SFC - Anexo Circular Externa 4 de 2020 (2)

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA 1.8.2.2.1. Constar por escrito. 1.8.2.2.2. Establecer obligaciones claras y adecuadas en materia de guarda, custodia y conservación de los títulos y/u otros derechos económicos. 1.8.2.2.3. Señalar obligaciones en materia de confidencialidad. 1.8.2.2.4. Establecer derechos en cabeza de la sociedad administradora para consultar y verificar el estado de los documentos. El presente subnumeral no será aplicable a los títulos valores y/u otros derechos de contenido económico no inscritos en el RNVE que estén desmaterializados o inmaterializados y que se encuentren custodiados en los depósitos centralizados de valores, dado que estos se regirán por lo establecido en sus reglamentos. 1.8.2.3. Cuando la guarda, custodia y conservación sea realizada por la sociedad administradora, ésta debe establecer procedimientos y protocolos internos que den cumplimiento a los subnumerales 1.8.2.2.1. y 1.8.2.2.2. 1.9. Contratación de intermediarios de valores para adquisición de inversiones para los FICs Cuando la Sociedad Administradora o la Sociedad Gestora, decida contratar intermediarios de valores para la realización de operaciones de los FICs gestionados, tanto aquellas como el respectivo intermediario de valores deben garantizar que todas las operaciones ejecutadas para los FICs son transadas en las bolsas de valores, los sistemas de negociación de valores o de registro de operaciones sobre valores. Sólo en casos excepcionales y previa autorización de la sociedad administradora o la sociedad gestora, el intermediario de valores puede atender el cumplimiento de la operación por cuenta del FIC

correspondiente, situación que debe estar debidamente justificada y soportada por parte de la sociedad administradora o la sociedad gestora y el intermediario de valores, sin perjuicio de las actividades de verificación y supervisión que pueda adelantar la SFC al respecto. 1.10. Auditoria y seguimiento Las sociedades administradoras de FICs que contemplen la inversión a través de operaciones de factoring en títulos valores y/u otros derechos de contenido económico no inscritos en el RNVE, deben realizar auditorías internas específicas para este tipo de inversiones. Estas auditorías deben realizarse al menos semestralmente e incluir las siguientes actividades y sus resultados deben estar a disposición de la SFC: 1.10.1. Verificar la existencia y estado de las obligaciones, así como validar la veracidad y correspondencia de la información entre los reportes y los documentos físicos de los títulos valores y/u otros derechos de contenido económico no inscritos en el RNVE. 1.10.2. Verificar la transferencia efectiva de los recaudos por título valor y/u otro derecho de contenido económico no inscrito en el RNVE y no a nivel agregado. 1.10.3. Verificar el procedimiento de conciliación del portafolio de acuerdo con lo establecido en el numeral 1.5.1.2.1.4.4. 1.10.4. Verificar que se cuente con registros separados y con mecanismos que permitan controlar el recaudo y la contabilización oportuna y adecuada de los títulos valores y/u otros derechos de contenido económico no inscritos en el RNVE.

2. DOCUMENTOS PARA LA AUTORIZACIÓN DE FICS Y FAMILIAS DE FICS 2.1. Contenido mínimo de los reglamentos

Los reglamentos de los FICs deben tener como mínimo la información que para los mismos se describe en los Anexos Nos. 1, 2 y 3 del presente Título. Los reglamentos marco de las familias de FICs deberán tener como mínimo la información que para los mismos se describe en el Anexo No. 4 “CONTENIDO MÍNIMO DEL REGLAMENTO MARCO DE LAS FAMILIAS DE FONDOS DE INVERSIÓN COLECTIVA”. En relación con los capítulos III y IV del reglamento marco, deberán consagrarse las reglas generales aplicables a la familia de FICs correspondiente, dado que las condiciones específicas deberán ser desarrolladas en el reglamento de cada uno de los FIC que hagan parte de una familia. Los reglamentos de los FICs cerrados cuyas participaciones se pretendan inscribir en el Registro Nacional de Valores y Emisores – RNVE y listar en bolsas de valores o sistemas de negociación de valores, deben disponer que estas participaciones se expresan en unidades enteras, esto es, sin fracciones. De igual manera, este tipo de fondos podrán disponer en sus reglamentos que la constitución y redención de las participaciones podrá realizarse únicamente en unidades enteras.

