SFC - Anexo Circular Externa 4 de 2012

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MANUAL DE USUARIO

ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN BÁSICA DE EMISORES

MANUAL DE USUARIO

VERSION 1.0

MARZO DE 2012

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MANUAL DE USUARIO

Autor del Manual: HENRY VANEGAS MOTTA

Proyecto: Actualización Información Básica Emisores de Valores

HISTORIA DE VERSIONES

Versión Fecha Elaboró Comentarios

1.0 26/10/2011 HENRY VANEGAS MOTTA

MERCEDES PARRA CABALLERO

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MANUAL DE USUARIO

TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCION..............................................................................................................4

2. GLOSARIO DE TERMINOS Y NOMENCLATURA..........................................................4

3. DESCRIPCIÓN FUNCIONAL DE LA APLICACIÓN........................................................7

4. ASPECTOS GENERALES DE LA APLICACION............................................................7

5. FUNCIONALIDADES APLICACIÓN..............................................................................10

6. SOPORTE.......................................................................................................................15

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1. INTRODUCCION Este manual tiene por objeto orientar al usuario emisor sobre la forma de ingreso al aplicativo de publicación de Actualización de información Básica de Emisores a través de la pagina Web

www.supefinanciera.gov.co de la Superintendencia Financiera de Colombia, mediante el código de usuario y contraseña asignado por parte de la Subdirección de Operaciones de la SFC, el

cual una vez habilitado, le permitirá validarse ante el sistema y tener acceso al trámite Actualización de Información Básica de Emisores. El procedimiento a seguir para la Actualización de información Básica de Emisores está contenido en el presente manual de usuario.

2. GLOSARIO DE TÉRMINOS Y NOMENCLATURA SIMEV: El Sistema Integral de Información del Mercado de Valores, SIMEV, es el conjunto de recursos humanos, técnicos y de gestión que utiliza la Superintendencia Financiera de Colombia para permitir y facilitar el suministro de información al mercado de valores, el cual está conformado por el Registro Nacional de Valores y Emisores (RNVE), el Registro Nacional de Agentes del Mercado de Valores (RNAMV) y el Registro Nacional de Profesionales del Mercado de Valores (RNPMV).

RNVE: Registro Nacional de Valores y Emisores, el cual tiene por objeto inscribir las clases y tipos de valores, así como los emisores de los mismos y las emisiones que estos efectúen, y certificar lo relacionado con la inscripción de dichos emisores y clases y tipos de valores.

EMISOR DE VALORES: Son emisores de valores las entidades que tengan valores inscritos en el

Registro Nacional de Valores y Emisores.

MENÚ: Listado de opciones mediante los cuales el usuario puede acceder a funcionalidades del sistema.

USUARIO: Identificación de la entidad, a través del encargado de diligenciar la información ante el sistema.

CONTRASEÑA: Palabra o cadena de caracteres secreta generada por la Subdirección de Operaciones, que permite al usuario validarse en el sistema para verificar la autenticidad de un usuario en un sistema de información.

RADICACIÓN: Número generado cada vez que se realice la actualización de la información, el cual es el soporte del usuario para comprobar que el la información ha sido actualizada.

MERCADO DE VALORES: Aquel constituido por las actividades establecidas en el artículo 3º de la Ley 964 de 2005 y las demás actividades que determine el Gobierno Nacional, siempre que constituyan actividades de manejo, aprovechamiento e inversión de recursos captados del público que se efectúen mediante valores.

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3. DESCRIPCIÓN FUNCIONAL DE LA APLICACIÓN El Aplicativo de Actualización de Información Básica de Emisores proporciona a los emisores de valores el mecanismo para que registren y actualicen de manera directa en la página Web de la Superintendencia Financiera de Colombia, mediante la validación de un usuario y contraseña, la información Básica de la entidad para mantener adecuadamente informado al mercado de valores sobre aspectos generales; así como, junta directiva, representantes legales, revisores fiscales, contador, agente de cumplimiento y comité de auditoría de los emisores. Esto con el propósito de simplificar la remisión de esta información a la Superintendencia Financiera de Colombia, y para que las entidades emisoras den cumplimiento al artículo 5.2.4.1.1 del Decreto 2555 de 2010.

