SFC - Anexo Circular Externa 32 de 2021 (18)

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA ANEXO 2: DOCUMENTO T(cid:201)CNICO E INSTRUCTIVO DEL ANEXO CHEQUES COBRADOS DE

LOS ESTABLECIMIENTOS BANCARIOS VIGILADOS POR LA SUPERINTENDENCIA

FINANCIERA DE COLOMBIA

Versi(cid:243)n 2.0

CONTENIDO

1. OBJETIVO ................................................................................................................................... 1

2. DESCRIPCI(cid:211)N ............................................................................................................................ 1

3. ESPECIFICACIONES DEL ARCHIVO ........................................................................................ 1 3.1. Encabezado: ................................................................................................................................ 2

Cuadro 1. Encabezado del Archivo del Reporte de cheques expedidos ............................................ 3 3.2. Cuerpo del formato: ...................................................................................................................... 4

1. OBJETIVO Este documento establece los lineamientos tØcnicos e instrucciones que deben seguir las entidades bancarias vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia (SFC) para realizar y enviar el reporte de cheques cobrados a la Fiscal(cid:237)a General de la Naci(cid:243)n (FGN).

2. DESCRIPCI(cid:211)N Los establecimientos bancarios vigiladas por la SFC deberÆn reportar a la FGN el anexo de cheques cobrados cada vez que sea solicitado bajo una orden de polic(cid:237)a judicial y con acta de audiencia de control previo de bœsqueda selectiva en base de datos autorizada por un juez con funci(cid:243)n de control de garant(cid:237)as, la cual deberÆ ser extra(cid:237)da de los sistemas de informaci(cid:243)n de las entidades bancarias objeto de requerimiento.

Se entenderÆ por cheques cobrados, aquellos t(cid:237)tulos valores a la orden o al portador que fueron

efectivamente cobrados y que realizaron su respectivo canje o transferencia de fondos a las cuentas en las cuales fueron consignados desde las cuentas bancarias del tercero objeto de solicitud de informaci(cid:243)n por parte de la Fiscal(cid:237)a General de la Naci(cid:243)n en moneda nacional. Los establecimientos bancarios deberÆn reportar todas las transacciones que se realicen bajo este mecanismo durante el per(cid:237)odo objeto de solicitud por parte de la FGN, sin importar el monto de la transacci(cid:243)n realizada en moneda legal. Las transacciones deberÆn reportarse de forma individual en la fecha que se ejecutaron, en ningœn momento deben agruparse. Para todos los casos, la informaci(cid:243)n solicitada en los anexos, debe diligenciarse exactamente como se genera en el sistema de informaci(cid:243)n de la entidad bancaria, incluyendo la cantidad de decimales fijada por la entidad en sus aplicativos, y as(cid:237) guardar la exactitud de la informaci(cid:243)n entregada versus la que se extrae de los sistemas de informaci(cid:243)n. Cuando la entidad reportante no cuente con la informaci(cid:243)n requerida por la FGN en algunos campos de sus formatos, se debe diligenciar el mismo con el valor “-1”. No obstante, si la entidad cuenta con la informaci(cid:243)n solicitada deberÆ suministrarla de acuerdo con los parÆmetros establecidos en los formatos.

3. ESPECIFICACIONES DEL ARCHIVO El archivo generado debe ser un archivo plano CSV1 o TXT2, para lo cual es importante recalcar que para la generaci(cid:243)n del archivo csv, para el archivo TXT, se sugiere como separador de columnas, el

uso de alguno de estos caracteres especiales como: coma (,), punto y coma o pipe (|), igualmente dependiendo de su proceso para exportar archivos desde sus bases de datos, se podr(cid:237)an generar tambiØn en formato TXT, que contengan registros de ancho fijo, con especial cuidado de que el fin de registro sea un enter (CRLF3), garantizando la integridad del registro completo al momento de realizar el proceso de importaci(cid:243)n. Para dicho proceso de exportaci(cid:243)n a continuaci(cid:243)n se definen las estructuras de ancho fijo para la creaci(cid:243)n de este: 1 Un archivo CSV (valores separados por comas) es un archivo de texto con un formato espec(cid:237)fico que permite que los datos se guarden en un formato con estructura de tabla. 2 La extensi(cid:243)n TXT representa "textfile" (archivo de texto), que sustituy(cid:243) a su antiguo nombre "flatfile" (archivo sin formato). Este archivo informÆtico estructura series de l(cid:237)neas de texto. 3 En informÆtica, CRLF se refiere a la combinaci(cid:243)n de dos c(cid:243)digos de control: CR (retorno de carro) y LF (salto de l(cid:237)nea), uno detrÆs del otro; normalmente con el objetivo de crear una nueva l(cid:237)nea. Circular Externa 032 de 2021 PÆgina 1 de 7

