SFC - Anexo Circular Externa 36 de 2017 (2)

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA

PARTE I

INSTRUCCIONES GENERALES APLICABLES A LAS ENTIDADES VIGILADAS

T˝TULO IV

DEBERES Y RESPONSABILIDADES

CAP˝TULO II: ACTUACIONES ANTE LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA

1. POSESI(cid:211)N DE CARGOS DE DIRECCI(cid:211)N Y CONTROL 1.1. Cargos en los que se requiere posesi(cid:243)n ante la SFC En cumplimiento a lo dispuesto en los arts. 45 B numeral 3, 73 numeral 3, 74 numeral 4, 79 numeral 3 y 326 numeral 2 literal g., del EOSF, art. 22 de la Ley 964 de 2005, art. 21 de la Ley 45 de 1990, art. 40 de la Ley 454 de 1998, art. 18 de la Ley 1328 de 2009, y arts. 11.2.1.5.1, 2.19.1.1.11, 4.1.1.1.11 y 2.34.2.1.2 del Decreto 2555 de 2010, entre otros, deben tomar posesi(cid:243)n del cargo para el cual sean designados las siguientes personas: 1.1.1. Los representantes legales, principales y suplentes de las entidades vigiladas, con excepci(cid:243)n de aquellos designados por el Presidente de la Repœblica. 1.1.2. Miembros de junta directiva, consejo directivo o de administraci(cid:243)n, principales y suplentes de las entidades vigiladas, con excepci(cid:243)n de aquellos designados por el Presidente de la Repœblica o su delegado.

1.1.3. Los representantes de las oficinas de representaci(cid:243)n de instituciones financieras, reaseguradoras y del mercado de valores del exterior. 1.1.4. Los representantes designados para Colombia de las instituciones financieras, de reaseguradoras o del mercado de valores del exterior que decidan acogerse a las excepciones establecidas en los numerales 7 y 8 del art. 4.1.1.1.3 del Decreto 2555 de 2010. 1.1.5. Los revisores fiscales, principales y suplentes, de las entidades vigiladas. 1.1.6. Los oficiales de cumplimiento para la prevenci(cid:243)n de lavado de activos, principales y suplentes, de las entidades vigiladas. 1.1.7. Los representantes o delegados de los funcionarios pœblicos que por disposici(cid:243)n legal deban hacer parte de una junta directiva, consejo directivo o de administraci(cid:243)n de alguna entidad vigilada, con excepci(cid:243)n de aquellos designados por el Presidente de la Repœblica o su delegado. 1.1.8. Los defensores del consumidor financiero, principales y suplentes, de las entidades vigiladas. 1.1.9. Los apoderados en el pa(cid:237)s de los bancos o compaæ(cid:237)as de seguros del exterior ampliamente autorizados para que los represente, con todas las facultades legales, en desarrollo de la actividad de las sucursales. Para el ejercicio vÆlido de los anteriores cargos se requiere la designaci(cid:243)n junto con la posesi(cid:243)n ante esta Entidad. En tal virtud, el ejercicio de cualquier cargo sin haber tomado posesi(cid:243)n del mismo, cuando las normas aplicables as(cid:237) lo exijan darÆ