Por lo anterior, se ha desarrollado en el sitio Web de la Superintendencia Financiera de Colombia el módulo “8. Actualización de Información Básica de Emisores”, al cual se ingresa desde el enlace “Trámites en Línea y Remisión de Información” ubicado bajo el icono “Trámites,

servicios y pagos”, en el sitio web de la entidad: www.superfinanciera.gov.co Los Emisores de Valores que sean entidades vigiladas, cuyos órganos de administración se posesionan ante la Superintendencia Financiera de Colombia, deben ingresar por la opción “17. Actualización de Información Agentes del Mercado de Valores”, desde el enlace “Trámites en Línea y Remisión de Información” ubicado bajo el icono “Trámites, servicios y pagos”, La última versión de este documento puede consultarse en la misma dirección electrónica en el link “(Procedimiento para actualización)”.

NOTA: Al presentarse un cambio en la información relacionada con este modulo, la sociedad emisora deberá actualizarlo de acuerdo con el procedimiento establecido en este Manual.

Inmediatamente se presente un cambio en la información del emisor que es manejada por el módulo que se describe a continuación, la misma deberá ser actualizada tal como se indica más adelante. Para efectos de ilustrar la operación del sistema se mostrarán los datos de la entidad ficticia

ACME S.A.

Cualquier inquietud será resuelta telefónicamente en el PBX: 5940200 Opción 5 o por correo electrónico en el buzón soporte@superfinanciera.gov.co

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4. ASPECTOS GENERALES DE LA APLICACION 4.1 PRECONDICIONES El representante legal del emisor inscrito en el RNVE, deberá solicitar mediante correo electrónico a la dirección soporte@superfinanciera.gov.co la generación del código de usuario y la contraseña para acceder al trámite 8. Actualización de Información Básica de Emisores y de ser necesario, que se habilite este mismo usuario para los trámites por internet: “3. Información

Relevante”, “17. Actualización de Agentes del Mercado de Valores” y “21. Publicación de Prospectos de información.

Dicha solicitud debe contener: · Nombre de la entidad emisora · Tipo y código · Nombre de la persona designada como funcionario responsable del trámite. · Tipo y número de documento de identificación.

· Cargo. · Teléfono. · Correo electrónico · Firmado digitalmente 4.2 ACCESO A LA SOLUCIÓN Desde el sitio Web de la Superintendencia Financiera de Colombia http://www.superfinanciera.gov.co, haga clíck sobre el enlace “Trámites, Servicios y Pagos”. Luego, en “Trámites en Línea y Remisión de Información”. En el menú desplegado ingrese a la opción 8. “Actualización de información Básica de Emisores”.

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Versión 2.0 Página 7 de 43 MANUAL DE USUARIO “Cuando se trate de Emisores de Valores que estén obligados a inscribirse en el Registro Nacional de Agentes del Mercado de Valores (RNAMV), o se trate de vigilados por la Superintendencia Financiera de Colombia, en cuyo caso se entiende que los órganos de administración se Posesionan ante ésta, y una vez surtido el trámite de posesión, se debe ingresar por la opción 17, del menú Trámites, servicios y pagos”: Al seleccionar la opción 8 o 17, el sistema le mostrará la siguiente pantalla de autenticación.

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Versión 2.0 Página 8 de 43 MANUAL DE USUARIO Cuando ingrese por primera vez a la aplicación, debe digitar su código de usuario y contraseña.

Por políticas de seguridad el sistema le obliga a cambiar su contraseña. La contraseña se podrá cambiar todas las veces que el usuario lo considere conveniente a través de la opción Cambiar contraseña. Recuerde que la contraseña se vence cada (90) días. Ingrese el usuario y contraseña que le ha sido asignado por la Dirección de Acceso al Mercado de la Superintendencia Financiera de Colombia. En caso de ingresar el usuario o la contraseña erróneamente, recibirá el siguiente mensaje: NOTA: Si olvida su contraseña envíe correo a soporte@superfinanciera.gov.co, solicitando nueva contraseña.