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SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA 2.9.3. Fecha de vencimiento del valor y detalle de los plazos determinados para realizar la redención de las participaciones. 2.9.4. Nombre e identificación del inversionista suscriptor. 2.9.5. Indicar si se encuentra inscripto en el RNVE y/o en la BV.

2.9.6. Valor nominal de la inversión, el número de unidades que dicha inversión representa y el valor de la unidad a la fecha en que se realiza la inversión. 2.9.7. La advertencia señalada en el artículo 3.1.1.9.3 del Decreto 2555 de 2010, salvo para las participaciones negociadas en el mercado de valores. 2.10. Contenido mínimo de los documentos, registros electrónicos o comprobantes representativos de las participaciones en los FICs abiertos 2.10.1. Nombre de la sociedad administradora, nombre del FIC que administra y tipo de participación. 2.10.2. Plazo mínimo de permanencia y penalización, cuando a ello haya lugar. 2.10.3. El nombre de la oficina, sucursal o agencia de la sociedad administradora, o si fuere el caso, el de las entidades con las que se haya suscrito convenio de uso de red, contrato de distribución especializada, o contrato de corresponsalía local, que estén facultados para expedir el documento representativo de participaciones y la fecha de expedición respectiva. 2.10.4. El nombre e identificación del inversionista. 2.10.5. El valor nominal de la inversión, el número de unidades que dicha inversión representa y el valor de la unidad a la fecha en que se realiza la inversión de acuerdo con el tipo de participación, según corresponda. 2.10.6. Las advertencias señaladas en el inciso segundo del artículo 3.1.1.6.3 y en el artículo 3.1.1.9.3 del Decreto 2555 de 2010.

3. OBLIGACIONES DE REVELACIÓN DE INFORMACIÓN 3.1. Extracto de cuenta Las sociedades administradoras de FICs deben remitir al menos trimestralmente a los inversionistas de los FIC bajo su

administración un extracto de cuenta con la información mínima contenida en el subnumerales 3.1.2. En los casos contenidos en el subnumeral 3.1.1., la remisión de los extractos se debe regir por las instrucciones especiales allí contenidas. 3.1.1. Otras periodicidades 3.1.1.1. Para los FIC que se encuentren en proceso de liquidación no será necesaria la remisión del extracto de cuenta. En estos casos, el liquidador debe mantener a disposición de los inversionistas la información necesaria para que éstos puedan conocer en cualquier tiempo el estado y la evolución del portafolio del FIC durante el proceso liquidatorio. Cualquier inversionista del FIC en liquidación podrá pedir al liquidador copia de la información antes mencionada, a costa del interesado, la cual debe ser entregada dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de recepción de la respectiva petición, salvo que por el volumen de la información solicitada se requiera de un tiempo adicional, en cuyo caso la información debe ser entregada dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la fecha de recepción de la respectiva petición. 3.1.1.2. En concordancia con el artículo 3.4.1.1.11 del Decreto 2555 de 2010, para los FICs bursátiles y fondos de capital privado no es necesaria la remisión del extracto de cuenta. 3.1.1.3. Cuando la inversión en el FIC se realice a través de una cuenta ómnibus, el extracto de cuenta debe ser expedido por la sociedad administradora a nombre del distribuidor especializado que administra la cuenta ómnibus, y entregado a éste. El distribuidor especializado será el responsable de remitir el extracto de cuenta a los inversionistas de acuerdo con lo

dispuesto en el presente numeral.