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LOS ESTABLECIMIENTOS BANCARIOS VIGILADOS POR LA SUPERINTENDENCIA

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Versi(cid:243)n 2.0 La entidad vigilada reportante deberÆ enviar a la FGN la informaci(cid:243)n sobre cada uno de los cheques cobrados bajo los parÆmetros establecidos en el anexo. Dentro del archivo en menci(cid:243)n se deben incluir 2 tipos de registros: encabezado (registro tipo 1) y cuerpo del formato (registros tipo 2). El formato para el nombre del archivo es: CHEXDDMMAAAAXXXX, donde CHEX es la sigla usada para identificar que el reporte corresponde a cheques expedidos, DD d(cid:237)as, MM para mes, AAAA para aæo y XXXX corresponde al nœmero de identificaci(cid:243)n del tercero del cual se estÆ requiriendo la informaci(cid:243)n. Para el caso DDMMAAAA corresponde a la fecha en la cual se efectu(cid:243) el requerimiento por parte del investigador a la entidad financiera. El archivo debe tener extensi(cid:243)n .txt y debe venir grabado en codificaci(cid:243)n de texto ANSI CP1252. La informaci(cid:243)n registrada puede tener los siguientes formatos: • NumØrico: aquel que contiene (cid:218)NICAMENTE caracteres de la codificaci(cid:243)n ANSI entre ANSI 48 (0) y ANSI 57 (9), o ANSI 45 (-) y ANSI 46(.). Esto es: los numerales arÆbicos 0-9, el punto como indicador de la posici(cid:243)n decimal, y el guion para indicar un valor negativo. • AlfanumØrico: incluye los caracteres ANSI 32 (espacio en blanco), aquellos en el rango ANSI 65 a ANSI 90 (alfabeto inglØs), ANSI 140 y ANSI 142 (caracteres especiales de algunas lenguas

romances), caracteres entre ANSI 192 y ANSI 214 caracteres especiales de algunas lenguas romances), entre ANSI 216 y ANSI 221 (caracteres especiales de algunas lenguas romances), y aquellos descritos en los datos de tipo numØrico. Estos caracteres se resaltan en la Figura 1. Figura 1. Caracteres de la Codificaci(cid:243)n ANSI CP1252 para el Formato AlfanumØrico • Fecha: este formato contiene (cid:218)NICAMENTE caracteres de la codificaci(cid:243)n ANSI entre ANSI 48 (0) y ANSI 57 (9), y ANSI 45 (-). Esto es: los numerales arÆbicos 0-9 para los valores de aæo, mes y d(cid:237)a, y el guion como separador de estas posiciones. Todos los campos son obligatorios. A continuaci(cid:243)n, se presentan el diseæo y la descripci(cid:243)n detallada de los registros que contiene el archivo. 3.1. Encabezado: S(cid:243)lo existe un registro de este tipo por archivo. Es la cabecera del archivo. En el encabezado del archivo se debe incorporar la identificaci(cid:243)n de la entidad que remite la informaci(cid:243)n, fecha de corte de la informaci(cid:243)n requerida, identificaci(cid:243)n y nombre del titular o titulares del producto financiero del cual se entrega informaci(cid:243)n. Cuando existan dos o mÆs titulares del producto financiero, estos deben ser incluidos con la informaci(cid:243)n solicitada en las columnas 5 – 7, adicionando filas al encabezado, de acuerdo con el nœmero adicional de titulares. Circular Externa 032 de 2021 PÆgina 2 de 7

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Versi(cid:243)n 2.0 Este registro se genera de acuerdo con la siguiente informaci(cid:243)n: Cuadro 1. Encabezado del Archivo del Reporte de cheques expedidos No. Campo Posici(cid:243)n Posici(cid:243)n Longitud Formato Contenido Campo Inicial Final obligatorio Nœmero -Siempre el valor 0. 1 consecutivo 1 10 10 NumØrico -Alineado a la S(cid:237) de registro izquierda. -Se diligencia el c(cid:243)digo de la entidad financiera mediante el cual se efectu(cid:243) la C(cid:243)digo de la transacci(cid:243)n segœn el 2 11 18 8 AlfanumØrico S(cid:237) Entidad Cuadro 10 del archivo “Cuadros Complementarios”. -Alineado a la izquierda. -Corresponde al œltimo d(cid:237)a del per(cid:237)odo reportado. -Formato AAAA-MMDD donde AAAA es el aæo (Ej. 2021), MM es el mes (Ej. 10) y Fecha de 3 19 28 10 Fecha DD es el d(cid:237)a (Ej. S(cid:237) Corte 31). -Si el d(cid:237)a o el mes tiene un solo d(cid:237)gito, se debe llenar el otro dígito con “0”. Ej. enero 1 del 2025