5. FUNCIONALIDADES APLICACIÓN

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Versión 2.0 Página 9 de 43 MANUAL DE USUARIO Una vez se valide el código de usuario y contraseña podrá acceder al menú de la aplicación, el cual contiene en el encabezado el nombre de la entidad emisora que va a hacer la publicación de la información, a manera de ejemplo se muestra la entidad ficticia ACME S.A. Después de que el sistema valide el código del usuario y su contraseña, despliega el siguiente menú: 5.1. DATOS BÁSICOS DEL EMISOR Al ingresar a esta opción el sistema muestra la información existente en la base de datos de la Superintendencia Financiera de Colombia. Para el caso del ejemplo la siguiente: Los datos marcados con asterisco () solo podrán ser modificados por la Superintendencia Financiera de Colombia. Si algún dato requiere actualización se deberá hacer la solicitud por correo electrónico a soporte@superfinanciera.gov.co. Los datos que podrán ser actualizados por el usuario son:

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MANUAL DE USUARIO CIUDAD CORRESPONDENCIA: A la cual los participantes del mercado de valores y la Superintendencia Financiera de Colombia deberán dirigir sus comunicaciones.

DIRECCIÓN CORRESPONDENCIA: A la cual los participantes del mercado de valores y la Superintendencia Financiera de Colombia deberán dirigir sus comunicaciones. La dirección se deberá escribir utilizando las abreviaturas definidas por la DIAN y que se muestra en el enlace adjunto (Ver abreviaturas).

Ejemplo: Carretera del Bosque Circunvalar Este 54 A 33 Bloque 5 Interior 7 Oficina 201 Edificio Altos del Camino, deberá digitarse así: CRT del Bosque CRV E 54 A 33 BL 5 IN 7 OF 201 ED Altos del Camino En la dirección no se deben, incluir caracteres especiales como puntos, comas, #, No. guiones.

Únicamente utilice las abreviaturas establecidas en el enlace en referencia.

TELÉFONO: Número al cual se pueden comunicar los participantes del mercado de valores y la Superintendencia Financiera de Colombia. Debe incluir entre paréntesis el indicativo de la ciudad, sin dejar espacios en blanco. Si se registra más de un número telefónico se deberán separar con un guión (-).

FAX: Al cual se pueden dirigir los participantes del mercado de valores y la Superintendencia Financiera de Colombia. Debe incluir entre paréntesis el indicativo de la ciudad, sin dejar espacios en blanco. Si se registra más de un número de fax se deberán separar con un guión -.

E-MAIL: Dirección de correo electrónico a la cual se pueden dirigir los participantes del mercado de valores y la Superintendencia Financiera de Colombia.

SITIO WEB: Corresponde a la dirección del sitio web del emisor. En caso de que no se tenga sitio web se deberá registrar: www.pendienteincluir TOTAL MIEMBROS PRINCIPALES DE JUNTA DIRECTIVA: Se debe digitar el número de miembros principales de Junta Directiva.

Una vez actualizada la información se debe dar clíck en el botón Modificar, que activa la ventana de confirmación de la modificación. En esta ventana se podrá escoger la opción Aceptar, para grabar las modificaciones en la base de datos de la Superintendencia Financiera de Colombia, o la opción Cancelar, para volver a la opción de modificación sin registrar los cambios

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Versión 2.0 Página 11 de 43 MANUAL DE USUARIO Una vez aceptados los cambios aparecerá la siguiente pantalla indicando el número de radicación de Internet asignado al trámite de actualización. Se recomienda hacer una impresión de esta pantalla o tomar el número de radicación asignado. Para hacer otra modificación a los datos de la entidad, de clíck en el botón Menú de Datos Básicos, de lo contrario, de clíck en el botón Salir o Imprimir para obtener el soporte de la actualización. 5.2. JUNTA DIRECTIVA Al ingresar a esta opción el sistema muestra el listado de los miembros de la junta directiva que se encuentran vigentes en el Registro Nacional de Valores y Emisores (RNVE). Si no hay registros de miembros de junta directiva vigentes, muestra al usuario una pantalla con el siguiente mensaje y opciones:

5.2.1 ADICIONAR

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Página 12 de 43 MANUAL DE USUARIO Se usa para registrar a los miembros de la junta directiva. Al ingresar a esta opción el sistema muestra la siguiente pantalla: TIPO IDENTIFICACIÓN: Corresponde al tipo del documento de identidad del miembro de la junta que se va a adicionar. Se debe seleccionar una de las alternativas de la lista desplegable:

CEDULA DE CIUDADANIA, CEDULA DE EXTRANJERIA, PASAPORTE.