lugar a las sanciones correspondientes, sin perjuicio de que por este s(cid:243)lo hecho la SFC se abstenga de autorizar la posesi(cid:243)n. 1.2. Eventos en los que no se requiere tramitar posesi(cid:243)n 1.2.1 Los funcionarios pœblicos que por disposici(cid:243)n legal deban hacer parte de una junta o consejo directivo de alguna entidad vigilada y que ejerzan personalmente dicha funci(cid:243)n no requieren adelantar el trÆmite de posesi(cid:243)n. En todo caso, corresponde al responsable del trÆmite de posesi(cid:243)n a que se refiere el subnumeral 1.3 del presente Cap(cid:237)tulo informar tal situaci(cid:243)n a la SFC. 1.2.2 De conformidad con lo dispuesto en el inciso 2, numeral 2 del art. 74 del EOSF, los gerentes de sucursales no deben adelantar el trÆmite de posesi(cid:243)n ante la SFC y la certificaci(cid:243)n de su representaci(cid:243)n se sujeta a lo dispuesto en el rØgimen general de sociedades. Igualmente, los representantes designados exclusivamente para adelantar funciones judiciales, es decir, para actuar ante las autoridades jurisdiccionales, no requieren de posesi(cid:243)n ante esta Entidad. 1.3. Funciones del responsable del trÆmite de posesi(cid:243)n El secretario general o vicepresidente jur(cid:237)dico de la entidad vigilada, o en su defecto, en aquellas entidades que no cuenten con dichos cargos, un representante legal principal designado expresamente para tal efecto por la junta directiva, es la persona responsable de adelantar el trÆmite de posesi(cid:243)n de funcionarios ante la SFC, para lo cual debe:

PARTE I – T˝TULO IV – CAP˝TULO II P`GINA 111

CIRCULAR EXTERNA 036 de 2017 Diciembre de 2017 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA 1.3.1. Exigir al postulado la informaci(cid:243)n que soporta su trayectoria e idoneidad profesional y moral, con el fin de proceder a la revisi(cid:243)n y posterior incorporaci(cid:243)n de los datos exigidos en la proforma “Hoja de Vida”, certificando la coincidencia de la informaci(cid:243)n con los documentos aportados. 1.3.2. Diligenciar en su integridad las proformas electr(cid:243)nicas “Hoja de Vida” y “Certificado de TrÆmite de Posesi(cid:243)n Abreviada”, cuando sea el caso, de acuerdo con su correspondiente instructivo. 1.3.3. Firmar electr(cid:243)nicamente las proformas “Hoja de vida” y “Certificado de Trámite de Posesión Abreviada”, cuando sea el caso, y transmitirlas v(cid:237)a electr(cid:243)nica a la SFC. 1.3.4. Conservar un ejemplar f(cid:237)sico del trÆmite de posesi(cid:243)n, debidamente firmado por Øl y el postulado, en los tØrminos previstos en la ley para la conservaci(cid:243)n de documentos. 1.3.5. Archivar y custodiar la documentaci(cid:243)n que soporta el diligenciamiento de las proformas “Hoja de vida” y “Certificado de Trámite de Posesión Abreviada”, cuando sea el caso, de acuerdo con las normas que regulan los tØrminos y plazos

para la conservaci(cid:243)n de documentos. Con la firma y transmisi(cid:243)n de las proformas correspondientes a la SFC, se entiende que el funcionario responsable de dicho trÆmite hace constar que la informaci(cid:243)n all(cid:237) consignada fue revisada, coincide con los documentos suministrados por el postulado y que Østos reposan en los archivos de la entidad. Es deber del responsable del trÆmite de posesi(cid:243)n garantizar en todo momento la confidencialidad de la informaci(cid:243)n que conozca en desarrollo de sus funciones. 1.4. Reglas relativas al trÆmite de posesi(cid:243)n Es deber de cada entidad vigilada, a travØs del funcionario responsable del trÆmite de posesi(cid:243)n en los tØrminos previstos en el subnumeral anterior, solicitar ante la SFC la posesi(cid:243)n dentro de los 45 d(cid:237)as corrientes siguientes a la fecha de designaci(cid:243)n del respectivo aspirante. Vencido tal plazo sin que se haya presentado la solicitud de posesi(cid:243)n, es necesario que el (cid:243)rgano nominador correspondiente ratifique la designaci(cid:243)n del aspirante para surtir el trÆmite. La posesi(cid:243)n de los funcionarios podrÆ surtirse a travØs del Procedimiento Abreviado o del Procedimiento Ordinario. Los dos procedimientos indicados se adelantan digitalmente, de acuerdo con las reglas contenidas en la presente circular. 1.4.1. TrÆmite de Posesi(cid:243)n con Procedimiento Abreviado Este trÆmite procede exclusivamente para la autorizaci(cid:243)n de posesi(cid:243)n en los cargos que se listan en la presente

