara de si hubo per(cid:237)odos en que no cotiz(cid:243), as(cid:237) como la direcci(cid:243)n y Ærea de la entidad a la que se puede acudir en caso de duda o inconformidad con el contenido del extracto. 9.5. Informaci(cid:243)n adicional. Indica al afiliado si existen procesos de cobro coactivo, seæalando los per(cid:237)odos en mora y el nombre e identificaci(cid:243)n de los empleadores morosos. As(cid:237) mismo, puede incluir notas de interØs relacionadas con la afiliaci(cid:243)n o con el SGP.

Al respaldo del extracto se debe incorporar un escrito en el que se ilustre la informaci(cid:243)n contenida en cada uno de los campos. Los extractos deben remitirse por correo a la direcci(cid:243)n que el afiliado haya indicado para el env(cid:237)o de correspondencia en el formulario de vinculaci(cid:243)n o de traslado, sin perjuicio de que previa autorizaci(cid:243)n de la SFC se utilice otro medio id(cid:243)neo para el env(cid:237)o de dichos extractos. La entidad administradora debe establecer controles y mecanismos adecuados de seguridad para el manejo y utilizaci(cid:243)n de esta informaci(cid:243)n. Dentro del mes siguiente a la remisi(cid:243)n de los extractos, las entidades administradoras deben enviar a la SFC una constancia suscrita por el representante legal, sobre el cumplimiento de la obligaci(cid:243)n en cuesti(cid:243)n.

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