NÚMERO IDENTIFICACIÓN: Corresponde al número del documento de identidad del miembro de la junta. Se deberá digitar sin puntos, comas, guiones, etc.

Una vez registrado el tipo de identificación y número de identificación se debe dar click en el botón Continuar, que activa el siguiente formulario que debe ser diligenciado por el usuario: Diligenciado el formulario se debe dar click en el botón Continuar :

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DATOS PERSONALES

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MANUAL DE USUARIO NOMBRE: Corresponde a los nombres y apellidos del miembro de junta, tal como aparecen en el documento de identidad.

E-MAIL: Dirección de correo electrónico a la cual le podrá escribir la Superintendencia Financiera de Colombia. En caso de que no tenga E-mail se deberá registrar: pendiente@incluir

TELÉFONO: Número al cual lo podrá llamar la Superintendencia Financiera de Colombia en caso de ser necesario. Debe incluir entre paréntesis el indicativo de la ciudad, sin dejar espacios en blanco. Si se registra más de un número telefónico se deberán separar con un

guión (-). INFORMACIÓN ADICIONAL DEL CARGO TIPO DE CARGO: Corresponde al tipo de cargo para el cual fue elegido el miembro de la junta directiva. Se debe seleccionar uno de los cargos que aparecen en la lista desplegable:

PRINCIPAL, SUPLENTE NUMERICO, SUPLENTE PERSONAL.

La Junta directiva deberá conformarse con no menos de tres miembros principales y cada uno de ellos tendrá un suplente. Para el efecto es importante recordar los siguientes conceptos:  MIEMBROS PRINCIPALES: Son elegidos por la asamblea general de accionistas por periodos determinados en los estatutos sociales, en donde se expresarán sus atribuciones.  MIEMBROS SUPLENTES: Intervienen en la composición de la junta directiva, en los casos de ausencia temporal o definitiva de los miembros principales.  SUPLENTE PERSONAL: Escogido de antemano de la misma lista del miembro principal. Cada miembro de la junta tiene un suplente específico que remplazará su respectivo principal.  SUPLENTE NUMÉRICO: Ocupa el puesto de un miembro principal, en el orden en que figuran en la lista aprobada por la asamblea general, para conformar la junta directiva sin consideración al nombre de la persona que ocupa el renglón principal.

TIPO DE IDENTIFICACIÓN: Corresponde al tipo del documento de identidad del miembro principal que reemplaza. Se debe seleccionar una de las alternativas de la lista desplegable:

CEDULA DE CIUDADANIA, CEDULA DE EXTRANJERIA, PASAPORTE.

NÚMERO DE IDENTIFICACIÓN: Corresponde al número del documento de identidad del miembro principal que reemplaza. Se deberá digitar sin puntos, comas, guiones, etc.

NOTA: El Tipo y Número de Identificación del principal solo se deben diligenciar cuando el miembro de junta es un suplente personal.

MIEMBRO INDEPENDIENTE: Se debe seleccionar SI o NO de acuerdo con la situación del miembro de la junta que se está adicionando, si el miembro es Independiente, el campo Empleado de la Entidad será automáticamente NO.

SOCIO O ACCIONISTA DE LA ENTIDAD: Se debe seleccionar SI o NO de acuerdo con la situación del miembro de la junta que se está adicionando.

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Versión 2.0 Página 15 de 43 MANUAL DE USUARIO EMPLEADO DE LA ENTIDAD: Se debe seleccionar SI o NO de acuerdo con la situación del miembro de la junta que se está adicionando.

LABORA EN OTRA ENTIDAD: Se debe seleccionar SI o NO de acuerdo a la situación del miembro de la junta que se está adicionando, al momento de su elección. Si se escoge la opción SI, en la pantalla Otros cargos desempeñados por: se deberá registrar la información correspondiente a esos cargos.

FECHA INICIAL: Fecha en que quedó registrado el nombramiento en Cámara de Comercio.

FECHA FINAL: Fecha en la cual se canceló la inscripción como miembro de junta en el registro mercantil.