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SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA 3.1.1.4. Para los inversionistas que adquieran valores representativos de los derechos de participación de los FICs cerrados inscritos en el Registro Nacional de Valores y Emisores – RNVE en desarrollo de las actividades de intermediación de valores previstas en el artículo 7.1.1.1.2 del Decreto 2555 de 2010, las sociedades administradoras deben remitir los extractos únicamente cuando así lo solicite el inversionista, salvo que el reglamento del fondo contemple una periodicidad diferente. 3.1.2. Contenido mínimo de los extractos 3.1.2.1. Aportes o inversiones y/o retiros realizados en el respectivo FIC durante el periodo correspondiente, expresados en pesos y en unidades. 3.1.2.2 Identificación del inversionista suscriptor. 3.1.2.3. Tipo de participación y valor de la unidad. 3.1.2.4. Saldo inicial y final del período revelado. 3.1.2.5. El valor y la fecha de recepción de las inversiones iniciales o adicionales. 3.1.2.6. Los rendimientos abonados durante el período y las retenciones practicadas. 3.1.2.7. La rentabilidad histórica del FIC, de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 11 del anexo 6 del presente Título, la cual permite reflejar esta información por cada tipo de participación. 3.1.2.8. Remuneración de la sociedad administradora y del gestor externo o gestor extranjero, en caso de existir, de conformidad con lo definido en el reglamento. 3.1.2.9. Información sobre la página de Internet y demás datos necesarios para ubicar la información mencionada bajo el numeral 4.2 del presente Capítulo. 3.1.10. Los extractos deben remitirse por medio electrónico verificable, a menos que el inversionista haya solicitado expresamente la remisión por medios físicos en el momento de su vinculación. El tipo de medio o medios a utilizarse debe quedar consignado en el reglamento del respectivo FIC. 3.1.11. Los extractos de los FICs cerrados inscritos en el Registro Nacional de Valores y Emisores – RNVE y listados en bolsas de valores y sistemas de negociación de valores deben incluir el valor de mercado de las participaciones, según la información reportada por los proveedores de precios. 3.2 Ficha técnica La ficha técnica debe implementarse de conformidad con lo establecido en el “ANEXO 6 INSTRUCTIVO Y FORMATO DE LA FICHA TÉCNICA” del presente Título y sólo se permiten variaciones relacionadas con la adición del color institucional y el logotipo de cada sociedad administradora exclusivamente en el lugar para ello definido. Los gráficos que se incluyan deberán presentarse en las mismas condiciones señaladas en el formato, conservando la misma forma de presentación para los rótulos de los datos. La ficha técnica debe actualizarse y publicarse mensualmente dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al último día calendario del mes. La fecha de corte de la información será el último día calendario del mes que se está informando. Adicionalmente, se debe mantener en la página web las fichas técnicas correspondientes a los últimos seis (6) meses.

No se requerirá la elaboración y publicación de la ficha técnica para los FIC bursátiles, fondos de capital privado o para los FIC que se encuentren en proceso de liquidación. 3.2.1. Anexo ficha técnica Las sociedades administradoras de FICs deberán considerar lo siguiente: En caso de que los FICs tengan inversión en otros FICs o vehículos de inversión colectiva locales, deben incorporar en su página web el enlace de la ficha técnica del fondo en el que se encuentre invertido. Los FICs que tengan inversión en otros FICs o vehículos de inversión colectiva extranjeros, deben incorporar en su página web el enlace de la ficha técnica del fondo en el que se encuentre invertido, o el documento que haga sus veces, así como publicar un resumen de los aspectos más relevantes que le permita a los inversionistas tener conocimiento claro de los activos en los que se encuentran invertidos sus portafolios, así como los posibles riesgos a los que se puedan ver expuestos. 3.3 Publicación de información en Internet La sociedad administradora debe definir los mecanismos para asegurar que la información acerca de la actividad de administración de FICs y familias de FICs se encuentre en la página de Internet de la sociedad administradora en forma sobresaliente. Se debe incluir en la página de inicio de la entidad un ícono independiente bajo el nombre “FONDOS DE INVERSIÓN COLECTIVA”, donde se incluirá toda la información relativa a estos que deba ponerse a disposición de los inversionistas en general. En este icono deberá publicar diariamente, con corte a la última fecha de cierre del fondo, como mínimo la información correspondiente a las rentabilidades de los FICs administrados por cada uno de los tipos de participación, con ventanas

móviles mensual, semestral y anual, año corrido, últimos dos años y últimos tres años, en términos efectivos anuales. El cálculo de las tasas de interés efectivas anuales se realiza con base 365, en función del valor de la unidad actual del FIC que corresponde al del día del cierre del periodo para el cual se está midiendo la rentabilidad y del valor de unidad histórico que corresponde al del cierre del período inmediatamente anterior. En el evento en que el FIC tenga menos de tres (3) años