circular. En el evento de que el postulado no cumpla con los requisitos para acudir al trÆmite de posesi(cid:243)n con procedimiento abreviado, debe surtir el trÆmite de posesi(cid:243)n bajo el procedimiento ordinario. Para la aplicaci(cid:243)n del presente trÆmite las entidades vigiladas deben verificar: i) los estatutos sociales y las normas aplicables al cargo, ii) la experiencia y trayectoria profesional del postulado, iii) la formaci(cid:243)n acadØmica y conocimiento del sector o Ærea correspondiente a la prestaci(cid:243)n de los servicios de que se trate y, en general, iv) la capacidad del candidato para asumir las responsabilidades propias del cargo. La entidad debe establecer criterios, condiciones m(cid:237)nimas o recomendaciones para las personas que sean postuladas en los cargos sujetos al trÆmite de posesi(cid:243)n con procedimiento abreviado ante la SFC, en consideraci(cid:243)n a la naturaleza de las funciones desempeæadas, el tipo de actividad que desarrolla la vigilada y la responsabilidad que demanda el ejercicio de las mismas. Dichos criterios, condiciones o recomendaciones deben estar a disposici(cid:243)n de la SFC. Adicionalmente, las entidades deben verificar , a travØs del funcionario responsable del trÆmite de posesi(cid:243)n, que el postulado no se encuentre incurso en inhabilidades o incompatibilidades previstas en la ley, o en eventuales conflictos de interØs, para lo cual le exigirÆn a Øste una declaraci(cid:243)n mediante la cual manifieste que conforme a las disposiciones legales y estatutarias aplicables a la investidura, no se encuentra incurso en ninguna causal que le

impida ejercer el cargo para el cual fue designado. La informaci(cid:243)n suministrada por el postulado se entiende bajo la gravedad de juramento. A continuaci(cid:243)n se relaciona la documentaci(cid:243)n que, como m(cid:237)nimo, la entidad debe tener en cuenta para establecer que el postulado cumple con las calidades requeridas para el ejercicio id(cid:243)neo y responsable del cargo. 1.4.1.1. Documentaci(cid:243)n para la verificaci(cid:243)n de antecedentes El responsable del trÆmite de posesi(cid:243)n debe verificar que el postulado no presenta ninguna de las siguientes situaciones: 1.4.1.1.1. Sanciones en firme proferidas por la SFC, la Superintendencia de la Econom(cid:237)a Solidaria o la Superintendencia de Sociedades, as(cid:237) como por los (cid:243)rganos disciplinarios de los organismos de autorregulaci(cid:243)n. 1.4.1.1.2. Sanciones disciplinarias impuestas por los organismos que ejercen la supervisi(cid:243)n y/o control sobre el adecuado ejercicio de la profesi(cid:243)n cuyo t(cid:237)tulo acredite el postulado. 1.4.1.1.3. Reportes negativos de operadores de informaci(cid:243)n financiera, crediticia y comercial. 1.4.1.1.4. Antecedentes de la Procuradur(cid:237)a General de la Naci(cid:243)n, Fiscal(cid:237)a general de la Naci(cid:243)n, Contralor(cid:237)a General de la Repœblica, Direcci(cid:243)n de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), antecedentes penales,

1.4.1.1.5. Reportes en la lista OFAC y lista del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas. 1.4.1.1.6 Si el aspirante presenta al menos un antecedente en los registros antes seæalados debe adelantar el TrÆmite de posesi(cid:243)n con Procedimiento Ordinario. 1.4.1.1.7. La entidad vigilada o el funcionario responsable del trÆmite de posesiones debe informar a la SFC, de manera inmediata, cualquier situaci(cid:243)n conozca y que afecte las condiciones y requisitos que permitieron formarse el criterio favorable del postulado que fue objeto de Procedimiento Abreviado para el ejercicio del cargo. 1.4.1.2. Cargos a los que aplica Este trÆmite procede exclusivamente para la autorizaci(cid:243)n de posesi(cid:243)n en los cargos que se listan en el presente subnumeral. En cada caso se seæala la informaci(cid:243)n adicional que la entidad debe verificar respecto de cada postulado.