Al dar click en el botón Continuar aparece una ventana de confirmación en la cual se pregunta: “Está seguro de efectuar esta operación?”. La opción Aceptar graba la información en la base de datos de la Superintendencia. La opción Cancelar permite verificar los datos e intentar de nuevo. Si se escogió la opción SI en Labora en otra entidad: se muestra la siguiente pantalla para iniciar el registro de los otros cargos, cuando el miembro de junta directiva no tiene registrados

otros cargos: Si tiene registrados otros cambios, muestra la siguiente pantalla:

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Versión 2.0 Página 16 de 43 MANUAL DE USUARIO Al dar click sobre el botón Adicionar, el sistema muestra la siguiente pantalla: DATOS DE OTROS CARGOS NIT DE LA ENTIDAD: Corresponde al Número de Identificación Tributaria (NIT), de la entidad, en la cual labora el miembro de la junta directiva. Se debe incluir el dígito de chequeo sin puntos, comas, guiones, etc.

NOMBRE DE LA ENTIDAD: Nombre completo de la entidad con la cual tiene vínculo laboral el miembro de Junta Directiva.

CARGO DESEMPEÑADO: Corresponde al cargo que ejerce el miembro de junta en la otra entidad. Se debe seleccionar uno de los que figura en la lista desplegable. Si no aparece un cargo con la denominación exacta de aquél que desempeña, se deberá seleccionar el de mayor afinidad al mismo.

FECHA DE REPORTE: Corresponde a la fecha de actualización de información, es decir la fecha del sistema.

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Versión 2.0 Página 17 de 43 MANUAL DE USUARIO Al dar clíck en el botón Continuar aparece una ventana de confirmación en la cual se pregunta: “Está seguro de efectuar esta operación?”. La opción Aceptar graba la información en la base de datos de la Superintendencia. La opción Cancelar permite verificar los datos e intentar de nuevo. Después de seleccionar Aceptar se muestra la siguiente pantalla, donde se podrán Adicionar los demás cargos desempeñados por el miembro de la junta en otras entidades, Modificar los datos de alguno de los cargos registrados o Eliminar alguno de ellos.

MODIFICAR OTROS CARGOS Esta opción permite modificar el cargo desempeñado por el miembro de junta en otra entidad.

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Versión 2.0 Página 18 de 43 MANUAL DE USUARIO Para hacer la modificación se debe seleccionar el Número de Identificación Tributaria (NIT), de la entidad, después de lo cual se mostrará la siguiente pantalla: Los datos marcados con asterisco () solo podrán ser modificados por la Superintendencia Financiera de Colombia. Si alguno de ellos debe ser actualizado se deberá hacer la solicitud por correo electrónico a soporte@superfinanciera.gov.co Al dar click en el botón Continuar aparece una ventana de confirmación en la cual se pregunta: “Está seguro de efectuar esta operación?”. La opción Aceptar graba la información en la base de datos de la Superintendencia Financiera de Colombia. La opción Cancelar permite verificar los datos e intentar de nuevo. ELIMINAR Esta opción se usa para borrar alguno de los cargos desempeñados por el miembro de junta en otras entidades, en caso de registrar un error.

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Versión 2.0 Página 19 de 43 MANUAL DE USUARIO Para eliminar el cargo se debe seleccionar el Número de Identificación Tributaria (NIT), de la entidad correspondiente. Al dar click en el botón Continuar aparece una ventana de confirmación en la cual se pregunta: “Está seguro de efectuar esta operación?” La opción Aceptar elimina la información del reporte. La opción Cancelar permite verificar los datos e intentar de nuevo. RADICACIÓN Después de registrar todos los cargos desempeñados en otras entidades por un miembro de

junta directiva, se deberá generar el número de radicación correspondiente dando click en el botón Radicación. Al oprimir aceptar se genera el radicado de la información. Se recomienda hacer una impresión de la pantalla de radicación o al menos tomar el número asignado. MODIFICAR JUNTA DIRECTIVA Para modificar un registro se debe seleccionar el número de identificación correspondiente que aparece en la lista desplegable. Al ingresar a esta opción el sistema muestra la siguiente pantalla:

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Versión 2.0 Página 20 de 43 MANUAL DE USUARIO Los datos marcados con solo podrán ser modificados por la Superintendencia Financiera. Si alguno de ellos debe ser actualizado se deberá hacer la solicitud por correo electrónico a soporte@superfinanciera.gov.co Los datos que podrán ser actualizados por el usuario son: E-MAIL: Dirección de correo electrónico a la cual le podrá escribir la Superintendencia Financiera de Colombia. En caso de que no tenga E-mail se deberá registrar: pendiente@incluir

TELÉFONO: Número al cual lo podrá llamar la Superintendencia Financiera de Colombia en caso de ser necesario. Debe incluir entre paréntesis el indicativo de la ciudad, sin dejar espacios en blanco. Si se registra más de un número telefónico se deberán separar con un guión (-).