serÆ 2025-01-31. Nœmero total -Es el nœmero total de de registros tipo 2 transacciones (cuerpo del formato) 4 reportadas 29 38 10 NumØrico reportados en el S(cid:237) archivo. -Alineado a la izquierda. Tipo de -C(cid:243)digo identificaci(cid:243)n seleccionado del del titular del Cuadro 4 del producto archivo “Cuadros 5 39 40 2 NumØrico S(cid:237) financiero Complementarios”. -Alinear a la izquierda Nœmero de -Diligenciar sin identificaci(cid:243)n guiones, puntos, del titular del comas o espacios producto en blanco. - financiero Cuando no se 6 41 60 20 AlfanumØrico conozca la S(cid:237) informaci(cid:243)n del titular del producto financiero, debe ingresar el valor de “-1” Circular Externa 032 de 2021 PÆgina 3 de 7

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FINANCIERA DE COLOMBIA Versi(cid:243)n 2.0 -Alineado a la izquierda. Nombre del -Cuando no se titular del conozca la producto informaci(cid:243)n del financiero titular del producto 7 61 315 255 AlfanumØrico financiero, debe S(cid:237) ingresar el valor de “-1”. - Alineado a la izquierda.

Fin de S(cid:237) 8 Enter (CRFL) registro 3.2. Cuerpo del formato: Son los registros de todos los cheques expedidos desde el producto financiero reportado. Cuando la informaci(cid:243)n requerida de un tercero reporte mÆs de una cuenta bancaria, estas se deben presentar en el cuerpo del archivo continuando el nœmero consecutivo de registro del œltimo movimiento reportado de la cuenta bancaria anterior. Las operaciones reportadas de cada cuenta se diferenciarÆn por la informaci(cid:243)n incluida en la columna No. 3 “Nœmero de cuenta donde se realiza la consignaci(cid:243)n”. Por otra parte, cuando la informaci(cid:243)n requerida a la entidad financiera reportante corresponda a mÆs de un (01) tercero, esta informaci(cid:243)n debe ser entregada en archivos diferentes para cada tercero. Los campos denominados cheques cobrados corresponden a los cheques que fueron hechos efectivos en ventanilla y los campos denominados cheques consignados hacen referencia a los cheques que fueron efectivamente cobrados a travØs de una consignaci(cid:243)n a una cuenta bancaria. Para cada uno de los registros debe reportar la informaci(cid:243)n de los siguientes campos: • Columna 1 – Nœmero consecutivo de registro: es el nœmero œnico de cada uno de los registros reportados en el archivo, inicia en 1. • Columna 2 – Fecha de la operaci(cid:243)n: se registra la fecha en la cual se realiz(cid:243) la consignaci(cid:243)n a la cuenta, bajo el formato AAAA-MM-DD, donde AAAA es el aæo, MM es el mes, DD es el d(cid:237)a.

• Columna 3 - Nœmero de cuenta donde se realiza la consignaci(cid:243)n: se registra el nœmero de cuenta donde se consigna el cheque. • Columna 4 – Nœmero de Cheque: se debe registrar el nœmero del cheque de la operaci(cid:243)n efectuada. • Columna 5 – Tipo de cheque: Se debe especificar quØ tipo de cheque se estÆ consignado. Si es de gerencia se debe relacionar “Gerencia”, si no, se relaciona “Otros”. • Columna 6 – Valor del cheque expedido: es el monto del cheque expedido desde el producto financiero reportado. • Columna 7 –Tipo de cobro del cheque: se debe registrar el cheque, ej. Realizado, devuelto o rechazado. • Columna 8 – C(cid:243)digo del Banco del beneficiario: se diligencia el c(cid:243)digo de la entidad financiera mediante el cual se efectu(cid:243) la consignaci(cid:243)n del cheque reportado, segœn el Cuadro 10 del archivo “Cuadros Complementarios”. • Columna 9 – Nombre del Banco del beneficiario: Se diligencia el nombre de la entidad financiera mediante el cual se efectu(cid:243) la consignaci(cid:243)n del cheque reportado, segœn el Cuadro 10 del archivo “Cuadros Complementarios”.