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SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA de haberse constituido, debe relacionarse la información desde la fecha de su constitución. La información debe presentarse de la siguiente manera: 7.1.3.2.1 Que la sociedad administradora y el respectivo fondo o familia cumplen con los requisitos para acceder al régimen de autorización general establecidos en los subnumerales 7.1.1. y 7.1.2. del presente capítulo. 7.1.3.2.2 Que los documentos depositados que acompañan la solicitud cumplen con los requisitos de contenido mínimo establecidos en la regulación aplicable, en especial la Parte 3 del Decreto 2555 de 2010 y el presente capítulo. 7.1.3.2.3 Que la sociedad administradora cuenta con políticas, procedimientos y controles idóneos en relación con los fondos de inversión colectiva que administra, respecto de: 7.1.3.2.3.1 el cumplimiento del principio de segregación entre los activos propios y los administrados en cada uno de sus fondos de inversión colectiva y el seguimiento periódico del cumplimiento de este principio por la administración, la junta

directiva y las instancias de control interno y externo de la sociedad administradora. 7.1.3.2.3.2 la consistencia y seguridad en la aplicación de las políticas para el manejo y aseguramiento de la información financiera de cada uno de los fondos de inversión administrados y el aseguramiento de su propia información financiera, en el marco del sistema de control interno de la sociedad administradora. 7.1.3.2.3.3 el cumplimiento y revisión periódica de las políticas, manuales y procedimientos para la identificación, revelación y administración de conflictos de interés, que incluyan cuando menos las prohibiciones y situaciones dispuestas en los artículos 3.1.1.10.1 y 3.1.1.10.2 del Decreto 2555 de 2010, así como el monitoreo y / o evaluación de los conflictos por parte de la administración, la junta directiva, y el comité de auditoría de la sociedad administradora. 7.1.3.3. Un documento resumen del FIC, que incluya: 7.1.3.3.1 Nombre o razón social de la sociedad administradora del FIC. 7.1.3.3.2 Breve resumen de la política de inversión que incluya el objetivo del FIC. 7.1.3.3.3 Nombre o razón social de la sociedad gestora del FIC, especificando si se trata de gestión externa o extranjera. 7.1.3.3.4 Nombre o razón social de la sociedad fiduciaria que custodia los valores del FIC. 7.1.3.3.5 Tipo de FIC. 7.1.3.3.6 Fecha de inicio de operaciones. 7.1.3.3.7 Identificación o nombre comercial del FIC y nombre de la familia de FICs, si aplica.

7.1.3.3.8 Monto del patrimonio mínimo definido en el respectivo reglamento. 7.1.4. La sociedad administradora deberá informar a esta Superintendencia la entrada en operación del fondo de inversión colectiva autorizado de manera general, para lo cual deberá remitir a la SFC la siguiente documentación: 7.1.4.1. Número de Identificación Tributaria (NIT) del FIC. 7.1.4.2. Certificación expedida por el representante legal donde manifieste que a la fecha de entrada en operación la sociedad administradora cumple con los requisitos establecidos en el subnumeral 7.1.1. 7.2. Régimen de autorización individual 7.2.1. Se someterán al régimen de autorización individual los FICs o familias estructurados por sociedades administradoras que no cumplan con los requisitos establecidos en el subnumeral 7.1.1., así como los FICs que no cumplan el requisito establecido en el subnumeral 7.1.2. del presente capítulo. En todo caso, en razón al ejercicio de supervisión, la SFC podrá en cualquier momento suspender la aplicabilidad del régimen de autorización general respecto de los fondos administrados por una determinada sociedad administradora, en cuyo caso se someterán al régimen de autorización individual. 7.3. Modificación del reglamento de un FIC o familia en operación 7.3.1. Las reformas del reglamento de un FIC o familia en operación que no impliquen modificaciones o afectación de los derechos económicos de los inversionistas deberán ser aprobadas previamente por la junta directiva de la sociedad administradora y no requerirán autorización previa por parte de la SFC en virtud del artículo 3.1.1.9.6. del Decreto 2555 de 2010. Las siguientes reformas al reglamento de un FIC o familia requieren surtir el trámite de autorización previa ante la SFC, en los términos del artículo 3.1.1.9.6 del Decreto 2555 de 2010: 7.3.1.1. Las modificaciones a la tipología, constitución, repartición o redención de las participaciones del FIC. 7.3.1.2. Las modificaciones a la forma de negociación del FIC, salvo aquellas que se limiten a aspectos meramente operativos. 7.3.1.3. Las modificaciones a la política de inversión del fondo y a la valoración de los activos del fondo. 7.3.1.4. Las modificaciones a los gastos del FIC o a la remuneración de la sociedad administradora. 7.3.1.5. Todas las demás modificaciones de las condiciones previamente aceptadas por los inversionistas que afecten de manera directa su derecho de percibir los resultados económicos colectivos que resulten de la gestión de los recursos entregados al FIC.

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