TIPO DE CARGO: Corresponde al tipo de cargo para el cual fue elegido el miembro de la junta directiva. Se debe seleccionar uno de los cargos que aparecen en la lista desplegable:

PRINCIPAL, SUPLENTE NUMERICO, SUPLENTE PERSONAL.

TIPO DE IDENTIFICACIÓN: Corresponde al tipo del documento de identidad del miembro

principal que reemplaza. Se debe seleccionar una de las alternativas de la lista desplegable:

CEDULA DE CIUDADANIA, CEDULA DE EXTRANJERIA, PASAPORTE.

NÚMERO DE IDENTIFICACIÓN: Corresponde al número del documento de identidad del miembro principal que reemplaza. Se deberá digitar sin puntos, comas, guiones, etc.

El Tipo y Número de Identificación del principal solo se deben diligenciar cuando el miembro de junta es un suplente personal.

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Versión 2.0 Página 21 de 43 MANUAL DE USUARIO MIEMBRO INDEPENDIENTE: Se debe seleccionar SI o NO de acuerdo con la situación del miembro de la junta que se está modificando, si el miembro es Independiente, el campo Empleado de la Entidad será automáticamente NO. SOCIO O ACCIONISTA DE LA ENTIDAD: Se debe seleccionar SI o NO de acuerdo con la situación del miembro de la junta que se está modificando.

EMPLEADO DE LA ENTIDAD: Se debe seleccionar SI o NO de acuerdo con la situación del miembro de la junta que se está modificando.

LABORA EN OTRA ENTIDAD: Se debe seleccionar SI o NO de acuerdo a la situación del miembro de la junta que se está modificando, al momento de su elección. Si se escoge la opción SI, en la pantalla Otros cargos desempeñados por: se deberá registrar la información correspondiente a esos cargos.

FECHA FINAL: Corresponde a la fecha de cancelación de inscripción como miembro de junta en el registro mercantil.

Al dar click en el botón Continuar aparece una ventana de confirmación en la cual se pregunta: “Está seguro de efectuar esta operación?”. La opción Aceptar graba la información en la

base de datos de la Superintendencia. La opción Cancelar permite verificar los datos e intentar de nuevo. Si se escogió la opción SI en Labora en otra entidad: se muestra la siguiente pantalla desde donde se podrán Adicionar los demás cargos desempeñados por el miembro de la junta en otras entidades, Modificar los datos de alguno de los cargos registrados o Eliminar alguno de ellos. Para ingresar otros cargos se continúa con el mismo procedimiento hasta complementar la información requerida. ¡Advertencia! Una vez expirado el término para el cual fueron elegidos (fecha final), el sistema automáticamente dejará de desplegar la información, pues se considera que ya no está vigente. Si en la asamblea de accionistas la junta es reelegida el Agente de cumplimiento deberá ingresar nuevamente al sistema y actualizar la fecha final de cada uno de los miembros de junta directiva y comité de auditoría reelegidos. Para todos los casos cuando la información registrada ya no esté vigente, esto es, que la fecha final sea menor a la fecha en que se está consultando, se desplegará una pantalla como la siguiente:

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3. REPRESENTANTES LEGALES Al ingresar a esta opción si no hay información, el sistema muestra la siguiente pantalla: Si hay información el sistema muestra la lista de los representantes legales que se encuentran vigentes en el Registro Nacional de Valores y Emisores.