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Versi(cid:243)n 2.0 • Columna 10 - Tipo de Identificaci(cid:243)n de la persona que realiz(cid:243) la consignaci(cid:243)n: Se debe registrar el tipo de documento de identificaci(cid:243)n de la persona que realiz(cid:243) la consignaci(cid:243)n del cheque reportado. Los c(cid:243)digos para utilizar deben ser seleccionados del Cuadro 4 del archivo “Cuadros Complementarios”, se debe ingresar el valor de "-1" cuando se desconozca el tipo de identificaci(cid:243)n de la persona que realiz(cid:243) la consignaci(cid:243)n. • Columna 11 – Nœmero de identificaci(cid:243)n de la persona que realiz(cid:243) la consignaci(cid:243)n: Es el nœmero de identificaci(cid:243)n. En el caso de los NIT, no se debe incluir el d(cid:237)gito de verificaci(cid:243)n. Se debe ingresar el valor de "-1" cuando se desconozca el nœmero de identificaci(cid:243)n de la persona que realiz(cid:243) la consignaci(cid:243)n. • Columna 12 – D(cid:237)gito de verificaci(cid:243)n de la persona que realiz(cid:243) la consignaci(cid:243)n: En este campo debe reportar el d(cid:237)gito de verificaci(cid:243)n de las identificaciones tipo NIT. Debe ingresar el valor de "-1" cuando se desconozca el d(cid:237)gito de verificaci(cid:243)n del NIT o cuando el tipo de identificaci(cid:243)n es diferente a NIT. Se debe ingresar el valor de "-1" cuando se desconozca el d(cid:237)gito de verificaci(cid:243)n de la persona que realiz(cid:243) la consignaci(cid:243)n.

• Columna 13 – Nombre de la persona que realiz(cid:243) la consignaci(cid:243)n: Es el nombre con que se encuentra registrado la persona que realiz(cid:243) la consignaci(cid:243)n. Para una persona natural, se incluyen los nombres y apellidos (respetando este orden). Para una persona jur(cid:237)dica, es la raz(cid:243)n social. • Columna 14 - Tipo de Identificaci(cid:243)n de la persona que cobr(cid:243) el cheque: Se debe registrar el tipo de documento de identificaci(cid:243)n de la persona que cobr(cid:243) el cheque reportado. Los c(cid:243)digos para utilizar deben ser seleccionados del Cuadro 4 del archivo “Cuadros Complementarios”. • Columna 15 – Nœmero de identificaci(cid:243)n de la persona que cobr(cid:243) el cheque: Es el nœmero de identificaci(cid:243)n. En el caso de los NIT, no se debe incluir el d(cid:237)gito de verificaci(cid:243)n. • Columna 16 – D(cid:237)gito de verificaci(cid:243)n de la persona que cobr(cid:243) el cheque: En este campo se debe reportar el d(cid:237)gito de verificaci(cid:243)n de las identificaciones tipo NIT. Se debe ingresar el valor de "-1" cuando se desconozca el d(cid:237)gito de verificaci(cid:243)n del NIT o cuando el tipo de identificaci(cid:243)n es diferente a NIT. • Columna 17 – Nombre de la persona que cobr(cid:243) el cheque: Es el nombre con que se encuentra registrada la persona que cobro el cheque reportado. Para una persona natural, se incluyen los nombres y apellidos (respetando este orden). Para una persona jur(cid:237)dica, es la raz(cid:243)n social.

Cuadro 2. Contenido del Archivo del Reporte de cheques expedidos Posici(cid:243)n Posici(cid:243)n Campo Campo Longitud Formato Contenido Inicial Final obligatorio Es el nœmero œnico de Nœmero cada uno de los consecutivo 1 10 10 NumØrico registros reportados Si de registro en el archivo, inicia en 1. Se registra la fecha en la cual se realiz(cid:243) la consignaci(cid:243)n a la Fecha de la cuenta, bajo el formato 11 20 10 Fecha Si operaci(cid:243)n AAAA-MM-DD, donde AAAA es el aæo, MM es el mes, DD es el d(cid:237)a. Nœmero de cuenta Se registra el nœmero donde se 21 40 20 de cuenta donde se Si AlfanumØrico realiza la consigna el cheque consignaci(cid:243)n Se debe especificar Tipo de quØ tipo de cheque se 41 60 20 Si cheque AlfanumØrico estÆ consignado. Si es de gerencia se debe Relacionas Circular Externa 032 de 2021 PÆgina 5 de 7