PARTE I – T˝TULO IV – CAP˝TULO II P`GINA 2

CIRCULAR EXTERNA 036 de 2017 Diciembre de 2017 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA 1.4.1.2.1 Defensores del Consumidor Financiero principales y suplentes: Verificar que el postulado cuente con la infraestructura necesaria y suficiente para el adecuado cumplimiento de sus funciones. Si Øste desempeæa el cargo en mÆs de 3 entidades, debe tramitar el procedimiento de posesi(cid:243)n mediante trÆmite ordinario.

1.4.1.2.2 Representantes Legales Regionales o de Zona. Verificar que el candidato acredita formaci(cid:243)n acadØmica, t(cid:237)tulo de pregrado, m(cid:237)nimo cuatro (4) aæos de experiencia en cargos de gesti(cid:243)n o responsabilidad financiera en el sector para el cual postula y que estØ inscrito en el Registro Nacional de Profesionales del Mercado de Valores – RNPMV. 1.4.1.2.3 Representantes legales de sociedades comisionistas de bolsa con facultades exclusivas para actuar en rueda, en renta variable, en renta fija, en operaciones a plazo, de cumplimiento financiero. Verificar que el postulado estØ inscrito en el Registro Nacional de Profesionales del Mercado de Valores – RNPMV. 1.4.1.2.4 Representantes legales de sociedades comisionistas de bolsa con facultades exclusivas para actuar en el mercado cambiario. 1.4.1.2.5 Representante legal de la Bolsa Mercantil para presidir la rueda de negocios. Verificar que el postulado estØ inscrito en el Registro Nacional de Profesionales del Mercado de Valores – RNPMV. 1.4.1.2.6 Representantes legales para asuntos de tecnolog(cid:237)a. Verificar ademÆs que el candidato acredita formaci(cid:243)n acadØmica y t(cid:237)tulo de pregrado y m(cid:237)nimo tres (3) aæos de experiencia en cargos relacionados con el que se postula. 1.4.1.2.7 Representantes legales del Banco de la Repœblica. 1.4.1.2.8 Representantes o delegados de los funcionarios pœblicos que por disposici(cid:243)n legal deban hacer parte de

una junta o consejo directivo de alguna entidad vigilada y que no ejerzan personalmente dicha funci(cid:243)n. 1.4.1.2.9 Los revisores fiscales, miembros de junta directiva, consejo directivo o de administraci(cid:243)n y representantes legales, que hayan sido posesionados a travØs del procedimiento ordinario y que sean reelegidos para el ejercicio del mismo cargo, con independencia de la condici(cid:243)n de principal o suplente. 1.4.1.3. Procedimiento 1.4.1.3.1. Para el trÆmite de posesi(cid:243)n con Procedimiento Abreviado, el funcionario responsable de presentar las solicitudes de posesi(cid:243)n ante la SFC debe diligenciar y remitir a esta Superintendencia la proforma electr(cid:243)nica “Hoja de Vida” de acuerdo con su correspondiente instructivo, la proforma electr(cid:243)nica “Certificado de Trámite de Posesión Abreviada” y adjuntar el acta de designaci(cid:243)n del postulado en el cargo. Utilizar el trÆmite de posesi(cid:243)n con Procedimiento Abreviado supone una actuaci(cid:243)n comprometida, responsable, y estricta de la entidad y del postulado al cargo. 1.4.1.3.2. La autorizaci(cid:243)n de posesi(cid:243)n con Procedimiento Abreviado se entiende impartida cuando se hayan cumplido todos los requisitos exigidos para el efecto en esta circular y una vez sea informado tal hecho al postulado mediante el correspondiente oficio, con la indicaci(cid:243)n de la fecha a partir de la cual queda posesionado;