Esta opción permite Adicionar o Modificar los datos de un representante legal. 3.1 ADICIONAR REPRESENTANTE LEGAL Se usa para registrar los datos de un nuevo representante legal. Al ingresar a esta opción el sistema muestra la siguiente pantalla:

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Versión 2.0 Página 23 de 43 MANUAL DE USUARIO TIPO IDENTIFICACIÓN: Corresponde al tipo del documento de identidad del representante legal que se va a adicionar. Se debe seleccionar una de las alternativas de la lista desplegable:

CEDULA DE CIUDADANIA, CEDULA DE EXTRANJERIA, PASAPORTE.

NÚMERO IDENTIFICACIÓN: Corresponde al número del documento de identidad del representante legal. Se deberá digitar sin puntos, comas, guiones, etc.

Una vez registrada esta información se debe dar clíck en el botón Continuar que activa la siguiente pantalla: Se procede a diligenciar el formulario por parte del usuario hasta completar la información:

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Versión 2.0 Página 24 de 43 MANUAL DE USUARIO DATOS PERSONALES NOMBRE: Corresponde a los nombres y apellidos del representante legal, tal como aparecen en el documento de identidad.

E-MAIL: Dirección de correo electrónico a la cual le podrá escribir la Superintendencia Financiera Colombia. En caso de que no tenga E-mail se deberá registrar: pendiente@incluir

TELÉFONO: Número al cual lo podrá llamar la Superintendencia Financiera de Colombia en caso de ser necesario. Debe incluir entre paréntesis el indicativo de la ciudad, sin dejar espacios en blanco. Si se registra más de un número telefónico se deberán separar con un guión (-).

DATOS DEL REPRESENTANTE LEGAL TIPO DE CARGO: Se deberá seleccionar una de las alternativas de la lista desplegable

(PRINCIPAL, SUPLENTE).

FECHA INICIAL: Corresponde a la fecha en la que quedó registrado el nombramiento del

representante legal en la Cámara de Comercio. Al dar click en el botón Continuar aparece una ventana de confirmación en la cual se pregunta: “Está seguro de efectuar esta operación?”.

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Versión 2.0 Página 25 de 43 MANUAL DE USUARIO La opción Aceptar graba la información en la base de datos de la Superintendencia y genera un número de radicación tal como se explicó en el numeral 1 de este documento (Datos Básicos). La opción Cancelar permite verificar los datos e intentar de nuevo. Para adicionar otro registro se debe dar click en Menú de datos básicos, opción 3. Representantes Legales, de lo contrario click en Salir . 3.2 MODIFICAR Esta opción permite modificar el E-mail y el teléfono de un representante legal o establecer la fecha en la cual termina de ejercer la representación legal de la entidad. Para modificar un registro se debe seleccionar el número de identificación correspondiente que aparece en la lista desplegable. Al ingresar a esta opción el sistema muestra la siguiente pantalla: Los datos marcados con asterisco () solo podrán ser modificados por la Superintendencia Financiera de Colombia. Si alguno de ellos debe ser actualizado se deberá hacer la solicitud por correo electrónico a la Dirección de Supervisión de Emisores llamando al teléfono 5940200 Ext.3041. Los datos que podrán ser actualizados por el usuario son:

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Versión 2.0 Página 26 de 43 MANUAL DE USUARIO DATOS PERSONALES E-MAIL: Dirección de correo electrónico a la cual le podrá escribir la Superintendencia Financiera Colombia. En caso de que no tenga E-mail se deberá registrar: pendiente@incluir

TELÉFONO: Número al cual lo podrá llamar la Superintendencia Financiera de Colombia en

caso de ser necesario. Debe incluir entre paréntesis el indicativo de la ciudad, sin dejar espacios en blanco. Si se registra más de un número telefónico se deberán separar con un guión (-). DATOS DEL REPRESENTANTE LEGAL FECHA FINAL: Corresponde a la fecha en la cual se cancela su inscripción en el registro mercantil. Al dar click en el botón Continuar aparece una ventana de confirmación en la cual se pregunta: “Está seguro de efectuar esta operación?” La opción Aceptar graba la información en la base de datos de la Superintendencia Financiera de Colombia y genera un número de radicación tal como se explicó en el numeral 1 de este documento (Datos Básicos). La opción Cancelar permite verificar los datos e intentar de nuevo. Para modificar otro registro se debe dar click en Menú de datos básicos, de lo contrario click en Salir.

4. REVISORES FISCALES Al ingresar a esta opción el sistema