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FINANCIERA DE COLOMBIA Versi(cid:243)n 2.0 “Gerencia”, si no, se relaciona “Otros” Es el monto del Valor del cheque expedido cheque 61 80 20 numØrico Si desde el producto expedido

financiero reportado. Tipo de se debe registrar el cobro del 81 100 20 AlfanumØrico cheque, Ej. Realizado, Si cheque devuelto o rechazado. Se diligencia el c(cid:243)digo de la entidad financiera mediante el C(cid:243)digo del cual se efectu(cid:243) la Banco del 101 102 2 numØrico consignaci(cid:243)n del Si beneficiario cheque reportado, segœn el Cuadro 10 del archivo “Cuadros Complementarios”. Se diligencia el nombre de la entidad financiera mediante el Nombre del cual se efectu(cid:243) la Banco del 103 357 255 AlfanumØrico consignaci(cid:243)n del Si beneficiario cheque reportado, segœn el Cuadro 10 del archivo “Cuadros Complementarios”. Se debe registrar el tipo de documento de identificaci(cid:243)n de la persona que realizo la consignaci(cid:243)n del cheque reportado. Los c(cid:243)digos para utilizar Tipo de deben ser Identificaci(cid:243)n seleccionado del de la 358 359 2 numØrico Cuadro 4 del archivo Si persona que realiz(cid:243) la “Cuadros consignaci(cid:243)n Complementarios”. Se debe ingresar el valor de "-1" cuando se desconozca el tipo de identificaci(cid:243)n de la persona que realizo la consignaci(cid:243)n. Es el nœmero de identificaci(cid:243)n. En el caso de los NIT, no Nœmero de debe incluir el d(cid:237)gito de identificaci(cid:243)n verificaci(cid:243)n.

de la 360 379 20 AlfanumØrico Se debe ingresar el Si persona que valor de "-1" cuando se realiz(cid:243) la desconozca el nœmero consignaci(cid:243)n de identificaci(cid:243)n de la persona que realizo la consignaci(cid:243)n. En este campo debe reportar el d(cid:237)gito de verificaci(cid:243)n de las identificaciones tipo D(cid:237)gito de NIT. Debe ingresar el verificaci(cid:243)n valor de "-1" cuando se de la 380 381 2 numØrico desconozca el d(cid:237)gito Si persona que de verificaci(cid:243)n del NIT realiz(cid:243) la o cuando el tipo de consignaci(cid:243)n identificaci(cid:243)n es diferente a NIT. Se debe ingresar el valor de "-1" cuando se Circular Externa 032 de 2021 PÆgina 6 de 7

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FINANCIERA DE COLOMBIA Versi(cid:243)n 2.0 desconozca el digito de verificaci(cid:243)n de la persona que realizo la c onsignaci(cid:243)n. Es el nombre con que se encuentra registrado la persona que realizo la Nombre de consignaci(cid:243)n. Para la persona una persona natural, 382 636 255 AlfanumØrico Si que realiz(cid:243) la se incluyen los consignaci(cid:243)n nombres y apellidos

(respetando este orden). Para una persona jur(cid:237)dica, es la raz(cid:243)n social. Se debe registrar el tipo de documento de identificaci(cid:243)n de la Tipo de persona que cobro el Identificaci(cid:243)n cheque reportado. Los de la 637 638 2 numØrico c(cid:243)digos para utilizar Si persona que deben ser cobr(cid:243) el seleccionado del cheque Cuadro 4 del archivo “Cuadros Complementarios”. Nœmero de Es el nœmero de identificaci(cid:243)n identificaci(cid:243)n. En el de la 639 640 20 numØrico caso de los NIT, no Si persona que debe incluir el d(cid:237)gito de cobr(cid:243) el verificaci(cid:243)n. cheque En este campo debe reportar el d(cid:237)gito de verificaci(cid:243)n de las D(cid:237)gito de identificaciones tipo verificaci(cid:243)n NIT. Debe ingresar el de la 641 658 2 numØrico valor de "-1" cuando se Si persona que desconozca el d(cid:237)gito cobr(cid:243) el de verificaci(cid:243)n del NIT cheque o cuando el tipo de identificaci(cid:243)n es diferente a NIT. Es el nombre con que se encuentra registrado la persona que cobro el cheque Nombre de reportado. Para una la persona 659 913 255 AlfanumØrico persona natural, se Si que cobr(cid:243) el incluyen los nombres y cheque apellidos (respetando este orden). Para una persona jur(cid:237)dica, es la raz(cid:243)n social. Circular Externa 032 de 2021 PÆgina 7 de 7