tendrÆ vigencia durante el per(cid:237)odo inicial de designaci(cid:243)n establecido por los estatutos o la ley. 1.4.1.3.3. Si un candidato posesionado mediante este procedimiento es reelegido para el mismo cargo, debe surtir nuevamente el procedimiento de posesi(cid:243)n. 1.4.1.3.4. Toda informaci(cid:243)n falsa, engaæosa, inexacta o incompleta suministrada da lugar a las acciones penales y civiles a que haya lugar, con independencia de las sanciones administrativas que imponga esta Superintendencia en ejercicio de sus atribuciones legales. En estos eventos, esto es, cuando la SFC encuentre que se ha reportado informaci(cid:243)n falsa, engaæosa, inexacta o incompleta, debe informar a las autoridades competentes para que se adelanten las investigaciones a que hubiere lugar. En cualquier momento la SFC puede solicitar y verificar, en las entidades vigiladas, las solicitudes de posesi(cid:243)n tramitadas con sus respectivos documentos soporte. 1.4.1.3.5. El Procedimiento Abreviado podrÆ ser utilizado por entidades vigiladas transcurridos dos aæos despuØs de la autorizaci(cid:243)n para su funcionamiento. No puede ser utilizado por entidades sometidas a alguno de los Institutos de Salvamento previstos en el estatuto OrgÆnico del Sistema Financiero, ni durante los seis (6) meses siguientes a su levantamiento. 1.4.1.3.6. El TrÆmite de Posesi(cid:243)n con Procedimiento Abreviado no restringe la facultad de la Superintendencia para determinar en cualquier momento las posesiones que deben adelantarse siguiendo el TrÆmite de Posesi(cid:243)n con

Procedimiento Ordinario, para cuyo efecto es suficiente con el requerimiento a la respectiva entidad y/o a los candidatos informando dicha circunstancia. 1.4.2. TrÆmite de posesi(cid:243)n con Procedimiento Ordinario 1.4.2.1. Previa la revisi(cid:243)n y verificaci(cid:243)n respectiva, el responsable del trÆmite debe diligenciar en su integridad la proforma “Hoja de vida”, disponible en la pÆgina web de la SFC. 1.4.2.2 Una vez diligenciada la mencionada proforma, corresponde al responsable del trÆmite firmarla electr(cid:243)nicamente con un certificado digital emitido por una entidad de certificaci(cid:243)n digital abierta debidamente autorizada por la Superintendencia de Industria y Comercio, y transmitirla a la SFC. Transmitida la proforma, se entiende que el responsable del trÆmite ha revisado la informaci(cid:243)n aportada, por lo tanto no se pueden hacer modificaciones a la misma, salvo autorizaci(cid:243)n expresa de la SFC. Con dicha transmisi(cid:243)n se entiende iniciado formalmente el trÆmite de posesi(cid:243)n. La informaci(cid:243)n suministrada por el postulado se entiende bajo la gravedad de juramento. 1.4.2.3. La entidad debe recibir un registro electr(cid:243)nico con el nœmero asignado al trÆmite. De la proforma diligenciada debe conservarse en la entidad un soporte f(cid:237)sico debidamente suscrito por el responsable del trÆmite y por el postulado. Con el

nœmero asignado se puede hacer el seguimiento al estado del trÆmite a travØs de la pÆgina web. 1.4.2.4. En el evento de existir inconsistencias en la informaci(cid:243)n consignada en la proforma, se debe requerir al responsable del trÆmite para que efectœe las aclaraciones a que haya lugar. 1.4.2.5. El ComitØ de Posesiones debe evaluar y decidir sobre las solicitudes de posesi(cid:243)n sometidas a su consideraci(cid:243)n en el orden de presentaci(cid:243)n de las mismas. El Secretario del ComitØ de Posesiones debe elaborar un acta con las decisiones adoptadas. 1.4.2.6. La decisi(cid:243)n tomada por el ComitØ de Posesiones se comunica al responsable del trÆmite. En caso de negarse la posesi(cid:243)n debe, ademÆs, notificarse personalmente al postulado.

PARTE I – T˝TULO IV – CAP˝TULO II P`GINA 2-1

CIRCULAR EXTERNA 036 de 2017 Diciembre de 2017 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA En cualquier estado del trÆmite, la SFC puede solicitar documentos y aclaraciones adicionales, los cuales deben remitirse a mÆs tardar dentro del mes siguiente a la solicitud. Transcurrido dicho plazo sin que el responsable haya suministrado la informaci(cid:243)n solicitada, se entiende que se ha desistido de la solicitud y se tiene por finalizado el trÆmite, en los tØrminos del

art. 17 del CPACA. Para retirar una solicitud de posesi(cid:243)n ya transmitida a la SFC, y siempre que el comitØ de posesiones no haya tomado una decisi(cid:243)n al respecto, el responsable del trÆmite debe ingresar a la pÆgina web de la SFC y seleccionar la opción “Cancelar Trámite”, explicando brevemente el motivo de tal decisión. Utilizada dicha opción el trámite se da por finalizado. Si la entidad desea tramitar nuevamente la solicitud de posesi(cid:243)n del mismo postulado puede hacerlo una vez transcurridos 10 d(cid:237)as corrientes contados a partir del d(cid:237)a siguiente de la fecha de retiro de la anterior solicitud. Toda informaci(cid:243)n falsa, engaæosa, inexacta o incompleta suministrada da lugar a las acciones penales y civiles a que haya lugar, con independencia de las sanciones administrativas que imponga esta Superintendencia en ejercicio de sus atribuciones legales. En estos eventos, esto es, cuando la SFC encuentre que se ha reportado informaci(cid:243)n falsa, engaæosa, inexacta o incompleta, debe informar a las autoridades competentes para que se adelanten las investigaciones a que hubiere lugar. En cualquier momento la SFC puede solicitar y verificar, en las entidades vigiladas, las solicitudes de posesi(cid:243)n tramitadas con sus respectivos documentos soporte. 1.5. Situaciones que ponen fin al ejercicio de los cargos que requieren posesi(cid:243)n ante la SFC Las personas que se encuentren debidamente posesionadas y registradas en la base de datos del Grupo de Registro de esta Superintendencia para los cargos de que trata el presente Cap(cid:237)tulo mantienen tal condici(cid:243)n para todos los efectos

legales, hasta tanto ocurra uno de los siguientes eventos: i) se registre el nombramiento y posesi(cid:243)n de una nueva persona; ii) el responsable del trÆmite informe que el cargo ha sido suprimido, o iii) la SFC lleve a cabo la actualizaci(cid:243)n del registro, conforme a las reglas que a continuaci(cid:243)n se indican:

PARTE I – T˝TULO IV – CAP˝TULO II P`GINA 2-2

CIRCULAR EXTERNA 036 de 2017 Diciembre de 2017 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA 1.5.1. Renuncias Corresponde al responsable del trÆmite de posesi(cid:243)n informar a esta Superintendencia las renuncias de las personas que ejerzan los cargos indicados en la presente Circular, dentro de los 45 d(cid:237)as corrientes siguientes a la aceptaci(cid:243)n de la misma. Para tal efecto, el responsable del trÆmite debe diligenciar la proforma “Hoja de vida”. El responsable del trÆmite debe conservar los soportes respectivos que acrediten tal hecho. En caso de renuncia al cargo, y si en los estatutos sociales no se prevØ expresamente un tØrmino dentro del cual deba proveerse el reemplazo del saliente, los (cid:243)rganos sociales encargados de llevar a cabo el nombramiento deben iniciar el trÆmite de posesi(cid:243)n dentro de un plazo de 45 d(cid:237)as corrientes, contados a partir de la fecha de presentaci(cid:243)n de la renuncia, so pena de las sanciones a que haya lugar. Vencido el tØrmino anterior sin que se haya designado y posesionado el reemplazo del saliente, corresponde a las personas

posesionadas ante la SFC para el ejercicio de los cargos seæalados y que hayan presentado renuncia, informar tal situaci(cid:243)n mediante comunicaci(cid:243)n dirigida al Grupo de Registro de la SFC, adjuntando el soporte respectivo en el cual se acredite la fecha en que la misma fue presentada con el fin de que se actualice el registro conforme a lo resuelto por la Corte Constitucional en Sentencia C-621 de 2003. 1.5.2. Remoci(cid:243)n En caso de remoci(cid:243)n u otra circunstancia que ponga fin al ejercicio del cargo producto de una decisi(cid:243)n tomada por la entidad vigilada, el responsable del trÆmite debe informar a la Superintendencia dentro de los 45 d(cid:237)as corrientes siguientes a la decisi(cid:243)n el contenido de la misma, as(cid:237) como las razones que la motivaron, junto con los documentos de soporte respectivos. Para el efecto, el responsable del trÆmite debe diligenciar la proforma electr(cid:243)nica “Hoja de vida”. En todo caso, corresponde al responsable del trÆmite conservar los soportes que acrediten tal decisi(cid:243)n. Vencido el tØrmino anterior sin que la entidad vigilada haya informado acerca de tal circunstancia, la persona interesada puede adelantar el trÆmite indicado en el pÆrrafo final del subnumeral 1.5.1. del presente Cap(cid:237)tulo en lo que resulte pertinente. 1.5.3. Reglas en caso de vacancia De acuerdo con lo seæalado en el numeral 4 del art. 73 del EOSF, la ausencia injustificada de un miembro de junta directiva,

consejo directivo o de administraci(cid:243)n en las entidades destinatarias de tal disposici(cid:243)n por un per(cid:237)odo mayor de 3 meses produce la vacancia del cargo. En este evento, el responsable del trÆmite debe comunicar dicha situaci(cid:243)n a la SFC dentro de los 45 d(cid:237)as corrientes siguientes a su configuraci(cid:243)n diligenciando la proforma electr(cid:243)nica “Hoja de vida”. Corresponde al responsable del trÆmite conservar los soportes respectivos que acrediten la ocurrencia de esa situaci(cid:243)n. Como quiera que por disposici(cid:243)n legal en caso de vacancia el suplente ocupa el puesto del principal, de existir un œnico suplente, la entidad vigilada debe adelantar el trÆmite de posesi(cid:243)n respecto del nuevo suplente dentro de los 45 d(cid:237)as corrientes siguientes a la configuraci(cid:243)n de la vacancia. 1.5.4. Incumplimiento de los requisitos relativos al TrÆmite de Posesi(cid:243)n con Procedimiento Abreviado En el evento en que la Superintendencia evidencie que una persona posesionada mediante el Procedimiento Abreviado no cumpl(cid:237)a, al momento de adelantar el trÆmite, con los requisitos necesarios para el ejercicio del cargo procederÆ a revocar la posesi(cid:243)n realizada con el Procedimiento Abreviado. Dicha decisi(cid:243)n serÆ informada a la entidad vigilada y notificada al posesionado, con la indicaci(cid:243)n de que s(cid:243)lo procede el recurso de reposici(cid:243)n contra

la misma. El incumplimiento de alguno de los requisitos previstos para el trÆmite de posesi(cid:243)n con Procedimiento Abreviado por parte de una entidad vigilada conllevarÆ la imposibilidad de acudir a Øste, durante los dos aæos siguientes, contados a partir de la informaci(cid:243)n de la decisi(cid:243)n al respecto por parte de la Superintendencia o de la decisi(cid:243)n del recurso de reposici(cid:243)n, segœn se presente. 1.6. Posesi(cid:243)n del revisor fiscal Dado que la revisor(cid:237)a fiscal de las entidades vigiladas por lo general es ejercida por sociedades, asociaciones o firmas de contadores constituidas para tal fin, la diligencia de posesi(cid:243)n se surte en relaci(cid:243)n con el contador pœblico que aquella designe para desempeæar personalmente las funciones del revisor fiscal. Sin perjuicio de lo anterior, como quiera que las personas jur(cid:237)dicas que prestan servicios de revisor(cid:237)a fiscal actœan por intermedio o a travØs de las personas naturales, de conformidad con lo dispuesto en el art. 215 del C.Cio., en armon(cid:237)a con el art. 4 de la Ley 43 de 1990, la labor realizada por el contador pœblico que actœe en nombre y representaci(cid:243)n de la firma de auditor(cid:237)a que le encomienda las funciones de revisor(cid:237)a fiscal es indivisible de la propia responsabilidad que a Østa le compete. La SFC autoriza la posesi(cid:243)n una vez se cerciore acerca del carÆcter, la idoneidad y la experiencia de la persona designada

por el (cid:243)rgano social competente para ejercer la revisor(cid:237)a fiscal. Lo anterior por cuanto, la revisor(cid:237)a fiscal es una instituci(cid:243)n que trasciende la defensa de las expectativas individuales, en la medida en que estÆ llamada a velar por intereses superiores que afectan al Estado y a la comunidad en general; que no se reduce al cumplimiento de ciertos requisitos de idoneidad tØcnica, como los exigidos al contador profesional para que pueda desplegar la actividad que le es propia, sino que demanda probidad y compromiso con valores sociales que busca proteger el legislador al establecer ciertos mecanismos de control sobre las entidades, y al exigir la presencia de funcionarios que vigilen el desarrollo de las mismas. Para la posesi(cid:243)n de un aspirante a revisor fiscal de una entidad vigilada, la SFC tiene en cuenta tanto requisitos objetivos como calidades subjetivas. Los primeros se relacionan con la verificaci(cid:243)n de los requisitos exigidos en las normas aplicables, tales como el cumplimiento del rØgimen de inhabilidades e incompatibilidades correspondiente y la obtenci(cid:243)n de la tarjeta profesional; las segundas, incluyen claramente una facultad discrecional, que concede a la SFC atribuciones para determinar los criterios y elementos de juicio que considere procedente utilizar para evaluar la conducta de los candidatos a revisores fiscales, su capacidad y trayectoria profesional, seriedad, responsabilidad y moralidad. En cuanto a la experiencia es necesario que los aspirantes se hayan desempeæado en cargos similares, exigiØndose mayor experiencia a medida que aumenta el tamaæo de la respectiva entidad y la complejidad de sus negocios. Si bien parte de

dicha experiencia puede haber sido adquirida en otros sectores empresariales, es necesario que los aspirantes cuenten con experiencia previa en el sector, dada la especializaci(cid:243)n de las actividades que desarrollan las referidas entidades, con una normatividad y sistemas operativos que difieren considerablemente de los aplicables a la generalidad de las empresas. No obstante, no se exige que la experiencia en el sector provenga del desempeæo de cargos del mismo nivel, admitiØndose por ejemplo, la experiencia como contadores, auditores o contralores de otras entidades vigiladas. 1.6.1. Ejercicio del suplente La responsabilidad del suplente es igual a la del principal respecto del adecuado cumplimiento de sus funciones, cuando deba reemplazarlo, de acuerdo con lo previsto en el presente Cap(cid:237)tulo y en el marco normativo vigente. No obstante, es de advertir que la revisor(cid:237)a fiscal no puede ser ejercida de manera simultÆnea por las personas designadas para dicho cargo como titular y suplente, por cuanto tal situaci(cid:243)n conlleva a diluir la responsabilidad inherente al control y

PARTE I – T˝TULO IV – CAP˝TULO II P`GINA 311

CIRCULAR EXTERNA 036 de 2017 Diciembre de 2017